Hoe stel ik het Volvo afspraakbevestiging sjabloon in?

Op deze pagina leggen we uit hoe je de Volvo afspraakbevestiging sjabloon kunt instellen voor de afspraakbevestigingsmail die naar klanten wordt gestuurd bij het opslaan van een werkorder in Plan-IT Werkplaats.

Neem contact met ons op om het Volvo afspraakbevestiging sjabloon te ontvangen.

Mailserver gegevens invullen

Eerst moeten in Plan-IT Werkplaats de mailserver gegevens ingevuld worden om het mogelijk te maken om vanuit Plan-IT Werkplaats e-mail berichten te kunnen sturen.

Neem indien nodig contact op met de systeembeheerder voor de juiste gegevens.

1. Klik in Plan-IT Werkplaats bovenaan in de menubalk op Systeem.
2. Selecteer de optie Systeem instellingen.
3. Klik bovenaan op het tabblad Koppelingen.
4. Ga in de tweede rij tabbladen naar Mail.
5. Vul bij het tabblad Mailserver de gegevens in van de mailserver.

Afspraakbevestiging sjabloon inschakelen

Vervolgens moet de afspraakbevestiging worden geactiveerd en het sjabloon worden ingesteld:

1. Ga in de derde rij tabbladen naar Afspraakbevestiging.
2. Vink de optie Afspraakbevestiging kunnen mailen aan.
3. Vink de optie Gebruik maken van een eigen HTML Sjabloon voor de afspraakbevestiging aan.
4. Klik ten slotte rechtsonder op de knop Opslaan om alle instellingen te bewaren.

4. Neem contact met ons op om het Volvo afspraakbevestiging sjabloon te ontvangen.
5. Plaats deze template in de map Plan-IT∖Data.

Afspraakbevestiging versturen

Nu is de afspraakbevestigingsmail correct ingesteld voor gebruik. Om nu voor een werkorder een afspraakbevestiging te versturen, klikt u met de rechtermuisknop op de betreffende werkorder, en selecteer in het contextmenu dat verschijnt de optie Afspraakbevestiging, met het envelop icoontje.

Om te zien of er voor een bepaalde werkorder al eerder een afspraakbevestiging is verstuurd, selecteert u in het contextmenu helemaal onderaan de optie logging. Er verschijnt dan een venster met daarin alle handelingen die op de werkorder zijn gedaan. Hier staat op welke datum en tijd de afspraakbevestiging is verstuurd, en ook door welke Plan-IT Werkplaats gebruiker dit is gedaan.

Afspraakbevestiging automatisch laten versturen

1. Vink daarvoor de optie Mail automatisch versturen bij opslaan nieuwe werkorder aan.
2. Als Plan-IT Werkplaats bij elke nieuwe werkorder de vraag moet stellen of de afspraakbevestiging verstuurd moet worden, vink dan de optie Vraag stellen of de mail verstuurd moet worden aan.
   Plan-IT Werkplaats gebruikers kunnen dan aangeven bij elke werkorder die wordt opgeslagen, of ze willen dat de afspraakbevestiging voor deze werkorder moet worden verstuurd.

Afspraakbevestiging per merk

Als er voor andere merken een andere afspraakbevestiging gestuurd moet worden, dan heeft Plan-IT Werkplaats de optie om per merk een ander sjabloon te gebruiken.