Hoe krijg je grip op de beschikbare capaciteit van je werkplaats?

Niet iedere beschikbare monteur is inzetbaar voor iedere klus. Een goede werkplaatsplanning houdt daarom rekening met de competenties, ervaring en bevoegdheden van monteurs. De juiste handjes moeten bij de juiste klus worden gepland.

Een volle werkplaats betekent niet automatisch dat de beschikbare capaciteit optimaal wordt benut. Wanneer iedere monteur volledig is volgepland, is er weinig ruimte om onverwacht meerwerk, binnenvallers of uitlopende werkzaamheden op te vangen. Tegelijkertijd kan een planning die minder vol lijkt juist voldoende ruimte bieden om gedurende de dag bij te sturen.

Grip op capaciteit begint daarom niet alleen bij het aantal beschikbare uren. Het gaat er vooral om dat je weet welke capaciteit daadwerkelijk inzetbaar is, welke werkzaamheden daarbij passen en hoeveel ruimte je nodig hebt om met de dagelijkse praktijk om te gaan.

Plan op competentie, niet alleen op capaciteit

Niet iedere beschikbare monteur is inzetbaar voor iedere klus. Een goede werkplaatsplanning houdt daarom rekening met de competenties, ervaring en bevoegdheden van monteurs. De juiste handjes moeten bij de juiste klus worden gepland.

Dat wordt steeds belangrijker. Denk bijvoorbeeld aan werkzaamheden aan elektrische voertuigen, waarvoor specifieke kennis en bevoegdheden nodig kunnen zijn. Maar hetzelfde principe geldt voor APK, diagnose en andere werkzaamheden waarvoor bepaalde vaardigheden of ervaring nodig zijn. De vraag is dus niet alleen hoeveel monteurs beschikbaar zijn, maar vooral welke monteur beschikbaar is voor welk werk.

De verantwoordelijke van de werkplaats speelt hierin een belangrijke rol. De chef werkplaats of werkplaatsmanager weet hoe monteurs werken, waar ruimte zit om werk op te pakken en wanneer extra uren nodig zijn. Die kennis moet onderdeel zijn van de planning.

Houd ruimte voor meerwerk en binnenvallers

In iedere werkplaats komt werk tussendoor. Een klant komt onverwacht binnen, een monteur ontdekt tijdens een onderhoudsbeurt extra werkzaamheden of een reparatie duurt langer dan vooraf verwacht. Wie de planning volledig dichtzet, heeft weinig mogelijkheden om hiermee om te gaan.

Daarom is het verstandig om bewust ruimte in de planning te houden. Hoeveel ruimte nodig is, verschilt per werkplaats. De locatie, het type klanten, het seizoen, de voorspelbaarheid van het werk en de manier waarop adviseurs afspraken maken spelen allemaal een rol. Een vast bufferpercentage voor iedere werkplaats is dan ook niet de oplossing.

Een buffer is bovendien niet alleen bedoeld voor binnenvallers. Ook meerwerk dat tijdens een geplande klus ontstaat, moet ergens worden opgevangen. Daar kun je al eerder in het proces op anticiperen door bij het maken van de afspraak goed door te vragen, cross-selling mee te nemen en geadviseerde werkzaamheden direct op de werkorder te zetten.

Vooruitkijken maakt capaciteit bruikbaar

Capaciteit goed benutten betekent niet dat iedere beschikbare minuut vooraf moet worden gevuld. Het betekent dat je vooruitkijkt en weet waar ruimte ontstaat, waar capaciteit tekort dreigt te komen en welke werkzaamheden je daar verantwoord kunt inplannen.

Daarbij is de samenwerking tussen planning en werkplaats essentieel. Wanneer de werkplaatsmanager ziet dat er uren tekortkomen, moet dat tijdig worden gesignaleerd. Andersom is het belangrijk om vooruit te kijken wanneer het werkaanbod terugloopt, zodat de beschikbare capaciteit op tijd anders kan worden ingezet.

Van beschikbare uren naar inzetbare capaciteit

Een goede werkplaatsplanning geeft daarmee meer inzicht dan alleen een overzicht van bezette en vrije uren. Je wilt weten welke monteur beschikbaar is, welke competenties en bevoegdheden daarbij horen, welk werk gepland staat en hoeveel ruimte er nodig is om onverwachte situaties op te vangen.

Daarmee verschuift de focus van plannen op capaciteit naar plannen met de juiste monteur, de juiste skills en de beschikbare capaciteit. Het doel is niet om de planning zo vol mogelijk te krijgen, maar om de beschikbare capaciteit op een manier in te zetten die past bij het werk én ruimte laat voor de werkelijkheid van iedere werkplaats.