Q: Hoe wijzig ik de Wincar statussen voor ODBC?

Vanaf Plan-IT Werkplaats versie 7.191.4679 (juli 2025) is het mogelijk gemaakt om af te wijken van de standaard Wincar Status codes voor Aanwezig , Klaar , en Opgehaald . \n Standaard draait de taak Wincar_Statussen.exe taak met de standaard codes A1 , D1 , en A2 . A1 = Aanwezig D1 = Klaar A2 = Opgehaald \n Door in de map Plan-IT∖Programs een WincarStatus.ini bestand te maken kun je de status codes van Wincar aanpassen. \n \n De inhoud van het bestand moet er dan als volgt uitzien: \n [WincarStatus] Aanwezig=A1 Klaar=D1 Opgehaald=A2 \n \n Vervolgens kun je in het bestand de codes voor de statussen aanpassen naar de status code zoals deze is ingericht in Wincar.

Q: Hoe stel ik de koppeling tussen Claire-IT en Plan-IT Werkplaats in?

Sinds Plan-IT Werkplaats versie 7.191.4749 (september 2025) is er een koppeling mogelijk tussen Plan-IT Werkplaats en Claire-IT, om in Plan-IT Werkplaats automatisch de de statussen uit Claire-IT op te halen. Volg onderstaande stappen om dit in te stellen. \n \n Claire-IT verstrekt de gegevens om de koppeling in Plan-IT Werkplaats in te kunnen stellen. Klik in Plan-IT Werkplaats in het menu bovenaan op Systeem , selecteer de optie Systeem instellingen , ga naar het tabblad Koppelingen , en ga ten slotte in de tweede rij tabbladen helemaal rechts naar het tabblad Claire-IT . Vul hier de gegevens in die Claire-IT heeft verstrekt: \n In de Plan-IT∖Programs map staat een bestand met de naam Claire-IT_API_Statussen.exe Dit bestand moet als taak op de server worden ingesteld, bijvoorbeeld in de Windows Taakplanner. Stel daarbij de parameters 0 1 in. \n \n De eerste parameter is altijd een 0 De tweede parameter kan zijn 1 (minimale logging) of 2 (uitgebreide logging) \n Plan-IT haalt nu elke 10 minuten de volgende statussen uit Claire-IT op: \n \n Aanwezig \n Monteur klaar \n Eindcontrole klaar \n Opgehaald \n

Question 1

Hoe gebruik ik kritische bedrijfsmiddelen?

Accepted Answer

Vanaf Plan-IT Werkplaats versie 7.191.4914 (januari 2026) worden ook kritische bedrijfsmiddelen, APK's en bandenwissels doorgegeven aan Plan-IT Online.
Door een maximaal aantal afspraken per tijdstip in te stellen waarbij een bedrijfsmiddel nodig is, wordt voorkomen dat een reservering aangepast moet worden omdat een hulpmiddel niet meer beschikbaar is. Met het instellen van een maximaal aantal APK's en bandenwissels per tijdstip kan Plan-IT Online nog beter inspelen op de beschikbaarheid in de werkplaats.

Plan-IT Online

Maximaal aantal instellen

Open de beheeromgeving van Plan-IT Online
Kies het gewenste filiaal
Kies in het hoofdmenu Instellingen → Kritische bedrijfsmiddelen
Selecteer per optie hoeveel afspraken er per tijdstip gemaakt mogen worden

Werkzaamheden

Kies in het hoofdmenu Werkzaamheden
Maak een nieuwe werkzaamheid aan, of open een bestaande werkzaamheid
Selecteer welke bedrijfsmiddelen er gereserveerd moeten worden als de klant de werkzaamheid kiest

Plan-IT Werkplaats

Reservering

Nadat de klant een afspraak heeft gemaakt, komt er een reservering op het planbord. Op de reservering is op het tabblad Vinkjes zichtbaar welke bedrijfsmiddelen er gereserveerd zijn. Eventueel kunnen de geselecteerde opties worden aangepast. De wijzigingen op de reservering worden ook aan Plan-IT Online doorgegeven.

Werkorder

Ook de opties op de werkorders worden doorgegeven aan de online planner. Zorg dus dat op de werkorders de juiste opties geselecteerd staan.

Tip: Door het instellen van Triggers kunnen de vinkjes automatisch bij de werkzaamheden aangezet worden.

Question 2

Hoe richt ik Plan-IT Online in voor verschillende fietssoorten?

Accepted Answer

In de fietsplanners van Plan-IT Online is het mogelijk om de vestigingen en de werkzaamheden te koppelen aan een fietssoort.
Hierdoor is het bijvoorbeeld mogelijk dat fatbikes alleen in een speciale vestiging een afspraak kunnen maken. En dat er voor racefietsen andere werkzaamheden worden getoond dan voor stadsfietsen.

Fietssoorten instellen

Bij het maken van een afspraak is de standaard instelling dat de klant zijn of haar fietssoort moet selecteren. Als hier soorten tussen staan die niet in de werkplaats gewenst zijn, kunnen deze uit de lijst gehaald worden.

Selecteer bovenin het hoofdmenu de Default vestiging
(Indien nodig kan deze opgezocht worden bij de Globale instellingen)
Open in het hoofdmenu de optie Invulvelden → Fietssoort
Selecteer per fietssoort of deze zichtbaar moet zijn

Voorbeeld

De fietssoorten Fatbike en Vouwfiets zijn verborgen

Fietssoort per vestiging

Bij de Vestigingsinformatie kan per filiaal worden ingesteld welke fietssoorten er gepland kunnen worden.

Kies bovenin in het hoofdmenu de gewenste vestiging
Selecteer de optie Vestigingsinformatie
Selecteer onderaan de pagina de gewenste fietssoorten

Voorbeeld

Een klant met een mountainbike ziet één vestiging.

Een klant met een elektrische fiets kan meerdere vestigingen kiezen.

Werkzaamheden per fietssoort

Om speciale werkzaamheden alleen bij een bepaalde fietssoort te laten zien, kan ook per werkzaamheid de fietssoort worden ingesteld.

Open in het hoofdmenu Werkzaamheden → Overzicht
Selecteer de werkzaamheid waar de fietssoort(en) moeten worden ingesteld
Selecteer onderaan de pagina één of meer fietssoorten

Voorbeeld

Alleen de werkzaamheden waarbij er geen fietssoort staat ingesteld én de werkzaamheden met de fietssoort Mountainbike zijn zichtbaar.

Fietssoort & merk

De fietssoort is ook in combinatie met merken te gebruiken. Hiermee is het mogelijk om de werkzaamheden nog verder te specificeren. Bijvoorbeeld als er een speciale actie is voor alle e-bikes van een merk.

Controleer bij de Globale instellingen of de optie Filter op Merk op Ja staat
Maak eventueel de merkkeuze voor de klant verplicht.
Dit kan bij Invulvelden → Invulvelden
Open de werkzaamheid waaraan de fietssoort en merk moet worden toegevoegd
Selecteer de gewenste fietssoort(en) en merk(en)

(Als het gewenste merk niet zichtbaar is, neem dan contact met ons op om de gewenste merken toe te voegen.)

Voorbeeld

De klant met een Gazelle e-bike krijgt de werkzaamheid te zien

Bij een klant met een ander merk e-bike wordt de servicebeurt werkzaamheid verborgen

Question 3

Hoe maak ik de koppeling met ROB-Net?

Accepted Answer

ROB-Net heeft een e-mail gestuurd waarin vermeld wordt dat er een koppeling met Plan-IT is.
Om de koppeling te kunnen gebruiken, moeten er in Plan-IT Online inloggegevens voor ROB-Net worden aangemaakt.

Vestigingsinformatie

De koppeling van ROB-Net haalt voor alle vestigingen van het bedrijf de adresgegevens op.
Controleer of voor alle vestigingen de gegevens zijn ingevuld bij de Vestigingsinformatie.

Inloggegevens aanmaken

Ga naar de beheeromgeving van Plan-IT Online en log in.
Kies in het hoofdmenu API-Inloggegevens → Website API
Selecteer in de kolom Partner de partij die toestemming krijgt om met Plan-IT Online te koppelen.
In dit geval is dat Rob.net (Pitcrew)
Druk op Opslaan
De Gebruikersnaam en het Wachtwoord worden nu automatisch aangemaakt
Kopieer de inloggegevens en stuur deze door naar ROB-Net (helpdesk@verenigingrob.nl)

ROB-Net kan nu via Plan-IT Online afspraken maken. ROB-Net gebruikt niet de werkzaamheden die in Plan-IT Online staan, maar maakt zelf werkzaamheden aan.
Om te zorgen dat bij Plan-IT Online 'op tijd' de werkzaamheden bij de gewenste monteur worden gepland moeten er skillcodes worden ingesteld.

Skillcodes instellen

Kies in het hoofdmenu Werkzaamheden → Groepen
Vul in de kolom Code de gewenste skillcode in

De groep die bij Omschrijving staat ingevuld wordt gekoppeld met de skillcode die erachter staat. Er kunnen meerdere codes aan één groep gekoppeld worden. Zet dan een punt-komma tussen de codes.

ROB-Net gebruikt voor hun werkzaamheden de codes:
- APK
- MONTEUR
- SEIZOENSWISSEL
- DIAGNOSE

Meer informatie over skillcodes en op welke manier deze aan een monteur worden gekoppeld staat op de FAQ van de externe werkzaamheden.

Aangezien ROB-Net de werkzaamheden beheert, kan Plan-IT deze niet aanpassen. Als er bijvoorbeeld meer tijd gereserveerd moet worden voor een werkzaamheid, of er wordt een werkzaamheid met een verkeerde skillcode doorgestuurd, neem dan contact op met ROB-Net via 030-2271707 of helpdesk@verenigingrob.nl.

Question 4

Hoe kan ik Plan-IT Online instellen voor leaserijders?

Accepted Answer

Plan-IT Online kan voor leaserijders andere werkzaamheden en vervangend vervoer laten zien. Ook kan ingesteld worden welke leasemaatschappijen de klant kan selecteren. De mogelijkheden zijn per vestiging in te stellen of voor het hele bedrijf.

Lease vraag activeren

De lease vraag wordt gesteld op de pagina waar de klant het kenteken of de fietsgegevens invult. De instellingen van deze eerste pagina worden bij de Default vestiging ingesteld. In het hoofdmenu bij de Globale instellingen staat ingesteld welke vestiging dit is. Als hier geen vestiging staat ingegeven, dan worden de instellingen van de eerste vestiging gebruikt.

Wanneer de online planner direct naar een vestiging verwijst, dan worden wel de instellingen van de vestiging gebruikt.
Stel dan de lease vraag per vestiging in.

Kies onderaan in het hoofdmenu Lease → Instellingen

Zet de optie Geen lease vraag op Nee

Op de pagina waar de klant zijn kenteken of fietsgegevens invult, komt de vraag of de klant gebruik maakt van een lease- auto of fiets.
Deze vraag kan ook verplicht gemaakt worden. Zet dan ook de optie Lease vraag verplicht op Ja.
De klant is dan verplicht om aan te geven of de auto een leasevoertuig is.

Bij de autoplanner kan als de klant heeft aangegeven dat er een afspraak gemaakt wordt voor een leaseauto er een lijst met leasemaatschappijen worden weergegeven. De klant kan dan gemakkelijk uit deze lijst een leasemaatschappij kiezen. Zet de optie Leasemaatschappijen verbergen op Nee om de leasemaatschappijen te laten zien.

Leasemaatschappijen beheren

(Niet zichtbaar bij de fietsplanners)

Het is mogelijk om de keuzelijst met de leasemaatschappijen zelf te beheren. Dit kan bij Lease → Leasemaatschappijen. Geef voor elk bedrijf aan of deze wel of niet zichtbaar moet zijn.

Aangezien er zonder tussenkomst van Ayvens geen werkplaatsafspraak gemaakt kan worden,
wordt voor deze maatschappij altijd de melding getoond dat de afspraak via hun platform moet verlopen.

Keuzelijst leasemaatschappijen uitzetten

Het is ook mogelijk om de keuzelijst met de leasemaatschappijen uit te zetten. Klanten moeten dan in de laatste stap, bij de contactgegevens, de leasemaatschappij zelf intypen. Ga daarvoor naar Lease → Instellingen. Zet de optie Leasemaatschappijen verbergen op Nee en klik op de knop Opslaan.

Lease werkzaamheden instellen

Voor leaserijders kunnen aparte werkzaamheden worden ingesteld. Of werkzaamheden kunnen juist verborgen worden voor leaserijders.

Kies in het hoofdmenu Werkzaamheden → Overzicht om een bestaande werkzaamheid aan te passen of maak een nieuwe werkzaamheid aan met de optie Nieuw en richt de werkzaamheid naar keuze in.

Selecteer onderaan bij Lease of de werkzaamheid wel of niet getoond moet worden voor leaserijders.

Er zijn vijf mogelijkheden:

Geen keuze
De werkzaamheid wordt altijd getoond, ongeacht of de klant heeft aangegeven dat het een leasevoertuig betreft.
Zakelijke lease
De werkzaamheid wordt alleen getoond als de klant Zakelijke lease heeft gekozen.
Privé lease
De werkzaamheid wordt alleen getoond als de klant Privé lease heeft gekozen.
Alle lease
De werkzaamheid wordt getoond als de klant Zakelijke of Privé lease heeft gekozen.
Geen lease
De werkzaamheid wordt alleen getoond als de klant heeft aangegeven geen lease- auto of fiets te hebben.

Vervangend vervoer voor leaserijders

Ook het vervangend vervoer kan getoond of verborgen worden voor leaserijders.

Kies in het hoofdmenu Vervangend vervoer → Overzicht om bestaand vervoer aan te passen of maak een nieuw vervoer aan met de optie Nieuw en richt het vervoer naar keuze in.

Selecteer onderaan bij Lease of het vervoer wel of niet getoond moet worden voor leaserijders.

Er zijn vijf mogelijkheden:

Geen keuze
Het vervoer wordt altijd getoond, ongeacht of de klant heeft aangegeven dat het een leasevoertuig betreft.
Zakelijke lease
Het vervoer wordt alleen getoond als de klant Zakelijke lease heeft gekozen.
Privé lease
Het vervoer wordt alleen getoond als de klant Privé lease heeft gekozen.
Alle lease
Het vervoer wordt getoond als de klant Zakelijke of Privé lease heeft gekozen.
Geen lease
Het vervoer wordt alleen getoond als de klant heeft aangegeven geen lease- auto of fiets te hebben.

Question 5

Hoe wijzig ik de Wincar statussen voor ODBC?

Accepted Answer

Vanaf Plan-IT Werkplaats versie 7.191.4679 (juli 2025) is het mogelijk gemaakt om af te wijken van de standaard Wincar Status codes voor Aanwezig, Klaar, en Opgehaald.

Standaard draait de taak Wincar_Statussen.exe taak met de standaard codes A1, D1, en A2.
A1 = Aanwezig
D1 = Klaar
A2 = Opgehaald

Door in de map Plan-IT∖Programs een WincarStatus.ini bestand te maken kun je de status codes van Wincar aanpassen.

De inhoud van het bestand moet er dan als volgt uitzien:

[WincarStatus]
Aanwezig=A1
Klaar=D1
Opgehaald=A2

Vervolgens kun je in het bestand de codes voor de statussen aanpassen naar de status code zoals deze is ingericht in Wincar.

Question 6

Hoe stel ik de koppeling tussen Claire-IT en Plan-IT Werkplaats in?

Accepted Answer

Sinds Plan-IT Werkplaats versie 7.191.4749 (september 2025) is er een koppeling mogelijk tussen Plan-IT Werkplaats en Claire-IT, om in Plan-IT Werkplaats automatisch de de statussen uit Claire-IT op te halen.
Volg onderstaande stappen om dit in te stellen.

Claire-IT verstrekt de gegevens om de koppeling in Plan-IT Werkplaats in te kunnen stellen.
Klik in Plan-IT Werkplaats in het menu bovenaan op Systeem, selecteer de optie Systeem instellingen, ga naar het tabblad Koppelingen, en ga ten slotte in de tweede rij tabbladen helemaal rechts naar het tabblad Claire-IT.
Vul hier de gegevens in die Claire-IT heeft verstrekt:
In de Plan-IT∖Programs map staat een bestand met de naam Claire-IT_API_Statussen.exe

Dit bestand moet als taak op de server worden ingesteld, bijvoorbeeld in de Windows Taakplanner.
Stel daarbij de parameters 0 1 in.

De eerste parameter is altijd een 0
De tweede parameter kan zijn 1 (minimale logging) of 2 (uitgebreide logging)

Plan-IT haalt nu elke 10 minuten de volgende statussen uit Claire-IT op:

Aanwezig
Monteur klaar
Eindcontrole klaar
Opgehaald

Question 7

Hoe importeer ik een klantendatabase

Accepted Answer

Als een werkorder wordt aangemaakt of geïmporteerd, worden de klantgegevens aan de klantendatabase van Plan-IT Core toegevoegd. De klantendatabase is in het begin leeg. Deze kan gevuld worden met gegevens uit een bestaande database.

Database bestand aanmaken

Maak hiervoor een Excel-bestand aan waarbij de eerste rij de volgende velden bevatten.
Velden met een sterretje moeten gegevens bevatten.

Veldnaam	Omschrijving	Voorbeeld
Salutation	Aanhef	Mvr.
Initials	Initialen	A.B.
Christian name	Voornaam	Anne
Surname	Achternaam	Janssen
Street	Straatnaam	Dorpsstraat
Housenumber	Huisnummer	12
Address Addition	Toevoeging huisnummer	a
Zip code	Postcode	3456 AB
City	Plaatsnaam	Stad
Phone number	Telefoonnummer	06 12345678
Email	E-mailadres	a.janssen@email.nl
* License Plate	Kenteken	ABC-12-D
Type	Auto type	Luxe
Make	Auto merk	Auto
Chassis number	Chassisnummer	1234-567-AB-890-CD
* Mileage	Kilometerstand	25000

In Excel ziet het bestand er als volgt uit:

Database importeren

Wanneer het Excel-bestand is aangemaakt, kan deze in Plan-IT Core worden geïmporteerd.

Selecteer in het hoofdmenu Klantdatabase. Als de database aan een bestaande database moet worden toegevoegd, kies voor het upload-pictogram achter de database. Of maak een nieuwe database aan met Toevoegen-knop.

Sleep het Excel-bestand naar het import vlak of zoek het bestand op met de Bestand kiezen knop.

Het bestand wordt door Plan-IT Core gecontroleerd en toegevoegd aan de database. Hierna worden de klanten toegevoegd aan de database en zijn deze zichtbaar in het hoofdmenu Klanten.

Plan-IT Core kijkt bij het importeren van klantgegevens naar het kenteken.
Wanneer er in het Excel document klantgegevens staan die al eerder in Plan-IT Core zijn geïmporteerd, worden de bestaande adres gegevens in de klantendatabase overschreven met de nieuwe klantgegevens uit het Excel bestand.

Bijvoorbeeld wanneer een klant is verhuisd, worden de adres gegevens aangepast.
Of wanneer een auto is verkocht en op een andere naam komt te staan, worden de oude klant gegevens overschreven door de nieuwe klantgegevens uit het Excel document.

In bestaande werkorders worden de klantgegevens hiermee nooit gewijzigd, alleen in de klanten database.

Question 8

Waarom ontvangen klanten niet de Plan-IT Online afspraakbevestigingsmail?

Accepted Answer

Wanneer een klant een online afspraakverzoek heeft gemaakt, stuurt Plan-IT Online een afspraakbevestigingsmail naar de klant. Plan-IT gebruikt hiervoor een afzender adres van het domein van de dealer. Voor de klant is de verzender van de e-mail dan de dealer zelf, en niet Plan-IT Online.

Sommige e-mail diensten zoals Gmail en Outlook controleren erg streng of Plan-IT de e-mail wel mag versturen namens een dealer, om spamberichten te voorkomen. Dit kan er voor zorgen dat de Plan-IT Online e-mail bij klanten niet aankomt omdat deze wordt geblokkeerd, of dat deze in de map met ongewenste post terecht komt.

Als de e-mail wordt geblokkeerd, dan wordt deze teruggestuurd met de melding:

550-5.7.26 Gmail requires all senders to authenticate with either SPF or DKIM.
550 5.7.515 Access denied, sending domain *** doesn't meet the required authentication level.

Microsoft eist dat domeinen die meer dan 5000 e-mailberichten per dag versturen SPF, DKIM én DMARC gebruiken!

Om dat te voorkomen kan een dealer Plan-IT Online in het SPF record van de mailserver toevoegen, en een DKIM-record aanmaken die Plan-IT Online met de e-mail kan meesturen om de e-mail te kunnen laten verifiëren.

Wat zijn SPF en DKIM?

Dit zijn verschillende verificatietechnieken om te controleren of een e-mail bericht wel gestuurd mag worden, en of de inhoud klopt.

SPF (Sender Policy Framework): Controleert het IP-adres van de afzender om er zeker van te zijn dat deze geautoriseerd is om e-mails namens uw domein te verzenden.
DKIM (DomainKeys Identified Mail): Voegt een digitale handtekening toe aan elke e-mail om de identiteit van de afzender te verifiëren en geknoei met berichten te voorkomen.

SPF instellen

Om Plan-IT Online toestemming te geven om namens de dealer e-mails naar klanten te mogen sturen, voeg je het volgende toe aan het SPF-record van de mailserver:

include:spf.plan-it-online.com

Om te testen of het SPF record correct staat ingesteld, kun je een check doen op de webpagina https://mxtoolbox.com/spf.aspx

DKIM instellen

Om DKIM in te stellen voeg je op de DNS server van de dealer een DKIM-record toe zoals in onderstaand voorbeeld:

Gebruik een webpagina waar je zelf een public en private DKIM key kunt gereneren.

Stel als naam in: planit._domainkey.domein.nl (Waar domein.nl het domein van de dealer is)
Stel als type TXT in
Zet bij Record neer v=DKIM1; k=rsa; p=PUBLIC_KEY (waar PUBLIC_KEY de gegenereerde key is)

Ga daarna naar de Plan-IT Online beheer omgeving, en ga naar Globale instellingen > E-mail instellingen.

Zet de optie DKIM inschakelen op Ja.

Zet in het veld DKIM Private Key het DKIM-record dat op de DNS server is aangemaakt:

Zorg dat de key staat tussen -----BEGIN PRIVATE KEY----- en -----END PRIVATE KEY----- zoals in bovenstaand voorbeeld.

Verzend adres controleren

Plan-IT Online gebruikt voor de afspraakbevestiging naar de klant als verzend adres het e-mail adres dat bij de E-mail instellingen staat ingesteld. Controleer of dit e-mail adres hetzelfde domein heeft als wat er bij het DKIM-record op de DNS server staat ingesteld.

Ga in de Plan-IT Online beheer omgeving naar Teksten / Email > E-mail instellingen

Scroll naar beneden, naar het veld Naar welke e-mailadressen moet de werkplaatsafspraak verstuurd worden.

Het eerste e-mail adres dat hier staat ingevuld, wordt door Plan-IT Online gebruikt als verzend adres.

Het domein (gedeelte dat achter het @ staat) moet hetzelfde domein zijn als wat op de DNS server in het DKIM-record staat ingesteld:

Om te testen of het DKIM-record correct staat ingesteld, kun je een check doen op de webpagina https://mxtoolbox.com/spf.aspx
Selecteer in het dropdown veld bovenaan de optie DKIM Lookup

Question 9

Hoe werkt de Conneqtech koppeling?

Accepted Answer

Sinds Plan-IT Werkplaats versie 7.191.3947 is er een koppeling mogelijk met Conneqtech, voor het ophalen van de actuele kilometerstand en tankinhoud van het vervangend vervoer.

Volg onderstaande stappen om in Plan-IT Werkplaats de koppeling met Conneqtech in te stellen.

Koppeling aanzetten

Klik in Plan-IT Werkplaats bovenaan in de menubalk op de optie Systeem en selecteer de optie Systeem instellingen
Klik op het tabblad Koppelingen, en klik in de tweede rij tabbladen op het tabblad Conneqtech
Zet een vinkje bij de optie Conneqtech aanzetten om de koppeling actief te maken
Laat de velden Auth URL en API URL leeg, Plan-IT Werkplaats gebruikt dan de standaard URL's
Vul in de velden Login en Wachtwoord de gegevens in die je hebt ontvangen van Conneqtech
Klik ten slotte op de knop Opslaan om alle ingevulde gegevens te bewaren.

Kilometersanden invoeren

Om de koppeling met Conneqtech te laten werken, moet bij alle vervangende voertuigen de kilometerstand zijn ingevuld.

Klik bovenaan in de menubalk op de optie Bestand en selecteer de optie Vervangend Vervoer
Klik in het veld Type rechts op de knop en selecteer een vervangende auto. Klik op de knop OK om de geselecteerde auto te openen
Controleeer of er een kilometerstand is ingesteld, en voeg deze toe indien er nog niks in dit veld staat. Doe dit bij alle vervangende auto's.

Gegevens ophalen uit Conneqtech

Nu is de koppeling klaar voor gebruik.

Wanneer je nu bij een vervangend vervoer reservering de status van de auto op Auto Rijdt zet, verschijnt er een pop-up venster.
Klik onderaan op de knop Conneqtech om de gegevens op te halen.

Rechts van de knop Conneqtech verschijnt de datum en tijd dat de gegevens voor het laatst zijn opgehaald.
In de velden Kilometerstand en Tankinhoud (brandstof) of Batterij (elektrisch) komen de huidige gegevens te staan.

Klik op de knop Opslaan om de opgehaalde gegevens bij de vervangende auto op te slaan.

Question 10

Hoe maak ik een eigen optie in de online planner?

Accepted Answer

De online planner stelt verschillende vragen aan de klant om een werkplaatsreservering te maken. Veel van deze opties kunnen al helemaal naar wens ingesteld worden. Toch kan het voorkomen dat net die ene vraag ontbreekt. Dan kan er een eigen optie ingesteld worden. Deze helemaal naar eigen wens worden aangemaakt.

Bijvoorbeeld, waar wilt de klant zijn autosleutel inleveren?

Optie aanmaken

Kies Opties → Instellingen in het hoofdmenu

Zet Opties inschakelen op Ja
Vul bij Titel de vraag in die de klant te zien krijgt
Geef aan of de klant deze verplicht moet beantwoorden
Als de optie verplicht is, ziet de klant achter de titel een sterretje
Bij Standaard optie kan eventueel het vooringevulde antwoord geselecteerd worden
Sla de veranderingen op

Antwoorden aanmaken

Kies in het hoofdmenu Opties → Nieuw

Vul bij Omschrijving een antwoord in dat de klant kan selecteren
Als dit antwoord alleen bij een bepaald merk zichtbaar moet zijn, selecteer deze bij MakeID
Als hier nog geen merken zichtbaar zijn, stuur dan een e-mail naar contact@plan-it.nl met een lijstje welke merken aan welke vestiging moeten worden toegevoegd.
Selecteer het vakje Zichtbaar
Vul eventueel de overige velden in

- Bij Volgorde kan de plaats van het antwoord aangepast worden. Geef de volgorde met een cijfer aan. Als antwoorden hetzelfde cijfer hebben, wordt gesorteerd op alfabetische volgorde.
- Als het antwoord in alle vestigingen beschikbaar moet zijn, selecteer het vakje Globaal
- Selecteer de optie Niet zichtbaar bij wachten om het antwoord te verbergen als een klant heeft aangegeven dat hij wilt wachten.
- De velden Code en Label kunnen door een websitebouwer gebruikt worden om extra logica aan de opties toe te voegen.

Sla het antwoord op. Hierna is het Overzicht van alle aangemaakte antwoorden zichtbaar

Herhaal de stappen om meerdere keuzes aan te maken.

Question 11

Hoe zet ik de koppeling aan met Autowasbon?

Accepted Answer

Plan-IT Werkplaats heeft vanaf nu ook een koppeling met De Nationale Autowasbon.
Volg onderstaande stappen om deze koppeling aan te zetten.

Wanneer u bepaalde opties niet ziet in uw Plan-IT Werkplaats installatie, voer dan een update uit naar de meest recente versie van Plan-IT Werkplaats.

Koppeling aanzetten

Volg onderstaande stappen om de koppeling aan te zetten:

Klik in Plan-IT Werkplaats bovenaan in de menubalk op de optie Systeem en selecteer de optie Systeem instellingen
Klik op het tabblad Koppelingen en vervolgens helemaal rechts op het tabblad Autowasbon
Zet een vinkje bij de optie Autowasbon en vul de Project ID en Wachtwoord in die je hebt gekregen van Autowasbon.nl

Tekstregel in de afspraakbevestigingsmail toevoegen

Wanneer in een Plan-IT werkorder het vinkje bij de optie Autowasbon aan staat, zet Plan-IT Werkplaats een extra zin in de afspraakbevestigingsmail.

Volg onderstaande stappen om de gewenste zin aan de afspraakbevestiging HTML template toe te voegen:

Open de afspraakbevestiging HTML template in Kladblok
Voeg op de gewenste plaats een tekstregel toe, met aan het begin de tag {autowasbon}
Dit zorgt ervoor dat wanneer in een Plan-IT werkorder de optie Autowasbon wordt aangevinkt, dat de zin die achter deze tag staat in de afspraakbevestigingsmail wordt toegevoegd.
Zet achter de tag {autowasbon} de gewenste zin zoals die in de afspraakbevestiging e-mail moet komen.
Belangrijk is dat de gehele zin op 1 regel in het HTML template te staat.
Zet in deze zin ook de tag [autowasbon], dit wordt door Plan-IT vervangen voor een unieke code van de autowasbon.
Autowasbon.nl verstrekt een URL waar klanten naartoe kunnen gaan om hun code te verzilveren, zet deze URL ook in de zin.

Bijvoorbeeld:
{autowasbon}Wij bieden u code voor een wasbeurt aan: [autowasbon]. Deze code kunt u inwisselen voor een autowasbon op de webpagina Autowasbon.
Sla het HTML document op.

Deze zin komt dan als volgt in de afspraakbevestiging naar de klant te staan:

Question 12

Hoe kan een klant een online afspraak annuleren of verplaatsen?

Accepted Answer

Plan-IT Online heeft een instelling waarbij de klant de mogelijkheid krijgt de online gemaakte afspraak te annuleren of te verplaatsen. Hiermee kan een no-show worden voorkomen. Waardoor er geen onnodige gaten in de planning voorkomen.

Afspraak annuleren aanzetten

Sla de veranderingen op
De nieuwe optie Minimale tijd voor de annulering / verplaatsing verschijnt.
Selecteer hier hoeveel werkdagen er tussen de afspraak en het annuleren moeten zitten.

In praktijk

Wanneer de klant een online afspraak maakt, komt in de e-mail naar de klant een link te staan waarmee de afspraak geannuleerd kan worden.

Wanneer de klant op deze link klikt, komt de klant op een webpagina met de vraag of de afspraak geannuleerd moet worden.

Hierna controleert Plan-IT Online of de afspraak nog geannuleerd kan worden.

Als de afspraak geannuleerd kan worden dan krijgt de klant de volgende melding te zien:

De werkplaats ontvangt een Geannuleerde afspraak e-mail met daarin de gegevens van de werkzaamheden en de klant. Een eventuele reservering of werkorder op het planbord in Plan-IT Werkplaats zal vanaf versie 7.191.5131 ook automatisch verwijderd worden.

Mocht de afspraak niet meer geannuleerd kunnen worden, dan ziet de klant de volgende melding:

Eigen annuleringspagina

In plaats van de standaard annuleringspagina is het mogelijk om hier zelf een pagina voor te maken.

Kies in het hoofdmenu voor Teksten/E-mail → Instellingen Teksten
Vul bij URL annuleerpagina de eigen pagina in

Via de response parameter wordt aangegeven of het annuleren van de afspraak is gelukt.

Response	Omschrijving
?response=OK	Afspraak is geannuleerd
?response=De afspraak kan niet meer online worden geannuleerd, neem telefonisch contact op met uw dealer.	De minimale tijd is verstreken
?response=Afspraak niet gevonden [{afspraakId}]	Afspraak is niet gevonden

Afspraak verplaatsen

De optie om een afspraak te verplaatsen, gaat op dezelfde manier als het annuleren.

Kies in de beheeromgeving van Plan-IT Online in het hoofdmenu Instellingen
Zet de optie Verplaatsen afspraak aanzetten op Ja
Sla de veranderingen op
De nieuwe optie Minimale tijd voor de annulering / verplaatsing verschijnt.
Selecteer hier hoeveel werkdagen er tussen de afspraak en het annuleren moeten zitten

In praktijk

In de e-mail naar de klant komt een link te staan waar de klant de afspraak kan verplaatsen.

Wanneer de klant op deze link klikt, kan de klant een nieuwe datum en tijd voor de werkzaamheden kiezen.

Na het verplaatsen van de afspraak, krijgen de werkplaats en de klant een mail dat de afspraak is verplaatst.
Een eventuele werkorder of reservering in Plan-IT Werkplaats worden vanaf versie 7.191.5131 ook automatisch verplaatst naar de nieuwe datum.

Question 13

Hoe kan een vervangend vervoer overeenkomst digitaal ondertekend worden? (Scrive)

Accepted Answer

Om papierloos te kunnen werken is het in Plan-IT Werkplaats mogelijk om de overeenkomst van het vervangend vervoer digitaal te ondertekenen en te versturen via de e-mail.

Sinds versie 7.191.4266 van Plan-IT Werkplaats kan de overeenkomst van het vervangend vervoer digitaal ondertekend worden met Scrive.

Koppeling Scrive Aanzetten

Ga in Plan-IT Werkplaats naar Systeem → Systeem instellingen → Koppelingen → Scrive

Selecteer de optie Scrive aanzetten
Vul de inloggegevens van Scrive in
Sla de veranderingen op

Open opnieuw de Systeem instellingen en kies voor Vervangend Vervoer → Vinkjes

Selecteer bij Export Pad de locatie waar de overeenkomst kan worden opgeslagen

Controleer op het tabblad Instellingen of de Keuze vervangend vervoer document op Overeenkomst 3 staat. Bij deze overeenkomst worden automatisch de kilometerstanden, datum en tijd ingevuld.
Sla de veranderingen op

In praktijk

Maak een werkorder aan met vervangend vervoer. Zorg dat het e-mailadres van de klant is ingevuld.

Wanneer de klant het vervoer op komt halen, ga naar het Vervangend Vervoer.
Klik met de rechtermuisknop op de reservering van het vervoer en selecteer Vervoer rijdt

Vul de kilometerstand, tankinhoud en eventuele schade in

Klik nogmaals met de rechtermuisknop op de reservering en kies Reservering.
Controleer de gegevens en kies Handtekening

Controleer de klantnaam en het e-mailadres.
Als deze goed zijn kan de overeenkomst naar Scrive worden gestuurd met de knop Vertrek PDF uploaden naar Scrive.
Het DocumentID en Pin worden automatisch ingevuld als de overeenkomst goed door Scrive is ontvangen.

Open de website of app van Scrive om de klant zijn handtekening te laten zetten

Nadat de klant een geldige handtekening heeft gezet, stuurt Scrive de getekende overeenkomst met het verificatie document naar de klant en de werkplaats. In Plan-IT Werkplaats kan met de knop Document ondertekend? gecontroleerd worden of er een geldige handtekening is gezet.


De klant heeft een geldige handtekening gezet	De klant heeft nog geen of een ongeldige handtekening gezet

Bij terugkomst van het vervangend vervoer kan de overeenkomst op dezelfde manier opnieuw ondertekend worden.

Question 14

Hoe is de Signotec Handtekeningpad in Plan-IT Werkplaats via Remote app te gebruiken

Accepted Answer

Volg onderstaande stappen om een Signotec handtekeningpad, die is aangesloten op een werkstation, ook te kunnen gebruiken in Plan-IT Werkplaats die gestart wordt via Remote app.

Installeer eerst op de Remote App server het volgende Signotec stuurprogramma: https://downloads.signotec.com/Drivers/signotec_WinUSB_2.2.0_64Bit.exe

Start daarna op het werkstation de Group policy editor via gpedit.msc

Ga naar Computerconfiguratie > Beheersjablonen > Windows-onderdelen > Extern bureaublad-services > Client voor verbinding met extern bureaublad > RemoteFX USB-apparaat omleiden

Hier staat de instelling RDP-omleiding van andere ondersteunde RemoteFX USB-apparaten vanaf deze computer toestaan

Dubbelklik hierop om deze te bewerken, en zet de instelling op Ingeschakeld

Klik op de knop OK om deze instelling op te slaan.

Open vervolgens het programma Verbinding met extern bureaublad

Klik onderaan op Opties weergeven

Ga naar het tabblad Lokale bronnen

Klik onderaan bij Lokale apparaten en bronnen op de knop Meer…

Er verschijnt een pop-up venster, zet een vinkje bij de Signotec LCD Signature Pad Sigma om deze te kunnen gebruiken tijdens externe RDP sessies.

Klik daarna op de knop OK om dit op te slaan.

Wanneer je de rdp snelkoppeling opent in Notepad, wordt er iets als het volgende toegevoegd aan de Remote Desktop verbinding:

Kopieer dit uit je snelkoppeling en voeg dit toe aan de Remote App eigenschappen van de Plan-IT snelkoppeling, zodat ook de remote App verbinding de lokale Signotec signature pad kan gebruiken.

Hiermee is de Signotec pad ook zichtbaar in Plan-IT Werkplaats via Remote App en kan deze worden geselecteerd in de Vervangend Vervoer instellingen.

Question 15

Hoe kan een vervangend vervoer overeenkomst digitaal ondertekend worden? (Signotec)

Accepted Answer

Om papierloos te kunnen werken is het in Plan-IT Werkplaats mogelijk om de overeenkomst van het vervangend vervoer digitaal te ondertekenen en te versturen via de e-mail.

Basisvereisten

Digitaal ondertekenen

Ga in Plan-IT Werkplaats naar Systeem → Systeem instellingen → Vervangend Vervoer → Vinkjes

Vink de optie Signotec handtekening pad aan.
(Als deze optie niet zichtbaar is dan maakt Plan-IT Werkplaats geen gebruik van de SQL database.)

Vul bij Disclaimer de tekst in die de klant te zien krijgt op de handtekening pad voordat er een handtekening zet wordt.
Wanneer dit veld wordt leeggelaten is de tekst "U gaat akkoord met de voorwaarden op onze overeenkomst." zichtbaar.

Mailen

Om de overeenkomst te kunnen mailen moet deze opgeslagen kunnen worden als PDF-bestand.
Selecteer bij Export overeenkomst in PDF of de overeenkomst alleen geëxporteerd moet worden (Alleen Export)
of dat deze ook afgedrukt moet worden (Export en Afdrukken).

Geef vervolgens bij Export Pad een map op waar de PDF-bestanden opgeslagen moeten worden.

Vink de optie PDF overeenkomst mailen naar klant aan en vul bij Uitgifte/ Teruggave html de locatie van het e-mail sjabloon in.
De volgende tags zijn beschikbaar in de e-mail naar de klanten:

Tag	Omschrijving
`[name]`	De naam van de klant
`[startdate]`	De begindatum van het vervangend vervoer
`[enddate]`	De einddatum van het vervangende vervoer
`[starttime]`	De begintijd van het vervangend vervoer
`[endtime]`	De eindtijd van het vervangend vervoer
`[establishment]`	De naam van de werkplaats
`[establishment_address]`	Het adres van de werkplaats
`[establishment_postalcode]`	De postcode van de werkplaats
`[establishment_city]`	De vestigingsplaats van de werkplaats
`[establishment_phone]`	Het telefoonnummer van de werkplaats
`[reception_name]`	De naam van de receptiemedewerker op de werkorder
`[reception_function]`	De functie van de receptiemedewerker
`[reception_telephone]`	Het telefoonnummer van de receptie
`[reception_email]`	Het e-mailadres van de receptie

In praktijk

Maak een werkorder aan met vervangend vervoer. Zorg dat het e-mailadres van de klant is ingevuld.

Wanneer de klant het vervoer op komt halen, ga naar het Vervangend Vervoer.
Klik met de rechtermuisknop op de reservering van het vervoer en selecteer Vervoer rijdt.
Vul de kilometerstand en tankinhoud in.

Klik nogmaals met de rechtermuisknop op de reservering en kies Reservering.
Controleer de gegevens en kies Handtekening

In het nieuwe venster kan de klant een handtekening zetten.
Bij Devices staan alle apparaten die Plan-IT Werkplaats kan gebruiken om een handtekening te laten zetten.
Neem contact op met uw systeembeheerder als het goede apparaat niet voorkomt in de lijst.

Selecteer Start handtekening

De Signotec laat de voorwaarden zien die ingesteld staan De klant accepteert de voorwaarden

De klant zet zijn handtekening en accepteert deze. De mail wordt verzonden

Selecteer Sluit handtekening

Sluit het scherm af met Sluiten

Question 16

Hoe migreer ik een Plan-IT Werkplaats filiaal naar een andere installatie?

Accepted Answer

Volg onderstaande stappen om een Plan-IT Werkplaats filiaal van de ene Plan-IT Werkplaats installatie te verplaatsen naar een andere Plan-IT Werkplaats installatie, wanneer een Plan-IT Werkplaats gebruiker een andere Plan-IT Werkplaats gebruiker heeft overgenomen.

Er zijn twee mogelijke situaties: migreren van een niet-SQL naar een andere niet-SQL installatie, of migreren van een niet-SQL naar een SQL installatie.

Klik op de link van de situatie die voor jullie van toepassing is:

Migratie van niet-SQL naar niet-SQL

Migratie van niet-SQL naar SQL

Migratie van niet-SQL naar niet-SQL

Volg deze stappen in een filiaal uit een niet-SQL installatie te verplaatsen naar een andere niet-SQL installatie.

Voorbereiding

Om een Plan-IT Werkplaats filiaal te migreren van de ene installatie naar een andere moeten beide Plan-IT Werkplaats installaties op dezelfde versie zitten (De installatie waar het filiaal staat dat verplaats moet worden, en de installatie waar het filiaal naartoe moet worden verplaatst)

Voer daarom in beide Plan-IT Werkplaats installaties een update uit naar de meest recente versie
De stappen om een update uit te voeren staan op deze pagina

Hiervoor moeten alle gebruikers Plan-IT Werkplaats afgesloten hebben en moeten alle Plan-IT achtergrondtaken zijn gestopt

Plan-IT voegt in de Plan-IT Werkplaats licentie waar de filialen naartoe worden gemigreerd de extra filialen toe aan de licentie.
Klik na het toevoegen in Plan-IT Werkplaats in de menubalk op Help en selecteer de optie Licentie informatie
Klik vervolgens rechts beneden op de knop Activering via Internet, en klik op de knop Activeren om de licentie opnieuw binnen te halen.
Sluit hierna Plan-IT Werkplaats af en start opnieuw op.
Nu kunnen de nieuwe filialen worden aangemaakt.
Klik daarvoor in Plan-IT Werkplaats op Systeem en selecteer de optie Beheer.
Klik met de rechtermuisknop op de groene PLAN-IT balk en selecteer de optie Toevoegen Filiaal.

Vul een naam in voor het nieuwe filiaal en klik op de knop Opslaan.
Klik na het aanmaken met de linker muisknop op het nieuwe filiaal om het te selecteren, en klik vervolgens met de rechter muisknop op het filiaal en selecteer de optie Bewerken.
Noteer het Data Directory nummer dat links beneden in beeld staat, dit is later in dit proces belangrijk om te weten.
Open de Plan-IT Werkplaats installatie waar het filiaal in staat dat moet worden verplaatst.
Ga naar het Beheer venster (Systeem > Beheer) en klik met de rechter muisknop op het filiaal dat moet worden verplaatst naar de andere Plan-IT Werkplaats installatie.
Noteer of onthoud welk Data Directory nummer staat bij dit filiaal.
Sluit nu beide Plan-IT Werkplaats installaties af.
Ga vervolgens in de Windows Verkenner naar de Plan-IT Werkplaats installatie waar het filiaal in staat dat verplaatst moet worden naar de andere installatie, en open de map Plan-IT∖Data
Hierin staat voor elk filiaal een aparte map met een nummer dat overeenkomst met de Data Directory nummers in het Beheer venster.
Open de map met hetzelfde nummer als het Data Directory nummer van het filiaal dat je wilt verplaatsen naar de andere Plan-IT Werkplaats installatie.
Open nu een tweede Windows Verkenner venster en ga naar de Plan-IT Werkplaats installatie waar je het filiaal naartoe wilt verplaatsen.
Ga ook hier naar de map Plan-IT∖Data en open de map met het nummer van het filiaal dat is aangemaakt in stap 2.
Selecteer alle bestanden in het eerste Windows Verkenner venster en kopieer alle bestanden naar de map in het tweede Windows Verkenner venster.
Wanneer er een pop-up melding komt met de vraag of je de bestanden met dezelfdenaam wilt vervangen, selecteer dan de optie om ze inderdaad te vervangen.

Het filiaal is nu verplaatst.
Open de Plan-IT Werkplaats installatie waar het filiaal naartoe is verplaatst.
Ga naar het Beheer venster (Systeem > Beheer) en maak eventueel de gebruikers aan die ook moeten worden verplaatst van de oude Plan-IT Werkplaats installatie naar deze nieuwe.
Klik daarvoor met de rechter muisknop op de groene Plan-IT balk en selecteer de optie Toevoegen Gebruiker.
Vul een naam en wachtwoord in voor de nieuwe gebruiker en klik op de knop Opslaan.
Stel vervolgens onder de knop Opslaan de rechten in voor de nieuwe gebruiker voor elk filiaal, inclusief het verplaatste filiaal.

Herhaal dit voor elke gebruiker die moet worden toegevoegd in deze installatie.

Migratie van niet-SQL naar SQL

Volg deze stappen in een filiaal uit een niet-SQL installatie te verplaatsen naar een SQL installatie

Voorbereiding

Om een Plan-IT Werkplaats filiaal te migreren van de ene installatie naar een andere moeten beide Plan-IT Werkplaats installaties op dezelfde versie zitten
(De installatie waar het filiaal staat dat verplaats moet worden, en de installatie waar het filiaal naartoe moet worden verplaatst)

Voer daarom eerst in beide Plan-IT Werkplaats installaties een update uit naar de meest recente versie
De stappen om een update uit te voeren staan beschreven op deze pagina
Hiervoor moeten alle gebruikers Plan-IT Werkplaats afgesloten hebben en moeten alle achtergrondtaken zijn gestopt

Voer indien gewenst een cleanup uit op het filiaal dat verplaatst moet worden naar de andere Plan-IT Werkplaats installatie met SQL database, om oude gegeven in de vestiging te verwijderen
Als een Plan-IT filiaal al wat langer bestaat, bevat het jarenlange oude data, die vaak niet meer nodig is
Het verwijderen van oude data zorgt ervoor dat het migreren niet onnodig lang gaat duren
De stappen om een cleanup uit te voeren staan beschreven op deze pagina

Voer in de Plan-IT Werkplaats installatie met het filiaal dat verplaatst moet worden een herindex uit voor dat filiaal
Hiermee worden eventuele foutjes uit de database gehaald voordat de database naar de SQL server wordt gemigreerd
De stappen om een herindex uit te voeren staan beschreven op deze pagina

Zet in het filiaal dat verplaatst moet worden naar de andere Plan-IT Werkplaats installatie met SQL database de Plan-IT Online koppeling uit, en controleer of de mailserver en de e-mail template die staat ingesteld voor de automatische e-mailbevestiging uit staan.

Kopieer daarna de gehele Plan-IT Werkplaats installatie met het filiaal dat gemigreerd moet worden, naar dezelfde server waar de Plan-IT Werkplaats installatie staat waar het filiaal naartoe moet worden gemigreerd

Nieuw filiaal aanmaken in Plan-IT Werkplaats

Start de Plan-IT Werkplaats installatie waar het filiaal naartoe moet worden gemigreerd (dus met de SQL database) en maak in een nieuw filiaal aan
Klik bovenaan in de menubalk op de optie Systeem en selecteer de optie Beheer

Klik in het beheer venster met de rechtermuisknop op de groene PLAN-IT balk
Selecteer in het menu dat verschijnt de optie Toevoegen Filiaal

Vul de gewenste filiaalnaam in en klik op de knop Opslaan

Rechten instellen voor het nieuwe filiaal

Geef nu de gebruikers die dat moeten hebben de juiste rechten in het nieuwe filiaal
Klik daarvoor eerst in het beheer gedeelte op het nieuw aangemaakte filiaal dat bovenaan in het scherm staat om het te selecteren
Onder de filialen komen nu alle Plan-IT Werkplaats gebruikers te staan
Klik met de rechtermuisknop op een gebruiker en selecteer de gewenste rechten die deze gebruiker moet hebben in het nieuwe filiaal
Doe dit voor alle gebruikers die met het nieuwe filiaal zullen gaan werken

Nieuw filiaal aanmaken in de SQL database

Ga in de Windows Verkenner naar de Plan-IT∖DataSQL map
Hierin staat voor elk filiaal een apart mapje met een nummer
De map voor het nieuw aangemaakte filiaal is de map met het hoogste nummer

Open deze map en klik met de rechtermuisknop op het Connection.ini bestand, en selecteer de optie Bewerken

Wijzig achter de ConnectionId de waarde naar de naam van de nieuwe vestiging
Dit kan elke naam zijn, zolang deze maar herkenbaar is en uniek

Sla daarna de Connection.ini op

Ga vervolgens naar de SQL server en start de SQL Server Management Studio en maak een nieuwe database aan
Klik met de rechtermuisknop op Databases en selecteer de optie New Database...

Vul de gewenste naam in voor het nieuwe filiaal in het veld Database name
Kijk naar de namen van de bestaande databases en gebruik dezelfde structuur
Klik rechts beneden op de knop OK om het nieuwe filiaal toe te voegen

Ga nu in de Windows Verkenner naar de map Plan-IT∖Programs en start de SQL_Migration_Tool.exe door deze als Administrator uit te voeren
Klik in het veld Connection String aan de rechterkant op de knop
Vul in het veld Server het adres van de SQL server in
Vul in de velden Username en Password een account in die rechten heeft tot de SQL database
Selecteer in het veld Database Name de nieuw aangemaakte database van de SQL server
Klik links beneden op de knop Test om te controleren dat de SQL Migration Tool verbinding kan maken met de SQL server
Klik ten slotte op de knop OK om de gegevens op te slaan en terug te keren naar het vorige venster

Klik nu op de knop Create Establishment Database
Hiermee worden op de SQL server in deze nieuwe vestiging de tabellen aangemaakt

Nieuw filiaal toevoegen in de SQL Connection Manager

Start vervolgens in de map Plan-IT∖Programs de SQL_Connection_Manager.exe
In de SQL Connection Managaer staat een lijst van de bestaande filialen in de SQL server
Klik links beneden op de knop Add om het nieuwe filiaal aan de lijst toe te voegen
Vul in het veld Connection Id dezelfde naam van het filiaal in, dat ook in het Connection.ini bestand is ingegeven
Vul in het veld Server het adres van de server in
Selecteer vervolgens in het dropdown veld Database Name de nieuw aangemaakte vestiging
Klik links beneden op de knop Test om te controleren of de SQL Connection Manager kan verbinden met de SQL database
Klik vervolgens op de knop OK om het nieuwe filiaal op te slaan

Klik nu rechts beneden op de knop Save en sluit daarna de SQL Connection Manager
Start de SQL Connection Manager vervolgens weer opnieuw op
Klik op het nieuwe filiaal om deze te selecteren, en klik onderaan op de knop Update Database
De vestiging in de SQL Server wordt nu bijgewerkt naar de huidige versie van de Plan-IT Werkplaats installatie

Filiaal migreren naar de SQL database

Ga nu in de Windows Verkenner naar de andere Plan-IT Werkplaats installatie, waar het filiaal instaat dat naar de installatie met de SQL database moet worden gemigreerd
Ga naar de map Plan-IT∖Programs en start de SQL_Migration_Tool.exe
Klik in het veld Connection String rechts op de knop
Vul in het veld Server het adres in van de SQL database waar het filiaal naartoe moet worden gemigreerd
Selecteer in het dropdown veld Database Name het nieuw aangemaakte filiaal in de SQL database waar de data naartoe moet worden gemigreerd
Klik links beneden op de knop Test om te controleren of de SQL Migration Tool kan verbinden met de SQL database
Klik daarna op de knop OK

Selecteer in het dropdown veld onderaan het filiaal dat gemigreerd moet worden naar de SQL Database
Klik ten slotte links beneden op de knop Migrate Establishment Database om de migratie te starten

Dit proces kan een tijd duren, afhankelijk van hoeveel data er moet worden gemigreerd
Mogelijk verschijnen er meldingen in een pop-up venster, klik op de knop OK om de migratie toch voort te zetten

Wanneer de migratie klaar is, verschijnt er een pop-up melding dat het proces is voltooid
Sluit nu de SQL Migration Tool en start de Plan-IT Werkplaats installatie met de SQL database op
Het nieuwe filiaal is nu beschikbaar voor de gebruikers die rechten hebben in het nieuwe filiaal

Question 17

Hoe werken Business rules in Plan-IT Online?

Accepted Answer

Wanneer een klant in Plan-IT Online tijdens het maken van een online werkplaatsafspraak verzoek het kenteken van hun auto invoert, vraagt Plan-IT Online bij de Nederlandse Basisregistratie Voertuigen de voertuig gegevens van het kenteken op. Soms wil je als werkplaats echter kunnen afwijken van deze gegevens. Bijvoorbeeld een personenwagen die als taxi wordt gebruikt, dus is het een bedrijfswagen. Of een kampeerwagen die je als personenwagen of toch juist als bedrijfswagen wilt behandelen. Hiervoor kunnen in Plan-IT Online Businessrules worden ingesteld.

Hoe stel je dit in?

Wanneer je gebruik wilt maken van Business rules, zorg dan allereerst dat staat ingesteld om te filteren op het merk van de auto van de klant.
Klik in Plan-IT Online in het menu links op de optie Globale instellingen.

Zorg dat de optie Filter op merk (auto klant) staat ingesteld op Ja, of zet deze optie op Ja en klik rechts beneden op de knop Opslaan.

Klik vervolgens in het menu op de optie Businessrules en daaronder op Overzicht om te zien welke Businessrules er momenteel zijn ingesteld.

Klik bovenaan op de knop Toevoegen om een nieuwe Businessrule toe te voegen, waarbij je de volgende velden kunt invullen:

• Originele merk:	het merk dat Plan-IT Online ontvangt bij het opvragen van de voertuig gegevens.
• Handelsbenaming:	de handelsbenaming van de auto waarop gefilterd kan worden (hier kan ook op een gedeelte ervan worden gefilterd).
• Voertuigsoort:	dit is het voertuigsoort van de auto. Voornamelijk gaat het bijvoorbeeld om personenauto of bedrijfsauto, andere voorbeelden zijn: aanhangwagen, oplegger etc.
• Voertuiginrichting:	de inrichting van het voertuig, enkele voorbeelden zijn: cabriolet, coupe, sedan, taxi, caravan, veewagen, kampeerwagen etc.
• Voertuigcategorie:	dit is de Europese voertuigcategorie code: https://www.rdw.nl/particulier/paginas/voertuigcategorieen. Er kunnen in dit veld meerdere voertuig categorieën worden toegevoegd, gescheiden met een puntkomma ;
• Merk:	vul hier in naar welk merk het originele merk moet afwijken*.
• Globaal:	vink deze optie aan als de Businessrule in alle Plan-IT Online filialen moet gelden.

Klik ten slotte op de knop Opslaan om de Businessrule toe te voegen.

Wanneer nu in de online werkplaatsplanner een kenteken wordt ingevoerd waarvan de voertuig gegevens voldoen aan een ingestelde business rule, zal Plan-IT Online die hanteren in plaats van de gegevens die we vanuit de Nederlandse Basisregistratie Voertuigen ontvangen.

Hiermee worden niet de filialen getoond van het originele merk, maar de filialen met het afwijkende merk dat bij de Businessrules is ingesteld.

*) Als er nog geen merken te selecteren zijn, stuur dan een e-mail naar contact@plan-it.nl met een lijstje welke merken aan welke vestiging moeten worden toegevoegd.

Question 18

Wat zijn de mogelijkheden van de koppeling tussen Plan-IT en Saysimple?

Accepted Answer

De Plan-IT App voor Saysimple maakt het voor gebruikers mogelijk om op basis van Plan-IT gegevens automatisch WhatsApp berichten naar klanten te versturen vanuit het Saysimple platform.

Hierdoor hoeven werkplaatsmedewerkers zich niet te bekommeren om klantcommunicatie rondom het werkplaatsbezoek. De proactieve WhatsApp communicatie zorgt daarnaast voor minder inkomende telefonie omdat klanten beter geïnformeerd zijn over de status van hun auto.

Werkplaatsmedewerkers krijgen via WhatsApp ook sneller reactie op vragen. Voor klanten is het makkelijker om te reageren op een WhatsApp-bericht, dan om een werkplaatsmedewerker telefonisch te woord te staan. Bijvoorbeeld als de klant in een vergadering zit.

Voordelen

Werkplaatsmedewerkers hoeven zich niet te focussen op communicatie
Klanten zijn altijd up-to-date
Communicatie is altijd uniform
Minder inkomende telefonie
Sneller akkoord op meerwerk

Functionaliteiten

Bekijk het Plan-IT Werkplaats planbord in Saysimple
Plan als gebruiker vanuit Saysimple werkplaatsafspraken in het Plan-IT Werkplaats planbord
Stuur per vestiging automatische afspraakherinneringen en status updates
Maak automatisch notities aan op contactniveau in Saysimple op basis van het verzonden template
Start een WhatsApp gesprek vanuit de werkorder in Plan-IT Werkplaats

Bekijk de Plan-IT dagplanning in Saysimple

Klik in Saysimple in de rechterbalk op de Plan-IT app.

Klik op de knop “Bekijk dagplanning” om alle geplande afspraken te bekijken

Plan vanuit Saysimple een nieuwe afspraak in Plan-IT Werkplaats

Klik in Saysimple in de rechterbalk op de Plan-IT app, en klik op de knop “Afspraak toevoegen”

Voer een kenteken en een kilometerstand in en selecteer de gewenste vestiging

Selecteer vervolgens de gewenste werkzaamheden, selecteer de gewenste datum en tijd, en vul de contactgegevens in. In de laatste stap krijg je een overzicht te zien. Als alles correct is klik je op de knop “Verstuur afspraak”

Verstuur automatische afspraakherinneringen en statusupdates via WhatsApp op basis van planningsdata uit Plan-IT

Ga in Saysimple naar het gedeelte “Automatische berichten”.

Per vestiging kan een eigen template worden ingesteld.
Kies de gewenste tijd dat herinneringen worden verzonden.

In de gedeeltes “Status 1” t/m “Status 7” kan voor elke status wijziging een template worden ingesteld.

Automatische notitie op basis van verzonden statusupdate

Bij de eerder verzonden status updates staat in het midden het verzonden bericht naar de klant, en rechts een kolom met de interne opmerkingen. Hier kunnen ook indien gewenst nieuwe opmerkingen handmatig worden toegevoegd.

Start een gesprek vanuit Plan-IT

Om in Plan-IT Werkplaats de koppeling met Saysimple in te stellen, klik je in Plan-IT Werkplaats bovenaan in de menubalk op de optie “Systeem” en selecteer de optie “Systeem instellingen”.

Klik op het tabblad “Koppelingen” en vervolgens op het tabblad “Saysimple”.

Zet een vinkje bij de optie “Saysimple conversatie starten aanzetten” en viul de URL en Channel in die je van Saysimple hebt gekregen. Klik ten slotte rechts beneden op de knop “Opslaan”.

Klik nu in Plan-IT Werkplaats met de rechtermuisknop op een werkorder, en selecteer in het menu de optie “Whatsapp gesprek starten”.

Question 19

Wat zijn de e-mail mogelijkheden in Plan-IT Online

Accepted Answer

Wanneer een klant een afspraakverzoek maakt via de online werkplaatsplanner, kan Plan-IT Online een e-mail bericht versturen van de reserveringsafspraak. Er kan worden ingesteld of er een bericht naar de receptie, werkplaats en/ of de klant gestuurd moet worden. Ook kan het uiterlijk van de e-mail worden aangepast.

Omdat Plan-IT Online de e-mail berichten verstuurt uit naam van de dealer, moet er toestemming gegeven worden om de berichten te mogen versturen.
Dit kan met het instellen van het SPF-record. Als deze toestemming er niet is, dan zullen de e-mail berichten niet bij de klant aankomen.

Deze instellingen zijn te vinden in de beheeromgeving van Plan-IT Online.

Ga naar https://www.plan-it-online.com en log in
Kies in het hoofdmenu Teksten / Email → E-mail instellingen

Teksten

Onderwerp e-mail klant

Standaard is dit veld leeg, en wordt de volgende standaard tekst gebruikt als onderwerp van de e-mail:

Bevestiging afspraakverzoek: [datum] voor [kenteken] bij [vestiging]

Om het onderwerp van de e-mail te wijzigen, kan hier een eigen tekst worden ingevuld.
hierbij kunnen de tags [datum], [tijd], [kenteken], en [vestiging] worden gebruikt.

Bijvoorbeeld

De klant heeft als kenteken 01-DEF-2 ingevoerd
Uw vestiging heeft als naam De Garage

Wanneer als onderwerp van de e-mail staat ingevuld:

Er is een reservering gemaakt voor [kenteken] bij [vestiging]

dan krijgt de e-mail het volgende onderwerp:

Er is een reservering gemaakt voor 01-DEF-2 bij De Garage

Welke begeleidende tekst moet er in het e-mailbericht komen te staan dat er als bevestiging naar de aanvrager wordt verzonden?

In dit veld staat de tekst van de e-mail die naar de klant gestuurd wordt.
De volgende tags zijn beschikbaar om de e-mail naar eigen wens op te stellen:

[aanhef]	de tekst die de klant heeft ingevoerd bij Aanhef
[voornaam]	de tekst die de klant heeft ingevoerd bij Voornaam
[naam]	de tekst die de klant heeft ingevoerd bij Naam
[datum]	de datum van het afspraakverzoek
[email]	het e-mailadres dat de klant heeft ingevoerd
[telefoonnummer]	het telefoonnummer dat de klant heeft ingevoerd
[kenteken]	het kenteken dat de klant heeft ingevoerd
[merk]	het merk van het ingevoerde kenteken
[vestiging]	de naam van de vestiging. Deze staat ingevuld in het menu Vestigingsinformatie

Onder deze tekst komt automatisch de vestigingsinformatie, de klantgegevens, afspraakdatum, voertuiggegevens en de gekozen werkzaamheden te staan.

Welke tekst moet er in het e-mailbericht komen te staan dat er naar de werkplaats wordt verzonden?

De tekst in dit veld wordt gebruikt voor de e-mail naar de werkplaatsreceptie wanneer er een afspraakverzoek wordt gemaakt door een klant. Hierbij kunnen dezelfde tags worden gebruikt als bij de e-mail naar de klant. Ook bij deze e-mail komt onderaan de vestigingsinformatie, de klantgegevens, afspraakdatum, voertuiggegevens en de gekozen werkzaamheden te staan.

Welke voorwaarden tekst moet er in het e-mailbericht komen te staan?

De tekst die hier is ingevoerd komt onderaan de e-mail die naar de klant gestuurd wordt in een extra kopje Voorwaarden te staan.

Opmaak

Plan-IT Online heeft twee ingebouwde sjablonen. Het sjabloon kan worden ingesteld bij Globale instellingen → E-mail style keuze.

Style1 is een eenvoudige tekst opmaak
Style2 gebruikt afbeeldingen en pictogrammen

Link HTML e-mail template

Om ook de opmaak van de e-mail aan te passen is het mogelijk om een HTML-sjabloon te gebruiken.
Hierdoor kan de e-mail aangepast worden aan de huisstijl. Vul hier het webadres van het HTML-sjabloon in.
Per vestiging kan een ander HTML-bestand ingesteld worden, zodat de opmaak van de e-mail per vestiging verschillend is.

Er zijn meerdere tags beschikbaar die in het HTML-bestand kunnen worden gebruikt. Deze tags worden door Plan-IT Online vervangen door de juiste tekst.

<%bodytext%>	De tekst die ingevuld is bij “Welke begeleidende tekst moet er in het e-mailbericht komen te staan dat er als bevestiging naar de aanvrager wordt verzonden?”
<%bodyappointment%>	De vestigingsinformatie en de datum met tijdstip van de afspraak
<%bodyactivities%>	De werkzaamheden die de klant heeft gekozen
<%bodycontactinfo%>	De contactgegevens van de klant
<%bodycarinfo%>	De voertuiggegevens van de klant
<%bodyreplacementcar%>	Het vervangend vervoer dat de klant heeft gekozen
<%bodyremarks%>	Eventuele opmerkingen die de klant heeft ingevuld
<%bodyconditions%>	De tekst die ingevuld is bij “Welke voorwaarden tekst moet er in het e-mailbericht komen te staan?”
<%bodyopeninghours%>	De openingstijden die zijn ingevuld bij de vestigingsinformatie

De maker van uw website kan u helpen om een passend sjabloon te maken.

E-mailadressen

Naar welke e-mailadressen moet de werkplaatsafspraak verstuurd worden?

Vul hier de e-mailadressen in waar de berichten over de reserveringen naar toe gestuurd moeten worden. Het is mogelijk om hier meerdere e-mailadressen in te vullen. Hierdoor kan bijvoorbeeld de receptie én de werkplaats een e-mail krijgen als er een afspraak wordt gepland. Zet tussen de verschillende e-mailadressen een puntkomma.

Het eerste e-mailadres wordt ook gebruikt als antwoordadres voor de afspraakbevestiging naar de klant. Zorg dus dat hier een e-mailadres staat waarop de klant u kunt bereiken.

Als er merken aan de Online planner zijn gekoppeld dan is het mogelijk om per merk een ander e-mailadres te gebruiken.

Als hier nog geen merken zichtbaar zijn, stuur dan een e-mail naar contact@plan-it.nl met een lijstje welke merken aan welke vestiging moeten worden toegevoegd.

E-mail versturen

Indien er geen e-mail naar de vestiging gestuurd hoeft te worden kan dat hier uitgezet worden.

Geef wel een e-mailadres op in het veld hierboven om de reacties op de afspraakbevestigingen van de klanten op het juiste e-mailadres binnen te krijgen.

E-mail versturen klant

Indien er geen e-mail naar de klant gestuurd hoeft te worden kan dat hier uitgezet worden.

Question 20

Hoe maak ik automatisch met Plan-IT Online een werkorder aan in Autoline?

Accepted Answer

Er kan een koppeling worden ingesteld tussen Plan-IT Online en Autoline.
Wanneer een klant een afspraak maakt in Plan-IT Online, wordt daarmee automatisch een werkorder aangemaakt in Autoline.

Voorwaarde is wel dat de gegevens die de klant invult bij het maken van de afspraak (kenteken & e-mailadres of telefoonnummer) behoren tot een bestaande klant in Autoline. Wanneer er gegevens worden ingevuld die niet bij een bestaande klant in Autoline horen, kan er geen automatische werkorder worden gemaakt.

Volg onderstaande stappen om dit in te stellen.

Koppeling aanzetten

Vraag eerst bij Keyloop toegang voor de Keyloop API aan.
Van Keyloop ontvang je een EnterpriseId en per vestiging een StoreId.

Neem vervolgens contact op met Plan-IT om de koppeling in Plan-IT Online aan te laten zetten.
Hiervoor heeft Plan-IT de Keyloop EnerpriseId en StoreId’s nodig.

Arbeidscodes en menucodes invullen

Vervolgens vul je in de Plan-IT Online beheer omgeving bij de werkzaamheden de gewenste arbeidscodes of menu codes in, die op de Autoline werkorder gezet moeten worden wanneer een klant deze werkzaamheden selecteert bij het maken van een afspraak in de werkplaatsplanner.

Met een menucode kun je in Autoline een set aan regels definiëren die bij een bepaalde werkzaamheid op de werkorder gezet moeten worden. Door de menucode in Plan-IT Online in te geven zullen ook alle regels worden aangemaakt in de werkorder die bij de menucode in Autoline horen.

Ga naar de werkzaamheid waar een arbeidscode of menucode aan gekoppeld moet worden.
Zet helemaal linksonder in het veld DmsCode de gewenste code uit Autoline:

Zet voor een arbeidscode L_ (Labor) en voor een menucode M_
Er kunnen ook meerdere codes worden ingevuld door deze te scheiden met een puntkomma ;

Vul ten slotte bij elke werkzaamheid waar een DMScode is ingevuld ook in het veld Tijdsduur in hoeveel minuten Plan-IT Online voor die werkzaamheid in de Autoline werkorder moet zetten.

Afspraak gegevens

Wanneer er een online afspraak wordt gemaakt door een klant waarbij werkzaamheden zijn gekozen waar een arbeidscode of menucode zijn ingevuld, probeert Plan-IT Online een Autoline werkorder te maken. In de afspraakbevestiging die naar de dealer wordt gestuurd zal ook bij de extra informatie worden aangegeven om welke DMS-codes het gaat:

In de automatisch aangemaakte werkorder in Autoline komt de Plan-IT Online werkzaamheid te staan

Foutmeldingen

Er wordt een e-mail gestuurd naar het e-mailadres dat in Plan-IT Online is ingesteld bij de Plan-IT Online vestiging, met de informatie of het wel of niet is gelukt om een Autoline werkorder aan te maken.

Wanneer het niet is gelukt om een Autoline werkorder aan te maken, staat in deze e-mail ook de reden waarom het niet is gelukt. Plan-IT Online ontvangt de reden vanuit de API van Keyloop, bijvoorbeeld:

Afspraak aanmaken niet gelukt id [12345678] voor Autoline. Error: Vehicle with registrationnumber [XX-123-X] not found!

Of

Afspraak aanmaken niet gelukt id: [12345678] voor Autoline. Error: Customer with e-mail [contact@plan-it.nl] or phonenumber [+31852362500] not found!

Het kan voorkomen dat een werkorder verder in de toekomst wordt gepland dan 90 dagen, er wordt dan deze melding weergegeven:

“Not possible to update appointment date with a date later than 90 days after today”

In de systeeminstellingen van Autoline kan het aantal dagen worden vergroot tot maximaal 255 dagen. Deze instelling staat standaard op 90:

Urenverantwoording > XX Filiaal > Menu - Systeemfuncties > Systeemparameters > Kort/lang bereik: Lang op 255 zetten (maximale)

Demonstratie

In onderstaande video ziet u een demonstratie hoe dit proces stap voor stap werkt:

Question 21

Hoe stel ik een koppeling met Sharebox in?

Accepted Answer

Vanaf Plan-IT Werkplaats versie 7.191.3604 (04-01-2024) is er een koppeling tussen Plan-IT Werkplaats en Sharebox.

Volg onderstaande stappen in om de koppeling in te stellen.

Let op: Voorwaarde om de koppeling met Sharebox te kunnen gebruiken, is dat er vanuit Plan-IT Werkplaats afspraakbevestiging e-mails worden verstuurd met een eigen HTML Sjabloon.

Klik in Plan-IT Werkplaats op Systeem, en selecteer de optie Systeem instellingen.
Klik bovenaan op het tabblad Koppelingen, en klik vervolgens helemaal rechts op het tabblad Sharebox.
Vink de optie Sharebox aanzetten aan, en vul de gegevens in die je hebt ontvangen van Sharebox.
Neem contact op met Sharebox als je deze gegevens nog niet hebt.
Klik ten slotte rechts beneden op de knop Opslaan om de wijzigingen toe te passen.
In het werkorder venster staat nu een Sharebox optie die kan worden aangevinkt.
Vervolgens moet de HTML Sjabloon voor afspraakbevestigingen worden gewijzigd.

Open het HTML bestand en zet de tag {sharebox} op een nieuwe lege regel.
De tekst die achter deze tag op dezelfde regel wordt gezet, komt in de afspraakbevestiging mail naar de klant te staan, wanneer bij een werkorder de Sharebox optie is aangevinkt.

Met de tag [sharebox] wordt in de e-mail een link gegenereerd waarmee de klant naar de Sharebox website kan gaan.

Bekijk hier de video:

Question 22

Hoe verplaats ik automatisch een VPS receptionist mee met een werkorder?

Accepted Answer

Het is mogelijk om in Plan-IT Werkplaats, wanneer de VPS optie aan staat, de receptionist in een werkorder automatisch te wijzigen bij het verplaatsen van de werkorder naar een andere werknemer.
Volg onderstaande stappen om dit in te stellen.

VPS aanzetten

Klik bovenaan in de menubalk op Systeem en selecteer de optie Systeem instellingen
Klik op het tabblad Koppelingen
Zet een vinkje bij de optie VPS aanzetten
Klik vervolgens rechts beneden op de knop Opslaan

Receptionisten controleren of toevoegen

Klik vervolgens bovenaan in de menubalk op Bestand en selecteer de optie Receptie
Klik in het veld Gebruiker op de knop om het overzicht van alle receptionisten te openen

Noteer van elke receptionist die je wilt koppelen aan een werknemer de naam die staat in de kolom Gebruiker

Klik rechts beneden op de knop Annuleren om het overzicht te sluiten
Vul indien gewenst de lege velden in om een nieuwe gebruiker toe te voegen. Klik anders weer op de knop
Annuleren om het Receptie venster te sluiten

Receptionisten koppelen aan de werknemers

Klik nu met de rechtermuisknop op een werknemer in de kolom links van het planbord, en selecteer de optie Werknemer
In het Werknemer venster staat onderaan een veld Personeel nr. Vul daar de naam in van de receptionist die je aan deze werknemer wilt koppelen

Klik onderaan op de knop Opslaan en herhaal deze stappen bij elke werknemer waaraan je een receptionist wilt koppelen

In de praktijk

Wanneer je nu een bestaande werkorder verplaatst naar een werknemer waarbij op de bovenstaande manier een receptionist is gekoppeld, dan wordt in de werkorder de bestaande receptionist automatisch vervangen voor de gekoppelde receptionist.
Ook wanneer er in de werkorder oorspronkelijk geen receptionist is ingevuld, wordt bij het verplaatsen van de werkorder naar een werknemer waaraan een receptionist is gekoppeld, de gekoppelde receptionist in de werkorder ingevuld.

Question 23

Hoe stuur ik WhatsApp berichten met Plan-IT Werkplaats?

Accepted Answer

Plan-IT Werkplaats heeft de mogelijkheid om berichten naar klanten te sturen via WhatsApp.

Vanaf versie 7.191.3604 is er een koppeling met SaySimple. Hiermee kan direct vanaf een werkorder een chatgesprek gestart worden. Voor oudere versies van Plan-IT Werkplaats kan via ADIMIT een bericht gestuurd worden.

SaySimple

Klik in Plan-IT werkplaats op Systeem, en selecteer de optie Systeem instellingen.
Klik bovenaan op het tabblad Koppelingen, en klik vervolgens op het tabblad Saysimple.
Vink de optie Saysimple conversatie starten aanzetten aan, en vul bij URL en Channel de gegevens in die je van Saysimple hebt ontvangen.
Klik ten slotte rechts beneden op de knop Opslaan om de wijzigingen toe te passen.

Als er nu met de rechtermuisknop op een werkorder wordt geklikt, is de keuze Whatsapp gesprek starten zichtbaar.

ADIMIT

Hierbij gaat het om afspraakherinneringen, en berichten wanneer de auto klaar is.

Om dit goed te laten werken moeten de berichten in Plan-IT Werkplaats in de SMS module op de volgende manier worden ingesteld:

Soort	Tekst
Auto Klaar	"templatename": "planit_auto_klaar","customername": "[KLANT]","registration": "[KENTEKEN]","serviceadvisor": "[RECEPTION]","closingtime":"[CLOSINGTIME]"
Herinnering tijd gebonden	"templatename": "planit_herinnering_tijd","customername": "[KLANT]","registration": "[KENTEKEN]","serviceadvisor": "[RECEPTION]","date":"[DATUM]","time":"[TIME]","closingtime":"[CLOSINGTIME]"
Herinnering	"templatename": "planit_herinnering","customername": "[KLANT]","registration": "[KENTEKEN]","serviceadvisor": "[RECEPTION]","closingtime":"[CLOSINGTIME]"
Herinnering auto halen	"templatename": "planit_herinnering_halen","customername": "[KLANT]","registration": "[KENTEKEN]","serviceadvisor": "[RECEPTION]","date":"[DATUM]","time":"[TIME]","closingtime":"[CLOSINGTIME]"
Herinnering auto brengen	"templatename": "planit_herinnering_brengen","customername": "[KLANT]","registration": "[KENTEKEN]","serviceadvisor": "[RECEPTION]","date":"[DATUM]","time":"[TIME]","closingtime":"[CLOSINGTIME]"
Herinnering auto wachter	"templatename": "planit_herinnering_wachter","customername": "[KLANT]","registration": "[KENTEKEN]","serviceadvisor": "[RECEPTION]","date":"[DATUM]","time":"[TIME]","closingtime":"[CLOSINGTIME]"
Losse SMS tekst	"templatename": "planit_losse_sms","customername": "[KLANT]","registration": "[KENTEKEN]","serviceadvisor": "[RECEPTION]","text":"Neem even contact op"

Question 24

Hoe voeg ik het plan-it-online.com SPF-record toe?

Accepted Answer

Om vanuit Plan-IT Online, Plan-IT Proefrit Web, en Plan-IT Core e-mailberichten (afspraakbevestigingen) naar klanten te kunnen sturen, moet Plan-IT worden toegevoegd in het SPF-record van de mailserver. Hiermee geef je de mailserver aan dat Plan-IT toestemming heeft om namens jouw organisatie e-mails naar klanten te mogen sturen.

Om Plan-IT deze toestemming te geven, voeg je het volgende toe aan het SPF-record: include:spf.plan-it-online.com

Bijvoorbeeld:

v=spf1 include:spf.plan-it-online.com -all

Het is ook mogelijk om in Plan-IT Online een DKIM-record toe te voegen.
Kijk voor de instructies hoe dat moet op deze pagina.

Question 25

Hoe maak ik een vraag bij een werkzaamheid in Plan-IT Online?

Accepted Answer

In Plan-IT Online kunnen vragen worden toegevoegd, om klanten bij de gewenste werkzaamheden om extra informatie te vragen.
Hiermee kan bijvoorbeeld bij een reparatie werkzaamheid gevraagd worden wat er precies gerepareerd moet worden.

Er kunnen open vragen of meerkeuze vragen worden toegevoegd
Bij open vragen kunnen klanten in een tekstveld extra informatie intypen, en bij meerkeuze vragen kunnen klanten een antwoord selecteren uit meerdere ingegeven vaste antwoorden

Vragen toevoegen

Volg onderstaande stappen om vragen toe te voegen:

Log in op je Plan-IT Online account en klik links beneden op Vragen
Klik op Overzicht om bestaande vragen te zien en te wijzigen, of klik op Nieuw om een nieuwe vraag toe te voegen

Open vraag toevoegen

Selecteer bij een nieuwe vraag toevoegen in het veld Type dat het gaat om een Open vraag
Vul in het veld Naam een korte omschrijving in voor de vraag
Vul in het veld Vraag in welke vraag de klant te zien krijgt
Klik rechts beneden op de knop Opslaan om de nieuwe vraag toe te voegen
Na het opslaan kan in het veld Volgende vraag een eventuele vervolgvraag worden geselecteerd, die wordt getoond nadat de klant de huidige vraag heeft beantwoord.

Meerkeuze vraag toevoegen

Selecteer bij een nieuwe vraag toevoegen in het veld Type dat het gaat om een Meerkeuze vraag
Vul in het veld Naam een korte omschrijving in voor de vraag
Vul in het veld Vraag in welke vraag de klant te zien krijgt
Klik rechts beneden op de knop Opslaan om de nieuwe vraag toe te voegen
Vul na het opslaan in het veld Antwoord een eerste meerkeuze antwoord in en klik op de knop Opslaan
Er verschijnt een tweede veld Antwoord waar een tweede meerkeuze antwoord kan worden ingevuld. Herhaal dit tot alle gewenste antwoorden zijn toegevoegd.
Bij elk meerkeuze antwoord kan indien gewenst in het veld Volgende vraag een vervolgvraag worden ingesteld.

Vervolgvragen toevoegen

Een vervolgvraag aan een antwoord koppelen kan op twee manieren:

Selecteer een bestaande vraag als vervolgvraag in het drop-down menu rechts van het antwoordveld
Of klik rechts op de knop Toevoegen om een nieuwe vraag als vervolgvraag toe te voegen

Een vervolgvraag mag een ander type vraag zijn dan de eerste vraag. Er kan dus bij een meerkeuze vraag een open vraag als vervolgvraag worden ingesteld, of een meerkeuze vraag als vervolgvraag op een open vraag.

Om aan een bestaande vraag een vervolgvraag toe te voegen, ga je eerst naar het Overzicht.
Dubbelklik vervolgens op de vraag waarbij je een vervolgvraag wilt toevoegen.
Klik rechts beneden op de knop Opslaan om naar de antwoorden te gaan.
Selecteer nu een bestaande vraag in het drop-down menu of klik op de knop Toevoegen om een nieuwe vraag als vervolgvraag aan te maken.

Vragen koppelen aan werkzaamheden

Koppel de toegevoegde vragen nu aan de gewenste werkzaamheden. De vraag komt dan tevoorschijn wanneer de klant de betreffende werkzaamheid heeft geselecteerd.

Klik links in het menu op de optie Werkzaamheden
Klik op Overzicht om alle werkzaamheden in een lijst onder elkaar te zien
Dubbelklik op de werkzaamheid waar je een vraag aan wilt koppelen
Onderaan bij alle opties van de werkzaamheid staat het veld Vraag. Klik herop om in een drop-down veld de gewenste vraag te selecteren om aan deze werkzaamheid te koppelen, en klik op Opslaan

Koppel op deze manier vragen aan de gewenste werkzaamheden.
Er kunnen op deze manier ook aan meerdere werkzaamheden dezelfde vraag worden gekoppeld.

Hoe dit eruit ziet

Nadat een klant in de Plan-IT Online werkplaatsplanner een kenteken en kilometer stand heeft ingevoerd, en eventueel een vestiging heeft gekozen als er sprake is van meerdere vestigingen, komt de lijst met werkzaamheden in beeld.
Wanneer een klant een werkzaamheid selecteert waar een vraag aan is gekoppeld, verschijnt onder de werkzaamheid de gekoppelde vraag:

De klant is verplicht om een antwoord te selecteren voordat er naar de volgende stap kan worden gegaan.
Als er een vervolgvraag is gekoppeld aan het antwoord dat de klant kiest, zal die vervolg vraag worden getoond nadat de klant dat antwoord heeft geselecteerd en bevestigd:

Na het selecteren van een meerkeuze antwoord moet de klant op de knop Volgende klikken om naar de vervolgvraag te gaan.
Bij de laatste vervolgvraag staat de knop Klaar waarmee de klant de antwoorden kan bevestigen.
Pas wanneer dat gebeurd is kan de klant naar de volgende stap in de werkplaatsplanner.

Question 26

Hoe stel ik Google Analytics 4 in?

Accepted Answer

Op 1 juli 2023 is Google gestopt met Google Analytics 3 (Universal Analytics) en is alleen nog de opvolger Google Analytics 4 te gebruiken. Volg onderstaande stappen om dit in Plan-IT Online in te stellen.

Om voor de gehele Plan-IT Online omgeving Google Analytics 4 in te stellen:

Klik in de Plan-IT Online beheeromgeving in het menu links op Globale instellingen
Helemaal onderaan staat een veld om een Google Analytics 4 code in te kunnen voeren

Hiermee kan meteen vanaf de eerste stap van de werkplaatsplanner worden gemeten

Het is ook mogelijk om per Plan-IT Online filiaal metingen te doen:

Selecteer in Plan-IT Online linksboven het filiaal waarin je Google Analytics 4 wilt instellen
Klik vervolgens in het menu links naar Vestigingsinformatie
Helemaal onderaan staat een veld om voor het huidige Plan-IT Online filiaal een Google Analytics 4 code in te kunnen voeren

Belangrijk is dat het Measurement ID gebruikt wordt van Google Analytics, niet het Property ID.
Het formaat is G-**********.

Het Measurement ID is te vinden in je Google Analytics omgeving:

Klik op de Plan-IT Online stream om deze te openen. Het Measurement ID staat bovenaan rechts vermeld:

Het instellen van Enhanced Measurement kan nog invloed hebben op het meten van de gegevens.

We hebben per pagina page_views gedefinieerd, deze zijn te zien door te gaan naar Reports > Engagement > Pages and Screens:

De page_views die gedefinieerd zijn:

FillCarInformation / FillBicycleInformation
SelectEstablishment
SelectJobs
SelectDateAndTime
FillContactInformation
AppointmentConfirmed

btn_click events

Ook hebben we btn_click events toegevoegd om zo het klikken van de knoppen te kunnen monitoren.

De lijst van namen (btn_name) van de buttons zijn:

ButtonNextGoToSelectEstablishment
ButtonNextGoToSelectJobs
ButtonNextGoToSelectDateAndTime
ButtonNextGoToFillContactInformation
ButtonNextGoToConfirmAppointment

“Vorige” buttons hebben de volgende namen (btn_name):

ButtonBackToFillCarInformation / ButtonBackToFillBikeInformation
ButtonBackToSelectEstablishment
ButtonBackToSelectJobs
ButtonBackToSelectDateAndTime

Ook de buttons in het menu worden gemeten:

MenuGoToFillCarInformation / MenuGoToFillBikeInformation
MenuGoToSelectEstablishment
MenuGoToSelectJobs
MenuGoToSelectDateAndTime
MenuGoToFillContactInformation

Dit is in Google Analytics te zien door te gaan naar: Reports > Engagement > Events

Klik vervolgens onder Event name op btn_click

Question 27

Hoe stel ik in Plan-IT Werkplaats een vrije dag in met een eigen reden?

Accepted Answer

Vrije dag toevoegen

In Plan-IT Werkplaats kun je een vrije dag bij een werknemer inplannen door met de rechtermuisknop te klikken bij een werknemer op een bepaalde dag, en de optie Gedeelte dag Vrij of Hele dag Vrij te selecteren.

Het verschil tussen deze twee opties is dat bij een Hele dag Vrij als begintijd de Begintijd van het planbord wordt gehanteerd, en bij Gedeelte dag Vrij wordt als begintijd gehanteerd waar de Plan-IT gebruiker met de rechtermuis heeft geklikt.

Dus wanneer je bij een werknemer op een bepaalde dag om 11:00 met de rechtermuisknop klikt, en de optie Gedeelte dag Vrij kiest, dan opent het Vrij geven pop-up venster met als begintijd 11:00. De Eindtijd van de vrije dag kan dan nog naar voorkeur worden ingevoerd.

Selecteer ook de Reden van de vrije dag. Deze Reden komt als omschrijving op de vrije dag te staan op het planbord.

Eigen Reden en Reservering kleur toevoegen

Vrije dagen hebben allemaal dezelfde standaard kleur voor afwezigheid. En de lijst met redenen is een standaard lijst met redenen. Maar het is ook mogelijk om een eigen lijst met redenen samen te stellen, en elke vrije dagen reden een eigen kleur te geven. Bijvoorbeeld als een monteur ziek is, om deze vrije dagen dan een eigen kleur te geven die makkelijk te herkennen is en meteen opvalt. Door een eigen lijst met redenen in te stellen, komt de standaard lijst te vervallen.

Volg onderstaande stappen om zelf redenen met een eigen kleur in te stellen:

Ga in Plan-IT Werkplaats in de menubalk bovenaan naar Systeem, en selecteer de optie Systeem instellingen.
Ga naar het tabblad Systeem.
Zet een vinkje bij de optie Zelf vrije dagen teksten kunnen beheren.
Klik vervolgens op de knop Vrije dagen database.
Het pop-up venster Vrije dagen tekst Beheer verschijnt. Vul onderaan in het veld Vrije dag de gewenste reden in.
Klik in het veld Kleur op de knop en selecteer de gewenste kleur voor deze vrije dag. Klik vervolgens op de knop OK.
Klik vervolgens op de knop Opslaan om deze vrije dag toe te voegen. Voeg op deze manier alle gewenste redenen toe. Klik ten slotte op de knop Sluiten om dit pop-up venster weer te sluiten.

Wanneer nu een nieuwe vrije dag wordt toegevoegd, staan in het veld Reden de eigen ingestelde redenen.
Een vrije dag die wordt opgeslagen met een eigen reden, wordt in de gekozen kleur getoond op het planbord.
Een vrije dag met een eigen reden zonder een ingestelde kleur, wordt op het planbord getoond in de standaard afwezigheid kleur.

Question 28

Hoe stel ik de koppeling met Movelo in?

Accepted Answer

Vanaf Plan-IT Werkplaats versie 7.191.2927 (25-11-2022) is het mogelijk om te koppelen met Movelo voor e-bikes als vervangend vervoer.

Volg onderstaande stappen om de koppeling te gebruiken:

Koppeling activeren

Ga in Plan-IT Werkplaats in de menubalk bovenaan op de optie Systeem en selecteer de optie Systeem instellingen
Ga naar het tabblad Koppelingen, en klik in de tweede rij tabbladen helemaal rechts op het tabblad Movelo
Vink de optie Movelo koppeling aan
Vul in de velden de gegevens in die je van Movelo heeft ontvangen, en klik ten slotte rechtsonder op de knop Opslaan

Movelo Vervangend vervoer optie aanmaken

Ga bovenaan in de menubalk naar de optie Bestand en selecteer de optie Vervangend vervoer
Plaats een vinkje in het vakje bij de optie Fiets
Voer een Type en Kenmerk in voor de Movelo e-bike. Kenmerk wordt gebruikt als de naam van de fiets, Type komt als beschrijving onder het Kenmerk te staan.
Plaats ook beneden een vinkje bij de optie Movelo
Klik onderaan op de knop Opslaan

Movelo e-bike als vervangend vervoer optie selecteren in een Plan-IT Werkorder

Maak een nieuwe werkorder aan of open een bestaande werkorder
Plaats onderaan in de werkorder een vinkje bij de optie Vervangend vervoer
Klik op de knop met de drie puntjes om het venster met de beschikbare vervangend vervoer opties te openen, en selecteer de Movelo e-bike optie, en klik op de knop Ok
Er verschijnt kort een pop-up venster dat Plan-IT Werkplaats gegevens doorstuurt naar Movelo. Wanneer deze weer is verdwenen kan de werkorder worden opgeslagen.

In de logging van de werkorder komt een regel te staan dat de Movelo reservering is aangemaakt.
Deze reservering is ook meteen terug te zien in Movelo zelf.

Wanneer de werkorder wordt verplaatst naar een andere datum, wordt deze wijziging ook automatisch doorgegeven naar Movelo.

Bekijk onderstaande video om te bekijken hoe alle bovenstaande stappen in Plan-IT Werkplaats uitgevoerd moeten worden:

Question 29

Hoe stuur ik in Plan-IT Werkplaats een prijsopgave uit iDas mee met een afspraakbevestiging?

Accepted Answer

Vanaf Plan-IT Werkplaats versie 7.191.3086 (6 maart 2023) is het mogelijk om met de iDas Webservice koppeling een prijsopgave uit iDas automatisch met de afspraakbevestigingsmail vanuit Plan-IT Werkplaats als bijlage mee te sturen naar een klant. Volg onderstaande instructies om dit te activeren:

Maak eerst (of je systeembeheerder) in de Plan-IT map een nieuwe map aan met de naam Plan-IT∖Export. Als deze map Export niet bestaat, werkt het sturen van de prijsopgave niet.
Ga vervolgens in Plan-IT Werkplaats in de menubalk bovenaan op de optie Systeem en selecteer de optie Systeem instellingen

Ga naar het tabblad Koppelingen, en in de tweede rij tabbladen naar DMS
Ga onderaan naar het tabblad iDas API
Zet een vinkje bij de optie Prijsopgave als bijlage in afspraakbevestiging meesturen als PDF en klik op rechtsonder op de knop Opslaan

Wanneer er nu voor een werkorder een afspraakbevestigingsmail wordt gestuurd, toont Plan-IT Werkplaats een pop-up venster met de vraag of ook de prijsopgave moet worden meegestuurd.

Klik op de knop Ja om de prijsopgave die bij deze werkorder hoort als PDF bijlage mee te sturen met de afspraakbevestigingsmail vanuit Plan-IT Werkplaats.

Klik alleen op ja wanneer u zeker weet dat de prijsopgave in iDas 100% correct is.

Question 30

Welke mogelijkheden heeft het Maintenance programma?

Accepted Answer

Het maintenance programma is een onderdeel van Plan-IT Werkplaats met een aantal handige opties. In dit document beschrijven we elke optie die dit programma bevat.

Klik op 1 van de volgende links om meteen naar dat onderdeel te gaan:

Delete workorders without related Mechanic
Initialise capacity online Module
Import Exceptionlist Mobile number for SMS
Import Exeptionlist E-mail for appointment confirmation
Delete Workorderlines without workorder
Delete e-mail from Plan-IT
Cleanup all data older than
Delete Mobile Phone number from Plan-IT
Check logins for Plan-IT Online
Recalculate capacity

Maintenance openen

Om het maintenance programma te openen, ga je naar de Plan-IT Werkplaats map. Wanneer je niet weet wat de locatie van deze map is, vraag dit dan aan je systeembeheerder.

In de Plan-IT∖Programs map staat het bestand Maintenance.exe. Dubbelklik hierop om het programma te openen. Het beginscherm verschijnt met alle beschikbare opties:

Let op: Maak een kopie van de Plan-IT Werkplaats map als reserve kopie voordat je iets met het maintenance programma gaat verwijderen.
Indien je per ongeluk teveel informatie verwijdert, kan dit later nog in de reserve kopie terug gevonden worden.
Neem bij twijfel telefonisch contact met ons op voordat je verder gaat.

Hieronder volgt een beschrijving wat elke optie precies doet.

Sommige opties kunnen ook in een snelkoppeling met parameters ingesteld worden, en zo direct gestart worden door die snelkoppeling uit te voeren. Of de optie kan met de parameters in de Windows Taakplanner worden ingesteld.

Delete workorders without related Mechanic

Wanneer een monteur wordt verwijderd in Plan-IT Werkplaats, dan bestaat deze niet meer in het systeem. Alle werkorders die bij deze monteur gepland stonden zijn niet meer zichtbaar op het planbord, maar staan nog wel in de Plan-IT Werkplaats database.

Je kunt deze werkorders in Plan-IT Werkplaats opzoeken en bij een andere monteur plaatsen. Maar je kunt met deze optie ook al deze werkorders uit de database verwijderen. Het gaat hierbij om alleen werkorders in het verleden, omdat er in Plan-IT Werkplaats een beveiliging zit dat een monteur met werkorders die in de toekomst staan gepland, niet verwijderd kan worden.

Met deze functie hou je dus je database opgeschoond.

Deze optie kun je direct starten met parameter 1 (dus maintenance.exe 1)
Wanneer je maar in 1 vestiging de werkorders wilt verwijderen, kun je het externe nummer van die specifieke vestiging als extra parameter ingeven. Dan zou je bijv. als het extern nummer 10 is maintenance.exe 1 10 krijgen.

Initialise capacity online Module

Deze optie stuurt de huidige bezetting van alle vestigingen in Plan-IT Werkplaats naar Plan-IT Online.
Er wordt altijd het aantal maanden overgestuurd dat bij elk e vestiging staat ingesteld bij het Online Module tabblad in de Systeem instellingen.

Ook deze optie kun je met een parameter starten. Maintenance.exe 2 (theoretisch zou je dit voor 1 filiaal kunnen doen door ook weer het externe nummer mee te geven Maintence.exe 2 10 maar beter is het om altijd alle filialen over te sturen.

Import Exceptionlist Mobile number for SMS

Het is met deze optie mogelijk om mobiele telefoonnummers toe te voegen aan een exceptielijst met telefoonnummers waar geen SMS berichten naartoe gestuurd moeten worden. (omdat de klant bijv. heeft aangegeven dat ze dit niet meer willen).

Je kunt deze lijst importeren in Plan-IT Werkplaats, en dan zal naar dat telefoonnummer nooit meer een SMS bericht gestuurd worden, ook niet wanneer in de werkorder is ingesteld dat er wel een SMS bericht gestuurd moet worden.

Een mobiel telefoonnummer op deze exceptielijst zetten is dus een extra beveiliging, zodat er toch niet per ongeluk een SMS bericht gestuurd worden tegen de wens van een klant.

Om 1 of meerdere mobiele telefoonnummers aan de exceptielijst toe te voegen, maak je een tekstdocument met de naam Mobile.csv. Zet hierin elk mobiel telefoonnummer dat aan de exceptielijst moet worden toegevoegd op een nieuwe regel. Sla het document op in de map Plan-IT∖Import. Wanneer deze Import map nog niet bestaan in de Plan-IT map, maak deze dan handmatig aan.

Wanneer het tekstdocument met de mobiele telefoonnummers in de map Plan-IT∖Import staat, klik je in het Maintenance.exe programma op de knop om de telefoonnummers te importeren.

Import Exceptionlist E-mail for appointment confirmation

Net als met mobiele telefoonnummers op een exceptielijst zetten om te zorgen dat er geen berichten meer naartoe gestuurd worden, kan dit ook met e-mail adressen gedaan worden.

Zet ook voor deze optie een tekstdocument in de map Plan-IT∖Import maar dan met de naam Email.csv en zet hierin elk e-mail adres dat op de exceptielijst moet worden toegevoegd op een nieuwe regel.

Wanneer het tekstdocument met de e-mail adressen in de map Plan-IT∖Import staat, klik je in het Maintenance.exe programma op de knop om de e-mail adressen te importeren.

Delete Workorderlines without workorder

Werkorders en bewerkingen worden in Plan-IT Werkplaats in aparte database bestanden opgeslagen. Wanneer een werkorder uit Plan-IT Werkplaats wordt verwijderd, worden de gegevens uit beide database bestanden verwijderd. Dit gaat echter niet altijd goed, soms blijven de bewerkingen staan, met een verwijzing naar het oorspronkelijke werkorder nummer.

Wanneer dat oorspronkelijke werkorder nummer dan ooit opnieuw wordt gebruikt in Plan-IT Werkplaats voor een nieuwe werkorder, en de bewerkingen met een verwijzing naar dat werkorder nummer bestaan nog in de database, dan worden die oude bewerkingen op de nieuwe werkorder erbij gezet, waardoor de werkorder ook een langere tijdsduur krijgt dan bedoeld.

Mocht je hier ooit last van hebben in Plan-IT Werkplaats, dan kunnen met deze optie die bewerkingen zonder een werkorder alsnog uit de database verwijderd worden.

Delete e-mail from Plan-IT

Gebruik deze optie om een e-mail adres uit heel Plan-IT Werkplaats te verwijderen wanneer deze is gekoppeld aan een verkeerd kenteken of verkeerde klantnaam.

Cleanup all data older than

Met deze optie verwijder je alle data ouder dan het aantal dagen wat je ingeeft. Deze kun je ook als taak draaien via Maintenance.exe met in de snelkoppeling de parameters 6 0 90 0

Parameter 1 = Dat de cleanup taak gestart wordt
Parameter 2 = Hier geef je het filiaalnummer in (of 0 om de cleanup voor alle filialen uit te voeren)
Parameter 3 = Het aantal dagen in het verleden dat nog wel bewaard moet blijven. Alle data ouder dan het aantal dagen dat hier is ingevoerd wordt verwijderd uit de Plan-IT Werkplaats database.
Parameter 4 = 1 of 0, met waarde 0 komt overal alles wat met de klantgegevens te maken heeft GDPR te staan en de rest wordt verwijderd, met waarde 1 worden de records echt verwijderd uit de database.

Delete Mobile Phone number from Plan-IT

Gebruik deze optie om een mobiel telefoonnummer uit heel Plan-IT Werkplaats te verwijderen.

Check logins for Plan-IT Online

Met deze optie controleert Plan-IT Werkplaats of een Plan-IT Online werkplaatsplanner in meerdere vestigingen is gekoppeld (en dus bezettingsdata van twee vestigingen over elkaar gaan heenzetten, wat niet goed is) Deze check kun je makkelijk zien of het in ieder geval allemaal goed staat in Plan-IT systeeminstellingen.

Recalculate capacity

Met deze knop kun je voor alle monteurs in alle filialen de beschikbare resterende tijd opnieuw laten berekenen. Dit zijn de tijden in de gele blokjes die in de rechter benedenhoek bij de monteurs staat.

Wanneer iemand is vergeten om na een wijziging bij de monteur de herberekening uit te voeren, kloppen deze waardes soms niet meer. Dan kun je hiermee alles opnieuw laten berekenen.

Dit kan ook in een automatische taak draaien. Let er wel op dat deze functie veel tijd in beslag neemt, dus ons advies is om deze taak buiten kantoortijden in te plannen, zodat Plan-IT Werkplaats gebruikers geen overlast ervaren.

Dit kan met Maintenance.exe 7

Question 31

Hoe maak ik een standaard rooster in Plan-IT Werkplaats?

Accepted Answer

Vanaf Plan-IT Werkplaats versie 7.191.2640 (23 augustus 2022) is het mogelijk om standaard roosters te definiëren. Hiermee is het niet meer nodig om elk jaar handmatig voor elke werknemer het rooster te kopiëren en plakken naar het volgende jaar, maar kan hiervoor een automatische taak worden ingepland.

Volg onderstaande stappen om dit in te stellen:

Standaard roosters definiëren

Klik in Plan-IT Werkplaats bovenaan op de optie Systeem, en selecteer de optie Systeem instellingen
Klik in de tweede rij tabbladen op Systeem
Vink de optie Standaard Roosters kunnen ingeven aan, en klik op de knop Roosters beheren

Er verschijnt een nieuw venster met een overzicht van de bestaande roosters. Klik onderaan op de knop Toevoegen

Vul indien gewenst een Code in (optioneel), geef het rooster een Naam, en een Omschrijving. Selecteer bij de optie Filiaal of het rooster voor alle vestigingen gebruikt kan worden, of alleen in de huidige vestiging. Klik ten slotte op de knop Opslaan om het rooster aan te maken.

Het Rooster overzicht venster verschijnt weer, met het nieuw aangemaakte rooster toegevoegd. Klik deze aan om te selecteren, en klik vervolgens onderaan op de knop Rooster, om een rooster te definiëren
Er verschijnt een Rooster venster. Voeg hier de gewenste werktijden toe. Let ook op of de werktijden online beschikbaar moeten zijn, indien de Plan-IT Werkplaats vestiging is gekoppeld aan een Plan-IT Online Op Tijd module. Klik hier voor meer informatie over het toevoegen van roosters voor een Plan-IT Online OP Tijd module.

Wanneer een monteur elke week hetzelfde rooster heeft, hoeft alleen bij Week 1 een rooster toegevoegd te worden. Bij Week 2, 3, en 4 hoeft alleen een rooster te worden toegevoegd wanneer de werknemer wisselende werktijden heeft.

Voorbeeld met elke week hetzelfde rooster:

Voorbeeld afwisselend rooster:

Wanneer het rooster naar wens is toegevoegd, klik dan rechtsonder op de knop Sluiten. Er verschijnt een pop-up venster met de vraag of het rooster bij de volgende run voor alle gekoppelde monteurs opnieuw moet worden gegenereerd

Let op: bij het opnieuw genereren van roosters worden bestaande roosters verwijderd. Eventueel toekomstig gepland overwerk bij de monteurs wordt hiermee verwijderd. Hou hier dus rekening mee wanneer je roosters opnieuw laat genereren!

Klik op de knop Ja om dit rooster in de eerstvolgende run te laten genereren.

Het Rooster overzicht venster verschijnt weer. Door op de knop Logging te klikken wordt een overzicht getoond welke acties er allemaal zijn uitgevoerd in het verleden, met daarbij ook een rundatum en Runtijd. Daarnaast is er ook een overzicht welke acties er nog gepland staan om uitgevoerd te worden de eerstvolgende keer wanneer de roosters.exe wordt gestart. Deze openstaande acties hebben nog geen Rundatum en Runtijd

Klik ten slotte in het Rooster overzicht venster op de knop Sluiten om terug te keren naar het planbord.

Roosters koppelen aan monteurs

Klik op een monteur waar je een standaard rooster aan wilt koppelen met de rechter muisknop, en selecteer in het menu dat verschijnt de optie Werknemer
Klik onderaan in het Werknemer venster op het tabblad Rooster
Klik op de knop Toevoegen om een standaard rooster te selecteren.

Selecteer in het Rooster venster, bij de optie Rooster, het gewenste rooster voor deze werknemer
Vul een Begindatum in, vanaf wanneer het rooster gegenereerd moet worden. Laat de Einddatum bij werknemers in vaste dienst leeg, tenzij bekend is dat deze werknemer tot een bepaalde vastgestelde datum werkt. Klik vervolgens op de knop Opslaan.

Als er nog een ander rooster actief is, verschijnt er een pop-up met de vraag of dit actieve rooster gestopt moet worden.
Klik op de knop Ja om het huidige actieve rooster te stoppen, en om het nieuwe rooster actief te maken.

Er verschijnt een pop-up venster met de vraag of het rooster voor deze monteur opnieuw gegenereerd moet worden bij de volgende run van de roosters.exe. Klik op de knop Ja om dat voor deze monteur toe te voegen.

Rooster run uitvoeren

Ga naar de Plan-IT∖Programs map en dubbelklik op het bestand Roosters.exe om de roosters handmatig te laten genereren.
Dit proces duurt even, afhankelijk van hoeveel roosters er gepland staan om opnieuw te genereren.

Dit programma kan ook in de Windows Taakplanner worden ingesteld om regelmatig automatisch uit te laten voeren.
Hiervoor zijn dan de volgende parameters beschikbaar:

Parameter 1:
0 = De roosters die voor het huidige jaar klaarstaan worden verwerkt.
1 = In de eerste week van januari worden de roosters voor het jaar daarop klaargezet.
Wanneer de volgende dag het Roosters.exe programma nog een keer met deze parameter wordt uitgevoerd, worden de roosters verwerkt.

Parameter 2:
Deze parameter geeft aan of een werkorder zwart gemaakt moet worden (en dus op de verschillenlijst komt) als de kalender zo aangepast wordt dat de werkorder helemaal niet meer zou kunnen binnen de nieuwe kalender.

0 = De optie staat aan. Werkorders worden dus zwart als ze niet kunnen en komen op de verschillenlijst.
1 = De optie staat uit Werkorders blijven gewoon hun normale kleur houden en komen niet op de verschillenlijst.

Parameter 3:
0 = Plan-IT stuurt na een roosterwijzing de bezetting door naar Plan-IT Online
1 = De bezetting wordt niet aan Plan-IT Online doorgegeven.
Gebruik deze optie als de bezetting in een andere taak al wordt doorgegeven, en dus niet dubbel gedaan moet worden.
Bijvoorbeeld als de Maintenance.exe gebruikt wordt om de bezetting door te geven aan de online module.

Question 32

Hoe pas ik de huurovereenkomst van het vervangend vervoer aan in Plan-IT Werkplaats?

Accepted Answer

Algemene toelichting
Bij elke afspraak kan een klant ervoor kiezen om te wachten of voor het wel/niet huren van vervangend vervoer. Indien een klant voor vervangend vervoer kiest, dan kan er automatisch een huurovereenkomst gegenereerd worden in Plan-IT Werkplaats. Hiervoor moet de huurovereenkomst eerst ingesteld worden en daarnaast moet een standaard tekst ingevuld worden via de systeeminstellingen.

Heeft de firma meerdere vestigingen, dan kun je een standaard tekst invullen per vestiging. Zo ben je vrij om je eigen voorwaarden en tekst toe te voegen in de overeenkomst.

Stappenplan
1. Ga bovenaan naar Systeem en klik op Systeeminstellingen.

2. Ga naar tabblad Vervangend Vervoer en dan naar Instellingen.

3. Kies het template nummer bij Keuze vervangend vervoer document. Deze staat standaard ingesteld op Vervangend vervoer overeenkomst 3.

4. Pas de voorwaarden aan naar je keuze en vul je eigen tekst en voorwaarden in het tekstvak onder Vrije tekst op Vervangend vervoer overeenkomst.

5. Klik vervolgens op Opslaan.

Voor het testen en/of checken van een overeenkomst volg je de volgende stappen:

6. Ga naar het planbord van het vervangend vervoer.

7. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op een reservering en klik dan op Afdrukken overeenkomst/reservering.

8. Je krijgt dan een overzicht van het huurovereenkomst te zien. Daarbij kun je de tekst en voorwaarden controleren. Verder kun je de overeenkomst ook afdrukken.

Meerdere templates
Je kunt meerdere templates maken voor vervangend vervoer overeenkomst. Hiervoor kies je voor een andere model via Keuze vervangend vervoer document en vul je een andere tekst in het tekstvak onder Vrije tekst op Vervangend vervoer overeenkomst. Andere instellingen kun je eventueel nog aanpassen. Zodra je klaar bent klik je op Opslaan.

Question 33

Welke opties kan ik bij de werkzaamheden in Plan-IT Online instellen?

Accepted Answer

In Plan-IT Online kunnen bij de werkzaamheden steeds meer opties worden ingesteld:

Op deze pagina geven we een uitleg van de vele opties die in Plan-IT Online bij de werkzaamheden kunnen worden ingesteld, en welk effect deze instellingen hebben.

Omschrijving

Dit is de naam van de werkzaamheid.

Volgorde

Links van de omschrijving staat het veld Volgorde. Hierin kan een cijfer worden ingevuld. Aan de hand van deze volgorde worden de werkzaamheden gesorteerd.
Wanneer meerdere werkzaamheden hetzelfde cijfer hebben, worden deze werkzaamheden op alfabetische volgorde gesorteerd.
Het is ook mogelijk om een negatief cijfer in te vullen. Om een werkzaamheid boven de eerste werkzaamheid met volgorde 1 te zetten, kun je dus 0 invullen, of zelfs bijvoorbeeld -3.

Zichtbaar

Onder de omschrijving staan een aantal vinkjes. De eerste optie is Zichtbaar. Deze optie moet zijn aangevinkt om de werkzaamheid in de werkplaatsplanner zichtbaar te maken. Wanneer deze optie is uitgevinkt, dan wordt de werkzaamheid ook niet getoond aan klanten.
Hiermee kan een werkzaamheid bijvoorbeeld tijdelijk worden weggehaald uit de werkplaatsplanner zonder dat deze verwijderd hoeft te worden. Dan kan deze werkzaamheid later weer snel aangevinkt worden om deze weer terug aan de lijst met werkzaamheden toe te voegen.

Wachter

Vink de Wachter optie aan om een werkzaamheid als wachter optie aan te merken. Deze optie is alleen beschikbaar bij checkbox werkzaamheden. Wij adviseren om 1 werkzaamheid te maken met als naam bijvoorbeeld "Ik wil graag blijven wachten" waarbij deze optie wordt aangevinkt.

Deze keuze wordt dan in de werkplaatsplanner getoond onder de lijst met werkzaamheden. Wanneer een klant deze optie aanzet, dan worden niet de normale voorkeurstijden getoond, maar apart ingestelde wachttijden. Ook kan per wachttijd het maximaal gewenste wachters worden aangegeven, zodat het aantal klanten in de wachtruimte beperkt blijft. Daarnaast kan met een optie nog worden aangegeven dat voor klanten die kiezen om te blijven wachten, de vervangend vervoer keuze wordt overgeslagen.

Geen vrijdag / zaterdag

De opties Geen vrijdag en Geen zaterdag kunnen worden aangevinkt om te zorgen dat een afspraak waarbij deze werkzaamheden door een klant zijn gekozen, niet op een vrijdag of zaterdag kunnen worden gepland. De werkplaatsplanner zal dan alle vrijdagen of zaterdagen automatisch als vol tonen, ook wanneer er op die dagen nog wel beschikbaarheid zou zijn.

Globaal

Door de optie Globaal aan te vinken wordt een werkzaamheid niet alleen getoond in het filiaal waar de werkzaamheid is aangemaakt, maar ook in alle andere filialen.
Dit is vooral erg prettig wanneer je in alle filialen dezelfde werkzaamheden wilt aanhouden. Je hoeft dan de werkzaamheden maar ik 1 filiaal bij te houden, Wanneer er dan een keer iets gewijzigd moet worden aan de werkzaamheid, hoeft dat maar in 1 filiaal gedaan te worden.

Opmerking

Vink deze optie aan om klanten de mogelijkheid te geven op bij deze werkzaamheid een opmerking in te vullen. Wanneer een klant dan deze werkzaamheid selecteert, wordt er een opmerkingenveld onder de werkzaamheid getoond. Hierin kan een klant dan bijvoorbeeld wat extra toelichting geven.

Met opmerking uitgevinkt:

Met opmerking aangevinkt:

Intern

Interne werkzaamheden zijn niet zichtbaar in de planner van Plan-IT Online. Wel worden deze werkzaamheden via de API doorgegeven. Hierdoor kunnen partners en websitebouwers een eigen logica voor deze werkzaamheden maken.

Niet wachten

Wanneer deze optie is geselecteerd bij de werkzaamheid, kan de klant niet meer kiezen om op de werkzaamheden te wachten.

APK/ Hefbrug/ Bandenwissel/ Bandenwisselmachine/ Diagnose apparatuur

Geef aan welke kritische bedrijfsmiddelen ingepland moeten worden als de werkzaamheid gekozen wordt.

Groep / Extra groepen

In het veld Groep kan een specialisatie worden gekozen voor de werkzaamheid. Plan-IT Online kijkt dan voor de beschikbaarheid van de afspraak alleen naar de monteurs in Plan-IT Werkplaats waar deze ingestelde groep ook aan is gekoppeld.
Hiermee zorg je dat afspraken met werkzaamheden die maar door een beperkt aantal monteurs kunnen worden uitgevoerd, ook alleen bij die monteurs uitkomen.

Het veld Extra groepen kan eventueel worden gebruikt om meer dan 1 groep te koppelen aan een werkzaamheid.

Aantal eenheden

Vul hier in hoeveel tijd voor deze werkzaamheid moet worden gereserveerd in Plan-IT Werkplaats. De tijdsduur van een eenheid wordt bepaald door de grootte van de blokjes in de kalender van de monteur in Plan-IT Werkplaats. Kijk hier voor meer informatie over de grootte van eenheden.

Zichtbaar van / tot

Stel hier indien gewenste een datumbereik in. De werkzaamheid wordt dan alleen getoond wanneer de huidige dag binnen het ingestelde datumbereik valt. Anders wordt de werkzaamheid verborgen. Het is mogelijk om het jaartal leeg te laten, dan komt de werkzaamheid elk jaar in dezelfde periode terug, voor bijvoorbeeld de zomercheck. Het is ook mogelijk om de begindatum of einddatum leeg te laten, daarmee wordt deze werkzaamheid onbeperkt getoond vanaf de ingevulde begindatum of tot de ingevulde einddatum.

Dit kan worden gebruikt om bijvoorbeeld seizoenswerkzaamheden automatisch te laten verschijnen en te laten verdwijnen.

Planbaar van / tot

Hier kan ook indien gewenst een datumbereik worden ingesteld. Hiermee geef je aan wanneer deze werkzaamheid gepland kan worden. Dagen die buiten dit datumbereik vallen, worden automatisch als niet beschikbaar getoond, ongeacht de daadwerkelijke beschikbaarheid op die dagen.

Kilometerstand van / tot

Vul hier een Kilometer stand van en Kilometer stand tot in. Plan-IT Online zal de werkzaamheid dan alleen tonen als de kilometerstand die een klant bij stap 1 in de werkplaatsplanner invult, binnen het hier ingestelde kilometer bereik valt. Anders wordt de werkzaamheid automatisch verborgen.

Indien 0 als kilometerstand wordt ingevuld, dan wordt deze niet gebruikt om te filteren. Het is mogelijk om alleen een Kilometer stand van of Kilometer stand tot in te vullen.

Auto leeftijd in jaren van / tot

Hier kan indien gewenst een minimum en maximum leeftijd van een auto worden ingevuld. Deze werkzaamheid zal dan alleen worden getoond als de auto van de klant binnen het hier ingevulde bereik valt.

Er kan ook alleen een minimum leeftijd of alleen een maximum leeftijd van de auto worden ingevuld.

De leeftijd van de auto wordt berekend aan de hand van het bouwjaar van de auto die Plan-IT Online krijgt van het RDW, nadat de klant het kenteken heeft ingevuld.

Prijs (vanaf)

Hier kan een bedrag voor de werkzaamheid worden ingevuld. Het ingevulde bedrag wordt dan achter de werkzaamheid getoond. Vink de optie Vanaf aan om het bedrag als een vanaf prijs te tonen.

Met prijs ingevuld:

Met ook de optie Vanaf aangevinkt:

Actieprijs (vanaf)

Naast een prijs kan hier indien gewenst ook een actieprijs worden ingevuld. De oorspronkelijke prijs wordt dan doorgestreept weergegeven met de actieprijs daar achter. Ook hier kan weer de optie Vanaf worden aangevinkt.

Met actieprijs ingevuld:

Met ook de optie Vanaf aangevinkt:

Code / Label

In het veld Code kan een kenmerk worden ingevuld die een API bouwer kan gebruiken om acties aan deze werkzaamheid te koppelen. De code moet uniek zijn, er kunnen dus niet bij twee verschillende werkzaamheden dezelfde code worden gebruikt.

In het veld Label kan een kenmerk worden ingevuld die vanuit de API gebruikt kan worden om aan een groep werkzaamheden met hetzelfde label acties te koppelen. Er kunnen dus bij meerdere werkzaamheden hetzelfde label worden gebruikt.

Tijdsduur

In het veld Tijdsduur kan worden ingevuld hoeveel tijd de werkzaamheid in beslag neemt, in minuten. Deze tijdsduur wordt gebruikt om via de API aan webbouwers te laten weten hoeveel tijd voor deze werkzaamheid moet worden gereserveerd.

ExtraInfo

In het veld ExtraInfo kan een extra toelichting voor de werkzaamheid worden ingevuld. Er wordt dan bij de werkzaamheid een icoontje met een i getoond. Wanneer een klant hier dan met de muis overheen beweegt verschijnt de ingestelde toelichting in een pop-up venster.

Dag onbeschikbaar

Stel hier in hoeveel werkdagen standaard moeten worden dichtgezet voor een afspraak waarbij deze werkzaamheid wordt geselecteerd. De planner zal dan bij het kiezen van een datum het aantal werkdagen dat hier in ingesteld als Vol worden getoond, ongeacht of er nog beschikbaarheid is.

Merk

Hier kan één of meerdere merken worden geselecteerd. De werkzaamheid zal dan alleen getoond worden als het merk van de auto waarvan de klant het kenteken heeft ingevoerd, overeenkomt met het hier ingestelde merk. Wanneer de klant het kenteken van een ander merk auto heeft ingevoerd, dan wordt deze werkzaamheid verborgen. (Hiervoor moet wel bij de Globale instellingen de optie Filter op merk (auto klant) op Ja staan).

Als hier nog geen merken zichtbaar zijn, stuur dan een e-mail naar contact@plan-it.nl met een lijstje welke merken aan welke vestiging moeten worden toegevoegd.

Categorie

Hier kan een categorie worden gekozen bij checkbox werkzaamheden. Werkzaamheden met dezelfde ingestelde categorieën worden met elkaar in een submenu getoond.

Ook API bouwers kunnen het CategoryId gebruiken of bepaalde werkzaamheden in categorieën in te delen.

Met categorie gesloten:

Met categorie geopend:

Eerste/ Laatste plantijd

Hier kan worden ingesteld wanneer de werkzaamheid voor het eerst of laatst ingeroosterd kan worden. Wanneer een klant deze werkzaamheid selecteert, kan bij het kiezen van een tijdstip voor de afspraak geen eerdere/ latere tijd dan deze ingestelde plantijd worden gekozen, ongeacht of er nog beschikbaarheid is na deze tijd.

Icoon

Wanneer Style5 als opmaak wordt gebruikt voor Plan-IT Online, wordt er naast de hoofdwerkzaamheden een pictogram getoond. Selecteer hier welk pictogram er bij de werkzaamheid getoond moet worden.

Brandstoftype

Selecteer hier één of meerdere type brandstof. De werkzaamheid wordt dan alleen getoond wanneer de auto, waarvan het kenteken is ingevuld door de klant, dit brandstoftype heeft. Anders wordt de werkzaamheid niet getoond. Wanneer hier niets wordt geselecteerd, wordt hier niet op gefilterd.

Type

Hier kan een automodel, of een deel daarvan, worden ingevuld. De werkzaamheid wordt dan alleen getoond wanneer het model van de auto hieraan voldoet.

Er kunnen meerdere modellen worden opgegeven. Zet tussen de verschillende automodellen alleen een puntkomma. Tussen de verschillende modellen mag geen spatie staan.

Voorbeeld
Als de volgende types zijn geven:

Type

CO;C30

De werkzaamheid zal dan zichtbaar zijn bij een OPEL CORSA, TOYOTA COROLLA, Volvo C30, Chevrolet C30 Silverado, enzovoort.

Wanneer de optie Filter handelsbenaming bij Werkzaamheden → Instellingen op Is gelijk aan staat, moet de modelnaam exact overeenkomen.

Voorbeeld
Het volgende type is ingevuld:

Type

BYD SEAL

De werkzaamheid zal dan allen zichtbaar zijn bij de BYD SEAL. Niet bij de BYD SEALION

Maximaal aantal per dag

Hier kan indien gewenst een maximaal aantal afspraken per dag worden opgegeven waarbij deze werkzaamheid mag worden geselecteerd. Wanneer dit maximum aantal voor een bepaalde dag is bereikt, zal die dag bij de volgende klant die deze werkzaamheid selecteert als vol worden getoond, ongeacht de beschikbaarheid voor die dag.

Het gaat hierbij alleen om de online afspraken waarbij werkzaamheden met een maximum aantal per dag zijn gekozen. Afspraken die buiten de online werkplaatsplanner zijn gemaakt, worden hierin niet meegeteld.

DmsCode

Vul hier de arbeidscodes (L_) of menucodes(M_) van Autoline in. Meer informatie over de koppeling met Autoline is op onze website te vinden.

Vraag

Selecteer de vraag die getoond moet worden wanneer een klant de werkzaamheid kiest. De klant moet de vraag beantwoorden om een afspraak te kunnen maken. Wanneer er geen vragen zichtbaar zijn, staat op onze website een handleiding om de vragen aan te maken.

Lease

Selecteer of de werkzaamheid getoond of verborgen moet worden voor leaserijders.

Er zijn vijf mogelijkheden:

Geen keuze
De werkzaamheid wordt getoond, ongeacht het antwoord op de lease vraag. Dit is de standaard optie.

Zakelijke lease
De werkzaamheid wordt alleen getoond bij zakelijke leaserijders

Privé lease
De werkzaamheid wordt alleen getoond als voor privé lease is gekozen

Alle lease
De werkzaamheid wordt getoond bij beide lease opties

Geen lease
De werkzaamheid wordt verborgen voor bij lease opties

Fietssoort

Selecteer één of meerdere fietssoorten waarvoor de werkzaamheid zichtbaar moet zijn. Als er geen fietssoort wordt geselecteerd, dan is de werkzaamheid voor alle soorten zichtbaar.

Question 34

Hoe stel ik de Op Tijd module van Plan-IT Online in?

Accepted Answer

Volg onderstaande stappen om Plan-IT Online op tijd correct in te stellen:

Na het kiezen van de vestiging maak je groepen aan. Plan-IT Werkplaats gebruikt deze groepen om specifieke werknemers te koppelen aan de werkzaamheden van Plan-IT Online op tijd.

Ga in het hoofdmenu naar de optie Werkzaamheden → Groepen

Maak de gewenste groepen aan.

Om meer groepen toe te voegen wanneer alle velden gevuld zijn, klik je op de knop Opslaan. Nadat de pagina is ververst komt er bij de groepen onderaan een nieuw leeg veld bij. Herhaal dit tot je alle gewenste groepen heeft toegevoegd.

Na het aanmaken van de groepen ga je op de pagina naar boven om de werkzaamheden aan te maken. Er zijn twee soorten werkzaamheden: hoofdwerkzaamheden (Radiobutton) en extra werkzaamheden (Checkbox).

Stel bij elke werkzaamheid in aan welke Groep deze moet worden gekoppeld, of laat het veld staan op alle bewerkingen wanneer alle monteurs de werkzaamheid kunnen uitvoeren.

Vul het aantal AE (arbeidseenheden) in om aan te geven hoeveel tijd een werkzaamheid in beslag neemt. Aan de hand van de ingestelde AE's kijkt Plan-IT Werkplaats waar er in de planning ruimte is om de werkzaamheden te kunnen plannen.

Instellen Plan-IT Werkplaats

Ga naar Plan-IT Werkplaats om de koppeling met de online module instellen, zodat de online module de beschikbaarheid van het planbord kan uitlezen.

Klik bovenaan in de menubalk op de optie Systeem.
Selecteer de optie Instellingen.
Ga in de bovenste rij tabbladen naar het tabblad Koppelingen.
Ga in de tweede rij tabbladen naar het tabblad Online module.
Selecteer in het veld Online module de optie Plan-IT Online.
Vul bij de velden Login en Wachtwoord de gegevens in van de vestiging waarmee je wilt koppelen.
Vink de optie Op tijd plannen aan.

Klik rechtsonder op de knop Opslaan wanneer alle gegevens zijn ingevuld. Na het opslaan stelt Plan-IT de vraag of de bezetting moet worden overgestuurd. Op dit moment klik je op de knop Nee. Dit zal pas na het aanmaken van de kalender moeten worden overgestuurd.

Koppelen medewerkers

Klik bovenaan in de menubalk op de optie Bestand.
Selecteer de optie Werknemer.
Klik in het veld Naam op de knop om een werknemer te selecteren, en klik op de knop OK.
Aan de werknemer kan een groep worden gekoppeld zoals in de afbeelding hieronder wordt getoond:

Klik op de knop Opslaan om de wijzigingen bij de werknemer op te slaan.
Klik op de knop Annuleren wanneer je bij alle werknemers de groepen heeft gekoppeld, om het werknemer venster te sluiten.

Bij het sluiten van het venster zal de vraag worden gesteld om de bezetting opnieuw over te sturen. Op dit moment klik je op de knop Nee.

Bewerkingen aanmaken

Wanneer een klant online een afspraak maakt, plaatst Plan-IT Online een reservering op het planbord. Je kunt deze reserveringen een specifieke kleur geven door bewerkingen aan te maken met exact dezelfde naam als de hoofdwerkzaamheid in Plan-IT Online op tijd.

Klik bovenaan in de menubalk op de optie Bestand.
Selecteer de optie Bewerking.
Het Bewerking venster opent. Vul in het veld Naam de naam in die ook bij Plan-IT Online op tijd is ingevuld.
Selecteer in het veld Kleur een kleur die je reserveringen voor deze afspraak wilt geven.

Kalender aanmaken

Ten slotte maak je de kalender aan.

Kies een bepaalde tijdsduur voor de AE (arbeidseenheid) waarmee je wilt gaan werken, bijvoorbeeld 30 minuten. Er zullen dan blokken van 30 minuten aangemaakt moeten worden (rekening houdend met de pauzes).

Klik bovenaan in de menubalk op de optie Bestand.
Selecteer de optie Kalender.
Het Kalender venster verschijnt. Selecteer linksonder de gewenste werknemer.

Maak nu voor de eerste dag de gewenste dagindeling, in blokken van een AE (arbeidseenheid). In dit voorbeeld stellen we de dagindeling in van 8:00 tot 17:00 met een pauze tussen 12:30 en 13:00.

Klik met de rechtermuisknop op een dag en selecteer de optie Dag Wizard.

Vul in de velden de juiste tijden in. Bijvoorbeeld zoals het onderstaande voorbeeld
Klik ten slotte op de knop OK.

De eerste dag van de kalender wordt gevuld en zal er als volgt uitzien:

Kopieer nu de gevulde dag naar de rest van de week. Klik met de rechtermuisknop op de gevulde dag en selecteer de optie Kopiëren:

Klik daarna met de rechtermuisknop op de lege dagen in dezelfde week en selecteer steeds de optie Plakken tot de hele week gevuld is.

De gevulde week ziet er nu zo uit:

Kopieer nu de volledige week door met de rechtermuisknop op het weeknummer te klikken, en selecteer de optie Kopiëren:

Klik nu met de rechtermuisknop op het weeknummer van een lege week, en selecteer de optie Plakken speciaal:

Voor de rest van het jaar zal uw kalender als volgt uitzien:

Indien je ook de kalenders van andere werknemers wilt vullen, selecteer je linksonder in het veld Werknemer de andere werknemer. Je kunt meteen de optie Plakken speciaal gebruiken om dezelfde gekopieerde gevulde week ook bij andere werknemers tot het einde van het jaar te vullen.

Andere groep op een specifieke dag

De monteurs zijn op alle dagen in de kalender beschikbaar voor de groepen die eerder zijn ingesteld bij de monteurs in het werknemer venster. Het kan echter wenselijk zijn om monteurs op specifieke dagen voor een andere groep beschikbaar te maken. Wanneer er bijvoorbeeld bandenwissel dagen zijn, of een speciale actiedag voor 1 specifieke werkzaamheid. Deze tijdelijke andere groep stel je in via de kalender.

Klik daarvoor met de rechtermuisknop op de dag waar je een andere groep op wilt instellen, en selecteer de optie Online module.

Er verschijnt een klein venster met daarin de datum, en een dropdown menu waarin je de gewenste alternatieve groep kunt selecteren.
Wanneer er ook een tweede online module is gekoppeld, staat er ook een mogelijkheid om de monteur op deze dag beschikbaar te maken voor een groep uit de tweede module. Zet dan een vinkje bij die optie.
Klik op de knop Opslaan wanneer de gewenste groep is geselecteerd.

Het pop-up venster verdwijnt, en de andere ingestelde groep komt nu op de geselecteerde dag te staan.

De monteur is op deze dag niet meer beschikbaar voor de standaard groepen die staan ingesteld in het Werknemer venster, maar alleen voor de groep die op deze manier in de kalender staat ingesteld.
Je kunt deze dag met de anders ingestelde groep ook kopiëren en plakken naar andere dagen, of naar de kalender van een andere monteur.

Wanneer de kalenders van alle werknemers zijn gevuld klik je rechtsonder op de knop Sluiten. Er verschijnt een pop-up venster met de vraag of je de online module wilt bijwerken. Druk nu op de knop Ja.

Wanneer het bijwerken voltooid is zijn de werknemers met online werktijdblokken beschikbaar voor online tijdsafspraken. Deze zullen nu in het planbord terecht komen als reserveringen.

Question 35

Wat moet ik doen als de bezetting van Plan-IT Online en Werkplaats niet overeenkomen?

Accepted Answer

Als u de online module gekoppeld heeft aan Plan-IT Werkplaats is het van belang dat deze synchroon blijven lopen. Er kunnen verschillende redenen zijn waardoor deze een afwijkende bezetting toont.

De instellingen voor de Plan-IT Online op datum module zijn anders dan de op tijd module.

Op datum

Heeft u een op datum module? Controleer dan de volgende stappen:

Stap 1: Initialiseer bezetting online

De eerste stap die wij adviseren is om altijd eerst de bezetting in Plan-IT Werkplaats opnieuw over te sturen:

Klik bovenaan in de menubalk op de optie Systeem.
Selecteer de optie Systeem instellingen.
Ga naar het tabblad Koppelingen en in de tweede rij tabbladen naar Online module.
Klik rechtsboven in het venster waar u nu bent u op de knop Initialiseer bezetting online.

Het kan even duren om alle data over te sturen. Controleer daarna of de online bezetting nu wel synchroon loopt.

Stap 2: Bezetting controleren

Controleer wat de online module doorkrijgt als bezetting door onderaan op de knop Bezetting te klikken.

Er verschijnt een venster met de beschikbaarheid van alle werknemers. Aan de kolommen bij de dagen is te zien hoeveel procent van de dag bezet is.

Als de online module een dag als vol laat zien zou diezelfde dag ook in dit venster vol moeten zijn.

Info: De op datum module beschouwt een reservering niet als een bezette plek in de planning. Er is immers nog geen sprake van een definitieve werkorder. Wanneer u een bepaalde plek op het planbord als bezet wilt plannen terwijl er geen werkorder staat, klik dan met de rechtermuisknop op het planbord en selecteer in het contextmenu de optie Gedeelte dag vrij.

Stap 3: Werknemer gegevens

Wanneer u een nieuwe werknemer toevoegt en u vult niets in bij Percentage actief in telling, komt deze standaard op 0% te staan. Controleer het percentage van een werknemer:

Klik bovenaan in de menubalk op de optie Bestand.
Selecteer de optie Werknemer.

Klik op de knop om een werknemer te selecteren.
Klik in het veld Percentage actief in telling of daar het juiste percentage is ingevuld.
Controleer ook of de optie Niet meetellen in bezetting is aangevinkt. Hiermee wordt de werknemer namelijk niet meegeteld door de online module.
Klik op de knop Opslaan als u instellingen heeft gewijzigd.

Wanneer u hier zojuist gegevens heeft gecorrigeerd, stuur dan opnieuw de bezetting door om de wijzigingen ook bij de online module door te voeren. Controleer daarna of de online bezetting nu wel synchroon loopt.

Stap 4: Instellingen online module

Controleer op de Plan-IT Online beheerpagina of het percentage vol correct is ingesteld:

Ga naar de website https://www.plan-it-online.com en log in met uw account gegevens.
Selecteer linksboven de juiste vestiging.
Klik in het linker menu op de optie Instellingen.
Controleer het percentage dat is ingevuld bij de optie Percentage vol.
Controleer ook de instelling bij de optie Aantal dagen onbeschikbaar.
Klik rechtsonder op de knop Opslaan als u instellingen heeft gewijzigd.

Stap 5: Controleer de online bezetting

Kies in het hoofdmenu Bezetting
Selecteer de gewenste vestiging
Selecteer de gewenste begindatum. De gegevens van deze dag en 9 dagen verder worden opgehaald
Controleer wanneer de bezetting voor het laatst is aangepast
Controleer de tijd bij Totaal minuten beschikbaar en Minuten gebruikt

Op tijd

Heeft u een op tijd module? Controleer dan de volgende stappen:

Stap 1: Initialiseer bezetting online

De eerste stap die wij adviseren is om altijd eerst de bezetting in Plan-IT Werkplaats opnieuw over te sturen:

Klik bovenaan in de menubalk op de optie Systeem.
Selecteer de optie Systeem instellingen.
Ga naar het tabblad Koppelingen en in de tweede rij tabbladen naar Online module.
Klik rechtsboven in het venster waar u nu bent u op de knop Initialiseer bezetting online.

Het kan even duren om alle data over te sturen. Controleer daarna of de online bezetting nu wel synchroon loopt.

Stap 2: Kalender controleren

Staan alle werknemers beschikbaar voor de online module? In de kalender van een werknemer zijn witte blokken werktijd zijn voor de online module niet zichtbaar, alleen geelgekleurde blokken worden doorgestuurd.

Volg de volgende stappen om een blok werktijd online beschikbaar te maken:

Klik bovenaan in de menubalk op de optie Bestand.
Selecteer de optie Kalender.
Selecteer onderaan in het venster dat verschijnt de gewenste werknemer.
Klik met de rechtermuisknop op een blok werktijd.
Selecteer de optie Bewerken.
Vink de optie Blok online weergeven aan.
Klik op de knop Opslaan.

Stap 3: Werknemer gegevens

Wanneer u een nieuwe werknemer toevoegt en u vult niets in bij Percentage actief in telling, komt deze standaard op 0% te staan. Controleer het percentage van een werknemer:

Klik bovenaan in de menubalk op de optie Bestand.
Selecteer de optie Werknemer.

Klik op de knop om een werknemer te selecteren.
Controleer of de groepen goed staan ingesteld. Staat er Niet online plannen? Dan wordt de bezetting van deze werknemer niet doorgestuurd naar de online module!
Klik op de knop Opslaan als u instellingen heeft gewijzigd.

Wanneer u hier zojuist gegevens heeft gecorrigeerd, stuur dan opnieuw de bezetting door om de wijzigingen ook bij de online module door te voeren. Controleer daarna of de online bezetting nu wel synchroon loopt.

Stap 4: Instellingen online module

Controleer op de Plan-IT Online beheerpagina of het percentage vol correct is ingesteld.

Ga naar de website http://www.plan-it-online.com en log in met uw account gegevens.
Selecteer linksboven de juiste vestiging.
Klik in het linker menu op de optie Instellingen.
Zet om te testen de optie Voorkeurstijden op Nee en kijk of er nu wel tijden beschikbaar zijn.
Controleer of de optie Percentage vol aanzetten op ja staat.
Controleer het percentage dat is ingevuld bij de optie Percentage vol.
Controleer ook de instelling bij de optie Aantal dagen onbeschikbaar.
Klik rechtsonder op de knop Opslaan als u instellingen heeft gewijzigd.

Question 36

Hoe stel ik de e-mail koppeling met Rentwise in?

Accepted Answer

In Plan-IT Werkplaats kan een e-mail adres worden ingesteld om berichten naartoe te laten sturen, waar Rentwise deze mails oppakt en automatisch verwerkt.
Dit geeft de mogelijkheid om op een simpele manier een koppeling te activeren tussen Plan-IT Werkplaats en Rentwise

Deze pagina beschrijft hoe deze koppeling met Rentwise in Plan-IT Werkplaats ingericht moet worden

Licentie controleren

Controleer om te beginnen of in uw Plan-IT Werkplaats licentie de Rentwise koppeling al is toegevoegd.

Klik in Plan-IT Werkplaats bovenaan in de menubalk op Help en selecteer de optie Licentie informatie.
Het Licentie informatie venster verschijnt. De Rentwise koppeling staat genoemd bij de Extra modules:

Als Rentwise er in uw Plan-IT Werkplaats installatie nog niet bij staat, neem dan contact op met onze helpdesk om deze toe te laten voegen.
De koppeling met Rentwise is vanuit Plan-IT gratis.

Koppeling aanzetten

Wanneer de Rentwise koppeling in het licentie informatie venster staat, kan de Rentwise koppeling in Plan-IT Werkplaats worden aangezet.

Klik in Plan-IT Werkplaats bovenaan in de menubalk op Systeem en selecteer de optie Systeem instellingen.
Klik op het tabblad Koppelingen, en vervolgens in de tweede rij tabbladen op Mail.
Controleer of de mailserver gegevens zijn ingevuld. Wanneer deze velden leeg zijn, neem dan contact op met uw systeembeheerder om jullie mailserver gegevens in Plan-IT Werkplaats te laten invullen.
Klik vervolgens in de derde rij tabbladen op Vervangend vervoer mail.
Vul in het bovenste veld E-mail een e-mailadres in waar berichten naartoe gestuurd moeten worden wanneer er een Plan-IT Werkplaats (eigen) vervangend vervoer auto is gekozen in een Plan-IT Werkplaats werkorder. Dit is normaal gesproken een eigen vervangend vervoer/verhuur afdeling, indien nodig op te vragen bij uw systeembeheer afdeling.
Vul in het veld Rentwise E-mail het e-mailadres in waar berichten naartoe gestuurd moeten worden wanneer er een Rentwise auto als vervangend vervoer is gekozen in een Plan-IT Werkplaats werkorder. Dit is het e-mailadres van uw vervangend vervoer/verhuur afdeling, indien nodig op te vragen bij uw systeembeheer afdeling.
Vul bij de optie Rentwise verhuursoort waarde 1 of 2 in. Wat dit voor u moet zijn kunt u opvragen bij Rentwise. Standaard is dit 1.

In beide velden moet een e-mailadres ingevuld staan om de Rentwise XML mail koppeling correct te laten functioneren.

Indien gewenst kunt u onder het Rentwise E-mail veld de optie Ook de normale verhuurmail sturen aanvinken, als extra controle. Plan-IT Werkplaats zal dan voor elke Rentwise e-mail ook een kopie naar de eigen verhuur afdeling (het e-mailadres in het bovenste veld) sturen.

Rentwise vervangend vervoer aanmaken

Vervolgens moeten er in Plan-IT Werkplaats de Rentwise vervangend vervoer auto's worden aangemaakt. Wanneer u dan in een Plan-IT werkorder een Rentwise vervangende auto kiest, stuurt Plan-IT Werkplaats een XML bestand naar Rentwise, waarmee Rentwise de juiste Klasse auto voor de klant in de Plan-IT werkorder reserveert.

U kunt bij Rentwise de verschillende verhuurtypes opvragen.

Volg onderstaande stappen om in Plan-IT Werkplaats een Rentwise vervangende auto toe te voegen:

Klik in Plan-IT Werkplaats bovenaan in de menubalk op Bestand en selecteer de optie Vervangend vervoer.
Vul in het Vervangend vervoer venster dat verschijnt, alle normale gegevens in, zoals Type, Kenteken, en eventuele overige gewenste opties.
Vul in het veld Klasse een Rentwise klasse in. Deze wordt door Plan-IT Werkplaats in het XML bestand meegestuurd naar Rentwise, zodat Rentwise de juiste klasse auto reserveert.
Vink de optie Rent verhuurtype aan. Hiermee is voor Plan-IT Werkplaats duidelijk dat deze vervangende auto een Rentwise auto is in plaats van een Plan-IT Werkplaats vervangende auto.

Klik ten slotte onderaan op de knop Opslaan om de vervangende auto in Plan-IT Werkplaats toe te voegen.

Wanneer nu in een Plan-IT werkorder bij vervangend vervoer een Rentwise vervangende auto wordt gekozen, zal Plan-IT Werkplaats automatisch een e-mail sturen naar Rentwise, met daarin een XML bestand met de gegevens van de gekozen Rentwise vervangende auto.

Plan-IT Werkplaats slaat het gekozen Rentwise vervangend vervoer ook op in de werkorder. Zo kunt u later in de Plan-IT werkorder terugzien welk Rentwise vervangend vervoer is aangevraagd voor deze afspraak.

Ook op het planbord in Plan-IT Werkplaats staat bij de werkorder vermeld welk vervangend vervoer is geselecteerd.

Question 37

Hoe laat ik Plan-IT Online rekening houden met het Percentage Actief van de monteurs?

Accepted Answer

Het is mogelijk om de Plan-IT Online op Tijd module rekening te laten houden met het percentage actief in de telling dat in Plan-IT Werkplaats (vanaf versie 6.171.1928) bij de werknemers is ingesteld.

Instellen

Volg deze stappen om dit aan te zetten:

De online werkplaatsplanner voor deze online vestiging zal nu rekening houden met het percentage actief in de telling dat in Plan-IT Werkplaats bij elke monteur staat ingesteld.

Plan-IT Online berekent de bezetting over het totaal aantal blokken in de kalender van de monteur. Dus als een monteur bijvoorbeeld 8 blokken van 1 uur heeft, met een percentage van 50%, dan zal de online module deze monteur als vol beschouwen wanneer daarvan 4 or meer AE blokken zijn gevuld.

Plan-IT Werkplaats instellingen

Volg deze stappen om bij een monteur in Plan-IT Werkplaats het percentage actief in de telling te wijzigen:

Klik met de rechtermuisknop op de monteur waarvan je het percentage actief in de telling wilt bekijken of wijzigen, en selecteer de optie Werknemer

De optie Werknemer is alleen zichtbaar wanneer uw Plan-IT Werkplaats gebruikersaccount Administrator of Master rechten heeft.
Neem contact op met uw Plan-IT Werkplaats beheerder wanneer u de optie Werknemer niet in dit menu ziet staan.

Wijzig in het Werknemer venster het cijfer dat staat in het veld bij de optie Percentage actief in de telling (0 - 100)

Controleer ook of de geselecteerde werknemer rechtsonder bij de optie Groep niet staat ingesteld op Niet online plannen
Klik helemaal rechtsonder op de knop Opslaan wanneer alle instellingen zijn gecontroleerd en correct staan ingesteld
Klik rechtsboven achter het veld Naam op de knop om een andere werknemer te selecteren, indien u het percentage van andere monteurs wilt bekijken of wijzigen
Klik tenslotte, wanneer u alle monteurs heeft gecontroleerd, rechtsonder op de knop Annuleren om het werknemer venster te sluiten

Plan-IT Werkplaats vraagt nu in een pop-up venster of de online module moet worden bijgewerkt.
Klik op de knop Ja wanneer u iets aan de instellingen heeft gewijzigd, om de nieuwe instellingen aan de online module door te geven.

Question 38

Kan ik het Planbord automatisch laten verversen?

Accepted Answer

U kunt het planbord automatisch laten verversen zonder dat u op een bepaalde datum hoeft te klikken. Dit is vooral handig wanneer u het planbord wilt laten zien op een (groot) scherm op de werkplaats en daarop wilt sturen.

Sinds versie 7.191.4187 is dit voor iedere gebruiker in te stellen. Bij oudere versies van Plan-IT Werkplaats kan alleen een gebruiker met bekijken-rechten het planbord automatisch laten verversen.

Selecteer de gebruiker in Plan-IT Werkplaats waarbij het planbord automatisch ververst moet worden
- Ga naar Systeem en klik op Beheer

- Open het gebruikersoverzicht door rechtsonder in het scherm voor Gebruiker te kiezen
- Selecteer de gebruiker en klik vervolgens met de rechtermuisknop op de gebruiker
- Kies voor Gebruiker bewerken

- Selecteer de optie Auto refresh planbord

- Sla de verandering op

Aanvinken Auto Refresh op het planbord
- Sluit Plan-IT Werkplaats af en log vervolgens in met de gebruiker
- Selecteer op het planbord helemaal onderaan het vinkje Auto Refresh

Na het afronden van de bovenstaande stappen wordt het planbord automatisch iedere minuut ververst voor deze gebruiker.

Question 39

Hoe kan ik een Cleanup automatisch laten uitvoeren?

Accepted Answer

Vanaf Plan-IT Werkplaats versie 7.191.2253 (01-02-2022) is het mogelijk om een cleanup via de Maintenance tool uit te voeren.
Er kan worden ingesteld vanaf hoeveel dagen in het verleden alle data uit Plan-IT Werkplaats moet worden verwijderd. Het gaat daarbij om de werkorders, reserveringen, vrije dagen, roosters van werknemers, logging, en klantgegevens.

Deze actie is als een automatische taak in te stellen in de Windows taakplanner.
Volg onderstaande stappen om dit te doen.

Log in op de server waar Plan-IT Werkplaats is geïnstalleerd en open de Windows taakplanner:
Druk op de Windows toets + S om het Windows zoekvenster te openen.
Vul in het zoekveld het woord Taakplanner in.
Klik op de Taakplanner om deze te openen.

Klik in de Windows Taakplanner op de optie Basistaak maken...

Vul een naam in voor de taak en klik rechts beneden op de knop Volgende.
Selecteer bij de stap Trigger hoe vaak de taak uitgevoerd moet worden, en klik rechts beneden weer op de knop Volgende.
Specificeer het gewenste moment wanneer de taak uitgevoerd moet worden, en klik weer op de knop Volgende.
Bij de stap Actie staat de optie Een programma starten al standaard geselecteerd. Klik op de knop Volgende.
Klik bij de stap Programnma starten achter het veld Programma/script op de knop Bladeren...
Navigeer naar de Plan-IT Werkplaats map en selecteer het bestand Maintenance.exe dat in de Programs map staat. Klik vervolgens rechts beneden op de knop Openen.

In het veld Parameter toevoegen kunnen de volgende parameters worden ingevuld:

Parameter 1: de functie die uitgevoerd moet worden. Voor de cleanup is dit altijd parameter 6
Parameter 2: het filiaalnummer waarop de cleanup moet worden gedaan als bijvoorbeeld maar voor 1 filiaal data verwijderd moet worden.
Gebruik een 0 wanneer de cleanup op alle Plan-IT Werkplaats filialen moet worden uitgevoerd.
Parameter 3: het aantal dagen in het verleden waarvan de data bewaard moeten blijven.
Bijvoorbeeld 120: dan wordt alle data ouder dan 120 dagen verwijderd.
Wanneer deze parameter wordt leeg gelaten, gebruikt de cleanup het minimaal aantal dagen van 90
Parameter 4: dit is een 0 of een 1. Met waarde 0 komt over alles wat met de klantgegevens te maken heeft GDPR te staan. De rest wordt verwijderd. Met een 1 worden de records echt verwijderd uit de database.

Zet tussen de verschillende parameters een spatie.
Kopieer in het veld Programma/script de map waar Plan-IT Werkplaats is geïnstalleerd, en plak deze locatie in het veld Beginnen in.

Klik ten slotte wanneer de parameters naar wens zijn ingevuld rechts beneden op de knop Volgende.
Er verschijnt een samenvatting van de gekozen instellingen van de nieuwe taak.
Zet onderaan een vinkje bij de optie Eigenschappenvenster van deze taak openen als ik op Voltooien klik.
Klik daarna op de knop Voltooien.
Er verschijnt een venster met de eigenschappen van de nieuwe taak.
Klik bij Beveiligingsopties op de optie Uitvoeren ongeacht of gebruiker wel of niet is aangemeld.
Klik vervolgens rechts beneden op de knop OK

Er verschijnt een pop-up venster waarin wordt gevraagd om een gebruikersnaam en wachtwoord.
Vul hier de gegevens van een gebruiker in die op de Plan-IT server administrator rechten heeft, en klik vervolgens op de knop OK.

De taak is nu ingesteld en zal automatisch op de ingestelde momenten de cleanup uitvoeren.

Question 40

Hoe richt ik Plan-IT Online in met externe werkzaamheden?

Accepted Answer

Partners kunnen via Plan-IT Online ook reserveringen aanmaken. Hiervoor kunnen de werkzaamheden die in Plan-IT Online staan gebruikt worden, of de partner gebruikt eigen werkzaamheden.

Deze laatste werkzaamheden hebben geen groep om de reservering bij de juiste monteur te plannen, maar krijgen een skillcode mee. Door deze code te koppelen aan een groep wordt de reservering bij de gewenste monteur gepland.

Volg onderstaande stappen om dit goed in te stellen:

Instellingen Plan-IT Online

Ga in het linkermenu naar de optie Werkzaamheden en selecteer vervolgens de optie Groepen.

Gebruik de velden Code achter de groepen om de skillcodes te koppelen aan de gewenste groepen.

De volgende skillcodes moeten worden ingesteld:

AIRCO
APK
BANDEN
DIAGNOSE
MONTEUR
RECALL
SEIZOENSWISSEL
WIELEN

Zorg ervoor dat elke code maar één keer gebruikt wordt.
Maak indien gewenst nieuwe groepen aan voor de codes.
De groepen die worden aangemaakt voor de codes hoeven niet in Plan-IT Online aan werkzaamheden te worden gekoppeld, maar wel bij de juiste monteurs in Plan-IT Werkplaats.
Als een skillcode niet staat ingevuld, wordt dit gezien als "Alle bewerkingen". De reservering kan dus bij iedere monteur gepland worden.

Instellingen Plan-IT Werkplaats

Ga vervolgens naar Plan-IT Werkplaats om de groepen waar een code aan is gekoppeld, bij de juiste werknemers toe te voegen.
Klik met de rechtermuisknop op een werknemer en selecteer de optie Werknemer.
Selecteer rechtsonder de groep waar een code aan is gekoppeld, waar deze werknemer beschikbaar voor mag zijn.

Klik daarna op de knop Opslaan.
Klik in het veld Naam op de knop om een andere werknemer te selecteren, en klik op de knop OK.

Stel op deze manier bij alle werknemers in voor welke externe werkzaamheden ze beschikbaar mogen zijn.

Klik ten slotte rechts beneden op de knop Annuleren om het Werknemer venster te sluiten. Klik bij de vraag om de online module bij te werken op de knop Ja.

Question 41

Hoe deel ik de werkzaamheden in categorieen in?

Accepted Answer

Je kunt in de Plan-IT Online beheeromgeving per werkzaamheid een categorie kiezen.

Hiermee worden de extra werkzaamheden gegroepeerd in de Online planner weergegeven.

Deze onderverdeling wordt ook door de Mercedes OAB omgeving gebruikt.

Log daarvoor in op de Plan-IT Online beheer omgeving.
Ga vervolgens naar het Werkzaamheden venster, en per werkzaamheid staat er onderaan een veld om de categorie te kunnen selecteren:

De planner van Mercedes-Benz herkent de volgende categorieën. Andere categorieën zullen als Overige worden gezien.

Onderhoud
Banden
APK
Schade
Campagne
Terugroepactie
Reparatie
Diagnose
Overige

Question 42

Hoe stel ik FireDaemon in om de Autoline taken automatisch uit te laten voeren?

Accepted Answer

Op deze pagina staan de FireDaemon instellingen die wij adviseren om in te stellen bij de Autoline taken.

Wanneer taken regelmatig uit zichzelf stoppen en handmatig herstart moeten worden, is het verstandig om de instellingen te wijzigen naar de geadviseerde instellingen op deze pagina.

Dit stoppen van de taken gebeurt bijvoorbeeld wanneer er een slechte netwerkverbinding met de Autoline server is, waardoor de Autoline server niet altijd bereikt kan worden. Dan sluiten de taken niet op de juiste manier.

Met deze instellingen kun je dat dan voorkomen.

Tabblad Program
Zorg dat de optie Startup Type is ingesteld op Automatic (Delayed Start)
Selecteer bij de optie Program de Autoline taak die je wilt instellen
Stel bij de optie Working Directory de map in waar Plan-IT is geïnstalleerd
Stel de juiste parameters in
Zorg dat de optie Type staat op Always Running Program

Tabblad Settings
Vul bij Logon de gebruikersnaam en wachtwoord in van een Windows account met administrator rechten

Tabblad Lifecycle
Selecteer bij Upon Program Exit de optie Restart Program

Tabblad Scheduling
Stel hier in wat de gewenste frequentie en tijd is waarop deze taak opniuew gestart moet worden

Question 43

Hoe update ik Plan-IT Werkplaats in combinatie met een SQL Database?

Accepted Answer

Wanneer u in Plan-IT Werkplaats werkt met een SQL database, moeten onderstaande stappen worden uitgevoerd na een update van Plan-IT Werkplaats, om ook de SQL database te updaten.

Voer eerst de standaard update van Plan-IT Werkplaats uit tot en met stap 6

Ga naar de Plan-IT∖Programs map en start het programma SQL_Connection_Manager.exe
Klik vervolgens onderaan op de knop Update All
Hiermee wordt een update uitgevoerd op de databases van alle filialen
Wanneer dit proces is voltooid, verschijnt er een pop-up ter bevestiging

Klik op de knop OK en sluit de SQL_Connection_Manager.exe

Ga nu door met de normale update procedure.

Question 44

Hoe registreer ik de binnenkomst en het vertrek van de auto's?

Accepted Answer

Vanaf Plan-IT Werkplaats versie 7.191.2150 (10-12-2021) is het mogelijk om een registratie bij te houden wanneer auto's van klanten zijn ontvangen en weer opgehaald. Volg onderstaande stappen om dit aan te zetten:

Klik in Plan-IT Werkplaats bovenaan op Systeem, en selecteer de optie Systeem instellingen
Ga bovenaan naar het tabblad Instellingen
Vink de optie Registratie binnenkomst en vertrek auto's aan, en klik vervolgens rechtsonder op de knop Opslaan
Wanneer een klant hun auto komt brengen, klik dan met de rechtermuisknop op de werkorder voor dit voertuig, en selecteer de status Aanwezig
Het venster Registratie binnenkomst en vertrek verschijnt in beeld

Het werkordernummer, kenteken, en de datum en tijd van binnenkomst zijn automatisch ingevuld
Vul zelf de extra informatie in, en klik op de knop Opslaan
Wanneer een klant hun auto weer komt ophalen, klik dan met de rechtermuisknop op de werkorder voor dit voertuig, en selecteer de status Opgehaald
Het venster Registratie binnenkomst en vertrek verschijnt weer, met ook de datum en tijd van vertrek automatisch ingevuld

Vul de overige velden in en klik op de knop Opslaan

Hiermee is de registratie definitief, en ook niet meer aan te passen.
Zodra de Datum Vertrek is ingevuld en u klikt op de knop Opslaan, wordt de hele regel gelocked.

Het is wel mogelijk om de registratie opnieuw te bekijken, door met de rechtermuisknop op de werkorder te klikken en opnieuw de status Opgehaald te selecteren.
Het venster Registratie binnenkomst en vertrek verschijnt dan weer, maar is niet meer te wijzigen.

Het is ook mogelijk om het register van alle afspraken op een bepaalde dag te bekijken.
Klik daarvoor in Plan-IT Werkplaats bovenaan op Bestand, en selecteer de optie Registratie Auto's

Er verschijnt dan een venster met een overzicht van de registratie van alle aankomst- en vertrektijden van alle auto's op een bepaalde dag.
Onderaan links in dit venster kan naar een andere dag genavigeerd worden.

Registraties van binnenkomst en vertrek auto's blijft altijd bestaan in Plan-IT Werkplaats. Deze worden nooit verwijderd.

Question 45

Hoe maak ik een nieuw filiaal In Plan-IT Werkplaats in combinatie met een SQL Database?

Accepted Answer

Klik in Plan-IT Werkplaats in de menubalk bovenaan op de optie Systeem en selecteer de optie Beheer

Klik met de rechtermuisknop op de groene Plan-IT balk bovenaan en selecteer de optie Toevoegen Filiaal

Als er in uw licentie nog ruimte is voor een extra filiaal, verschijnt het venster Filiaal toevoegen.

Vul in het veld Filiaal de naam in van het nieuwe filiaal, en eventueel het DMS filiaalnummer in het veld Extern nr, en klik op de knop Opslaan

Klik bovenaan op het nieuwe filiaal om het te selecteren, en geef de gebruikers de gewenste rechten door met de rechtermuisknop op een gebruiker te klikken, en het gewenste rechten niveau voor die gebruiker te selecteren

Volg onderstaande stappen om de SQL database voor het nieuwe filiaal aan te maken zodat Plan-IT Werkplaats de data kan benaderen

Ga in de Windows Verkenner naar de map Plan-IT∖DataSQL. De data van het nieuwe filiaal staat in de map met het hoogste nummer:

Open deze map en klik met de rechtermuisknop op het bestand Connection.ini en selecteer de optie Bewerken

Wijzig de tekst achter de ConnectionId naar de naam van de nieuwe vestiging (dit mag elke naam zijn zolang deze maar herkenbaar is en uniek)

Ga vervolgens naar de SQL server en start SQL Server Management Studio en maak een nieuwe database aan

Geef deze nieuwe database de naam van de nieuwe vestiging (kijk goed naar de namen van de andere bestaande databases zodat je dezelfde structuur kunt behouden)

Ga vervolgens naar de Plan-IT∖Programs map en start de SQL_Migration_Tool.exe

Voer het adres van de SQL server in en selecteer vervolgens in het veld Database Name de nieuw aangemaakte vestiging. Klik op de knop Test om te controleren of de migration tool kan verbinden met de database. Klik ten slotte op de knop OK

Klik op de knop Create Establishment Database (de tabellen worden nu aangemaakt op de SQL server van deze nieuwe vestiging)

Start vervolgens in de Plan-IT∖Programs map de SQL_Connection_Manager.exe

Klik linksonder op de knop Add

Vul in het veld Connection Id de naam van de vestiging in die ook is ingegeven bij de Connetion.ini

Vul de SQL server in en kies de nieuw aangemaakte SQL database van deze nieuwe vestiging.

Maak verbinding met de SQL Server met een gebruikersnaam en wachtwoord, zodat de connectie door iedere gebruiker van Plan-IT Werkplaats gebruikt kan worden.

Controleer de verbinding met de knop Test en als deze succesvol is, sluit het scherm met OK.

Sla de instellingen op met Save en sluit de SQL_Connection_Manager.exe

Start de SQL_Connection_Manager.exe opnieuw. De nieuwe vestiging staat nu in de lijst met vestigingen.
Selecteer het nieuwe filiaal uit de lijst en klik op de knop Update Database.

De database wordt nu bijgewerkt tot de huidige versie van uw Plan-IT Werkplaats versie.

De nieuwe vestiging kan nu in Plan-IT Werkplaats gebruikt worden.

Question 46

Hoe stel ik in Plan-IT Online Volvo Personal Service (VPS) in?

Accepted Answer

Volg onderstaande stappen om in Plan-IT Online en in Plan-IT Werkplaats een vestiging naar VPS om te zetten.

Plan-IT Online

De online planner moet eerst omgezet worden naar op Tijd. Vraag Plan-IT om dit te doen.
Maak voor elke VPS werknemer een groep aan.
Voeg de VPS werknemers toe als hoofdwerkzaamheden (radiobutton) en selecteer bij elke werknemer ook de juiste groep met de naam van de werknemer. Laat hier het aantal eenheden leeg.
Voeg vervolgens de gewenste werkzaamheden toe als extra werkzaamheden (checkbox). Laat de groep staan op alle bewerkingen. Stel hierbij wel het juiste aantal eenheden in voor de tijdsduur.

Plan-IT Werkplaats

Zet in Plan-IT Werkplaats, in de systeeminstellingen bij het tabblad Online module, een vinkje bij de optie op Tijd plannen.
Open het werknemer venster en stel bij de VPS monteurs de groep met hun eigen naam in.
Zet de werknemers die niet online beschikbaar moeten zijn de groep op Niet online plannen.
Open het Kalender venster en geef de VPS monteurs gele blokjes waar de online planner reserveringen op kan plaatsen.

Stuur nu de bezetting over naar de online planner.

Question 47

Hoe moet ik Plan-IT Werkplaats updaten?

Accepted Answer

In al onze Plan-IT producten zit een update procedure. Om deze te kunnen gebruiken heeft u Administrator rechten nodig in Plan-IT en op uw netwerk.

Let op: sommige antivirusscanners of firewalls blokkeren de toegang tot de Plan-IT update server. Wanneer het update programma aangeeft dat er geen nieuwe versie kan worden gevonden, terwijl op onze website wel een nieuwere versie staat bij het nieuws, neem dan contact op met uw systeembeheerder om te laten controleren of de firewall of de antivirusscanner iets tegenhoudt.

Voorbereidingen

Voordat u met de update kunt beginnen moeten alle gebruikers in alle vestigingen Plan-IT afsluiten. Ook moet u alle achtergrond taken stoppen die met Plan-IT gekoppeld zitten. Denk hierbij aan de Autoline ODBC koppeling, Incadea statussen programma, Plan-IT Export programma, Plan-IT Welkom, Plan-IT Import programma of externe applicaties die via ODBC gekoppeld zitten aan Plan-IT.

Daarnaast raden wij aan om een back-up te maken van uw Plan-IT programma voordat u met het updaten begint. Dit doet u door een kopie te maken van de Plan-IT map op de server. U kunt dan altijd snel terug naar de vorige versie mocht er ergens iets fout gaan. Hiermee kunt u ook meteen controleren of er nog iemand in Plan-IT zit, want u kunt alleen een kopie maken als er niemand meer inzit.

De update uitvoeren

Start u Plan-IT op 1 werkplek op en log in met een account dat Administrator rechten heeft.
Klik bovenaan in de menubalk op de optie Systeem.
Selecteer de optie Controleren op nieuwe versie.

Plan-IT wordt nu afgesloten en er wordt een update programma gestart.

Klik op de knop Start om het update programma te laten zoeken naar updates.

Als er een nieuwe versie klaar staat zal het programma dit aangeven. Indien het update programma aangeeft dat er geen nieuwe versie kan worden gevonden, terwijl op onze website wel een nieuwere versie staat bij het nieuws, wordt de Plan-IT update mogelijk door iets geblokkeerd. Neem contact op met uw systeembeheerder om te laten controleren of de firewall, of de antivirusscanner, iets tegenhoudt.

Klik op de knop Ja om de update te downloaden.

Klik op de knop OK om het update venster te sluiten.

Indien u werkt met een SQL database, voer dan eerst de stappen op deze pagina uit voordat u verder gaat

Start Plan-IT Werkplaats nu opnieuw op met de optie Als administrator uitvoeren/Run as Administrator.

De update kan even duren. De snelheid waarmee de update wordt uitgevoerd is afhankelijk van de snelheid van uw netwerk en het aantal vestigingen. Sluit dit niet af (ook wanneer het lijkt alsof Plan-IT niets aan het doen is, het kan een tijdje duren voordat Plan-IT de update heeft voltooid).

Als u met terminal servers werkt start u op elke terminal server Plan-IT een keer met de optie Als administrator uitvoeren/Run as Administrator.

Als de update klaar kunnen alle gebruikers Plan-IT weer opstarten.

Versie

Op deze website kunt op de nieuwspagina zien wanneer de laatste release van Plan-IT is geweest en wat het laatste versienummer is.

Als het update programma aangeeft dat er geen nieuwe versie beschikbaar is en de website geeft aan van wel, dan zou het kunnen dat u de cache van Internet Explorer moet leegmaken (browsergeschiedenis leegmaken).

Als u nog een versie van Plan-IT heeft die ouder is dan 2015 (v4.100.xxx) neem dan even contact met ons op (contact@plan-it.nl) zodat we u kunnen assisteren met het installeren van de meest recente versie.

Question 48

Hoe werk ik een oude versie van Plan-IT Werkplaats bij naar de nieuwe runtime?

Accepted Answer

Neem contact op met Plan-IT zodat wij uw licentie kunnen aanpassen, zodat de nieuwe versie kan worden gedownload.

Omdat deze nieuwe versie een volledig nieuwe runtime heeft, is het belangrijk dat u eerst deze nieuwe update procedure helemaal goed doorneemt voordat u met de update begint. Daarom hebben we deze update achter een licentie gezet.
Voer de update niet uit via een netwerkschijf of UNC pad, dat zal een foutmelding veroorzaken.
Mocht u vragen hebben over deze update procedure, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.
We helpen u graag met het uitvoeren van deze update.

Alle gebruikers moeten Plan-IT Werkplaats sluiten.
Alle taken die gekoppeld zitten aan Plan-IT Werkplaats moeten worden gestopt (Wincar koppeling, Autoline koppeling, Maintenace.exe, enz.)
Maak een kopie van de hele Plan-IT Werkplaats map
(als back-up voor wanneer er iets fout gaat, maar ook als extra controle om te zien of er nog iemand Plan-IT Werkplaats open heeft staan. Je kunt namelijk geen kopie maken als er nog gebruikers in Plan-IT Werkplaats zitten)
Log in op de server waar Plan-IT Werkplaats geïnstalleerd staat (dus waar de data staat). Klik de rechtermuisknop op de Plan-IT Werkplaats snelkoppeling (of op de planbord.exe in de Plan-IT-Programs map) en selecteer de optie Als administrator uitvoeren

Log in met een gebruikersaccount met Master rechten, klik vervolgens in de menubalk op Systeem en selecteer de optie Controleren op nieuwe versie.

Haal de nieuwe versie binnen. Dit kan even duren omdat het een grote update is, wees geduldig en sluit de update niet af.
Wanneer het downloaden klaar is komt er in het updatevenster te staan dat de update correct is geïnstalleerd.

Wacht nog 10 seconden en klik vervolgens op de knop OK. Plan-IT Werkplaats gaat nu een script starten, die de nieuwe runtime uitpakt, en de oude runtime opruimt. Laat deze dus voltooien.

Wanneer dat ook voltooid is, en het venster heeft zichzelf gesloten, moet Plan-IT Werkplaats nog een keer als administrator gestart worden. Plan-IT Werkplaats gaat nu de database update uitvoeren.
Wanneer dat klaar is verschijnt het inlogvenster en is de update zelf klaar. Controleer nu of alles goed werkt.
Vervolgens moet u op elke Terminal Server of Werkstation Plan-IT Werkplaats 1 keer als administrator starten
(Plan-IT krijgt daarmee tijdelijk de rechten om de nieuwe dll’s te installeren op de werkplekken waar hij opgestart wordt. Als u met Terminal Servers werkt, moet dit op elke TS waar met Plan-IT Werkplaats wordt gewerkt 1 keer gedaan worden.)
Als u ergens taken heeft draaien voor b.v. de Autoline koppeling (firedeamon services) dan moet op deze server ook Plan-IT Werkplaats 1 keer als administrator worden opgestart.
U kunt hierna de taken weer starten.

De update is hiermee voltooid.

Question 49

Hoe importeer ik de vrije dagen uit Wincar naar Plan-IT Werkplaats?

Accepted Answer

Neem contact op met Wincar om het importeren van vrije dagen naar Plan-IT Werkplaats aan te laten zetten aan de Wincar kant.
Wincar zet dan per vestiging een bestand klaar met daarin alle vrije dagen van alle medewerkers.
Dit bestand wordt in dezelfde locatie gezet als waar de werkorder bestanden worden neergezet.
Het Wincar vrije dagen bestand heeft de volgende opbouw: vestigingcode_AFW.csv
De vestigingscode in de bestandsnaam is dezelfde code als die je in Plan-IT Werkplaats ingeeft bij de vestiging, dus b.v. V001_AFW.csv

Elke ochtend zal Plan-IT Werkplaats het bestand automatisch 1 keer inlezen (bij de eerste persoon die Plan-IT Werkplaats start) en de codes uit het .csv bestand koppelen aan de monteurcode in Plan-IT Werkplaats.

Wanneer je niet wilt wachten tot de volgende ochtend om nieuwe vrije dagen door te krijgen, dan kun je die ook handmatig importeren. Ga daarvoor in de menubalk van Plan-IT Werkplaats naar Bestand > Vrije Dagen, en klik onderaan in het Vrije Dagen Overzicht op de knop Synchroniseer.

Standaard worden vrije dagen die niet vanuit het DMS zijn geïmporteerd maar handmatig zijn aangemaakt in Plan-IT Werkplaats, verwijderd uit Plan-IT Werkplaats.
Als u dit niet wilt, zet dan deze verwijder optie uit. Ga daarvoor in de menubalk van Plan-IT Werkplaats naar Systeem > Systeem instellingen, en klik bovenaan op het tabblad Koppelingen. Zet een vinkje bij de optie Geen vrije dagen verwijderen uit Plan-IT vanuit DMS koppeling en klik tenslotte rechtsonder op de knop Opslaan.
Plan-IT zal dan alleen vrije dagen toevoegen vanuit Wincar maar niet verwijderen.

Question 50

Hoe geef ik partners toegang tot de API van Plan-IT Online?

Accepted Answer

Volg onderstaande stappen om een partner toegang te geven tot uw Plan-IT gegevens:

Ga naar https://www.plan-it-online.com en log in met uw gegevens.
Klik in het menu aan de linkerkant op de optie API-inloggegevens, en selecteer de optie Website API of CRM API

Selecteer Website API om de partner toegang te geven tot de functionaliteiten van Plan-IT Online om een eigen planner/lay-out te ontwerpen.
Selecteer CRM API om Plan-IT Werkplaats data beschikbaar te stellen aan de partner.

Selecteer in het rechtergedeelte van het venster, bij het veld Partner, de gewenste partner die u toegang wilt geven tot uw gegevens.

Iedere partner heeft zijn eigen inloggegevens nodig. De inloggegevens van de ene partner werken dus niet voor een andere partner.
Controleer dus goed voor welke partner de gegevens moeten worden aangemaakt.
Vul, indien gewenst, bij het veld Omschrijving iets in voor uzelf, om deze partner extra aan te herkennen
Klik ten slotte rechtsonder op de knop Opslaan.

De partner wordt toegevoegd, en er wordt een gebruikersnaam en wachtwoord gegenereerd.

Geef deze gegevens door aan de partner.

Wanneer u deze partner niet langer toegang wilt geven tot de Plan-IT Online gegevens, omdat bijvoorbeeld de samenwerking is gestopt, zet dan een vinkje bij de optie Inactief.
Geef ook aan de partner door dat de koppeling met Plan-IT Online is uitgezet.

Question 51

Hoe stel ik per merk een eigen afspraakbevestiging in?

Accepted Answer

Vanaf Plan-IT Werkplaats versie 7.191.1676 is het mogelijk om per merk een eigen afspraakbevestiging template in te stellen. Dit kan per Plan-IT Werkplaats filiaal worden geconfigureerd.

Volg hiervoor onderstaande stappen:

Klik bovenaan in de menubalk op Systeem en selecteer Systeem instellingen

Ga in het venster dat verschijnt naar het tabblad Koppelingen
Ga vervolgens in de tweede rij tabbladen naar Mail
Vul de mailserver gegevens in, als deze nog niet zijn ingevuld. Neem indien nodig contact op met uw systeembeheerder voor de juiste gegevens.
Ga daarna in de derde rij tabbladen naar Afspraakbevestiging
Controleer of de optie Afspraakbevestiging kunnen mailen is aangevinkt, en ook de optie Gebruik maken van een eigen HTML Sjabloon voor de afspraakbevestiging

Wanneer deze laatste optie wordt aangevinkt, komt er een veld met extra opties tevoorschijn om sjablonen toe te voegen. Als u hier niets toevoegt, maakt Plan-IT Werkplaats standaard gebruik van het bestand met de naam appointment_confirmation.html in de Plan-IT∖Data map. Het appointment_confirmation.html bestand kunt u naar eigen wens aanpassen. Hiervoor zijn verschillende kenmerken (tags) beschikbaar. Deze tags zullen door Plan-IT werkplaats vervangen worden door de informatie uit de werkorder.

Er zijn verschillende opties voor de DMS systemen waar Plan-IT Werkplaats een koppeling mee heeft.
Bij sommige DMS systemen krijgt Plan-IT Werkplaats het merk goed door, dan kan er gewoon het merk ingegeven worden in het veld Merk, en het gewenste sjabloon erbij gekozen worden. Wanneer in Plan-IT Werkplaats een werkorder wordt geïmporteerd waarin dit merk wordt meegegeven door het DMS, dan gebruikt Plan-IT Werkplaats het sjabloon dat voor dit merk is ingesteld.

Het merk zoals Plan-IT Werkplaats dit van het DMS doorgestuurd krijgt staat in de werkorder achter het kenteken:

Klik in de systeem instellingen bij het tabblad Afspraakbevestiging op de knop Toevoegen.
Vul in het veld Merk het gewenste automerk in zoals dat in de werkorder komt te staan.
Vul vervolgens in het veld Pad de locatie van het te gebruiken sjabloon in:

Hou er rekening mee dat de Windows gebruikers die met Plan-IT Werkplaats werken, toegang moeten hebben tot de locatie waar het sjabloon staat. Daarom adviseren wij om een UNC-pad in te vullen, en geen stationsletter (tenzij dit voor alle gebruikers hetzelfde is).

Sommige DMS systemen sturen in plaats van het merk een merkcode naar Plan-IT Werkplaats (bijvoorbeeld de Autoline koppeling).

Door deze Code toe te voegen in de sjabloon instellingen weet Plan-IT dat de Autoline code A b.v. Audi is. Plan-IT zal dan bij het inlezen automatisch van de code A het merk Audi maken.
Dan heeft u ook meteen mooi het juiste merk in de Plan-IT werkorder staan.
Vervolgens gaat bij het versturen van de afspraakbevestiging Plan-IT kijken naar het merk, en vind dan de juiste sjabloon om te versturen.

Question 52

Wat zijn de systeemvereisten voor Plan-IT Werkplaats?

Accepted Answer

Op deze pagina vindt u de systeemeisen voor het gebruik van Plan-IT Werkplaats.

Platform:

Op de server ondersteunen wij Windows Server 2016, en Windows server 2019.

Windows server 2019 wordt met de huidige database van Plan-IT Werkplaats niet ondersteund.
Als u Windows server 2019 wilt gebruiken, zult u naar een SQL database toe moeten.

Op werkstations ondersteunen wij Windows 10 en Windows 11.

Opslagruimte:

Plan-IT Werkplaats heeft 1 GB schijfruimte nodig, en daarnaast 500 MB per filiaal.

RDS Server:

Plan-IT Werkplaats heeft een RDS Server nodig bij meerdere filalen (of wanneer de Plan-IT Werkplaats data niet op dezelfde server staat als waar de werkstations staan).
Wij houden de Microsoft richtlijnen aan voor het maximaal aantal gebruikers op een RDS Server en het geheugen dat daarbij hoort.
Plan-IT Werkplaats werkt ook op Citrix.

Een client-server opstelling wordt alleen ondersteund wanneer de server op dezelfde locatie staat als de clients.

Question 53

Hoe gebruik ik het prikbord?

Accepted Answer

Plan-IT Werkplaats heeft een prikbord dat kan worden ingeschakeld in de systeeminstellingen. Er verschijnt dan een gele kolom aan de rechterkant van het planbord venster, waar werkorders naartoe verplaatst kunnen worden, om ze tijdelijk van de planning af te halen.

Dit kan nuttig zijn om bijvoorbeeld tijdelijk wat ruimte vrij te maken op het planbord, om werkorders heen en weer te kunnen verplaatsen. Doordat de werkorders die van het planbord af zijn gehaald wel rechts in beeld blijven staan, worden ze minder snel vergeten of over het hoofd gezien.

Of wanneer een werkorder naar een datum moet worden verplaatst die niet in beeld staat, waardoor slepen niet gaat, kun je de werkorder tijdelijk naar het prikbord slepen, dan naar de nieuwe datum navigeren, om daarna de werkorder bij de juiste werknemer en het gewenste tijdstip te plaatsen.

Vanaf versie 7.191.4399 van Plan-IT Werkplaats is het mogelijk om het prikbord te veranderen in het actiebord. Hierop komen automatisch toekomstige werkorders te staan die al de status aanwezig hebben. Hierdoor kan leegloop snel opgevuld worden met ander werk.

Prikbord inschakelen

Volg onderstaande stappen om het prikbord in te schakelen.

Klik in de menubalk op de optie Systeem
Selecteer de optie Systeem instellingen
Kies achtereenvolgens de tabbladen Instellingen → Vinkjes
Vink de optie Prikbord aanzetten aan
Selecteer vervolgens rechts hoeveel uren er op het prikbord getoond moeten worden
en hoeveel werkorders er op het prikbord getoond kunnen worden.
Wanneer er meer werkorders op het prikbord worden gezet, worden deze in tabbladen verdeeld.
Klik ten slotte op de knop Opslaan om de wijzigingen toe te passen.

Wanneer je nu het planbord ververst, staat er een kolom rechts in beeld:

Hier kunnen werkorders naartoe verplaatst worden door ze te slepen, of door ze te knippen en te plakken.

Werkorders op het prikbord staan buiten de planning. Wanneer je naar een andere datum navigeert, blijft het prikbord ongewijzigd.

Actiebord inschakelen

Onderaan op het planbord staat het selectievakje om het Actiebord in te schakelen. Wanneer het actiebord wordt ingeschakeld, veranderd het prikbord in het actiebord. Op het actiebord staan alle toekomstige werkorders die de status aanwezig hebben. Het actiebord kijkt hiervoor 30 dagen in de toekomst.

Werkorders die op het actiebord staan kunnen met de muis op de gewenste plek worden gesleept.

Question 54

Hoe importeer ik de roosters van Autoline in Plan-IT Werkplaats?

Accepted Answer

Volg onderstaande stappen om de jaarroosters van werknemers vanuit Autoline te importeren in Plan-IT Werkplaats:

Autoline filiaalnummer noteren

Klik bovenaan in de menubalk op de optie Systeem.
Selecteer de optie Beheer.
Selecteer het filiaal waarin u de de roosters wilt importeren, door hier met de linkermuisknop op te klikken.
Klik vervolgens met de rechtermuisknop op het filiaal.
Selecteer in het contextmenu dat verschijnt de optie Bewerken.
Noteer het nummer dat helemaal rechtsboven in het veld Extern staat. Dit is het autoline filiaalnummer.

Extern nummer controleren

Controleer eerst bij welke monteurs een extern nummer is ingevuld. Alleen monteurs met een extern nummer krijgen een rooster bij het importeren vanuit Autoline. Bij monteurs zonder extern nummer moet de kalender dus niet worden gewist, want die wordt bij het importeren niet opnieuw gevuld.

Klik in de linkerkolom waar alle werknemers onder elkaar staan met de rechtermuisknop op een werknemer.
Selecteer in het contextmenu dat verschijnt de optie Werknemer.
Controleer of er in het veld Extern nr een code staat ingevuld.

Klik bovenaan in het veld Naam helemaal rechts op de knop om de volgende monteur te selecteren.

Controleer op deze manier alle werknemers en noteer bij welke werknemers een extern nr staat.

Sluit het Werknemer venster door op de knop Annuleren te klikken.

Wanneer Plan-IT Werkplaats bij het sluiten van het Werknemer venster vraagt of de online module moet worden bijgewerkt, klik dan op de knop Nee.

Kalender leegmaken

Er kan alleen een jaarkalender vanuit Autoline worden geimporteerd als de kalender voor dat jaar leeg is in Plan-IT Werkplaats. Volg onderstaande stappen om te controleren of de kalender leeg is:

Klik met de rechtermuisknop op een werknemer waarbij een extern nr is ingevuld.
Selecteer de optie Kalender van deze werknemer.
Navigeer met de knoppen rechtsonder in het Kalender venster naar de eerste maand van het jaar dat moet worden geimporteerd.

Als de eerste maand van het jaar dat moet worden geimporteerd leeg is, ga dan verder met de stappen in het volgende gedeelte.

Als er wel een rooster in staat, volg dan onderstaande stappen om de kalender leeg te maken:

Klik met de rechtermuisknop op het jaar, helemaal linksboven in het Kalender venster.
Selecteer de optie Verwijderen.
Er verschijnt een pop-up venster om te bevestigen dat het gehele jaar verwijdert moet worden. Klik op de knop Ja.

Selecteer linksonder in het Kalender venster de volgende werknemer waarbij een extern nr is ingevuld.

Herhaal de bovenstaande stappen voor alle werknemers waarbij een extern nr is ingevuld.

Kalender importeren

Nu zeker is dat de kalender leeg is voor alle werknemers met een extern nr, kan de kalender van Autoline worden geimporteerd:

Open de Windows Verkenner en navigeer naar de Plan-IT Werkplaats map.
Start het programma Autoline_JaarKalender.exe.

Laat de bovenste twee opties uitgevinkt.
Vul in het veld Jaar in welk jaar moet worden geimporteerd.
Vul in het veld Autoline filiaalnummer het nummer is dat je in het Beheer venster hebt opgezocht.
Selecteer in het veld Tijdsblokken bij op tijd module in minuten hoe groot de AE blokken in de kalender moeten worden.
Klik ten slotte op de knop Importeren om het importeren te beginnen.

Het venster Inlezen kalender verschijnt met een teller die oploopt.

Wacht tot het venster Import geslaagd verschijnt, en klik op de knop OK.

Herhaal de stappen bij alle filialen waar de kalender van Autoline moet worden geimporteerd.

Question 55

Hoe stel ik de koppeling tussen Plan-IT Werkplaats en Autoline in?

Accepted Answer

Op deze pagina leggen we uit hoe de Autoline koppeling moet worden ingesteld, en hoe deze functioneert.

Koppeling instellen

Controleer eerst of de koppeling in uw licentie staat.
Klik bovenaan in de menubalk op de optie Help, en selecteer de optie Licentie informatie.
Het Licentie informatie venster verschijnt. In het veld Extra modules moet de optie CDK staan.

Neem contact op met Plan-IT wanneer deze CDK koppeling optie er bij u niet bij staat, wij zullen deze dan toevoegen aan uw licentie.

Klik bovenaan in de menubalk op de optie Systeem.
Selecteer de optie Beheer.
Klik eerst met de linkermuisknop op het filiaal waarvoor u de koppeling wilt instellen, om het filiaal te selecteren.
Klik vervolgens met de rechtermuisknop op het filiaal.
Selecteer in het contextmenu dat verschijnt de optie Bewerken.
Vul in het veld Extern het nummer van het filiaal in Autoline in.
Selecteer in het veld DMS Koppeling de optie CDK.
Vul in het veld Import de maplocatie in waar Autoline de werkorder bestanden voor Plan-IT Werkplaats neerzet.
Neem contact op met CDK of uw systeembeheerder om te achterhalen welke locatie dit moet zijn.
Vul in het veld Export de maplocatie in waar Plan-IT Werkplaats de bestanden voor Autoline moet neerzetten.
Als dit dezelfde locatie is als Import kunt u het veld Export leeg laten. Plan-IT Werkplaats zal dan namelijk de locatie aanhouden die is ingevuld in het veld Import.
Klik ten slotte op de knop Opslaan om deze instellingen te toe te passen.
Sluit het beheer venster door rechtsonder op de knop Sluiten te klikken.

Selecteer nu onder het planbord het juiste filiaal waarvoor u zojuist de Autoline koppeling in het beheer venster hebt ingesteld.

Klik vervolgens bovenaan in de menubalk weer op de optie Systeem.
Selecteer nu de optie Systeem instellingen.
Ga vervolgens naar het tabblad Koppelingen.
??
Klik rechtsonder op de knop Opslaan om de instellingen toe te passen.

Klik nu bovenaan in de menubalk op de optie Bestand.
Selecteer de optie Werknemer.
Klik in het veld Naam op de knop en selecteer de eerste werknemer in de lijst.
Klik op de knop OK om de gegevens van de eerste werknemer te openen.
Vul in het veld Extern nr in wat de code is van deze werknemer in Autoline. Deze zijn nodig om werktijden en vrije dagen vanuit Autoline bij de juiste werknemer in Plan-IT Werkplaats plaatsen.
Klik vervolgens op de knop Opslaan om deze code bij de werknemer op te slaan.
Klik weer in het veld Naam op de knop om de volgende werknemer te selecteren. Vul op deze manier bij elke werknemer de juiste code vanuit Autoline in.
Klik ten slotte, wanneer de externe nummers bij alle werknemers zijn ingevuld, op de knop Annuleren om het Werknemer venster af te sluiten.

De koppeling is nu ingesteld en gereed voor gebruik.

Autoline achtergrondtaken instellen

Om de gegevens van Autoline over te sturen naar Plan-IT Werkplaats, zijn er een aantal achtergrondtaken die door een systeembeheerder op de server moeten worden ingesteld.
Deze taken kunnen handmatig worden uitgevoerd, maar wij adviseren om deze taken in te stellen in een services beheer programma als FireDaemon Pro. Hiermee kunnen de taken automatisch worden herstart, om te voorkomen dat ze niet meer actief zijn nadat de server bijvoorbeeld uitvalt of herstart wordt.

Autoline_Werkorders

Deze taak zorgt ervoor dat wanneer een werkorder in Autoline wordt opgeslagen, dat er voor deze werkorder een XML bestand wordt geplaatst in de ingestelde map. Gebruikers kunnen vervolgens met de gegevens die in dit bestand staan de werkorder importeren in Plan-IT Werkplaats.
Klik hier voor een uitgebreide beschrijving van deze taak.

Autoline_Statussen

De Autoline_Statussen taak zorgt ervoor dat werkorders in Plan-IT Werkplaats dezelfde status krijgen als de werkorders in Autoline. Ook controleert deze taak of de plandatum in Plan-IT Werkplaats overeenkomt met de plandatum in Autoline. Ook wordt nog een keer belangrijke informatie uit Autoline gehaald en aangepast in de werkorders in Plan-IT Werkplaats (wachter, tijdsafspraak, receptionist gewijzigd).
Klik hier voor een uitgebreide beschrijving van deze taak.

Autoline_VrijeDagen

De Autoline_VrijeDagen taak wordt gebruikt om vrije dagen uit Autoline te halen en in Plan-IT Werkplaats toe te voegen.
Klik hier voor een uitgebreide beschrijving van deze taak.

Autoline_JaarKalenderRun

De Autoline_JaarKalenderRun taak zorgt ervoor dat het rooster van de monteurs uit Autoline in Plan-IT Werkplaats overgenomen wordt. Deze taak overschrijft de kalender van Plan-IT Werkplaats met de kalender uit Autoline.
Klik hier voor een uitgebreide beschrijving van deze taak.

Koppeling gebruiken

Maak eerst de nieuwe werkorder aan in Autoline en sla deze op. Schakel daarna over naar Plan-IT Werkplaats en klik op het planbord met de rechtermuisknop op de gewenste datum en tijd. Selecteer in het contextmenu dat verschijnt de optie Nieuwe werkorder.

Het werkorder venster verschijnt, Klik hierin nu onderaan op de knop Import.

De eerste keer dat je op de Import knop klikt verschijnt er een klein pop-up venstertje. Vul hier de gebruikersnaam uit Autoline in om alleen eigen werkorders te zien, of druk op de Enter toets zonder iets in te vullen om de werkorders van alle gebruikers te zien.

Op deze manier kunt u alle werkorders naar wens inplannen.

Wat communiceren Plan-IT Werkplaats en Autoline

Autoline geeft de volgende gegevens door aan Plan-IT Werkplaats:

Wanneer er een werkorder wordt gemaakt in Autoline, plaatst de Autoline_werkorders taak een bestand in de Import map, waar Plan-IT Werkplaats deze kan ophalen.

Plan-IT Werkplaats koppelt de volgende dingen terug naar Autoline:

Zodra u een werkorder verplaatst van het prikbord naar het planbord, wordt de plandatum terug gekoppeld naar Autoline.
Plan-IT plaatst hiervoor een bestand in de Export map, waar de Autoline taak deze vervolgens kan ophalen.
Zodra een vervangend vervoer reservering op de status Gefactureerd wordt gezet, plaatst Plan-IT Werkplaats hiervoor een bestand in de Export map, waar Autoline deze vervolgens kan ophalen.

Question 56

Hoe stel ik de koppeling tussen Plan-IT Werkplaats en AAS in?

Accepted Answer

Op deze pagina leggen we uit hoe de AAS koppeling moet worden ingesteld, en hoe deze functioneert.

Koppeling instellen

Controleer eerst of de koppeling in uw licentie staat.
Klik bovenaan in de menubalk op de optie Help, en selecteer de optie Licentie informatie.
Het Licentie informatie venster verschijnt. In het veld Extra modules moet de optie XML - koppeling staan.

Neem contact op met Plan-IT wanneer deze XML koppeling optie er bij u niet bij staat, wij zullen deze dan toevoegen aan uw licentie.

Klik bovenaan in de menubalk op de optie Systeem.
Selecteer de optie Beheer.
Klik eerst met de linkermuisknop op het filiaal waarvoor u de koppeling wilt instellen, om het filiaal te selecteren.
Klik vervolgens met de rechtermuisknop op het filiaal.
Selecteer in het contextmenu dat verschijnt de optie Bewerken.
Vul in het veld Extern het nummer van het filiaal in AAS in.
Selecteer in het veld DMS Koppeling de optie XML.
Vul in het veld Import de maplocatie in waar AAS de werkorder bestanden voor Plan-IT Werkplaats neerzet.
Neem contact op met AAS of uw systeembeheerder om te achterhalen welke locatie dit moet zijn.
Vul in het veld Export de maplocatie in waar Plan-IT Werkplaats de bestanden voor AAS moet neerzetten.
Als dit dezelfde locatie is als Import kunt u het veld Export leeg laten. Plan-IT Werkplaats zal dan namelijk de locatie aanhouden die is ingevuld in het veld Import.
Klik ten slotte op de knop Opslaan om deze instellingen te toe te passen.
Sluit het beheer venster door rechtsonder op de knop Sluiten te klikken.

Selecteer nu onder het planbord het juiste filiaal waarvoor u zojuist de AAS koppeling in het beheer venster hebt ingesteld.

Klik vervolgens bovenaan in de menubalk weer op de optie Systeem.
Selecteer nu de optie Systeem instellingen.
Vink de optie Prikbord aanzetten aan.
Stel bij de optie Uren Zichtbaar in hoeveel uren u op het prikbord wilt hebben. Standaard is 3, dit kan later naar wens worden aangepast.

Ga vervolgens naar het tabblad Koppelingen.
Vink de optie Automatisch import op prikbord aan.
Vink ook de optie Na import direct naar bewerking springen aan.
Vul in het veld Extern Filiaalnr in wat het filiaalnummer in AAS is.

Ga vervolgens naar het tabblad Tijdregistratie.
Vink de optie Tijdregistratie gebruiken aan.
Selecteer in het veld Koppeling tijdregistratie de optie Standaard.
Stel bij de optie Refresh in hoe vaak Plan-IT Werkplaats de tijdregistratie moet verversen. Standaard is 1 minuut.
Vul in het veld Status data directory dezelfde maplocatie in die bij Beheer in het veld Import is ingevuld.
Vink ook de optie Kloktijden niet weergeven op het planbord aan.

Ga vervolgens naar het tabblad Vervangend vervoer.
Vink de optie Vervangend vervoer factuur exporteren naar DMS aan.
Klik ten slotte rechtsonder op de knop Opslaan om alle instellingen toe te passen.

De koppeling is nu ingesteld en gereed voor gebruik.

Koppeling gebruiken

Klik onder het planbord op de knop Ververs. Rechts naast het planbord verschijnt nu het prikbord.
Onder het prikbord staat een knop Synchroniseer, klik op deze knop om alle werkorders vanuit AAS te synchroniseren naar Plan-IT Werkplaats.
Het prikbord wordt nu gevuld met alle werkorders die AAS heeft klaargezet voor Plan-IT Werkplaats.

Nu kunt u deze werkorders inplannen op de gewenste datum en tijd, bij de gewenste monteur.

Navigeer met de knoppen onder het planbord naar de gewenste datum.
Beweeg de muispijl naar de linkerzijde van de werkorder op het prikbord, die u op het planbord wilt zetten. De muispijl verandert in een handje.
Klik met de linkermuisknop en houdt deze ingedrukt. U kunt nu de werkorder slepen naar de gewenste tijd en monteur.
Laat de linkermuisknop los om de werkorder op de gewenste plek neer te zetten.

Op deze manier kunt u alle werkorders naar wens inplannen.

Wat communiceren Plan-IT Werkplaats en AAS

AAS geeft de volgende gegevens door aan Plan-IT Werkplaats:

Wanneer er een werkorder wordt gemaakt in AAS, plaatst AAS een bestand in de Import map, waar Plan-IT Werkplaats deze kan ophalen.

Plan-IT Werkplaats koppelt de volgende dingen terug naar AAS:

Zodra u een werkorder verplaatst van het prikbord naar het planbord, wordt de plandatum terug gekoppeld naar AAS.
Plan-IT plaatst hiervoor een bestand in de Export map, waar AAS deze vervolgens kan ophalen.
Zodra een vervangend vervoer reservering op de status Gefactureerd wordt gezet, plaatst Plan-IT Werkplaats hiervoor een bestand in de Export map, waar AAS deze vervolgens kan ophalen.

Question 57

Hoe importeer ik klanten en kentekens? (zonder DMS)

Accepted Answer

Plan-IT Werkplaats heeft naast een hele reeks van import formaten van DMS-systemen, ook een standaard import formaat. Als u zorgt dat uw bestand hieraan voldoet kunt u uw klanten en kentekens inlezen in Plan-IT.

Hier volgt een beschrijving waar het bestand aan moet voldoen en hoe dit werkt:

Het import bestand moet de naam Plan-IT.csv hebben dat met ; (puntkomma) gescheiden velden bevat.

De velden moeten allemaal aanwezig zijn in het formaat en exact deze volgorde bevatten:

Kenteken
Autotype
DMS ID (klantnummer)
Titel
Naam
Straat
Huisnummer
Postcode
Stad
Telefoon (voorkeur Mobiel)
E-Mail

Het bestand moet in de map Plan-ITImport staan. Als deze map nog niet bestaat maakt u deze aan.

Vervolgens gat u naar de map Plan-ITPrograms en start u het programma Import.exe op.

Klik in de menubalk op de optie Systeem en selecteer de optie Import.

Nu gaat de import lopen en worden uw klanten en kentekens ingeladen in Plan-IT. Dit kunt u zo vaak herhalen als u wilt. Als u dus regelmatig zorgt dat het bestand geupdate wordt met nieuwe klanten en wijzigingen dan zal Plan-IT deze bij een import verwerken in Plan-IT.

Question 58

Hoe exporteer ik gegevens uit Plan-IT Werkplaats?

Accepted Answer

Het is in Plan-IT mogelijk om de bepaalde data te exporteren. Denk hierbij aan werkorder informatie, vrije dagen, kalender gegevens, vervangend vervoer afspraken, en bezetting informatie, maar ook bijvoorbeeld systeeminstellingen.

Dit kan gedaan worden met het programma export.exe

Open een Windows Verkenner venster (Windows toets + E).
Navigeer naar de Plan-IT∖Programs map.
Dubbelklik op het bestand export.exe om het programma te starten.

Aan deze Export.exe kunt u parameters meegeven:

Parameter 1: BeginMaand

Parameter 2: EindMaand

Parameter 3: Jaar

Parameter 4: Soort gegevens exporteren (1 = Bezetting, 0 = Overige gegevens, 2 = Bezettingspercentage, 3 = Meer en minder tijd, 4 = Vervangend vervoer werkorders, 5 = Prikbord, 6 = systeeminstellingen, 7 = medewerkers, 8 = Reserveringen), 9 = bezetting van een periode, 10 = Gebruikers

De gegevens van alle vestigingen komen in 1 bestand te staan. De minimale periode voor een export is 1 maand.

Bezetting exporteren

Als u bijvoorbeeld de bezetting van Mei 2020 wilt exporteren, maak dan een snelkoppeling van de export.exe met de parameters: 5 5 2020 1

Wanneer u op de snelkoppeling dubbelklikt komt er een bestand met de naam BEZETTING.XML in de Plan-IT∖Data map te staan:

Overige gegevens exporteren

Als u de overige gegevens van bijvoorbeeld Juli t/m December 2019 wilt exporteren, maakt u de export snelkoppeling met de parameters: 7 12 2019 0

Wanneer u de snelkoppeling uitvoert door erop te dubbelklikken worden er een aantal XML bestanden (KALENDER.XML, VERVANGENDVERVOER.XML, VRIJEDAGEN.XML, WERKORDERS.XML) in de Plan-IT∖Data map geplaatst:

Op deze manier zijn met de juiste parameters ook de bezettingspercentages (2), meer en minder tijd (3), vervangend vervoer werkorders (4), het prikbord (5), en de reserveringen (8) te exporteren.

Systeeminstellingen exporteren

Vanaf Plan-IT Werkplaats versie 6.171.1715 is het mogelijk om de systeeminstellingen te exporteren, zodat u gemakkelijk de instellingen van de verschillende filialen in Plan-IT Werkplaats kunt vergelijken. Hiervoor stelt u bij de snelkoppeling de parameters in als: 0 0 0 6

Nadat u de snelkoppeling met deze parameters hebt uitgevoerd, komt er in de Plan-IT∖Data map een bestand te staan met de naam systeeminstellingen.csv. Hierin staan per filiaal alle systeem instellingen onder elkaar. Hiermee is snel te zien welke systeem instellingen afwijken van de andere filialen. Dit is nuttig als u alle systeem instellingen in alle filialen hetzelfde wilt instellen.

Question 59

Hoe stel ik de Leads functie in Plan-IT Werkplaats in?

Accepted Answer

Leads zijn potentiële toekomstige werkplaatsbezoeken. Door opvolging te geven aan leads is de kans groot dat deze zullen resulteren in een werkplaatsbezoek.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan een lage profieldiepte van zomerbanden die u constateert bij de winterwissel. Door een lead aan te maken zal Plan-IT bij een volgend bezoek van de klant aan de werkplaats (werkorder) een herinnering geven dat ook de zomerbanden vervangen moeten worden.

Als er geen werkplaatsbezoek gedaan wordt voordat de lead relevant wordt, zal Plan-IT deze lead automatisch in beeld tonen. U kunt dan actief met de klant contact opnemen om de klant te informeren over de eventuele vervanging van de zomerbanden voordat straks de zomerwissel aan de beurt is.

Dit zorgt voor extra omzet, maar ook voor een tevreden klant. U denkt namelijk met de klant mee.

Leads aanzetten

Klik bovenaan in de menubalk op de optie Systeem
Selecteer de optie Systeem instellingen
Ga in het bovenste tabblad naar de optie Koppelingen
Ga vervolgens in de tweede rij tabbladen naar Leads
Vink de optie Leads aanzetten aan om de leads functionaliteit in te schakelen

U heeft vervolgens nog een aantal opties:

Aantal dagen dat een lead zichtbaar moet blijven.
Geef hier aan hoeveel dagen van tevoren leads in beeld moeten verschijnen. U heeft dan zoveel dagen om de lead op te pakken en te behandelen.
Aantal maanden dat een lead in de toekomst gepland moet worden.
Als u een nieuwe lead aanmaakt zal de datum automatisch op het hier ingesteld aantal maanden worden gezet vanaf de einddatum van de werkorder.
Aantal dagen dan een lead handmatig mag worden verschoven.
De uiterste datum van een lead is met zorgvuldigheid gekozen. Het is dus niet de bedoeling dat een lead als deze eenmaal is aangemaakt, steeds maar verschoven wordt. Met deze instelling kunt u het verplaatsen van een lead naar een latere datum beperken.
Achtergrond kleur leads.
Selecteer hier een achtergrondkleur voor de zijbalk waarin leads komen te staan.

Statussen aanmaken

Een lead op het planbord kan een status worden gegeven. U kunt helemaal zelf instellen welke statussen u wilt gebruiken. De status wordt met een blokje zichtbaar op de lead op het planbord.

U kunt zoveel statussen aanmaken als u zelf wilt, maar zorg ervoor dat er tenminste 1 status is waarbij de optie Klaar is aangevinkt, en 1 waarbij de optie Export is aangevinkt.

Klaar

Het kan zijn dat een lead niet resulteert in een werkorder. De lead is echter wel afgehandeld. Door de optie Klaar aan te vinken kunt u een status aanmaken die ervoor zorgt dat de lead verdwijnt. (de lead zal ook niet in de export worden meegenomen).

Export

Leads die verlopen zijn maar nog niet de status klaar hebben (dus eigenlijk leads die niet goed zijn opgevolgd) kunnen geëxporteerd worden. Na de export worden de leads omgezet naar een status waarbij de optie Export is aangevinkt. Dit zorgt ervoor dat deze leads bij een volgende export niet weer worden meegenomen.

De Export status zal in Plan-IT verder niet zichtbaar worden voor de gebruikers, leads worden door Plan-IT op deze status gezet.

Categorieën aanmaken

Categorieën zijn vergelijkbaar met hoofdbewerkingen voor werkorders: deze geven de achtergrondkleur van de lead aan. U kunt op deze manier leads duidelijk in verschillende groepen opdelen.

U kunt zelf zoveel categoriën aanmaken als u zelf wilt.

Belangrijk te melden bij de categoriën is de Import optie. U kunt namelijk leads importeren in Plan-IT.

Zo kunt u bijvoorbeeld vanuit de marketing afdeling een hele reeks aan leads klaarzetten die door de vestiging moeten worden opgevolgd. Als bij het importeren de categorie overeenkomt met een categorie in Plan-IT waarbij de import optie is aangevinkt, zal de lead automatisch de juiste kleur krijgen.

Extra functionaliteit is dat categorieën waarbij de Import optie is aangevinkt, niet achteraf door Plan-IT gebruikers aangepast kunnen worden.

Het is voor een gebruiker ook niet mogelijk bij het handmatig aanmaken van een lead om een categorie te selecteren waarbij de Import optie is aangevinkt

Er is dus een duidelijk onderscheid tussen geïmporteerde leads en handmatig aangemaakte leads.

Leads op het planbord

Wanneer u de leads optie aanvinkt verschijnt rechts naast het planbord een nieuwe zijbalk waar alle actuele relevante leads worden weergegeven.

Door met de rechtermuisknop op een lead te klikken kunt u deze openen en de details bekijken.

Een nieuwe lead aanmaken

Wanneer u een werkorder op de status klaar of opgehaald zet zal Plan-IT kijken of er voor het kenteken in de werkorder al een lead bestaat. Als dit niet zo is verschijnt er een pop-up melding met de vraag of u een nieuwe lead wilt aanmaken.

Wanneer u bijvoorbeeld de klant heeft geïnformeerd dat het profiel van de banden nog net genoeg is om door de APK keuring te komen, maar dat deze binnenkort wel vervangen moeten worden, dan kunt u hiervoor een lead aanmaken (een herinnering zodat dit bij het volgende bezoek niet vergeten wordt mee te nemen, of als het bezoek niet komt kunt u de klant bellen om een afspraak te maken voor de vervanging van de banden). In de lead kunt u rechtsboven de Einddatum aanpassen naar de datum waar u verwacht dat de klant terug moet komen om de banden te vervangen. Wanneer deze lead relevant wordt zal deze zichtbaar worden in de rechter zijbalk naast het planbord.

Een andere manier om leads aan te maken is om deze te importeren.

Leads importeren

Het is ook mogelijk om (bijvoorbeeld vanuit de marketing afdeling) leads te importeren in Plan-IT. Denk hierbij aan APK, bandenwissel of regulier onderhoud. U kunt leads klaarzetten voor uw werkplaats welke opgevolgd moeten worden binnen een bepaalde periode.

Bij het inplannen van afspraken zal Plan-IT automatisch kijken of er een lead voor het kenteken aanwezig is en dit ook melden. Zo blijven uiteindelijk alleen de leads over waarvoor nog geen afspraak staat gepland. Deze kunnen dan door de receptie worden gebeld. Uiteindelijk zullen deze leads in een werkorder resulteren of eventueel geen opdracht.

Om leads te kunnen importeren in Plan-IT maakt u in de Plan-IT map een Leads map aan. Vervolgens maakt u in deze map een bestand met de naam Lead.csv:

Het bestand moet als volgt zijn opgeboud:

Geef het bestand de volgende velden, gescheiden met een ; puntkomma:

Kenteken

Uiterste Opvolgdatum

Plan-IT vestigingsnummer

Achternaam

E-Mail

Telefoonnummer

Project (Categorie)

Opmerking

U kunt de import vervolgens uitvoeren door in de Plan-ITPrograms map te dubbelklikken op het bestand Import_Leads.exe. Alle leads die in het bestand Lead.csv staan worden hiermee geïmporteerd in Plan-IT.

Verlopen leads exporteren

Leads die niet zijn opgevolgd voor de uiterste datum is verlopen verdwijnen uit de rechter zijbalk naast het planbord venster. Een andere afdeling, bijvoorbeeld uw Klanten Contact Center (KCC), zal dan deze Leads alsnog moeten opvolgen. Om dit mogelijk te maken kunt u eenvoudig alle niet opgevolgde leads exporteren.

U hoeft hiervoor alleen het programma Export_Leads.exe in de in de Plan-ITPrograms map te starten:

Wanneer u dit programma uitvoert maakt Plan-IT het bestand Leadsexport.csv aan in de Plan-ITLeads map, en zet Plan-IT alle geëxporteerde leads op de status geëxporteerd. Dit zorgt ervoor dat de volgende keer wanneer u het programma Export_Leads.exe uitvoert, deze leads niet opnieuw meegenomen worden.

Het is nu aan de organisatie zelf om deze Leads op te volgen. Het bestand Leadsexport.csv heeft een bepaalde indeling en kan makkelijk in bijvoorbeel Microsoft Excel worden geopend.

Het bestand moet na verwerking binnen de organisatie verwijderd worden. Als u het bestand niet verwijdert en opnieuw een export uitvoert maakt Plan-IT een tweede bestand aan met de toevoeging van de exportdatum in de bestandsnaam (om ervoor te zorgen dat er geen leads worden overschreven wanneer u per ongelijk twee keer het programma Export_Leads.exe uitvoert).

Leads verwijderen

Bij het aanmaken van een nieuwe werkorder controleert Plan-IT of er voor het kenteken in de werkorder al een lead bestaat. De gebruiker krijgt dan automatisch een overzicht van alle leads voor dit kenteken.

Hier kunt u de leads verwijderen die met het aanmaken van de nieuwe werkorder niet langer meer relevant zijn. Leads die met het aanmaken van de nieuwe werkorder niet opgelost zijn laat u dus staan (of u zorgt ervoor dat u de klant informeert en probeert deze meteen in de werkorder mee te nemen). Door een lead te selecteren en dan op de knop Verwijderen te klikken kunt u een lead verwijderen.

Leads afdrukken

In de rechter zijbalk naast het planbord zijn alle actuele leads duidelijk zichtbaar. Toch hebben sommige gebruikers de voorkeur om de leads af te drukken op papier (om eventueel aantekeningen te kunnen maken). Via de knop Daglijsten die linksonder in beeld staat kunt u actuele leads in een lijst afdrukken.

Question 60

Hoe stel ik in Plan-IT Werkplaats Volvo Personal Service (VPS) in?

Accepted Answer

Bij VPS (Volvo Personal Service) werken er twee monteurs tegelijkertijd aan een auto. Samen voeren zij alle reparaties en controles uit. In Plan-IT moet een VPS werkorder daarom dus ook op twee werknemers worden ingepland.

VPS aanzetten

Volg onserstaande stappen om de VPS functionaliteit aan te zetten:

Klik bovenaan in de menubalk op de optie Systeem.
Selecteer de optie Systeem instellingen.
Ga in de bovenste rij tabbladen naar Koppelingen.
Vink de optie VPS aanzetten aan.

Werknemers koppelen

Daarna moeten de werknemers aan elkaar worden gekoppeld, open daarvoor de VPS kalender.

Klik met de rechtermuisknop op een werknemer.
Selecteer in het contextmenu dat verschijnt de optie VPS Kalender.

Het VPS Agenda venster verschijnt, met de werknemer geselecteerd waar met de rechtermuisknop op is geklikt:

Klik nu op een dag in het rooster van een andere werknemer om deze te koppelen aan de geselecteerde werknemer. Er komt een blokje op die dag bij de andere werknemer en bij de geselecteerde werknemer.

Om meerdere dagen tegelijk te selecteren, klikt u op een dag en houdt u de linkermuisknop ingedrukt, en beweeg de muis naar rechts.

Laat de muisknop los wanneer de rode balk over het gewenste aantal dagen staat. De rode balk verdwijnt en de werknemer is op die dagen gekoppeld aan de geselecteerde werknemer.

Om gekoppelde dagen weer te verwijderen klikt u op de gewenste dag, houdt u de linkermuisknop ingedrukt en beweegt u de muis naar links.

Klik in de linkerkolom op een andere werknemer om deze te selecteren en daar werknemers aan te koppelen:

Het is ook mogelijk om meerdere werknemers aan elkaar te koppelen indien gewenst:

Klik op de knop Sluiten om het VPS Agenda venster te sluiten wanneer alle werknemers op de gewenste manier zijn gekoppeld.

Wanneer u de muis nu over het planbord beweegt, komt er bij de muispijl te staan welke werknemers aan elkaar zijn gekoppeld:

Het groene blokje achter de naam geeft aan dat de gekoppelde werknemer op deze dag en tijdstip beschikbaar is en dat hier een VPS werkorder kan worden gepland. Wanneer bij de gekoppelde werknemer op dat tijdstip al een werkorder staat zal het blokje rood kleuren:

VPS werkorder inplannen

In werkorders is nu een extra optie aanwezig waarmee u kunt aangeven dat de werkorder een VPS is.

Wanneer u een werkorder importeert vanuit het DMS en u vinkt de optie VPS aan, wordt de bewerkingstijd verdeeld over alle gekoppelde werknemers. Een werkorder waarbij de VPS optie is aangevinkt kunt u op het planbord herkennen aan de witte balk. Ook staat er in de linkerbovenhoek van de werkorder een H bij de hoofdwerknemer en een E bij de extra werknemers.

Het is ook mogelijk om op een later moment de VPS optie uit te vinken. De werkorder neemt dan de oorspronkelijke tijdsduur weer aan en verdwijnt bij de gekoppelde werknemers.

Ook bij het verplaatsen van werkorders houdt het systeem rekening met de VPS optie. De totale tijdsduur blijft hetzelfde.

Question 61

Hoe kan ik de tekst aanpassen van het Let op-vinkje?

Accepted Answer

In de Plan-IT werkorder zit een optie met de naam Let op:

Wanneer deze optie is aangevinkt wordt de werkorder gearceerd weergegeven:

Tekst van de optie wijzigen

U kunt de tekst van de optie wijzigen zodat dit voor een door u bepaalde functionaliteit gebruikt kan worden. De tekst is vrij in te geven (niet te veel tekens gebruiken, want dan wordt de tekst afgekapt).

Volg onderstaande stappen om de tekst te wijzigen:

Klik bovenaan in de menubalk op de optie Systeem.
Selecteer de optie Beheer.
Klik met de rechtermuisknop op de groene Plan-IT balk.
Ga naar het tabblad Vinkjes.
Bij de onderste optie Afwijkende tekst voor 'Let op' vinkje kunt u een eigen tekst invoeren voor de optie:

Als u vervolgens de werkorder weer opent ziet u dat de tekst van het Let op vinkje is aangepast:

Hou er rekening mee dat dit een globale instelling is. Deze wordt voor alle vestigingen doorgevoerd.
U moet Master rechten hebben om deze instelling te kunnen aanpassen.

Question 62

Wat kan ik instellen in het Beheer menu?

Accepted Answer

In het beheergedeelte kunt u filialen, merken, gebruikers, en rechten beheren, en met DMS systemen koppelen.

Het maximaal aantal Filialen en Merken is afhankelijk van de licentie.
Gebruikers kunnen onbeperkt worden toegevoegd, echter is het aantal gebruikers dat gelijktijdig in Plan-IT kan werken ook afhankelijk van de licentie.

Beheer venster openen

Om het beheer venster te kunnen openen heeft u Master rechten nodig in Plan-IT.

Klik bovenaan in de menubalk op de optie Systeem.
Selecteer de optie Beheer.

Het beheer venster verschijnt:

Het Beheer venster bestaat uit de volgende onderdelen:

Helemaal bovenaan staat de groene Plan-IT balk.
Daaronder staan de verschillende filialen (geel) en merken (blauw).
Onder de zwarte streep staan alle gebruikers. De kleur van de gebruikers wordt bepaald door de rechten die u ze heeft gegeven.
Linksonder kunt u de optie Onderdruk inactief aanvinken om inactieve gebruikers te verbergen.
Wanneer er erg veel gebruikers in het venster staan kunt u met de optie Max kolommen aangeven in hoeveel kolommen u deze wilt indelen.
Rechtsonder staan nog knoppen om naar het Gebruiker gedeelte over te schakelen of om het venster te Sluiten.

Filialen en merken

Filialen zijn de vestigingen die u beheert. Als u meer dan één vestiging wilt beheren kunt u in Plan-IT de planning van verschillende vestigingen gescheiden van elkaar bijhouden door meerdere filialen toe te voegen. Hoeveel filialen u kunt toevoegen is wel afhankelijk van uw Plan-IT licentie.

Filiaal toevoegen

Om een extra filiaal toe te voegen klikt u met de rechtermuisknop op de groene Plan-IT balk en selecteer de optie Toevoegen Filiaal.

Het venster Filiaal toevoegen verschijnt.

In het veld Filiaal vult u de naam in van de vestiging die u wilt toevoegen.
In het veld Klantendatabase kunt u selecteren of u een bestaande database wilt gebruiken of een eigen klanten-database voor het nieuwe filiaal.
In het veld DMS koppeling kunt u een DMS selecteren die u voor dit filiaal wilt gebruiken. Als u hier een koppeling ingeeft zal deze voorrang hebben op de globale instelling.
In de velden Import en Export geeft u de locatie aan waar het DMS-systeem en Plan-IT de bestanden voor de koppeling moeten neerzetten. Als u het veld Export leeglaat wordt automatisch de locatie van het veld Import gebruikt voor beide.

Wanneer alles naar wens is ingevuld klikt u op de knop Opslaan om het filiaal toe te voegen aan het systeem.

Wanneer er meer dan 1 filiaal is toegevoegd kan in het planbord venster onderaan worden geschakeld tussen de verschillende beschikbare filialen.

Filiaal bewerken

Om een filiaal te bewerken klikt u in het beheervenster met de rechtermuisknop op een filiaal en selecteert u in het contextmenu de optie Bewerken.

Het venster Filiaal bewerken verschijnt met alle ingevulde gegevens.

Wijzig de gewenste gegevens en klik op de knop Opslaan om de wijzigingen toe te passen.

Filiaal uitschakelen

Verwijderen van een filiaal is niet mogelijk, maar u kunt een filiaal wel op Inactief zetten.

Om een filiaal op inactief te zetten klikt u in het beheervenster met de rechtermuisknop op een filiaal en selecteert u in het contextmenu de optie Uitschakelen.

Klik in het pop-up venster dat verschijnt op de knop Ja om het uitschakelen van het filiaal te bevestigen.

Start Plan-IT opnieuw op om de wijzigingen toe te passen. Het filiaal wordt grijs gekleurd en kan niet meer geselecteerd worden in het planbord venster.

Om het filiaal weer in te schakelen klikt u in het beheervenster met de rechtermuisknop op het uitgeschakelde filiaal en selecteert u in het contextmenu de optie Inschakelen.

Merk toevoegen

Omdat merken altijd zijn gekoppeld aan filialen, gaat het toevoegen van merken via een filiaal. Klik in het beheervenster met de rechtermuisknop op het filiaal waarvoor u een merk wilt toevoegen en selecteer de optie Toevoegen merk.

Het bewerken en uitschakelen van merken werkt op dezelfde manier als het bewerken en uitschakelen van filialen.

Gebruikers

Om een nieuwe gebruiker toe te voegen klikt u met de rechtermuisknop op de groene Plan-IT balk en selecteer de optie Toevoegen Gebruiker.

Het venster Gebruiker toevoegen verschijnt:

In het veld Login typt u de naam die u de gebruiker wilt geven. Dit is de gebruikersnaam die de gebruiker in het inlogscherm moet invoeren.
In het veld Wachtwoord typt u het wachtwoord voor de gebruiker.
Als alles naar wens is ingevuld klikt u op de knop Opslaan.

Gebruikers rechten geven

Na het aanmaken van een nieuwe gebruiker wordt deze in alle filialen en merken weergegeven, maar staat standaard overal op Niet zichtbaar. Geef de gebruiker rechten om bij een filiaal of merk gegevens te kunnen bekijken of acties te verrichten.

Er zijn verschillende rechten niveaus, en alleen een gebruiker met Master rechten kan de rechten van andere gebruikers aanpassen.

Klik in het Beheer venster op het filiaal of merk waarbij u de nieuwe gebruiker rechten wilt geven.

Er verschijnt nu een lijst met alle gebruikers onder elkaar. De kleur en de letter rechtsonder in de balk van de gebruiker geven een indicatie welke rechten ze momenteel hebben.

In Plan-IT bestaan de volgende rechtenprofielen:

Niet Zichtbaar:	deze gebruiker kan niet in deze vestiging inloggen. (Kleur is grijs en er staat een N in de rechter onderhoek).
Bekijken:	deze gebruiker kan inloggen, maar alleen gegevens bekijken. (Kleur is oranje en er staat een B in de rechter onderhoek).
Gebruiker:	kan werkorders inplannen, bewerken en verwijderen. Er zijn echter geen rechten om basisgegevens of systeeminstellingen te bewerken. (Kleur is groen en er staat een G in de rechter onderhoek).
Gebruiker +:	heeft dezelfde rechten als een gewone gebruiker maar er kunnen voor dit type account aanvullende rechten worden aangevinkt in de Systeeminstellingen. (Kleur is lichtgroen en er staat een G+ in de rechtsonder).
Gebruiker ++:	heeft dezelfde rechten als Gebruiker+. Bovenop de aangepaste rechten kunnen extra rechten gegeven worden. (Kleur is lichtblauw en er staat G++ in de rechtsonder)
Administrator:	heeft rechten om systeeminstellingen, basisgegevens te wijzigen/toevoegen maar heeft geen toegang in het Beheer gedeelte. (Kleur is rood en er staat een A in de rechter onderhoek).
Master:	heeft alle rechten binnen een filiaal en ook toegang tot het Beheer gedeelte. (Kleur is geel/groen en er staat een M in de rechter onderhoek).
Default Filiaal:	deze optie zorgt ervoor dat de gebruiker bij het inloggen in dit filiaal zal starten. (er komt een D te staan in de linker bovenhoek van de balk). Als er geen default filiaal is gekozen dan start Plan-IT met het eerste actieve filiaal waar de gebruiker rechten heeft.

Om een gebruiker rechten te geven in het geselecteerde filiaal of merk klikt u met de rechtermuisknop op de gebruiker en selecteert u in het contextmenu het gewenste rechtenprofiel. Per filiaal of merk is een ander rechtenprofiel toe te wijzen voor dezelfde gebruiker.

Gebruiker bewerken of verwijderen

Om de gegevens van een gebruiker te bewerken klikt u rechtsonder in het beheer venster op de knop Gebruiker om naar het gebruikersgedeelte over te schakelen. In plaats van de filialen en merken staan nu de gebruikers bovenaan in het venster.

Selecteer een gebruiker door er met de linkermuisknop op te klikken. Klik daarna met de rechtermuisknop op de gebruiker en selecteer de optie Gebruiker bewerken om de gegevens te wijzigen.

Ook kunt u in het gebruiker gedeelte een gebruiker verwijderen door met de rechtermuisknop op een gebruiker te klikken en de optie Gebruiker verwijderen te selecteren. Klik in het pop-up venster dat verschijnt op de knop Ja om het verwijderen van de gebruiker te bevestigen.

Systeeminstellingen

In de systeeminstellingen kunt u globale instellingen van Plan-IT beheren. Deze gelden voor alle filialen in Plan-IT.

Klik met de rechtermuisknop op de groene Plan-IT balk en selecteer de optie Systeeminstellingen in het contextmenu om de systeeminstellingen van het beheervenster te openen.

Het venster Systeem verschijnt:

Helemaal bovenaan staat de optie Gebruikers bij inloggen verbergen. Vink deze optie aan als u wilt dat gebruikers hun naam intypen in plaats van selecteren uit een lijst. Het zelf moeten intypen van de gebruikersnaam is veiliger dan het kunnen selecteren uit een lijst.

Daaronder kunt u een DMS Koppeing selecteren. Neem contact op met ons wanneer uw DMS niet in het dropdown lijst staat vermeld.

In de velden Import en Export vult u de mappen in waar het DMS de XML bestanden moet neerzetten. Wanneer u het veld Export leeg laat wordt de map in het veld Import ook voor de export gebruikt.

Plan-IT voert standaard 1 x per dag bij het inloggen een integriteitscontrole uit die controleert of alle werkorders voldoen aan alle voorwaarden. Door een vinkje te zetten bij de optie Integriteitscontrole bij opstarten niet uitvoeren wordt deze controle uitgeschakeld. U kunt dan een handmatige integriteitscontrole uitvoeren met een knop in de systeeminstellingen.

Vink de optie Logging aanzetten aan om het systeem een logboek te laten bijhouden van alle uitgevoerde acties zoals het aanmaken, wijzigen, en verwijderen van werkorders. In het logboek kunt u dan ook terugvinden welke gebruiker de actie heeft uitgevoerd.

Standaard toont Plan-IT bij het afsluiten een pop-up venster om te bevestigen dat u Plan-IT wilt afsluiten. Vink de optie Plan-IT direct zonder vraag afsluiten aan om Plan-IT zonder deze bevestiging af te kunnen sluiten.

Zet de High integrity instelling aan om Plan-IT bij het opslaan en bewerken van werkorders nog een extra controle te laten doen voordat er naar de database wordt geschreven. Dit helpt bij sommige netwerkomgevingen om index problemen te voorkomen.

Om de optie in te schakelen maakt u in de JDSPlan-ITPrograms map een highintegrity.ini bestand met daarin de volgende regels tekst:

[Integrity]
High=On

De optie Debug mode webservices is om fouten in webservice calls te onderzoeken. Met deze debug optie kunt u zien welke data Plan-IT verstuurt en ontvangt.

Bandenmanager

Zet een vinkje bij de optie Bandenmanager om deze functie aan te zetten. Met de bandenmanager functie kunt u de profieldiepte bijhouden en ook wanneer zomer- of winterbanden gewisseld moeten worden.

U kunt de maanden invullen wanneer het Zomer en Winter seizoen starten en eindigen. Bij het inplannen van een werkorder zal het systeem dan automatisch een herinnering geven wanneer het tijd is om de banden te wisselen.

Zet een vinkje bij de optie Profielcondities bijhouden als u wilt dat het systeem een indicatie geeft bij welke profieldiepte een band vervangen moet worden. U kunt hier dan het aantal millimeters invullen wanneer een profiel veilig of onveilig is. Dit kan apart voor zomer en winterbanden.

Daarnaast zijn er een aantal opties van de bandenmanager die u aan of uit kunt vinken.

Door de optie Merk banden bijhouden aan te vinken kunt u in de bandenmanager het merk van de opgeslagen banden invoeren. Dit maakt het makkelijker om ze in de opslag terug te kunnen vinden.

Zet een vinkje bij de optie Opslaglocatie handmatig kunnen invullen wanneer u de locatie handmatig wilt invullen in plaats van moeten selecteren uit een lijst.

Met de optie Opslaglocatie verplicht invullen kunt u het verplicht maken voor gebruikers om bij het invoeren van banden verplicht de locatie in te moeten vullen.

Met de optie OK / NOK controle uitzetten kan het verplicht moeten invullen of de banden OK zijn worden uitgezet.

Met de opties Uit opslag opmerking vullen en Opslag opmerking vullen kunt u gebruikers verplichten om een opmerking in te moeten vullen bij het uit de opslag halen of het in de opslag stoppen van banden. Met deze opties uitgevinkt is een opmerking optioneel.

In het veld Afdrukken kunt u aangeven op welk formaat de labels en de bandenpas moeten worden afgedrukt.

Bandenpas

In het tabblad Bandenpas kunt u de voorwaarden ingeven die gelden voor klanten bij het gebruik van de bandenpas.

Vinkjes

In het tabblad Vinkjes kunt u een aantal opties van het venster Werkorder uitschakelen. Wanneer u een optie in dit tabblad aanvinkt wordt die optie niet meer weergegeven in nieuwe en bestaande werkorders.

Gebruiker +

In het tabblad Gebruiker + staan een aantal opties waarmee u gebruikers met dat rechtenprofiel extra rechten kunt geven. Hiermee kunt u het rechtenprofiel Gebruiker + volledig naar uw eigen wensen configureren.

Triggers

Door triggers in te stellen zorgt u dat in werkorders met het selecteren van bepaalde bewerkingen altijd de optie Interne opdracht, APK, of Bandenwissel automatisch wordt aangevinkt. Hiermee voorkomt u dat het aanvinken van een optie per ongeluk vergeten wordt. Kijk voor meer informatie op de pagina Triggers.

U kunt ook de onderstaande demonstratie video bekijken:

Question 63

Hoe zet ik High Integrity aan in Plan-IT Werkplaats?

Accepted Answer

High Integrity aanzetten in Plan-IT zorgt ervoor dat Plan-IT bij het opslaan en wijzigen van werkorders nog een extra controle doet voordat er naar de database wordt geschreven.

Dit kan helpen bij sommige netwerken om index problemen te voorkomen.

Vanaf versie 5.171.7100 van Plan-IT Werkplaats kunt u deze optie aanzetten.

Klik bovenaan in de menubalk op de optie Systeem.
Selecteer de optie Beheer.
Klik met de rechtermuisknop op de groene Plan-IT balk en selecteer de optie Systeeminstellingen.
Plaats een vinkje in het vierkantje bij de optie High Integrity.

Nadat u deze optie heeft aangezet moeten alle gebruikers Plan-IT een keer afsluiten en opnieuw starten om de wijziging door te voeren.

Hou er rekening mee dat de werking van Plan-IT iets trager wordt omdat er extra controles plaatsvinden op de database.

Question 64

Wat doet de Snap to Grid optie?

Accepted Answer

In Plan-IT kunt u werkorders verplaatsen door via klikken en slepen. Wanneer de muispijl op een werkorder staat, klikt u met de linkermuisknop en houdt u de knop ingedrukt. Door de muis te bewegen kunt u de werkorder naar een andere plek slepen. Laat de linkermuisknop los wanneer de werkorder op de gewenste plek staat.

Als u echter de werkorder loslaat terwijl die boven een andere werkorder zweeft, geeft Plan-IT een melding dat de werkorder niet kan worden verplaatst:

U moet de werkorder dus heel nauwkeurig achter een andere werkorder plaatsen. Om dit op te lossen kunt u de optie Snap to grid aanzetten. Deze optie zorgt ervoor dat u wat minder precies hoeft te slepen met uw werkorders. Plan-IT zorgt ervoor dat de werkorder automatisch op de juiste plek wordt gezet.

Snap to grid aanzetten

Klik bovenaan in de menubalk op de optie Systeem.
Selecteer de optie Systeem instellingen.
De eerste rij tabbladen opent in Instellingen.
Ga in de tweede rij tabbladen naar Systeem.
Vink helemaal onderaan in het venster de optie Snap to Grid aan.

Wanneer u deze optie heeft aangevinkt, en u laat een werkorder los bovenop een andere werkorder, zal Plan-IT de werkorder op de eerstvolgende beschikbare tijd na de werkorder neerzetten.

In onderstaande video wordt gedemonstreerd hoe dit werkt:

Veelgestelde vragen

Waarmee kunnen we je helpen?

Hoe koppel ik het vervangend vervoer tussen Plan-IT Werkplaats en Online?

Systeem instellingen

Vervangend vervoer

Online module

Externe verhuurafdeling (RentWise)

Halen en brengen

Vervangend vervoer is niet beschikbaar

Geen reservering bij vervangend vervoer

Klaar om te starten, of nog een vraag?

Leon Wonnink

snel naar

Contact informatie

Over