Wat kan ik instellen in het Beheer menu?
In het beheergedeelte kunt u filialen, merken, gebruikers, en rechten beheren, en met DMS systemen koppelen.
Het maximaal aantal Filialen en Merken is afhankelijk van de licentie.
Gebruikers kunnen onbeperkt worden toegevoegd, echter is het aantal gebruikers dat gelijktijdig in Plan-IT kan werken ook afhankelijk van de licentie.
Beheer venster openen
Om het beheer venster te kunnen openen heeft u Master rechten nodig in Plan-IT.
- Klik bovenaan in de menubalk op de optie Systeem.
- Selecteer de optie Beheer.
Het beheer venster verschijnt:
Het Beheer venster bestaat uit de volgende onderdelen:
- Helemaal bovenaan staat de groene Plan-IT balk.
- Daaronder staan de verschillende filialen (geel) en merken (blauw).
- Onder de zwarte streep staan alle gebruikers. De kleur van de gebruikers wordt bepaald door de rechten die u ze heeft gegeven.
- Linksonder kunt u de optie Onderdruk inactief aanvinken om inactieve gebruikers te verbergen.
- Wanneer er erg veel gebruikers in het venster staan kunt u met de optie Max kolommen aangeven in hoeveel kolommen u deze wilt indelen.
- Rechtsonder staan nog knoppen om naar het Gebruiker gedeelte over te schakelen of om het venster te Sluiten.
Filialen en merken
Filialen zijn de vestigingen die u beheert. Als u meer dan één vestiging wilt beheren kunt u in Plan-IT de planning van verschillende vestigingen gescheiden van elkaar bijhouden door meerdere filialen toe te voegen. Hoeveel filialen u kunt toevoegen is wel afhankelijk van uw Plan-IT licentie.
Filiaal toevoegen
Om een extra filiaal toe te voegen klikt u met de rechtermuisknop op de groene Plan-IT balk en selecteer de optie Toevoegen Filiaal.
Het venster Filiaal toevoegen verschijnt.
- In het veld Filiaal vult u de naam in van de vestiging die u wilt toevoegen.
- In het veld Klantendatabase kunt u selecteren of u een bestaande database wilt gebruiken of een eigen klanten-database voor het nieuwe filiaal.
- In het veld DMS koppeling kunt u een DMS selecteren die u voor dit filiaal wilt gebruiken. Als u hier een koppeling ingeeft zal deze voorrang hebben op de globale instelling.
- In de velden Import en Export geeft u de locatie aan waar het DMS-systeem en Plan-IT de bestanden voor de koppeling moeten neerzetten. Als u het veld Export leeglaat wordt automatisch de locatie van het veld Import gebruikt voor beide.
Wanneer alles naar wens is ingevuld klikt u op de knop Opslaan om het filiaal toe te voegen aan het systeem.
Wanneer er meer dan 1 filiaal is toegevoegd kan in het planbord venster onderaan worden geschakeld tussen de verschillende beschikbare filialen.
Filiaal bewerken
Om een filiaal te bewerken klikt u in het beheervenster met de rechtermuisknop op een filiaal en selecteert u in het contextmenu de optie Bewerken.
Het venster Filiaal bewerken verschijnt met alle ingevulde gegevens.
Wijzig de gewenste gegevens en klik op de knop Opslaan om de wijzigingen toe te passen.
Filiaal uitschakelen
Verwijderen van een filiaal is niet mogelijk, maar u kunt een filiaal wel op Inactief zetten.
Om een filiaal op inactief te zetten klikt u in het beheervenster met de rechtermuisknop op een filiaal en selecteert u in het contextmenu de optie Uitschakelen.
Klik in het pop-up venster dat verschijnt op de knop Ja om het uitschakelen van het filiaal te bevestigen.
Start Plan-IT opnieuw op om de wijzigingen toe te passen. Het filiaal wordt grijs gekleurd en kan niet meer geselecteerd worden in het planbord venster.
Om het filiaal weer in te schakelen klikt u in het beheervenster met de rechtermuisknop op het uitgeschakelde filiaal en selecteert u in het contextmenu de optie Inschakelen.
Merk toevoegen
Omdat merken altijd zijn gekoppeld aan filialen, gaat het toevoegen van merken via een filiaal. Klik in het beheervenster met de rechtermuisknop op het filiaal waarvoor u een merk wilt toevoegen en selecteer de optie Toevoegen merk.
Het bewerken en uitschakelen van merken werkt op dezelfde manier als het bewerken en uitschakelen van filialen.
Gebruikers
Om een nieuwe gebruiker toe te voegen klikt u met de rechtermuisknop op de groene Plan-IT balk en selecteer de optie Toevoegen Gebruiker.
Het venster Gebruiker toevoegen verschijnt:
- In het veld Login typt u de naam die u de gebruiker wilt geven. Dit is de gebruikersnaam die de gebruiker in het inlogscherm moet invoeren.
- In het veld Wachtwoord typt u het wachtwoord voor de gebruiker.
- Als alles naar wens is ingevuld klikt u op de knop Opslaan.
Gebruikers rechten geven
Na het aanmaken van een nieuwe gebruiker wordt deze in alle filialen en merken weergegeven, maar staat standaard overal op Niet zichtbaar. Geef de gebruiker rechten om bij een filiaal of merk gegevens te kunnen bekijken of acties te verrichten.
Er zijn verschillende rechten niveaus, en alleen een gebruiker met Master rechten kan de rechten van andere gebruikers aanpassen.
Klik in het Beheer venster op het filiaal of merk waarbij u de nieuwe gebruiker rechten wilt geven.
Er verschijnt nu een lijst met alle gebruikers onder elkaar. De kleur en de letter rechtsonder in de balk van de gebruiker geven een indicatie welke rechten ze momenteel hebben.
In Plan-IT bestaan de volgende rechtenprofielen:
| Niet Zichtbaar: | deze gebruiker kan niet in deze vestiging inloggen. (Kleur is grijs en er staat een N in de rechter onderhoek). |
| Bekijken: | deze gebruiker kan inloggen, maar alleen gegevens bekijken. (Kleur is oranje en er staat een B in de rechter onderhoek). |
| Gebruiker: | kan werkorders inplannen, bewerken en verwijderen. Er zijn echter geen rechten om basisgegevens of systeeminstellingen te bewerken. (Kleur is groen en er staat een G in de rechter onderhoek). |
| Gebruiker +: | heeft dezelfde rechten als een gewone gebruiker maar er kunnen voor dit type account aanvullende rechten worden aangevinkt in de Systeeminstellingen. (Kleur is lichtgroen en er staat een G+ in de rechter onderhoek). |
| Administrator: | heeft rechten om systeeminstellingen, basisgegevens te wijzigen/toevoegen maar heeft geen toegang in het Beheer gedeelte. (Kleur is rood en er staat een A in de rechter onderhoek). |
| Master: | heeft alle rechten binnen een filiaal en ook toegang tot het Beheer gedeelte. (Kleur is geel/groen en er staat een M in de rechter onderhoek). |
| Default Filiaal: | deze optie zorgt ervoor dat de gebruiker bij het inloggen in dit filiaal zal starten. (er komt een D te staan in de linker bovenhoek van de balk). Als er geen default filiaal is gekozen dan start Plan-IT met het eerste actieve filiaal waar de gebruiker rechten heeft. |
Om een gebruiker rechten te geven in het geselecteerde filiaal of merk klikt u met de rechtermuisknop op de gebruiker en selecteert u in het contextmenu het gewenste rechtenprofiel. Per filiaal of merk is een ander rechtenprofiel toe te wijzen voor dezelfde gebruiker.
Gebruiker bewerken of verwijderen
Om de gegevens van een gebruiker te bewerken klikt u rechtsonder in het beheer venster op de knop Gebruiker om naar het gebruikersgedeelte over te schakelen. In plaats van de filialen en merken staan nu de gebruikers bovenaan in het venster.
Selecteer een gebruiker door er met de linkermuisknop op te klikken. Klik daarna met de rechtermuisknop op de gebruiker en selecteer de optie Gebruiker bewerken om de gegevens te wijzigen.
Ook kunt u in het gebruiker gedeelte een gebruiker verwijderen door met de rechtermuisknop op een gebruiker te klikken en de optie Gebruiker verwijderen te selecteren. Klik in het pop-up venster dat verschijnt op de knop Ja om het verwijderen van de gebruiker te bevestigen.
Systeeminstellingen
In de systeeminstellingen kunt u globale instellingen van Plan-IT beheren. Deze gelden voor alle filialen in Plan-IT.
Klik met de rechtermuisknop op de groene Plan-IT balk en selecteer de optie Systeeminstellingen in het contextmenu om de systeeminstellingen van het beheervenster te openen.
Het venster Systeem verschijnt:
Helemaal bovenaan staat de optie Gebruikers bij inloggen verbergen. Vink deze optie aan als u wilt dat gebruikers hun naam intypen in plaats van selecteren uit een lijst. Het zelf moeten intypen van de gebruikersnaam is veiliger dan het kunnen selecteren uit een lijst.
Daaronder kunt u een DMS Koppeing selecteren. Neem contact op met ons wanneer uw DMS niet in het dropdown lijst staat vermeld.
In de velden Import en Export vult u de mappen in waar het DMS de XML bestanden moet neerzetten. Wanneer u het veld Export leeg laat wordt de map in het veld Import ook voor de export gebruikt.
Plan-IT voert standaard 1 x per dag bij het inloggen een integriteitscontrole uit die controleert of alle werkorders voldoen aan alle voorwaarden. Door een vinkje te zetten bij de optie Integriteitscontrole bij opstarten niet uitvoeren wordt deze controle uitgeschakeld. U kunt dan een handmatige integriteitscontrole uitvoeren met een knop in de systeeminstellingen.
Vink de optie Logging aanzetten aan om het systeem een logboek te laten bijhouden van alle uitgevoerde acties zoals het aanmaken, wijzigen, en verwijderen van werkorders. In het logboek kunt u dan ook terugvinden welke gebruiker de actie heeft uitgevoerd.
Standaard toont Plan-IT bij het afsluiten een pop-up venster om te bevestigen dat u Plan-IT wilt afsluiten. Vink de optie Plan-IT direct zonder vraag afsluiten aan om Plan-IT zonder deze bevestiging af te kunnen sluiten.
Zet de High integrity instelling aan om Plan-IT bij het opslaan en bewerken van werkorders nog een extra controle te laten doen voordat er naar de database wordt geschreven. Dit helpt bij sommige netwerkomgevingen om index problemen te voorkomen.
Om de optie in te schakelen maakt u in de JDSPlan-ITPrograms map een highintegrity.ini bestand met daarin de volgende regels tekst:
[Integrity]
High=On
De optie Debug mode webservices is om fouten in webservice calls te onderzoeken. Met deze debug optie kunt u zien welke data Plan-IT verstuurt en ontvangt.
Bandenmanager
Zet een vinkje bij de optie Bandenmanager om deze functie aan te zetten. Met de bandenmanager functie kunt u de profieldiepte bijhouden en ook wanneer zomer- of winterbanden gewisseld moeten worden.
U kunt de maanden invullen wanneer het Zomer en Winter seizoen starten en eindigen. Bij het inplannen van een werkorder zal het systeem dan automatisch een herinnering geven wanneer het tijd is om de banden te wisselen.
Zet een vinkje bij de optie Profielcondities bijhouden als u wilt dat het systeem een indicatie geeft bij welke profieldiepte een band vervangen moet worden. U kunt hier dan het aantal millimeters invullen wanneer een profiel veilig of onveilig is. Dit kan apart voor zomer en winterbanden.
Daarnaast zijn er een aantal opties van de bandenmanager die u aan of uit kunt vinken.
Door de optie Merk banden bijhouden aan te vinken kunt u in de bandenmanager het merk van de opgeslagen banden invoeren. Dit maakt het makkelijker om ze in de opslag terug te kunnen vinden.
Zet een vinkje bij de optie Opslaglocatie handmatig kunnen invullen wanneer u de locatie handmatig wilt invullen in plaats van moeten selecteren uit een lijst.
Met de optie Opslaglocatie verplicht invullen kunt u het verplicht maken voor gebruikers om bij het invoeren van banden verplicht de locatie in te moeten vullen.
Met de optie OK / NOK controle uitzetten kan het verplicht moeten invullen of de banden OK zijn worden uitgezet.
Met de opties Uit opslag opmerking vullen en Opslag opmerking vullen kunt u gebruikers verplichten om een opmerking in te moeten vullen bij het uit de opslag halen of het in de opslag stoppen van banden. Met deze opties uitgevinkt is een opmerking optioneel.
In het veld Afdrukken kunt u aangeven op welk formaat de labels en de bandenpas moeten worden afgedrukt.
Bandenpas
In het tabblad Bandenpas kunt u de voorwaarden ingeven die gelden voor klanten bij het gebruik van de bandenpas.
Vinkjes
In het tabblad Vinkjes kunt u een aantal opties van het venster Werkorder uitschakelen. Wanneer u een optie in dit tabblad aanvinkt wordt die optie niet meer weergegeven in nieuwe en bestaande werkorders.
Gebruiker +
In het tabblad Gebruiker + staan een aantal opties waarmee u gebruikers met dat rechtenprofiel extra rechten kunt geven. Hiermee kunt u het rechtenprofiel Gebruiker + volledig naar uw eigen wensen configureren.
Tgiggers
Door triggers in te stellen zorgt u dat in werkorders met het selecteren van bepaalde bewerkingen altijd de optie Interne opdracht, APK, of Bandenwissel automatisch wordt aangevinkt. Hiermee voorkomt u dat het aanvinken van een optie per ongeluk vergeten wordt. Kijk voor meer informatie op de pagina Triggers.
U kunt ook de onderstaande demonstratie video bekijken:
