Waarom de planning bepaalt of je werkplaatsdag lukt

In dit artikel kijken we wat er verandert wanneer de werkplaatsplanner onderdeel is van het garagemanagementsysteem. We doen dat aan de hand van de ervaringen van Vakgarage Robben, een dorpsgarage die werkt met 2Drive en Plan-IT Core.

In een garage met veel binnenloop is de planning geen administratieve taak op de achtergrond. Het is het instrument waarmee je elke ochtend bepaalt of de dag gaat lukken. Toch staat de planning in veel bedrijven nog op een plek waar de monteur niet is: achter een computer op kantoor, op papier of in het hoofd van één collega. Dat werkt zolang het rustig is. Zodra de telefoon gaat terwijl er onder een auto wordt gewerkt, merk je wat het kost.

In dit artikel kijken we wat er verandert wanneer de werkplaatsplanner onderdeel is van het garagemanagementsysteem. We doen dat aan de hand van de ervaringen van Vakgarage Robben, een dorpsgarage die werkt met 2Drive en Plan-IT Core.

De werkplaats is waar het geld wordt verdiend

Bij Vakgarage Robben is het uitgangspunt helder. De werkplaats is het hart van het bedrijf, want daar wordt het geld verdiend. Een doorsnee dag bestaat niet, omdat er veel klanten spontaan binnenlopen. Daardoor is het belangrijk dat alles goed gepland staat.

Dat is een inzicht dat vaak over het hoofd wordt gezien. Hoe meer onverwachte aanloop een garage heeft, hoe belangrijker de planning wordt. Een planning die alleen werkt als alles volgens plan verloopt, is in zo’n bedrijf van weinig waarde. Hij moet de wisselende dag kunnen opvangen, en dat lukt alleen als hij actueel is en voor iedereen bereikbaar.

Wat het kost als de planning niet op de werkvloer staat

Zodra planning en werkplaats op twee plekken zitten, moet informatie door mensen worden verplaatst. Een klant belt, de monteur loopt naar de computer, zoekt een gat in de agenda, noteert de afspraak en loopt terug. Dat lijkt een kleine omweg, maar het gebeurt tientallen keren per week. Elke overdracht kost tijd en geeft een kans op fouten of vergeten afspraken.

Dit proces wordt door Vakgarage Robben beschreven. Wie in de werkplaats bezig was en gebeld werd, moest eerst helemaal naar de computer lopen om iets in de planning te zetten. Met de tablet binnen handbereik is dat verleden tijd. Je kunt tijdens het gesprek zien welke dagen beschikbaar zijn en direct een afspraak maken.

Wat integratie in de praktijk betekent

Een geïntegreerde werkplaatsplanner betekent dat planning en werkorder uit dezelfde bron putten. Je hoeft gegevens niet over te typen en je kijkt niet naar twee versies van de waarheid. Wat in het garagemanagementsysteem verandert, is meteen zichtbaar in de planning, en andersom.

Het grootste voordeel zit volgens Vakgarage Robben in inzicht. Het is in één oogopslag duidelijk of er aan een werkorder gewerkt mag worden, of dat de monteur nog even moet wachten omdat het akkoord van de klant ontbreekt. Ook is in één overzicht te zien wat er gedaan moet worden en hoeveel werk het is. Dat voorkomt dat monteurs onnodig stilstaan of juist beginnen aan werk dat nog niet goedgekeurd is.

Het raakt ook de klantcontacten. Als iemand een afspraak wil maken, zie je meteen welke dagen nog ruimte hebben. Je hoeft niet terug te bellen om iets uit te zoeken, en dat maakt het verschil tussen snel schakelen en de klant laten wachten.

Werken met een tablet in plaats van papier

Vakgarage Robben wil nog meer met tablets in de werkplaats werken en minder papier gebruiken. Dat is een logische ontwikkeling, maar het stelt wel eisen aan het systeem. Wat de garage vooral opviel, was de snelheid en de manier waarop alles in beeld wordt gebracht. Een systeem dat je tussen twee werkzaamheden door raadpleegt, moet direct reageren en in een oogopslag leesbaar zijn.

Het gaat er dus niet alleen om of een systeem veel kan, maar of iedereen er makkelijk mee werkt. Een planning die alleen de planner begrijpt, lost het probleem niet op. Een planning die ook de monteur zonder uitleg kan lezen, doet dat wel.

Overstappen: wat je kunt verwachten

Een nieuw systeem vraagt iets van je organisatie. Bij Vakgarage Robben liep de implementatie goed en was er goede ondersteuning. Het team moest wel even wennen, maar had het systeem na een aantal dagen onder de knie. De garage zegt er eerlijk bij dat het even tijd en energie kost om in het programma te investeren, maar dat je daar uiteindelijk de vruchten van plukt.

Wie een overstap overweegt, doet er goed aan vooraf een paar dingen te bepalen. Wie gaat er allemaal met het systeem werken, ook buiten de planner? Waar moeten tablets komen te liggen? En hoe leg je vast wanneer een werkorder is goedgekeurd, zodat iedereen dezelfde status ziet? Hoe duidelijker die afspraken zijn, hoe korter de gewenningsperiode.

Een denkoefening voor je eigen werkplaats

Vakgarage Robben zegt over de planning iets opvallends: als het systeem er in één keer niet meer zou zijn, zouden ze bijna geen overzicht meer hebben in het bedrijf. Het is een goede toets voor elke werkplaats. Stel dat je planning morgen verdwijnt, wat verlies je dan? Alleen een agenda, of ook het overzicht dat je dag draaiende houdt?

De videocase bekijken? Dat kan hier: