Hoe maak ik een standaard rooster in Plan-IT Werkplaats?

Vanaf Plan-IT Werkplaats versie 7.191.2640 (23 augustus 2022) is het mogelijk om standaard roosters te definiëren. Hiermee is het niet meer nodig om elk jaar handmatig voor elke werknemer het rooster te kopiëren en plakken naar het volgende jaar, maar kan hiervoor een automatische taak worden ingepland.

Volg onderstaande stappen om dit in te stellen:

 

Standaard roosters definiëren

 

1. Klik in Plan-IT Werkplaats bovenaan op de optie Systeem, en selecteer de optie Systeem instellingen
   
   
2. Klik in de tweede rij tabbladen op Systeem
   
   
3. Vink de optie Standaard Roosters kunnen ingeven aan, en klik op de knop Roosters beheren

 

 

4. Er verschijnt een nieuw venster met een overzicht van de bestaande roosters. Klik onderaan op de knop Toevoegen

 

 

5. Vul indien gewenst een Code in (optioneel), geef het rooster een Naam, en een Omschrijving. Selecteer bij de optie Filiaal of het rooster voor alle vestigingen gebruikt kan worden, of alleen in de huidige vestiging. Klik ten slotte op de knop Opslaan om het rooster aan te maken.

 

 

6. Het Rooster overzicht venster verschijnt weer, met het nieuw aangemaakte rooster toegevoegd. Klik deze aan om te selecteren, en klik vervolgens onderaan op de knop Rooster, om een rooster te definiëren
   
   
7. Er verschijnt een Rooster venster. Voeg hier de gewenste werktijden toe. Let ook op of de werktijden online beschikbaar moeten zijn, indien de Plan-IT Werkplaats vestiging is gekoppeld aan een Plan-IT Online Op Tijd module. Klik hier voor meer informatie over het toevoegen van roosters voor een Plan-IT Online OP Tijd module.
   
   Wanneer een monteur elke week hetzelfde rooster heeft, hoeft alleen bij Week 1 een rooster toegevoegd te worden. Bij Week 2, 3, en 4 hoeft alleen een rooster te worden toegevoegd wanneer de werknemer wisselende werktijden heeft.

 

Voorbeeld met elke week hetzelfde rooster:

 

 

Voorbeeld afwisselend rooster:

 

8. Wanneer het rooster naar wens is toegevoegd, klik dan rechtsonder op de knop Sluiten. Er verschijnt een pop-up venster met de vraag of het rooster bij de volgende run voor alle gekoppelde monteurs opnieuw moet worden gegenereerd

 

Let op: bij het opnieuw genereren van roosters worden bestaande roosters verwijderd. Eventueel toekomstig gepland overwerk bij de monteurs wordt hiermee verwijderd. Hou hier dus rekening mee wanneer je roosters opnieuw laat genereren!

 

Klik op de knop Ja om dit rooster in de eerstvolgende run te laten genereren.

 

 

9. Het Rooster overzicht venster verschijnt weer. Door op de knop Logging te klikken wordt een overzicht getoond welke acties er allemaal zijn uitgevoerd in het verleden, met daarbij ook een rundatum en Runtijd. Daarnaast is er ook een overzicht welke acties er nog gepland staan om uitgevoerd te worden de eerstvolgende keer wanneer de roosters.exe wordt gestart. Deze openstaande acties  hebben nog geen Rundatum en Runtijd

 

 

Klik ten slotte in het Rooster overzicht venster op de knop Sluiten om terug te keren naar het planbord.

 

Roosters koppelen aan monteurs

 

1. Klik op een monteur waar je een standaard rooster aan wilt koppelen met de rechter muisknop, en selecteer in het menu dat verschijnt de optie Werknemer
2. Klik onderaan in het Werknemer venster op het tabblad Rooster
3. Klik op de knop Toevoegen om een standaard rooster te selecteren.

 

 

4. Selecteer in het Rooster venster, bij de optie Rooster, het gewenste rooster voor deze werknemer
5. Vul een Begindatum in, vanaf wanneer het rooster gegenereerd moet worden. Laat de Einddatum bij werknemers in vaste dienst leeg, tenzij bekend is dat deze werknemer tot een bepaalde vastgestelde datum werkt. Klik vervolgens op de knop Opslaan. 

 

 

Als er nog een ander rooster actief is, verschijnt er een pop-up met de vraag of dit actieve rooster gestopt moet worden.
Klik op de knop Ja om het huidige actieve rooster te stoppen, en om het nieuwe rooster actief te maken. 

 

 

Er verschijnt een pop-up venster met de vraag of het rooster voor deze monteur opnieuw gegenereerd moet worden bij de volgende run van de roosters.exe. Klik op de knop Ja om dat voor deze monteur toe te voegen.

 

 

Rooster run uitvoeren

 

Ga naar de Plan-IT∖Programs map en dubbelklik op het bestand Roosters.exe om de roosters handmatig te laten genereren.
Dit proces duurt even, afhankelijk van hoeveel roosters er gepland staan om opnieuw te genereren.

Dit programma kan ook in de Windows Taakplanner worden ingesteld om regelmatig automatisch uit te laten voeren.
Hiervoor zijn dan de volgende parameters beschikbaar:

Parameter 1:
0 = De roosters die voor het huidige jaar klaarstaan worden verwerkt.
1 = In de eerste week van januari worden de roosters voor het jaar daarop klaargezet. 
       Wanneer de volgende dag het Roosters.exe programma nog een keer met deze parameter wordt uitgevoerd, worden de roosters verwerkt. 

Parameter 2:
Deze parameter geeft aan of een werkorder zwart gemaakt moet worden (en dus op de verschillenlijst komt) als de kalender zo aangepast wordt dat de werkorder helemaal niet meer zou kunnen binnen de nieuwe kalender.

0 = De optie staat aan. Werkorders worden dus zwart als ze niet kunnen en komen op de verschillenlijst.
1 = De optie staat uit Werkorders blijven gewoon hun normale kleur houden en komen niet op de verschillenlijst.

Parameter 3:
0 = Plan-IT stuurt na een roosterwijzing de bezetting door naar Plan-IT Online
1 = De bezetting wordt niet aan Plan-IT Online doorgegeven.
       Gebruik deze optie als de bezetting in een andere taak al wordt doorgegeven, en dus niet dubbel gedaan moet worden.
       Bijvoorbeeld als de Maintenance.exe gebruikt wordt om de bezetting door te geven aan de online module.