Wat zijn de e-mail mogelijkheden in Plan-IT Online

Wanneer een klant een afspraakverzoek maakt via de online werkplaatsplanner, kan Plan-IT Online een e-mail bericht versturen van de reserveringsafspraak. Er kan worden ingesteld of er een bericht naar de receptie, werkplaats en/ of de klant gestuurd moet worden.  Ook kan het uiterlijk van de e-mail worden aangepast.

Omdat Plan-IT Online de e-mail berichten verstuurt uit naam van de dealer, moet er toestemming gegeven worden om de berichten te mogen versturen. Dit kan met het instellen van het SPF-record. Als deze toestemming er niet is, dan zullen de e-mail berichten niet bij de klant aankomen.

  

Deze instellingen zijn te vinden in de beheeromgeving van Plan-IT Online.

• Ga naar https://www.plan-it-online.com en log in
• Kies in het hoofdmenu Teksten / Email → E-mail instellingen

      

Teksten

Onderwerp e-mail klant

Standaard is dit veld leeg, en wordt de volgende standaard tekst gebruikt als onderwerp van de e-mail:

Bevestiging afspraakverzoek: [datum] voor [kenteken] bij [vestiging]

Om het onderwerp van de e-mail te wijzigen, kan hier een eigen tekst worden ingevuld.
hierbij kunnen de tags [datum], [tijd], [kenteken], en [vestiging] worden gebruikt.

Bijvoorbeeld

De klant heeft als kenteken 01-DEF-2 ingevoerd
Uw vestiging heeft als naam De Garage

Wanneer als onderwerp van de e-mail staat ingevuld:

Er is een reservering gemaakt voor [kenteken] bij [vestiging]

dan krijgt de e-mail het volgende onderwerp:

Er is een reservering gemaakt voor 01-DEF-2 bij De Garage

Welke begeleidende tekst moet er in het e-mailbericht komen te staan dat er als bevestiging naar de aanvrager wordt verzonden?

In dit veld staat de tekst van de e-mail die naar de klant gestuurd wordt.
De volgende tags zijn beschikbaar om de e-mail naar eigen wens op te stellen:

[aanhef]	de tekst die de klant heeft ingevoerd bij Aanhef
[voornaam]	de tekst die de klant heeft ingevoerd bij Voornaam
[naam]	de tekst die de klant heeft ingevoerd bij Naam
[datum]	de datum van het afspraakverzoek
[email]	het e-mailadres dat de klant heeft ingevoerd
[telefoonnummer]	het telefoonnummer dat de klant heeft ingevoerd
[kenteken]	het kenteken dat de klant heeft ingevoerd
[merk]	het merk van het ingevoerde kenteken
[vestiging]	de naam van de vestiging. Deze staat ingevuld in het menu Vestigingsinformatie

Onder deze tekst komt automatisch de vestigingsinformatie, de klantgegevens, afspraakdatum, voertuiggegevens en de gekozen werkzaamheden te staan.

Welke tekst moet er in het e-mailbericht komen te staan dat er naar de werkplaats wordt verzonden?

De tekst in dit veld wordt gebruikt voor de e-mail naar de werkplaatsreceptie wanneer er een afspraakverzoek wordt gemaakt door een klant. Hierbij kunnen dezelfde tags worden gebruikt als bij de e-mail naar de klant. Ook bij deze e-mail komt onderaan de vestigingsinformatie, de klantgegevens, afspraakdatum, voertuiggegevens en de gekozen werkzaamheden te staan.

Welke voorwaarden tekst moet er in het e-mailbericht komen te staan?

De tekst die hier is ingevoerd komt onderaan de e-mail die naar de klant gestuurd wordt in een extra kopje Voorwaarden te staan.

  

  

Opmaak

Plan-IT Online heeft twee ingebouwde sjablonen. Het sjabloon kan worden ingesteld bij Globale instellingen → E-mail style keuze.

• Style1 is een eenvoudige tekst opmaak
  
• Style2 gebruikt afbeeldingen en pictogrammen
  

Link HTML e-mail template

Om ook de opmaak van de e-mail aan te passen is het mogelijk om een HTML-sjabloon te gebruiken.
Hierdoor kan de e-mail aangepast worden aan de huisstijl. Vul hier het webadres van het HTML-sjabloon in.
Per vestiging kan een ander HTML-bestand ingesteld worden, zodat de opmaak van de e-mail per vestiging verschillend is.

Er zijn meerdere tags beschikbaar die in het HTML-bestand kunnen worden gebruikt. Deze tags worden door Plan-IT Online vervangen door de juiste tekst.

<%bodytext%>	De tekst die ingevuld is bij “Welke begeleidende tekst moet er in het e-mailbericht komen te staan dat er als bevestiging naar de aanvrager wordt verzonden?”
<%bodyappointment%>	De vestigingsinformatie en de datum met tijdstip van de afspraak
<%bodyactivities%>	De werkzaamheden die de klant heeft gekozen
<%bodycontactinfo%>	De contactgegevens van de klant
<%bodycarinfo%>	De voertuiggegevens van de klant
<%bodyreplacementcar%>	Het vervangend vervoer dat de klant heeft gekozen
<%bodyremarks%>	Eventuele opmerkingen die de klant heeft ingevuld
<%bodyconditions%>	De tekst die ingevuld is bij “Welke voorwaarden tekst moet er in het e-mailbericht komen te staan?”
<%bodyopeninghours%>	De openingstijden die zijn ingevuld bij de vestigingsinformatie

De maker van uw website kan u helpen om een passend sjabloon te maken.

  

  

E-mailadressen

Naar welke e-mailadressen moet de werkplaatsafspraak verstuurd worden?

Vul hier de e-mailadressen in waar de berichten over de reserveringen naar toe gestuurd moeten worden. Het is mogelijk om hier meerdere e-mailadressen in te vullen. Hierdoor kan bijvoorbeeld de receptie én de werkplaats een e-mail krijgen als er een afspraak wordt gepland. Zet tussen de verschillende e-mailadressen een puntkomma.

Het eerste e-mailadres wordt ook gebruikt als antwoordadres voor de afspraakbevestiging naar de klant. Zorg dus dat hier een e-mailadres staat waarop de klant u kunt bereiken.

Als er merken aan de Online planner zijn gekoppeld dan is het mogelijk om per merk een ander e-mailadres te gebruiken.

E-mail versturen

Indien er geen e-mail naar de vestiging gestuurd hoeft te worden kan dat hier uitgezet worden.

Geef wel een e-mailadres op in het veld hierboven om de reacties op de afspraakbevestigingen van de klanten op het juiste e-mailadres binnen te krijgen.

E-mail versturen klant

Indien er geen e-mail naar de klant gestuurd hoeft te worden kan dat hier uitgezet worden.