Hoe stel ik de e-mail koppeling met Rentwise in?
In Plan-IT Werkplaats kan een e-mail adres worden ingesteld om berichten naartoe te laten sturen, waar Rentwise deze mails oppakt en automatisch verwerkt.
Dit geeft de mogelijkheid om op een simpele manier een koppeling te activeren tussen Plan-IT Werkplaats en Rentwise
Deze pagina beschrijft hoe deze koppeling met Rentwise in Plan-IT Werkplaats ingericht moet worden
Licentie controleren
Controleer om te beginnen of in uw Plan-IT Werkplaats licentie de Rentwise koppeling al is toegevoegd.
- Klik in Plan-IT Werkplaats bovenaan in de menubalk op Help en selecteer de optie Licentie informatie.
Het Licentie informatie venster verschijnt. De Rentwise koppeling staat genoemd bij de Extra modules:
Als Rentwise er in uw Plan-IT Werkplaats installatie nog niet bij staat, neem dan contact op met onze helpdesk om deze toe te laten voegen.
De koppeling met Rentwise is vanuit Plan-IT gratis.
Koppeling aanzetten
Wanneer de Rentwise koppeling in het licentie informatie venster staat, kan de Rentwise koppeling in Plan-IT Werkplaats worden aangezet.
- Klik in Plan-IT Werkplaats bovenaan in de menubalk op Systeem en selecteer de optie Systeem instellingen.
- Klik op het tabblad Koppelingen, en vervolgens in de tweede rij tabbladen op Mail.
- Controleer of de mailserver gegevens zijn ingevuld. Wanneer deze velden leeg zijn, neem dan contact op met uw systeembeheerder om jullie mailserver gegevens in Plan-IT Werkplaats te laten invullen.
- Klik vervolgens in de derde rij tabbladen op Vervangend vervoer mail.
- Vul in het bovenste veld E-mail een e-mailadres in waar berichten naartoe gestuurd moeten worden wanneer er een Plan-IT Werkplaats (eigen) vervangend vervoer auto is gekozen in een Plan-IT Werkplaats werkorder. Dit is normaal gesproken een eigen vervangend vervoer/verhuur afdeling, indien nodig op te vragen bij uw systeembeheer afdeling.
- Vul in het veld Rentwise E-mail het e-mailadres in waar berichten naartoe gestuurd moeten worden wanneer er een Rentwise auto als vervangend vervoer is gekozen in een Plan-IT Werkplaats werkorder. Dit is het e-mailadres van uw vervangend vervoer/verhuur afdeling, indien nodig op te vragen bij uw systeembeheer afdeling.
- Vul bij de optie Rentwise verhuursoort waarde 1 of 2 in. Wat dit voor u moet zijn kunt u opvragen bij Rentwise. Standaard is dit 1.
In beide velden moet een e-mailadres ingevuld staan om de Rentwise XML mail koppeling correct te laten functioneren.
Indien gewenst kunt u onder het Rentwise E-mail veld de optie Ook de normale verhuurmail sturen aanvinken, als extra controle. Plan-IT Werkplaats zal dan voor elke Rentwise e-mail ook een kopie naar de eigen verhuur afdeling (het e-mailadres in het bovenste veld) sturen.
Rentwise vervangend vervoer aanmaken
Vervolgens moeten er in Plan-IT Werkplaats de Rentwise vervangend vervoer auto's worden aangemaakt. Wanneer u dan in een Plan-IT werkorder een Rentwise vervangende auto kiest, stuurt Plan-IT Werkplaats een XML bestand naar Rentwise, waarmee Rentwise de juiste Klasse auto voor de klant in de Plan-IT werkorder reserveert.
U kunt bij Rentwise de verschillende verhuurtypes opvragen.
Volg onderstaande stappen om in Plan-IT Werkplaats een Rentwise vervangende auto toe te voegen:
- Klik in Plan-IT Werkplaats bovenaan in de menubalk op Bestand en selecteer de optie Vervangend vervoer.
- Vul in het Vervangend vervoer venster dat verschijnt, alle normale gegevens in, zoals Type, Kenteken, en eventuele overige gewenste opties.
- Vul in het veld Klasse een Rentwise klasse in. Deze wordt door Plan-IT Werkplaats in het XML bestand meegestuurd naar Rentwise, zodat Rentwise de juiste klasse auto reserveert.
- Vink de optie Rent verhuurtype aan. Hiermee is voor Plan-IT Werkplaats duidelijk dat deze vervangende auto een Rentwise auto is in plaats van een Plan-IT Werkplaats vervangende auto.
- Klik ten slotte onderaan op de knop Opslaan om de vervangende auto in Plan-IT Werkplaats toe te voegen.
Wanneer nu in een Plan-IT werkorder bij vervangend vervoer een Rentwise vervangende auto wordt gekozen, zal Plan-IT Werkplaats automatisch een e-mail sturen naar Rentwise, met daarin een XML bestand met de gegevens van de gekozen Rentwise vervangende auto.
Plan-IT Werkplaats slaat het gekozen Rentwise vervangend vervoer ook op in de werkorder. Zo kunt u later in de Plan-IT werkorder terugzien welk Rentwise vervangend vervoer is aangevraagd voor deze afspraak.
Ook op het planbord in Plan-IT Werkplaats staat bij de werkorder vermeld welk vervangend vervoer is geselecteerd.
