Het kilometerprobleem dat niemand hardop benoemt bij uitgifte en inname

Door Plan-IT en Conneqtech met elkaar te verbinden, wordt actuele voertuigdata onderdeel van het dagelijkse werkplaatsproces. Kilometerstanden, brandstof- of accuniveaus en locatiegegevens kunnen zo beschikbaar komen op de plek waar medewerkers ze daadwerkelijk nodig hebben.

Een klant staat aan de balie. Zijn auto heeft onderhoud gehad. Als extra service heeft hij een vervangende auto meegekregen die hij net heeft ingeleverd. Iemand van de receptie loopt naar buiten, noteert de kilometerstand, controleert het brandstofniveau en loopt terug naar binnen. De gegevens worden op een formulier of in het systeem gezet, de klant tekent en rijdt tevreden weg.

Een paar dagen later wordt de auto opnieuw ingezet. Maar… de kilometerstand op het inleverformulier wijkt net iets af van wat er nu op de teller staat. En de tank is minder vol dan is vastgelegd. Misschien is er ergens een getal verkeerd overgenomen. Misschien is er mee gereden zonder dat dit administratief is verwerkt. En dan ontstaat het probleem: wat is de juiste informatie?

Als de registratie handmatig is gedaan, is het antwoord vaak lastig te geven. Het enige bewijs is een kilometerstand of brandstofniveau dat iemand op een bepaald moment heeft genoteerd. Achteraf controleren wat de auto werkelijk aangaf, kan niet meer.

Voor autobedrijven met meerdere vervangende auto's is dit geen uitzonderlijke situatie. Het is een klein onderdeel van het dagelijkse proces dat ongemerkt veel tijd, correcties en soms discussie met klanten kan opleveren.

De planning is digitaal. Waarom de voertuigregistratie dan nog niet?

Aan de voorkant van het proces is inmiddels veel geautomatiseerd. Plan-IT brengt de werkplaatsplanning samen in één digitale omgeving. Autobedrijven gebruiken de software onder andere om afspraken, werkorders, monteurs, capaciteit en vervangend vervoer te plannen. Een medewerker kan daardoor precies zien welke klant vervangend vervoer nodig heeft, welke auto beschikbaar is en wanneer deze weer terug moet zijn.

Maar juist op het moment dat de sleutel wordt overhandigd, ontstaat vaak nog een handmatig proces. Kilometerstand aflezen. Brandstofniveau controleren. Gegevens invoeren. En bij terugkomst begint hetzelfde opnieuw. Dat is opvallend. Want juist deze gegevens zijn in veel gevallen rechtstreeks uit het voertuig beschikbaar.

Wat als de kilometerstand zichzelf registreert?

Dat is het uitgangspunt achter de integratie tussen Plan-IT en Conneqtech. Conneqtech ontsluit actuele voertuigdata en maakt relevante informatie beschikbaar binnen de Plan-IT-omgeving. Daardoor kan voertuigdata onderdeel worden van het werkproces dat medewerkers toch al gebruiken.

Denk bijvoorbeeld aan:

Kilometerstand
De actuele kilometerstand kan vanuit het voertuig worden vastgelegd. Een medewerker hoeft deze niet meer handmatig van het dashboard over te nemen.

Brandstof- of accuniveau
Bij uitgifte en inname kan worden vastgelegd wat het actuele niveau van het voertuig is.

Locatie
Ook de locatie van het voertuig kan beschikbaar zijn. Handig wanneer een vervangende auto volgens de planning al terug had moeten zijn, maar nog niet op het terrein staat.

De databron kan daarbij per voertuig verschillen. Conneqtech kan voertuigdata ontsluiten via telematica-hardware en, waar dat mogelijk is, rechtstreeks via een OEM-dataverbinding.

Doordat kilometerstand, brandstof- of accuniveau en locatiegegevens automatisch beschikbaar zijn binnen Plan-IT, kan de serviceadviseur deze informatie direct aan de balie raadplegen. Dat vermindert de loopbewegingen rond uitgifte en inname en zorgt ervoor dat de serviceadviseur meer tijd overhoudt voor de klant en andere werkzaamheden.

Voor de serviceadviseur zit een belangrijk praktisch voordeel in het wegvallen van terugkerende loopbewegingen. Bij een handmatig proces moet hij of zij bij de uitgifte én bij de inname naar het voertuig lopen om de kilometerstand en het brandstof- of accuniveau af te lezen en daarna terug naar de balie om de gegevens vast te leggen. Die handeling herhaalt zich bij ieder vervangend voertuig.

Minder loopbewegingen voor de serviceadviseur

Geen discussie over handmatige administratie

Het voordeel zit uiteindelijk niet alleen in het besparen van een paar handelingen aan de balie. Belangrijker is dat de registratie objectiever wordt.

Stel dat een vervangende auto wordt uitgegeven met een bepaalde kilometerstand en enkele dagen later terugkomt. Dan hoeft een medewerker niet meer twee handmatig ingevoerde waarden met elkaar te vergelijken. Hetzelfde geldt voor brandstof- of accuniveau. De voertuigdata is sluitend. Ook over de gereden kilometers of het gebruik van het voertuig.

Sneller inspelen op langer gebruik

Niet altijd is een huur- of leenauto op het afgesproken tijdstip weer terug en inzetbar. Volgens de planning moet een auto bijvoorbeeld om 10.00 uur worden ingeleverd, omdat deze om 11.00 uur alweer voor een volgende klant staat gereserveerd. Maar om 10.15 uur staat de auto nog niet op het terrein.

Zonder aanvullende informatie weet de baliemedewerker weinig meer dan dat de auto te laat is. Met actuele voertuigdata kan ook zichtbaar worden waar het voertuig zich bevindt. Dat geeft medewerkers eerder inzicht in de situatie en daarmee meer mogelijkheden om actie te ondernemen. Zo wordt de planning niet alleen gebaseerd op wanneer een voertuig volgens de agenda beschikbaar zou moeten zijn, maar kan ook actuele informatie uit het voertuig worden meegenomen.

Voertuigdata op het moment dat je die nodig hebt

Connected mobility draait voor Conneqtech niet om zoveel mogelijk voertuigdata verzamelen. Data wordt pas interessant wanneer deze op het juiste moment beschikbaar komt in het proces waarin iemand ermee moet werken. De koppeling met Plan-IT is daar een goed voorbeeld van. Plan-IT organiseert de werkplaatsplanning en het vervangend vervoer. Conneqtech voegt daar actuele informatie uit het voertuig aan toe. Voor medewerkers betekent dat vooral dat zij vanuit hun bestaande werkomgeving over meer actuele informatie beschikken, zonder een apart telematicaplatform te hoeven raadplegen. En precies daar zit de waarde van een goede integratie: niet méér systemen en niet méér registreren, maar minder handelingen en betere informatie.

Van een klein registratieprobleem naar een efficiënter proces

Een verkeerd genoteerde kilometerstand lijkt misschien een detail. Totdat er discussie ontstaat over gereden kilometers. Totdat een voertuig te laat terugkomt terwijl de volgende klant al staat te wachten. Of totdat medewerkers iedere dag opnieuw naar buiten lopen om gegevens te verzamelen die het voertuig zelf al kan leveren.

Door Plan-IT en Conneqtech met elkaar te verbinden, wordt actuele voertuigdata onderdeel van het dagelijkse werkplaatsproces. Kilometerstanden, brandstof- of accuniveaus en locatiegegevens kunnen zo beschikbaar komen op de plek waar medewerkers ze daadwerkelijk nodig hebben.