Hoe kan ik Plan-IT Online instellen voor leaseauto's?

Plan-IT Online kan voor leaserijders andere werkzaamheden en vervangend vervoer laten zien. Ook kan ingesteld worden welke leasemaatschappijen de klant kan selecteren. De mogelijkheden zijn per vestiging in te stellen of voor het hele bedrijf. \n \n Lease vraag activeren \n De lease vraag wordt gesteld op de pagina waar de klant het kenteken invult. De instellingen van deze eerste pagina worden bij de Default vestiging ingesteld. In het hoofdmenu bij de Globale instellingen staat ingesteld welke vestiging dit is. Als hier geen vestiging staat ingegeven, dan worden de instellingen van de eerste vestiging gebruikt. \n Wanneer de online planner direct naar een vestiging verwijst, dan worden wel de instellingen van de vestiging gebruikt. Stel dan de lease vraag per vestiging in. \n \n Kies onderaan in het hoofdmenu Lease → Instellingen \n \n Zet de optie Geen lease vraag op Nee \n \n Op de pagina waar de klant zijn kenteken invult, komt de vraag of de klant gebruik maakt van een leaseauto. Deze vraag kan ook verplicht gemaakt worden. Zet dan ook de optie Lease vraag verplicht op Ja . De klant is dan verplicht om aan te geven of de auto een leaseauto is. \n \n Als de klant heeft aangegeven dat er een afspraak gemaakt wordt voor een leaseauto kan er een lijst met leasemaatschappijen worden weergegeven. De klant kan dan gemakkelijk uit deze lijst een leasemaatschappij kiezen. Zet de optie Leasemaatschappijen verbergen op Nee om de leasemaatschappijen te laten zien. \n \n \n Leasemaatschappijen beheren \n Het is mogelijk om de keuzelijst van de leasemaatschappijen zelf te beheren. Dit kan bij Lease → Leasemaatschappijen . Geef voor elk bedrijf aan of deze wel of niet zichtbaar moet zijn. \n \n Aangezien er zonder tussenkomst van Ayvens geen werkplaatsafspraak gemaakt kan worden, wordt voor er voor deze maatschappij altijd de melding getoond dat de afspraak via hun platform moet verlopen. \n \n \n Lease werkzaamheden instellen \n Voor leaserijders kunnen aparte werkzaamheden worden ingesteld. Of werkzaamheden kunnen juist verborgen worden voor leaserijders. \n Kies in het hoofdmenu Werkzaamheden → Overzicht om een bestaande werkzaamheid aan te passen of maak een nieuwe werkzaamheid aan met de optie Nieuw en richt de werkzaamheid naar keuze in. \n Selecteer onderaan bij Lease of de werkzaamheid wel of niet getoond moet worden voor leaserijders. \n \n Er zijn vijf mogelijkheden: \n \n Geen keuze De werkzaamheid wordt altijd getoond, ongeacht of de klant heeft aangegeven of het een leaseauto betreft. \n Zakelijke lease De werkzaamheid wordt alleen getoond als de klant Zakelijke lease heeft gekozen. \n Privé lease De werkzaamheid wordt alleen getoond als de klant Privé lease heeft gekozen. \n Alle lease De werkzaamheid wordt getoond als de klant Zakelijke of Privé lease heeft gekozen. \n Geen lease De werkzaamheid wordt alleen getoond als de klant heeft aangegeven geen leaseauto te hebben. \n \n \n Vervangend vervoer voor leaserijders \n Ook het vervangend vervoer kan getoond of verborgen worden voor leaserijders. \n Kies in het hoofdmenu Vervangend vervoer → Overzicht om bestaand vervoer aan te passen of maak een nieuw vervoer aan met de optie Nieuw en richt het vervoer naar keuze in. \n Selecteer onderaan bij Lease of het vervoer wel of niet getoond moet worden voor leaserijders. \n \n Er zijn vijf mogelijkheden: \n \n Geen keuze Het vervoer wordt altijd getoond, ongeacht of de klant heeft aangegeven of het een leaseauto betreft. \n Zakelijke lease Het vervoer wordt alleen getoond als de klant Zakelijke lease heeft gekozen. \n Privé lease Het vervoer wordt alleen getoond als de klant Privé lease heeft gekozen. \n Alle lease Het vervoer wordt getoond als de klant Zakelijke of Privé lease heeft gekozen. \n Geen lease Het vervoer wordt alleen getoond als de klant heeft aangegeven geen leaseauto te hebben. \n

Hoe importeer ik een klantendatabase

Als een werkorder wordt aangemaakt of geïmporteerd, worden de klantgegevens aan de klantendatabase van Plan-IT Werkplaats Web toegevoegd. De klantendatabase is in het begin leeg. Deze kan gevuld worden met gegevens uit een bestaande database. \n Database bestand aanmaken \n Maak hiervoor een Excel-bestand aan waarbij de eerste rij de volgende velden bevatten. Velden met een sterretje moeten gegevens bevatten. \n \n \n \n Veldnaam \n Omschrijving \n Voorbeeld \n \n \n Salutation \n Aanhef \n Mvr. \n \n \n Initials \n Initialen \n A.B. \n \n \n Christian name \n Voornaam \n Anne \n \n \n Surname \n Achternaam \n Janssen \n \n \n Street \n Straatnaam \n Dorpsstraat \n \n \n Housenumber \n Huisnummer \n 12 \n \n \n Address Addition \n Toevoeging huisnummer \n a \n \n \n Zip code \n Postcode \n 3456 AB \n \n \n City \n Plaatsnaam \n Stad \n \n \n Phone number \n Telefoonnummer \n 06 12345678 \n \n \n Email \n E-mailadres \n a.janssen@email.nl \n \n \n * License Plate \n Kenteken \n ABC-12-D \n \n \n Type \n Auto type \n Luxe \n \n \n Make \n Auto merk \n Auto \n \n \n Chassis number \n Chassisnummer \n 1234-567-AB-890-CD \n \n \n * Mileage \n Kilometerstand \n 25000 \n \n \n \n In Excel ziet het bestand er als volgt uit: \n \n Database importeren \n Wanneer het Excel-bestand is aangemaakt, kan deze in Werkplaats Web worden geïmporteerd. \n Selecteer in het hoofdmenu Klantdatabase . Als de database aan een bestaande database moet worden toegevoegd, kies voor het upload-pictogram achter de database. Of maak een nieuwe database aan met Toevoegen -knop. \n \n Sleep het Excel-bestand naar het import vlak of zoek het bestand op met de Bestand kiezen knop. \n \n Het bestand wordt door Werkplaats Web gecontroleerd en toegevoegd aan de database. Hierna worden de klanten toegevoegd aan de database en zijn deze zichtbaar in het hoofdmenu Klanten .

Waarom ontvangen klanten niet de Plan-IT Online afspraakbevestigingsmail?

Wanneer een klant een online afspraakverzoek heeft gemaakt, stuurt Plan-IT Online een afspraakbevestigingsmail naar de klant. Plan-IT gebruikt hiervoor een afzender adres van het domein van de dealer. Voor de klant is de verzender van de e-mail dan de dealer zelf, en niet Plan-IT Online. \n Sommige e-mail diensten zoals Gmail en Outlook controleren erg streng of Plan-IT de e-mail wel mag versturen namens een dealer, om spamberichten te voorkomen. Dit kan er voor zorgen dat de Plan-IT Online e-mail bij klanten niet aankomt omdat deze wordt geblokkeerd, of dat deze in de map met ongewenste post terecht komt. \n Om dat te voorkomen kan een dealer Plan-IT Online in het SPF record van de mailserver toevoegen, en een DKIM-record aanmaken die Plan-IT Online met de e-mail kan meesturen om de e-mail te kunnen laten verifiëren. \n Wat zijn SPF en DKIM? \n Dit zijn verschillende verificatietechnieken om te controleren of een e-mail bericht wel gestuurd mag worden, en of de inhoud klopt. \n \n SPF (Sender Policy Framework): Controleert het IP-adres van de afzender om er zeker van te zijn dat deze geautoriseerd is om e-mails namens uw domein te verzenden. \n DKIM (DomainKeys Identified Mail): Voegt een digitale handtekening toe aan elke e-mail om de identiteit van de afzender te verifiëren en geknoei met berichten te voorkomen. \n \n \n SPF instellen \n Om Plan-IT Online toestemming te geven om namens de dealer e-mails naar klanten te mogen sturen, voeg je het volgende toe aan het SPF-record van de mailserver: \n include:spf.plan-it-online.com \n Om te testen of het SPF record correct staat ingesteld, kun je een check doen op de webpagina https://mxtoolbox.com/spf.aspx \n DKIM instellen \n Om DKIM in te stellen voeg je op de DNS server van de dealer een DKIM-record toe zoals in onderstaand voorbeeld: \n \n Stel als naam in: planit._domainkey.domein.nl (Waar domein.nl het domein van de dealer is) Stel als type TXT in Zet bij Record neer v=DKIM1; k=rsa; p=PUBLIC_KEY (waar PUBLIC_KEY de gegenereerde key is) \n Ga daarna naar de Plan-IT Online beheer omgeving, en ga naar Globale instellingen > E-mail instellingen . \n Zet de optie DKIM inschakelen op Ja . \n Zet in het veld DKIM Private Key het DKIM-record dat op de DNS server is aangemaakt: \n \n Zorg dat de key staat tussen -----BEGIN PRIVATE KEY----- en -----END PRIVATE KEY----- zoals in bovenstaand voorbeeld. \n \n Verzend adres controleren \n Plan-IT Online gebruikt voor de afspraakbevestiging naar de klant als verzend adres het e-mail adres dat bij de E-mail instellingen staat ingesteld. Controleer of dit e-mail adres hetzelfde domein heeft als wat er bij het DKIM-record op de DNS server staat ingesteld. \n Ga in de Plan-IT Online beheer omgeving naar Teksten / Email > E-mail instellingen \n Scroll naar beneden, naar het veld Naar welke e-mailadressen moet de werkplaatsafspraak verstuurd worden . \n Het eerste e-mail adres dat hier staat ingevuld, wordt door Plan-IT Online gebruikt als verzend adres. \n Het domein (gedeelte dat achter het @ staat) moet hetzelfde domein zijn als wat op de DNS server in het DKIM-record staat ingesteld: \n \n Om te testen of het DKIM-record correct staat ingesteld, kun je een check doen op de webpagina https://mxtoolbox.com/spf.aspx Selecteer in het dropdown veld bovenaan de optie DKIM Lookup

Hoe werkt de Conneqtech koppeling?

Sinds Plan-IT Werkplaats versie 7.191.3947 is er een koppeling mogelijk met Conneqtech, voor het ophalen van de actuele kilometerstand en tankinhoud van het vervangend vervoer. \n Volg onderstaande stappen om in Plan-IT Werkplaats de koppeling met Conneqtech in te stellen. \n \n \n Koppeling aanzetten \n \n \n Klik in Plan-IT Werkplaats bovenaan in de menubalk op de optie Systeem en selecteer de optie Systeem instellingen \n Klik op het tabblad Koppelingen , en klik in de tweede rij tabbladen op het tabblad Conneqtech \n Zet een vinkje bij de optie Conneqtech aanzetten om de koppeling actief te maken \n Laat de velden Auth URL en API URL leeg, Plan-IT Werkplaats gebruikt dan de standaard URL's \n Vul in de velden Login en Wachtwoord de gegevens in die je hebt ontvangen van Conneqtech \n Klik ten slotte op de knop Opslaan om alle ingevulde gegevens te bewaren. \n \n \n \n \n \n Kilometersanden invoeren \n \n Om de koppeling met Conneqtech te laten werken, moet bij alle vervangende voertuigen de kilometerstand zijn ingevuld. \n \n Klik bovenaan in de menubalk op de optie Bestand en selecteer de optie Vervangend Vervoer \n Klik in het veld Type rechts op de knop en selecteer een vervangende auto. Klik op de knop OK om de geselecteerde auto te openen \n Controleeer of er een kilometerstand is ingesteld, en voeg deze toe indien er nog niks in dit veld staat. Doe dit bij alle vervangende auto's. \n \n \n \n \n \n Gegevens ophalen uit Conneqtech \n \n Nu is de koppeling klaar voor gebruik. \n Wanneer je nu bij een vervangend vervoer reservering de status van de auto op Auto Rijdt zet, verschijnt er een pop-up venster. Klik onderaan op de knop Conneqtech om de gegevens op te halen. \n \n \n \n Rechts van de knop Conneqtech verschijnt de datum en tijd dat de gegevens voor het laatst zijn opgehaald. In de velden Kilometerstand en Tankinhoud (brandstof) of Batterij (elektrisch) komen de huidige gegevens te staan. Klik op de knop Opslaan om de opgehaalde gegevens bij de vervangende auto op te slaan.

Hoe kan ik voor leaserijders andere werkzaamheden en vervangend vervoer instellen?

In Plan-IT Online is het bij werkzaamheden en vervangend vervoer mogelijk om aan te geven of deze voor leaserijders verborgen of juist getoond moeten worden. Hierdoor is het mogelijk dat klanten die aangeven dat ze een leaseauto hebben andere werkzaamheden te zien krijgen. \n \n Lease vraag activeren \n Kies in het hoofdmenu Instellingen \n Zet in de eerste kolom Admin pagina online kalender Plan-IT de optie Geen lease vraag op Nee \n \n Eventueel kan de vraag ook verplicht gemaakt worden. Zet dan de optie Lease vraag verplicht op Ja . De klant is dan verplicht om aan te geven of de auto een leaseauto is. \n \n \n Werkzaamheden \n Kies in het hoofdmenu Werkzaamheden → Overzicht om een bestaande werkzaamheid aan te passen of maak een nieuwe werkzaamheid aan met de optie Nieuw en richt de werkzaamheid naar keuze in. \n Selecteer onderaan bij Lease of de werkzaamheid wel of niet getoond moet worden voor leaserijders. \n \n Er zijn vijf mogelijkheden: \n \n Geen keuze De werkzaamheid wordt altijd getoond, ongeacht of de klant heeft aangegeven of het een leaseauto betreft. \n Zakelijke lease De werkzaamheid wordt alleen getoond als de klant Zakelijke lease heeft gekozen. \n Privé lease De werkzaamheid wordt alleen getoond als de klant Privé lease heeft gekozen. \n Alle lease De werkzaamheid wordt getoond als de klant Zakelijke of Privé lease heeft gekozen. \n Geen lease De werkzaamheid wordt alleen getoond als de klant heeft aangegeven geen leaseauto te hebben. \n \n \n Vervangend vervoer \n Kies in het hoofdmenu Vervangend vervoer → Overzicht om bestaand vervoer aan te passen of maak een nieuw vervoer aan met de optie Nieuw en richt het vervoer naar keuze in. \n Selecteer onderaan bij Lease of het vervoer wel of niet getoond moet worden voor leaserijders. \n \n Er zijn vijf mogelijkheden: \n \n Geen keuze Het vervoer wordt altijd getoond, ongeacht of de klant heeft aangegeven of het een leaseauto betreft. \n Zakelijke lease Het vervoer wordt alleen getoond als de klant Zakelijke lease heeft gekozen. \n Privé lease Het vervoer wordt alleen getoond als de klant Privé lease heeft gekozen. \n Alle lease Het vervoer wordt getoond als de klant Zakelijke of Privé lease heeft gekozen. \n Geen lease Het vervoer wordt alleen getoond als de klant heeft aangegeven geen leaseauto te hebben. \n

Hoe maak ik een eigen optie in de online planner?

De online planner stelt verschillende vragen aan de klant om een werkplaatsreservering te maken. Veel van deze opties kunnen al helemaal naar wens ingesteld worden. Toch kan het voorkomen dat net die ene vraag ontbreekt. Dan kan er een eigen optie ingesteld worden. Deze helemaal naar eigen wens worden aangemaakt. \n Bijvoorbeeld, waar wilt de klant zijn autosleutel inleveren? \n \n \n \n Optie aanmaken \n Kies Opties → Instellingen in het hoofdmenu \n \n \n Zet Opties inschakelen op Ja \n Vul bij Titel de vraag in die de klant te zien krijgt \n Geef aan of de klant deze verplicht moet beantwoorden Als de optie verplicht is, ziet de klant achter de titel een sterretje \n Bij Standaard optie kan eventueel het vooringevulde antwoord geselecteerd worden \n Sla de veranderingen op \n \n \n \n \n Antwoorden aanmaken \n Kies in het hoofdmenu Opties → Nieuw \n \n \n Vul bij Omschrijving een antwoord in dat de klant kan selecteren \n Als dit antwoord alleen bij een bepaald merk zichtbaar moet zijn, selecteer deze bij MakeID \n Selecteer het vakje Zichtbaar \n Vul eventueel de overige velden in \n \n \n \n \n Bij Volgorde kan de plaats van het antwoord aangepast worden. Geef de volgorde met een cijfer aan. Als antwoorden hetzelfde cijfer hebben, wordt gesorteerd op alfabetische volgorde. \n Als het antwoord in alle vestigingen beschikbaar moet zijn, selecteer het vakje Globaal \n Selecteer de optie Niet zichtbaar bij wachten om het antwoord te verbergen als een klant heeft aangegeven dat hij wilt wachten. \n De velden Code en Label kunnen door een websitebouwer gebruikt worden om extra logica aan de opties toe te voegen. \n \n \n \n \n Sla het antwoord op. Hierna is het Overzicht van alle aangemaakte antwoorden zichtbaar \n \n \n Herhaal de stappen om meerdere keuzes aan te maken. \n

Hoe zet ik de koppeling aan met Autowasbon?

Plan-IT Werkplaats heeft vanaf nu ook een koppeling met De Nationale Autowasbon. Volg onderstaande stappen om deze koppeling aan te zetten. Wanneer u bepaalde opties niet ziet in uw Plan-IT Werkplaats installatie, voer dan een update uit naar de meest recente versie van Plan-IT Werkplaats. \n Koppeling aanzetten \n Volg onderstaande stappen om de koppeling aan te zetten: \n \n Klik in Plan-IT Werkplaats bovenaan in de menubalk op de optie Systeem en selecteer de optie Systeem instellingen \n Klik op het tabblad Koppelingen en vervolgens helemaal rechts op het tabblad Autowasbon \n Zet een vinkje bij de optie Autowasbon en vul de Project ID en Wachtwoord in die je hebt gekregen van Autowasbon.nl \n \n \n Tekstregel in de afspraakbevestigingsmail toevoegen \n \n Wanneer in een Plan-IT werkorder het vinkje bij de optie Autowasbon aan staat, zet Plan-IT Werkplaats een extra zin in de afspraakbevestigingsmail. \n \n Volg onderstaande stappen om de gewenste zin aan de afspraakbevestiging HTML template toe te voegen: \n \n Open de afspraakbevestiging HTML template in Kladblok \n Voeg op de gewenste plaats een tekstregel toe, met aan het begin de tag {autowasbon} Dit zorgt ervoor dat wanneer in een Plan-IT werkorder de optie Autowasbon wordt aangevinkt, dat de zin die achter deze tag staat in de afspraakbevestigingsmail wordt toegevoegd. \n Zet achter de tag {autowasbon} de gewenste zin zoals die in de afspraakbevestiging e-mail moet komen. Belangrijk is dat de gehele zin op 1 regel in het HTML template te staat. Zet in deze zin ook de tag [autowasbon] , dit wordt door Plan-IT vervangen voor een unieke code van de autowasbon. Autowasbon.nl verstrekt een URL waar klanten naartoe kunnen gaan om hun code te verzilveren, zet deze URL ook in de zin. Bijvoorbeeld: {autowasbon}Wij bieden u code voor een wasbeurt aan: [autowasbon] . Deze code kunt u inwisselen voor een autowasbon op de webpagina Autowasbon . \n Sla het HTML document op. \n \n Deze zin komt dan als volgt in de afspraakbevestiging naar de klant te staan: \n

Hoe kan een klant een online afspraak annuleren?

Plan-IT Online heeft een instelling waarbij de klant de mogelijkheid krijgt de online gemaakte afspraak te annuleren. Hiermee kan een no-show worden voorkomen. Waardoor er geen onnodige gaten in de planning voorkomen. \n \n Afspraak annuleren aanzetten \n \n Ga naar https://www.plan-it-online.com en login \n Kies linksboven de gewenste vestiging \n Selecteer in het hoofdmenu Instellingen \n Zet de optie Annuleren afspraak aanzetten op Ja \n \n \n \n Sla de veranderingen op \n De nieuwe optie Minimale tijd voor de annulering verschijnt. Selecteer hier hoeveel werkdagen er tussen de afspraak en het annuleren moeten zitten. \n \n \n \n In praktijk \n Wanneer de klant een online afspraak maakt, komt in de afspraakbevestigingse-mail naar de klant een link te staan waarmee de afspraak geannuleerd kan worden. \n \n Wanneer de klant op deze link klikt, komt de klant op een webpagina met de vraag of de afspraak geannuleerd moet worden. \n \n \n Hierna controleert Plan-IT Online of de afspraak nog geannuleerd kan worden. \n Als de afspraak geannuleerd kan worden dan krijgt de klant de volgende melding te zien: \n De werkplaats ontvangt een Geannuleerde afspraak e-mail met daarin de gegevens van de werkzaamheden en de klant. Een eventuele reservering of werkorder op het planbord in Plan-IT Werkplaats zal handmatig verwijderd moeten worden. \n Mocht de afspraak niet meer geannuleerd kunnen worden, dan ziet de klant de volgende melding: \n \n \n Eigen annuleringspagina \n In plaats van de standaard annuleringspagina is het mogelijk om hier zelf een pagina voor te maken. \n \n Kies in het hoofdmenu voor Teksten/E-mail → Instellingen Teksten \n Vul bij URL annuleerpagina de eigen pagina in \n \n \n \n Via de response parameter wordt aangegeven of het annuleren van de afspraak is gelukt. \n \n \n \n Response \n Omschrijving \n \n \n ?response =OK \n Afspraak is geannuleerd \n \n \n ?response =De afspraak kan niet meer online worden geannuleerd, neem telefonisch contact op met uw dealer. \n De minimale tijd is verstreken \n \n \n ?response =Afspraak niet gevonden [{afspraakId}] \n Afspraak is niet gevonden \n \n \n

Hoe kan een vervangend vervoer overeenkomst digitaal ondertekend worden? (Scrive)

Om papierloos te kunnen werken is het in Plan-IT Werkplaats mogelijk om de overeenkomst van het vervangend vervoer digitaal te ondertekenen en te versturen via de e-mail. \n Sinds versie 7.191.4266 van Plan-IT Werkplaats kan de overeenkomst van het vervangend vervoer digitaal ondertekend worden met Scrive . \n \n Koppeling Scrive Aanzetten \n Ga in Plan-IT Werkplaats naar Systeem → Systeem instellingen → Koppelingen → Scrive \n \n Selecteer de optie Scrive aanzetten \n Vul de inloggegevens van Scrive in \n Sla de veranderingen op \n \n \n Open opnieuw de Systeem instellingen en kies voor Vervangend Vervoer → Vinkjes \n \n Selecteer bij Export Pad de locatie waar de overeenkomst kan worden opgeslagen \n \n \n \n Controleer op het tabblad Instellingen of de Keuze vervangend vervoer document op Overeenkomst 3 staat. Bij deze overeenkomst worden automatisch de kilometerstanden, datum en tijd ingevuld. \n Sla de veranderingen op \n \n \n \n In praktijk \n Maak een werkorder aan met vervangend vervoer. Zorg dat het e-mailadres van de klant is ingevuld. \n \n \n Wanneer de klant het vervoer op komt halen, ga naar het Vervangend Vervoer. Klik met de rechtermuisknop op de reservering van het vervoer en selecteer Vervoer rijdt \n \n Vul de kilometerstand, tankinhoud en eventuele schade in \n \n \n Klik nogmaals met de rechtermuisknop op de reservering en kies Reservering . Controleer de gegevens en kies Handtekening \n \n \n Controleer de klantnaam en het e-mailadres. Als deze goed zijn kan de overeenkomst naar Scrive worden gestuurd met de knop Vertrek PDF uploaden naar Scrive . Het DocumentID en Pin worden automatisch ingevuld als de overeenkomst goed door Scrive is ontvangen. \n \n \n Open de website of app van Scrive om de klant zijn handtekening te laten zetten \n \n Nadat de klant een geldige handtekening heeft gezet, stuurt Scrive de getekende overeenkomst met het verificatie document naar de klant en de werkplaats. In Plan-IT Werkplaats kan met de knop Document ondertekend? gecontroleerd worden of er een geldige handtekening is gezet. \n \n \n \n \n \n \n \n De klant heeft een geldige handtekening gezet \n De klant heeft nog geen of een ongeldige handtekening gezet \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n Bij terugkomst van het vervangend vervoer kan de overeenkomst op dezelfde manier opnieuw ondertekend worden.

Hoe is de Signotec Handtekeningpad in Plan-IT Werkplaats via Remote app te gebruiken

Volg onderstaande stappen om een Signotec handtekeningpad, die is aangesloten op een werkstation, ook te kunnen gebruiken in Plan-IT Werkplaats die gestart wordt via Remote app. \n \n \n Installeer eerst op de Remote App server het volgende Signotec stuurprogramma: https://downloads.signotec.com/Drivers/signotec_WinUSB_2.2.0_64Bit.exe \n \n Start daarna op het werkstation de Group policy editor via gpedit.msc \n Ga naar Computerconfiguratie > Beheersjablonen > Windows-onderdelen > Extern bureaublad-services > Client voor verbinding met extern bureaublad > RemoteFX USB-apparaat omleiden \n Hier staat de instelling RDP-omleiding van andere ondersteunde RemoteFX USB-apparaten vanaf deze computer toestaan \n \n Dubbelklik hierop om deze te bewerken, en zet de instelling op Ingeschakeld \n Klik op de knop OK om deze instelling op te slaan. \n \n Open vervolgens het programma Verbinding met extern bureaublad \n Klik onderaan op Opties weergeven \n \n Ga naar het tabblad Lokale bronnen \n Klik onderaan bij Lokale apparaten en bronnen op de knop Meer… \n \n Er verschijnt een pop-up venster, zet een vinkje bij de Signotec LCD Signature Pad Sigma om deze te kunnen gebruiken tijdens externe RDP sessies. \n Klik daarna op de knop OK om dit op te slaan. \n \n Wanneer je de rdp snelkoppeling opent in Notepad , wordt er iets als het volgende toegevoegd aan de Remote Desktop verbinding: \n \n Kopieer dit uit je snelkoppeling en voeg dit toe aan de Remote App eigenschappen van de Plan-IT snelkoppeling, zodat ook de remote App verbinding de lokale Signotec signature pad kan gebruiken. \n Hiermee is de Signotec pad ook zichtbaar in Plan-IT Werkplaats via Remote App en kan deze worden geselecteerd in de Vervangend Vervoer instellingen. \n \n

Hoe kan een vervangend vervoer overeenkomst digitaal ondertekend worden? (Signotec)

Om papierloos te kunnen werken is het in Plan-IT Werkplaats mogelijk om de overeenkomst van het vervangend vervoer digitaal te ondertekenen en te versturen via de e-mail. \n \n Basisvereisten \n \n Een Signotec handtekeningen pad \n Om de handtekeningen op te kunnen slaan, moet Plan-IT Werkplaats met de SQL-database werken \n Plan-IT Werkplaats moet e-mail berichten kunnen versturen \n \n \n Digitaal ondertekenen \n Ga in Plan-IT Werkplaats naar Systeem → Systeem instellingen → Vervangend Vervoer → Vinkjes \n \n Vink de optie Signotec handtekening pad aan. (Als deze optie niet zichtbaar is dan maakt Plan-IT Werkplaats geen gebruik van de SQL database.) \n \n Vul bij Disclaimer de tekst in die de klant te zien krijgt op de handtekening pad voordat er een handtekening zet wordt. Wanneer dit veld wordt leeggelaten is de tekst " U gaat akkoord met de voorwaarden op onze overeenkomst. " zichtbaar. \n \n Mailen \n Om de overeenkomst te kunnen mailen moet deze opgeslagen kunnen worden als PDF-bestand. Selecteer bij Export overeenkomst in PDF of de overeenkomst alleen geëxporteerd moet worden ( Alleen Export ) of dat deze ook afgedrukt moet worden ( Export en Afdrukken ). \n Geef vervolgens bij Export Pad een map op waar de PDF-bestanden opgeslagen moeten worden. \n Vink de optie PDF overeenkomst mailen naar klant aan en vul bij Uitgifte/ Teruggave html de locatie van het e-mail sjabloon in. De volgende tags zijn beschikbaar in de e-mail naar de klanten: \n \n \n \n Tag \n Omschrijving \n \n \n [name] \n De naam van de klant \n \n \n [startdate] \n De begindatum van het vervangend vervoer \n \n \n [enddate] \n De einddatum van het vervangende vervoer \n \n \n [starttime] \n De begintijd van het vervangend vervoer \n \n \n [endtime] \n De eindtijd van het vervangend vervoer \n \n \n [establishment] \n De naam van de werkplaats \n \n \n [establishment_address] \n Het adres van de werkplaats \n \n \n [establishment_postalcode] \n De postcode van de werkplaats \n \n \n [establishment_city] \n De vestigingsplaats van de werkplaats \n \n \n [establishment_phone] \n Het telefoonnummer van de werkplaats \n \n \n [reception_name] \n De naam van de receptiemedewerker op de werkorder \n \n \n [reception_function] \n De functie van de receptiemedewerker \n \n \n [reception_telephone] \n Het telefoonnummer van de receptie \n \n \n [reception_email] \n Het e-mailadres van de receptie \n \n \n \n \n \n \n \n \n In praktijk \n \n Maak een werkorder aan met vervangend vervoer. Zorg dat het e-mailadres van de klant is ingevuld. \n \n \n \n Wanneer de klant het vervoer op komt halen, ga naar het Vervangend Vervoer. Klik met de rechtermuisknop op de reservering van het vervoer en selecteer Vervoer rijdt . Vul de kilometerstand en tankinhoud in. \n \n \n \n Klik nogmaals met de rechtermuisknop op de reservering en kies Reservering . Controleer de gegevens en kies Handtekening \n \n In het nieuwe venster kan de klant een handtekening zetten. Bij Devices staan alle apparaten die Plan-IT Werkplaats kan gebruiken om een handtekening te laten zetten. Neem contact op met uw systeembeheerder als het goede apparaat niet voorkomt in de lijst. \n \n Selecteer Start handtekening \n De Signotec laat de voorwaarden zien die ingesteld staan De klant accepteert de voorwaarden \n De klant zet zijn handtekening en accepteert deze. De mail wordt verzonden \n Selecteer Sluit handtekening \n Sluit het scherm af met Sluiten \n

Hoe migreer ik een Plan-IT Werkplaats filiaal naar een andere installatie?

Volg onderstaande stappen om een Plan-IT Werkplaats filiaal van de ene Plan-IT Werkplaats installatie te verplaatsen naar een andere Plan-IT Werkplaats installatie, wanneer een Plan-IT Werkplaats gebruiker een andere Plan-IT Werkplaats gebruiker heeft overgenomen. Er zijn twee mogelijke situaties: migreren van een niet-SQL naar een andere niet-SQL installatie, of migreren van een niet-SQL naar een SQL installatie. Klik op de link van de situatie die voor jullie van toepassing is: Migratie van niet-SQL naar niet-SQL Migratie van niet-SQL naar SQL \n \n \n \n \n Migratie van niet-SQL naar niet-SQL \n \n Volg deze stappen in een filiaal uit een niet-SQL installatie te verplaatsen naar een andere niet-SQL installatie. \n \n Voorbereiding \n \n Om een Plan-IT Werkplaats filiaal te migreren van de ene installatie naar een andere moeten beide Plan-IT Werkplaats installaties op dezelfde versie zitten (De installatie waar het filiaal staat dat verplaats moet worden, en de installatie waar het filiaal naartoe moet worden verplaatst) Voer daarom in beide Plan-IT Werkplaats installaties een update uit naar de meest recente versie De stappen om een update uit te voeren staan op deze pagina Hiervoor moeten alle gebruikers Plan-IT Werkplaats afgesloten hebben en moeten alle Plan-IT achtergrondtaken zijn gestopt \n \n \n Plan-IT voegt in de Plan-IT Werkplaats licentie waar de filialen naartoe worden gemigreerd de extra filialen toe aan de licentie. Klik na het toevoegen in Plan-IT Werkplaats in de menubalk op Help en selecteer de optie Licentie informatie Klik vervolgens rechts beneden op de knop Activering via Internet , en klik op de knop Activeren om de licentie opnieuw binnen te halen. \n Sluit hierna Plan-IT Werkplaats af en start opnieuw op. Nu kunnen de nieuwe filialen worden aangemaakt. Klik daarvoor in Plan-IT Werkplaats op Systeem en selecteer de optie Beheer . Klik met de rechtermuisknop op de groene PLAN-IT balk en selecteer de optie Toevoegen Filiaal . Vul een naam in voor het nieuwe filiaal en klik op de knop Opslaan . Klik na het aanmaken met de linker muisknop op het nieuwe filiaal om het te selecteren, en klik vervolgens met de rechter muisknop op het filiaal en selecteer de optie Bewerken . Noteer het Data Directory nummer dat links beneden in beeld staat, dit is later in dit proces belangrijk om te weten. \n Open de Plan-IT Werkplaats installatie waar het filiaal in staat dat moet worden verplaatst. Ga naar het Beheer venster ( Systeem > Beheer ) en klik met de rechter muisknop op het filiaal dat moet worden verplaatst naar de andere Plan-IT Werkplaats installatie. Noteer of onthoud welk Data Directory nummer staat bij dit filiaal. Sluit nu beide Plan-IT Werkplaats installaties af. \n Ga vervolgens in de Windows Verkenner naar de Plan-IT Werkplaats installatie waar het filiaal in staat dat verplaatst moet worden naar de andere installatie, en open de map Plan-IT∖Data Hierin staat voor elk filiaal een aparte map met een nummer dat overeenkomst met de Data Directory nummers in het Beheer venster. Open de map met hetzelfde nummer als het Data Directory nummer van het filiaal dat je wilt verplaatsen naar de andere Plan-IT Werkplaats installatie. \n Open nu een tweede Windows Verkenner venster en ga naar de Plan-IT Werkplaats installatie waar je het filiaal naartoe wilt verplaatsen. Ga ook hier naar de map Plan-IT∖Data en open de map met het nummer van het filiaal dat is aangemaakt in stap 2. \n Selecteer alle bestanden in het eerste Windows Verkenner venster en kopieer alle bestanden naar de map in het tweede Windows Verkenner venster. Wanneer er een pop-up melding komt met de vraag of je de bestanden met dezelfdenaam wilt vervangen, selecteer dan de optie om ze inderdaad te vervangen. Het filiaal is nu verplaatst. \n Open de Plan-IT Werkplaats installatie waar het filiaal naartoe is verplaatst. Ga naar het Beheer venster ( Systeem > Beheer ) en maak eventueel de gebruikers aan die ook moeten worden verplaatst van de oude Plan-IT Werkplaats installatie naar deze nieuwe. Klik daarvoor met de rechter muisknop op de groene Plan-IT balk en selecteer de optie Toevoegen Gebruiker . Vul een naam en wachtwoord in voor de nieuwe gebruiker en klik op de knop Opslaan . Stel vervolgens onder de knop Opslaan de rechten in voor de nieuwe gebruiker voor elk filiaal, inclusief het verplaatste filiaal. Herhaal dit voor elke gebruiker die moet worden toegevoegd in deze installatie. \n \n \n \n \n \n Migratie van niet-SQL naar SQL \n \n Volg deze stappen in een filiaal uit een niet-SQL installatie te verplaatsen naar een SQL installatie \n \n Voorbereiding \n \n Om een Plan-IT Werkplaats filiaal te migreren van de ene installatie naar een andere moeten beide Plan-IT Werkplaats installaties op dezelfde versie zitten (De installatie waar het filiaal staat dat verplaats moet worden, en de installatie waar het filiaal naartoe moet worden verplaatst) Voer daarom eerst in beide Plan-IT Werkplaats installaties een update uit naar de meest recente versie De stappen om een update uit te voeren staan beschreven op deze pagina Hiervoor moeten alle gebruikers Plan-IT Werkplaats afgesloten hebben en moeten alle achtergrondtaken zijn gestopt Voer indien gewenst een cleanup uit op het filiaal dat verplaatst moet worden naar de andere Plan-IT Werkplaats installatie met SQL database, om oude gegeven in de vestiging te verwijderen Als een Plan-IT filiaal al wat langer bestaat, bevat het jarenlange oude data, die vaak niet meer nodig is Het verwijderen van oude data zorgt ervoor dat het migreren niet onnodig lang gaat duren De stappen om een cleanup uit te voeren staan beschreven op deze pagina Voer in de Plan-IT Werkplaats installatie met het filiaal dat verplaatst moet worden een herindex uit voor dat filiaal Hiermee worden eventuele foutjes uit de database gehaald voordat de database naar de SQL server wordt gemigreerd De stappen om een herindex uit te voeren staan beschreven op deze pagina Zet in het filiaal dat verplaatst moet worden naar de andere Plan-IT Werkplaats installatie met SQL database de Plan-IT Online koppeling uit, en controleer of de mailserver en de e-mail template die staat ingesteld voor de automatische e-mailbevestiging uit staan. Kopieer daarna de gehele Plan-IT Werkplaats installatie met het filiaal dat gemigreerd moet worden, naar dezelfde server waar de Plan-IT Werkplaats installatie staat waar het filiaal naartoe moet worden gemigreerd \n \n \n Nieuw filiaal aanmaken in Plan-IT Werkplaats \n \n Start de Plan-IT Werkplaats installatie waar het filiaal naartoe moet worden gemigreerd (dus met de SQL database) en maak in een nieuw filiaal aan Klik bovenaan in de menubalk op de optie Systeem en selecteer de optie Beheer Klik in het beheer venster met de rechtermuisknop op de groene PLAN-IT balk Selecteer in het menu dat verschijnt de optie Toevoegen Filiaal Vul de gewenste filiaalnaam in en klik op de knop Opslaan \n \n Rechten instellen voor het nieuwe filiaal \n \n Geef nu de gebruikers die dat moeten hebben de juiste rechten in het nieuwe filiaal Klik daarvoor eerst in het beheer gedeelte op het nieuw aangemaakte filiaal dat bovenaan in het scherm staat om het te selecteren Onder de filialen komen nu alle Plan-IT Werkplaats gebruikers te staan Klik met de rechtermuisknop op een gebruiker en selecteer de gewenste rechten die deze gebruiker moet hebben in het nieuwe filiaal Doe dit voor alle gebruikers die met het nieuwe filiaal zullen gaan werken \n \n Nieuw filiaal aanmaken in de SQL database \n \n Ga in de Windows Verkenner naar de Plan-IT∖DataSQL map Hierin staat voor elk filiaal een apart mapje met een nummer De map voor het nieuw aangemaakte filiaal is de map met het hoogste nummer Open deze map en klik met de rechtermuisknop op het Connection.ini bestand, en selecteer de optie Bewerken Wijzig achter de ConnectionId de waarde naar de naam van de nieuwe vestiging Dit kan elke naam zijn, zolang deze maar herkenbaar is en uniek Sla daarna de Connection.ini op Ga vervolgens naar de SQL server en start de SQL Server Management Studio en maak een nieuwe database aan Klik met de rechtermuisknop op Databases en selecteer de optie New Database... Vul de gewenste naam in voor het nieuwe filiaal in het veld Database name Kijk naar de namen van de bestaande databases en gebruik dezelfde structuur Klik rechts beneden op de knop OK om het nieuwe filiaal toe te voegen Ga nu in de Windows Verkenner naar de map Plan-IT∖Programs en start de SQL_Migration_Tool.exe door deze als Administrator uit te voeren Klik in het veld Connection String aan de rechterkant op de knop Vul in het veld Server het adres van de SQL server in Vul in de velden Username en Password een account in die rechten heeft tot de SQL database Selecteer in het veld Database Name de nieuw aangemaakte database van de SQL server Klik links beneden op de knop Test om te controleren dat de SQL Migration Tool verbinding kan maken met de SQL server Klik ten slotte op de knop OK om de gegevens op te slaan en terug te keren naar het vorige venster Klik nu op de knop Create Establishment Database Hiermee worden op de SQL server in deze nieuwe vestiging de tabellen aangemaakt \n \n Nieuw filiaal toevoegen in de SQL Connection Manager \n \n Start vervolgens in de map Plan-IT∖Programs de SQL_Connection_Manager.exe In de SQL Connection Managaer staat een lijst van de bestaande filialen in de SQL server Klik links beneden op de knop Add om het nieuwe filiaal aan de lijst toe te voegen Vul in het veld Connection Id dezelfde naam van het filiaal in, dat ook in het Connection.ini bestand is ingegeven Vul in het veld Server het adres van de server in Selecteer vervolgens in het dropdown veld Database Name de nieuw aangemaakte vestiging Klik links beneden op de knop Test om te controleren of de SQL Connection Manager kan verbinden met de SQL database Klik vervolgens op de knop OK om het nieuwe filiaal op te slaan Klik nu rechts beneden op de knop Save en sluit daarna de SQL Connection Manager Start de SQL Connection Manager vervolgens weer opnieuw op Klik op het nieuwe filiaal om deze te selecteren, en klik onderaan op de knop Update Database De vestiging in de SQL Server wordt nu bijgewerkt naar de huidige versie van de Plan-IT Werkplaats installatie \n \n Filiaal migreren naar de SQL database \n \n Ga nu in de Windows Verkenner naar de andere Plan-IT Werkplaats installatie, waar het filiaal instaat dat naar de installatie met de SQL database moet worden gemigreerd Ga naar de map Plan-IT∖Programs en start de SQL_Migration_Tool.exe Klik in het veld Connection String rechts op de knop Vul in het veld Server het adres in van de SQL database waar het filiaal naartoe moet worden gemigreerd Selecteer in het dropdown veld Database Name het nieuw aangemaakte filiaal in de SQL database waar de data naartoe moet worden gemigreerd Klik links beneden op de knop Test om te controleren of de SQL Migration Tool kan verbinden met de SQL database Klik daarna op de knop OK Selecteer in het dropdown veld onderaan het filiaal dat gemigreerd moet worden naar de SQL Database Klik ten slotte links beneden op de knop Migrate Establishment Database om de migratie te starten Dit proces kan een tijd duren, afhankelijk van hoeveel data er moet worden gemigreerd Mogelijk verschijnen er meldingen in een pop-up venster, klik op de knop OK om de migratie toch voort te zetten Wanneer de migratie klaar is, verschijnt er een pop-up melding dat het proces is voltooid Sluit nu de SQL Migration Tool en start de Plan-IT Werkplaats installatie met de SQL database op Het nieuwe filiaal is nu beschikbaar voor de gebruikers die rechten hebben in het nieuwe filiaal

Hoe werken Business rules in Plan-IT Online?

Wanneer een klant in Plan-IT Online tijdens het maken van een online werkplaatsafspraak verzoek het kenteken van hun auto invoert, vraagt Plan-IT Online bij de Nederlandse Basisregistratie Voertuigen de voertuig gegevens van het kenteken op. Soms wil je als werkplaats echter kunnen afwijken van deze gegevens. Bijvoorbeeld een personenwagen die als taxi wordt gebruikt, dus is het een bedrijfswagen. Of een kampeerwagen die je als personenwagen of toch juist als bedrijfswagen wilt behandelen. Hiervoor kunnen in Plan-IT Online Businessrules worden ingesteld. \n \n \n Hoe stel je dit in? \n Wanneer je gebruik wilt maken van Business rules, zorg dan allereerst dat staat ingesteld om te filteren op het merk van de auto van de klant. Klik in Plan-IT Online in het menu links op de optie Globale instellingen . \n Zorg dat de optie Filter op merk (auto klant) staat ingesteld op Ja , of zet deze optie op Ja en klik rechts beneden op de knop Opslaan . \n \n Klik vervolgens in het menu op de optie Businessrules en daaronder op Overzicht om te zien welke Businessrules er momenteel zijn ingesteld. \n \n Klik bovenaan op de knop Toevoegen om een nieuwe Businessrule toe te voegen, waarbij je de volgende velden kunt invullen: \n \n \n \n \n \n • Originele merk: \n het merk dat Plan-IT Online ontvangt bij het opvragen van de voertuig gegevens. \n \n \n • Handelsbenaming: \n de handelsbenaming van de auto waarop gefilterd kan worden (hier kan ook op een gedeelte ervan worden gefilterd). \n \n \n • Voertuigsoort: \n dit is het voertuigsoort van de auto. Voornamelijk gaat het bijvoorbeeld om personenauto of bedrijfsauto, andere voorbeelden zijn: aanhangwagen, oplegger etc. \n \n \n • Voertuiginrichting: \n de inrichting van het voertuig, enkele voorbeelden zijn: cabriolet, coupe, sedan, taxi, caravan, veewagen, kampeerwagen etc. \n \n \n • Voertuigcategorie: \n dit is de Europese voertuigcategorie code: https://www.rdw.nl/particulier/paginas/voertuigcategorieen . Er kunnen in dit veld meerdere voertuig categorieën worden toegevoegd, gescheiden met een puntkomma ; \n \n \n • Merk: \n vul hier in naar welk merk het originele merk moet afwijken. \n \n \n • Globaal: \n vink deze optie aan als de Businessrule in alle Plan-IT Online filialen moet gelden. \n \n \n \n \n Klik ten slotte op de knop Opslaan om de Businessrule toe te voegen. \n Wanneer nu in de online werkplaatsplanner een kenteken wordt ingevoerd waarvan de voertuig gegevens voldoen aan een ingestelde business rule, zal Plan-IT Online die hanteren in plaats van de gegevens die we vanuit de Nederlandse Basisregistratie Voertuigen ontvangen. \n Hiermee worden niet de filialen getoond van het originele merk, maar de filialen met het afwijkende merk dat bij de Businessrules is ingesteld. \n

Wat zijn de mogelijkheden van de koppeling tussen Plan-IT en Saysimple?

De Plan-IT App voor Saysimple maakt het voor gebruikers mogelijk om op basis van Plan-IT gegevens automatisch WhatsApp berichten naar klanten te versturen vanuit het Saysimple platform. Hierdoor hoeven werkplaatsmedewerkers zich niet te bekommeren om klantcommunicatie rondom het werkplaatsbezoek. De proactieve WhatsApp communicatie zorgt daarnaast voor minder inkomende telefonie omdat klanten beter geïnformeerd zijn over de status van hun auto. Werkplaatsmedewerkers krijgen via WhatsApp ook sneller reactie op vragen. Voor klanten is het makkelijker om te reageren op een WhatsApp-bericht, dan om een werkplaatsmedewerker telefonisch te woord te staan. Bijvoorbeeld als de klant in een vergadering zit. Voordelen \n \n Werkplaatsmedewerkers hoeven zich niet te focussen op communicatie \n Klanten zijn altijd up-to-date \n Communicatie is altijd uniform \n Minder inkomende telefonie \n Sneller akkoord op meerwerk \n \n Functionaliteiten \n \n Bekijk het Plan-IT Werkplaats planbord in Saysimple \n Plan als gebruiker vanuit Saysimple werkplaatsafspraken in het Plan-IT Werkplaats planbord \n Stuur per vestiging automatische afspraakherinneringen en status updates \n Maak automatisch notities aan op contactniveau in Saysimple op basis van het verzonden template \n Start een WhatsApp gesprek vanuit de werkorder in Plan-IT Werkplaats \n \n \n Bekijk de Plan-IT dagplanning in Saysimple \n Klik in Saysimple in de rechterbalk op de Plan-IT app. \n \n Klik op de knop “Bekijk dagplanning” om alle geplande afspraken te bekijken \n \n \n \n Plan vanuit Saysimple een nieuwe afspraak in Plan-IT Werkplaats \n Klik in Saysimple in de rechterbalk op de Plan-IT app, en klik op de knop “Afspraak toevoegen” \n \n Voer een kenteken en een kilometerstand in en selecteer de gewenste vestiging \n \n Selecteer vervolgens de gewenste werkzaamheden, selecteer de gewenste datum en tijd, en vul de contactgegevens in. In de laatste stap krijg je een overzicht te zien. Als alles correct is klik je op de knop “Verstuur afspraak” \n \n \n Verstuur automatische afspraakherinneringen en statusupdates via WhatsApp op basis van planningsdata uit Plan-IT \n Ga in Saysimple naar het gedeelte “Automatische berichten”. \n \n Per vestiging kan een eigen template worden ingesteld. Kies de gewenste tijd dat herinneringen worden verzonden. \n \n In de gedeeltes “Status 1” t/m “Status 7” kan voor elke status wijziging een template worden ingesteld. \n \n \n Automatische notitie op basis van verzonden statusupdate \n Bij de eerder verzonden status updates staat in het midden het verzonden bericht naar de klant, en rechts een kolom met de interne opmerkingen. Hier kunnen ook indien gewenst nieuwe opmerkingen handmatig worden toegevoegd. \n \n \n Start een gesprek vanuit Plan-IT \n Om in Plan-IT Werkplaats de koppeling met Saysimple in te stellen, klik je in Plan-IT Werkplaats bovenaan in de menubalk op de optie “Systeem” en selecteer de optie “Systeem instellingen”. \n Klik op het tabblad “Koppelingen” en vervolgens op het tabblad “Saysimple”. \n Zet een vinkje bij de optie “Saysimple conversatie starten aanzetten” en viul de URL en Channel in die je van Saysimple hebt gekregen. Klik ten slotte rechts beneden op de knop “Opslaan”. \n \n Klik nu in Plan-IT Werkplaats met de rechtermuisknop op een werkorder, en selecteer in het menu de optie “Whatsapp gesprek starten”. \n

Wat zijn de e-mail mogelijkheden in Plan-IT Online

Wanneer een klant een afspraakverzoek maakt via de online werkplaatsplanner, kan Plan-IT Online een e-mail bericht versturen van de reserveringsafspraak. Er kan worden ingesteld of er een bericht naar de receptie, werkplaats en/ of de klant gestuurd moet worden. Ook kan het uiterlijk van de e-mail worden aangepast. \n \n \n \n \n Omdat Plan-IT Online de e-mail berichten verstuurt uit naam van de dealer, moet er toestemming gegeven worden om de berichten te mogen versturen. Dit kan met het instellen van het SPF-record . Als deze toestemming er niet is, dan zullen de e-mail berichten niet bij de klant aankomen. \n \n \n \n \n \n \n Deze instellingen zijn te vinden in de beheeromgeving van Plan-IT Online. \n \n Ga naar https://www.plan-it-online.com en log in \n Kies in het hoofdmenu Teksten / Email → E-mail instellingen \n \n \n \n Teksten \n Onderwerp e-mail klant \n Standaard is dit veld leeg, en wordt de volgende standaard tekst gebruikt als onderwerp van de e-mail: \n \n Bevestiging afspraakverzoek: [datum] voor [kenteken] bij [vestiging] \n \n Om het onderwerp van de e-mail te wijzigen, kan hier een eigen tekst worden ingevuld. hierbij kunnen de tags [datum] , [tijd] , [kenteken] , en [vestiging] worden gebruikt. \n Bijvoorbeeld \n De klant heeft als kenteken 01-DEF-2 ingevoerd Uw vestiging heeft als naam De Garage \n Wanneer als onderwerp van de e-mail staat ingevuld: \n \n Er is een reservering gemaakt voor [kenteken] bij [vestiging] \n \n dan krijgt de e-mail het volgende onderwerp: \n \n Er is een reservering gemaakt voor 01-DEF-2 bij De Garage \n \n Welke begeleidende tekst moet er in het e-mailbericht komen te staan dat er als bevestiging naar de aanvrager wordt verzonden? \n In dit veld staat de tekst van de e-mail die naar de klant gestuurd wordt. De volgende tags zijn beschikbaar om de e-mail naar eigen wens op te stellen: \n \n \n \n [aanhef] \n de tekst die de klant heeft ingevoerd bij Aanhef \n \n \n [voornaam] \n de tekst die de klant heeft ingevoerd bij Voornaam \n \n \n [naam] \n de tekst die de klant heeft ingevoerd bij Naam \n \n \n [datum] \n de datum van het afspraakverzoek \n \n \n [email] \n het e-mailadres dat de klant heeft ingevoerd \n \n \n [telefoonnummer] \n het telefoonnummer dat de klant heeft ingevoerd \n \n \n [kenteken] \n het kenteken dat de klant heeft ingevoerd \n \n \n [merk] \n het merk van het ingevoerde kenteken \n \n \n [vestiging] \n de naam van de vestiging. Deze staat ingevuld in het menu Vestigingsinformatie \n \n \n \n Onder deze tekst komt automatisch de vestigingsinformatie, de klantgegevens, afspraakdatum, voertuiggegevens en de gekozen werkzaamheden te staan. \n Welke tekst moet er in het e-mailbericht komen te staan dat er naar de werkplaats wordt verzonden? \n De tekst in dit veld wordt gebruikt voor de e-mail naar de werkplaatsreceptie wanneer er een afspraakverzoek wordt gemaakt door een klant. Hierbij kunnen dezelfde tags worden gebruikt als bij de e-mail naar de klant. Ook bij deze e-mail komt onderaan de vestigingsinformatie, de klantgegevens, afspraakdatum, voertuiggegevens en de gekozen werkzaamheden te staan. \n Welke voorwaarden tekst moet er in het e-mailbericht komen te staan? \n De tekst die hier is ingevoerd komt onderaan de e-mail die naar de klant gestuurd wordt in een extra kopje Voorwaarden te staan. \n \n \n Opmaak \n Plan-IT Online heeft twee ingebouwde sjablonen. Het sjabloon kan worden ingesteld bij Globale instellingen → E-mail style keuze . \n \n Style1 is een eenvoudige tekst opmaak \n Style2 gebruikt afbeeldingen en pictogrammen \n \n \n \n Link HTML e-mail template \n Om ook de opmaak van de e-mail aan te passen is het mogelijk om een HTML-sjabloon te gebruiken. Hierdoor kan de e-mail aangepast worden aan de huisstijl. Vul hier het webadres van het HTML-sjabloon in. Per vestiging kan een ander HTML-bestand ingesteld worden, zodat de opmaak van de e-mail per vestiging verschillend is. \n Er zijn meerdere tags beschikbaar die in het HTML-bestand kunnen worden gebruikt. Deze tags worden door Plan-IT Online vervangen door de juiste tekst. \n \n \n \n \n De tekst die ingevuld is bij “ Welke begeleidende tekst moet er in het e-mailbericht komen te staan dat er als bevestiging naar de aanvrager wordt verzonden? ” \n \n \n \n De vestigingsinformatie en de datum met tijdstip van de afspraak \n \n \n \n De werkzaamheden die de klant heeft gekozen \n \n \n \n De contactgegevens van de klant \n \n \n \n De voertuiggegevens van de klant \n \n \n \n Het vervangend vervoer dat de klant heeft gekozen \n \n \n \n Eventuele opmerkingen die de klant heeft ingevuld \n \n \n \n De tekst die ingevuld is bij “ Welke voorwaarden tekst moet er in het e-mailbericht komen te staan? ” \n \n \n \n De openingstijden die zijn ingevuld bij de vestigingsinformatie \n \n \n \n De maker van uw website kan u helpen om een passend sjabloon te maken. \n \n \n E-mailadressen \n \n Naar welke e-mailadressen moet de werkplaatsafspraak verstuurd worden? \n Vul hier de e-mailadressen in waar de berichten over de reserveringen naar toe gestuurd moeten worden. Het is mogelijk om hier meerdere e-mailadressen in te vullen. Hierdoor kan bijvoorbeeld de receptie én de werkplaats een e-mail krijgen als er een afspraak wordt gepland. Zet tussen de verschillende e-mailadressen een puntkomma. \n Het eerste e-mailadres wordt ook gebruikt als antwoordadres voor de afspraakbevestiging naar de klant. Zorg dus dat hier een e-mailadres staat waarop de klant u kunt bereiken. \n Als er merken aan de Online planner zijn gekoppeld dan is het mogelijk om per merk een ander e-mailadres te gebruiken. \n E-mail versturen \n Indien er geen e-mail naar de vestiging gestuurd hoeft te worden kan dat hier uitgezet worden. \n Geef wel een e-mailadres op in het veld hierboven om de reacties op de afspraakbevestigingen van de klanten op het juiste e-mailadres binnen te krijgen. \n E-mail versturen klant \n Indien er geen e-mail naar de klant gestuurd hoeft te worden kan dat hier uitgezet worden.

Hoe maak ik automatisch met Plan-IT Online een werkorder aan in Autoline?

Er kan een koppeling worden ingesteld tussen Plan-IT Online en Autoline. Wanneer een klant een afspraak maakt in Plan-IT Online, wordt daarmee automatisch een werkorder aangemaakt in Autoline. \n Voorwaarde is wel dat de gegevens die de klant invult bij het maken van de afspraak (kenteken & e-mailadres of telefoonnummer) behoren tot een bestaande klant in Autoline. Wanneer er gegevens worden ingevuld die niet bij een bestaande klant in Autoline horen, kan er geen automatische werkorder worden gemaakt. \n Volg onderstaande stappen om dit in te stellen. \n \n Koppeling aanzetten \n Vraag eerst bij Keyloop toegang voor de Keyloop API aan. Van Keyloop ontvang je een EnterpriseId en per vestiging een StoreId . \n Neem vervolgens contact op met Plan-IT om de koppeling in Plan-IT Online aan te laten zetten. Hiervoor heeft Plan-IT de Keyloop EnerpriseId en StoreId’s nodig. \n \n Arbeidscodes en menucodes invullen \n Vervolgens vul je in de Plan-IT Online beheer omgeving bij de werkzaamheden de gewenste arbeidscodes of menu codes in, die op de Autoline werkorder gezet moeten worden wanneer een klant deze werkzaamheden selecteert bij het maken van een afspraak in de werkplaatsplanner. \n Met een menucode kun je in Autoline een set aan regels definiëren die bij een bepaalde werkzaamheid op de werkorder gezet moeten worden. Door de menucode in Plan-IT Online in te geven zullen ook alle regels worden aangemaakt in de werkorder die bij de menucode in Autoline horen. \n Ga naar de werkzaamheid waar een arbeidscode of menucode aan gekoppeld moet worden. Zet helemaal linksonder in het veld DmsCode de gewenste code uit Autoline: \n \n Zet voor een arbeidscode L_ (Labor) en voor een menucode M_ Er kunnen ook meerdere codes worden ingevuld door deze te scheiden met een puntkomma ; \n \n Vul ten slotte bij elke werkzaamheid waar een DMScode is ingevuld ook in het veld Tijdsduur in hoeveel minuten Plan-IT Online voor die werkzaamheid in de Autoline werkorder moet zetten. \n \n Afspraak gegevens \n Wanneer er een online afspraak wordt gemaakt door een klant waarbij werkzaamheden zijn gekozen waar een arbeidscode of menucode zijn ingevuld, probeert Plan-IT Online een Autoline werkorder te maken. In de afspraakbevestiging die naar de dealer wordt gestuurd zal ook bij de extra informatie worden aangegeven om welke DMS-codes het gaat: \n \n In de automatisch aangemaakte werkorder in Autoline komt de Plan-IT Online werkzaamheid te staan \n \n \n Foutmeldingen \n Er wordt een e-mail gestuurd naar het e-mailadres dat in Plan-IT Online is ingesteld bij de Plan-IT Online vestiging, met de informatie of het wel of niet is gelukt om een Autoline werkorder aan te maken. \n Wanneer het niet is gelukt om een Autoline werkorder aan te maken, staat in deze e-mail ook de reden waarom het niet is gelukt. Plan-IT Online ontvangt de reden vanuit de API van Keyloop, bijvoorbeeld: \n Afspraak aanmaken niet gelukt id [12345678] voor Autoline. Error: Vehicle with registrationnumber [XX-123-X] not found! \n Of \n Afspraak aanmaken niet gelukt id: [12345678] voor Autoline. Error: Customer with e-mail [contact@plan-it.nl] or phonenumber [+31852362500] not found! \n Het kan voorkomen dat een werkorder verder in de toekomst wordt gepland dan 90 dagen, er wordt dan deze melding weergegeven: \n “Not possible to update appointment date with a date later than 90 days after today” \n In de systeeminstellingen van Autoline kan het aantal dagen worden vergroot tot maximaal 255 dagen. Deze instelling staat standaard op 90: \n Urenverantwoording > XX Filiaal > Menu - Systeemfuncties > Systeemparameters > Kort/lang bereik: Lang op 255 zetten (maximale) \n \n Demonstratie \n In onderstaande video ziet u een demonstratie hoe dit proces stap voor stap werkt: \n \n

Hoe stel ik een koppeling met Sharebox in?

Vanaf Plan-IT Werkplaats versie 7.191.3604 (04-01-2024) is er een koppeling tussen Plan-IT Werkplaats en Sharebox. \n Volg onderstaande stappen in om de koppeling in te stellen. \n Let op: Voorwaarde om de koppeling met Sharebox te kunnen gebruiken, is dat er vanuit Plan-IT Werkplaats afspraakbevestiging e-mails worden verstuurd met een eigen HTML Sjabloon. \n \n \n Klik in Plan-IT Werkplaats op Systeem , en selecteer de optie Systeem instellingen . \n Klik bovenaan op het tabblad Koppelingen , en klik vervolgens helemaal rechts op het tabblad Sharebox . \n Vink de optie Sharebox aanzetten aan, en vul de gegevens in die je hebt ontvangen van Sharebox. Neem contact op met Sharebox als je deze gegevens nog niet hebt. Klik ten slotte rechts beneden op de knop Opslaan om de wijzigingen toe te passen. \n In het werkorder venster staat nu een Sharebox optie die kan worden aangevinkt. \n Vervolgens moet de HTML Sjabloon voor afspraakbevestigingen worden gewijzigd. Open het HTML bestand en zet de tag {sharebox} op een nieuwe lege regel. De tekst die achter deze tag op dezelfde regel wordt gezet, komt in de afspraakbevestiging mail naar de klant te staan, wanneer bij een werkorder de Sharebox optie is aangevinkt. Met de tag [sharebox] wordt in de e-mail een link gegenereerd waarmee de klant naar de Sharebox website kan gaan. \n \n \n Bekijk hier de video:

Hoe verplaats ik automatisch een VPS receptionist mee met een werkorder?

Het is mogelijk om in Plan-IT Werkplaats, wanneer de VPS optie aan staat, de receptionist in een werkorder automatisch te wijzigen bij het verplaatsen van de werkorder naar een andere werknemer. Volg onderstaande stappen om dit in te stellen. \n \n VPS aanzetten \n \n \n Klik bovenaan in de menubalk op Systeem en selecteer de optie Systeem instellingen \n Klik op het tabblad Koppelingen \n Zet een vinkje bij de optie VPS aanzetten \n Klik vervolgens rechts beneden op de knop Opslaan \n \n \n \n Receptionisten controleren of toevoegen \n \n \n Klik vervolgens bovenaan in de menubalk op Bestand en selecteer de optie Receptie \n Klik in het veld Gebruiker op de knop om het overzicht van alle receptionisten te openen \n \n \n \n \n Noteer van elke receptionist die je wilt koppelen aan een werknemer de naam die staat in de kolom Gebruiker \n \n \n \n \n Klik rechts beneden op de knop Annuleren om het overzicht te sluiten \n Vul indien gewenst de lege velden in om een nieuwe gebruiker toe te voegen. Klik anders weer op de knop Annuleren om het Receptie venster te sluiten \n \n \n Receptionisten koppelen aan de werknemers \n \n \n Klik nu met de rechtermuisknop op een werknemer in de kolom links van het planbord, en selecteer de optie Werknemer \n In het Werknemer venster staat onderaan een veld Personeel nr. Vul daar de naam in van de receptionist die je aan deze werknemer wilt koppelen \n \n \n \n \n Klik onderaan op de knop Opslaan en herhaal deze stappen bij elke werknemer waaraan je een receptionist wilt koppelen \n \n \n In de praktijk \n \n Wanneer je nu een bestaande werkorder verplaatst naar een werknemer waarbij op de bovenstaande manier een receptionist is gekoppeld, dan wordt in de werkorder de bestaande receptionist automatisch vervangen voor de gekoppelde receptionist. Ook wanneer er in de werkorder oorspronkelijk geen receptionist is ingevuld, wordt bij het verplaatsen van de werkorder naar een werknemer waaraan een receptionist is gekoppeld, de gekoppelde receptionist in de werkorder ingevuld.

Hoe stuur ik WhatsApp berichten met Plan-IT Werkplaats?

Plan-IT Werkplaats heeft de mogelijkheid om berichten naar klanten te sturen via WhatsApp. \n Vanaf versie 7.191.3604 is er een koppeling met SaySimple. Hiermee kan direct vanaf een werkorder een chatgesprek gestart worden. Voor oudere versies van Plan-IT Werkplaats kan via ADIMIT een bericht gestuurd worden. \n SaySimple \n \n Klik in Plan-IT werkplaats op Systeem , en selecteer de optie Systeem instellingen . \n Klik bovenaan op het tabblad Koppelingen , en klik vervolgens op het tabblad Saysimple . \n Vink de optie Saysimple conversatie starten aanzetten aan, en vul bij URL en Channel de gegevens in die je van Saysimple hebt ontvangen. \n Klik ten slotte rechts beneden op de knop Opslaan om de wijzigingen toe te passen. \n \n \n Als er nu met de rechtermuisknop op een werkorder wordt geklikt, is de keuze Whatsapp gesprek starten zichtbaar. \n \n ADIMIT \n Hierbij gaat het om afspraakherinneringen, en berichten wanneer de auto klaar is. \n Om dit goed te laten werken moeten de berichten in Plan-IT Werkplaats in de SMS module op de volgende manier worden ingesteld: \n \n \n \n \n Soort \n Tekst \n \n \n Auto Klaar \n "templatename": "planit_auto_klaar","customername": "[KLANT]","registration": "[KENTEKEN]","serviceadvisor": "[RECEPTION]","closingtime":"[CLOSINGTIME]" \n \n \n Herinnering tijd gebonden \n "templatename": "planit_herinnering_tijd","customername": "[KLANT]","registration": "[KENTEKEN]","serviceadvisor": "[RECEPTION]","date":"[DATUM]","time":"[TIME]","closingtime":"[CLOSINGTIME]" \n \n \n Herinnering \n "templatename": "planit_herinnering","customername": "[KLANT]","registration": "[KENTEKEN]","serviceadvisor": "[RECEPTION]","closingtime":"[CLOSINGTIME]" \n \n \n Herinnering auto halen \n "templatename": "planit_herinnering_halen","customername": "[KLANT]","registration": "[KENTEKEN]","serviceadvisor": "[RECEPTION]","date":"[DATUM]","time":"[TIME]","closingtime":"[CLOSINGTIME]" \n \n \n Herinnering auto brengen \n "templatename": "planit_herinnering_brengen","customername": "[KLANT]","registration": "[KENTEKEN]","serviceadvisor": "[RECEPTION]","date":"[DATUM]","time":"[TIME]","closingtime":"[CLOSINGTIME]" \n \n \n Herinnering auto wachter \n "templatename": "planit_herinnering_wachter","customername": "[KLANT]","registration": "[KENTEKEN]","serviceadvisor": "[RECEPTION]","date":"[DATUM]","time":"[TIME]","closingtime":"[CLOSINGTIME]" \n \n \n Losse SMS tekst \n "templatename": "planit_losse_sms","customername": "[KLANT]","registration": "[KENTEKEN]","serviceadvisor": "[RECEPTION]","text":"Neem even contact op" \n \n \n

Hoe voeg ik het plan-it-online.com SPF-record toe?

Om vanuit Plan-IT Online, Plan-IT Proefrit Web, en Plan-IT Werkplaats Web e-mailberichten (afspraakbevestigingen) naar klanten te kunnen sturen, moet Plan-IT worden toegevoegd in het SPF-record van de mailserver. Hiermee geef je de mailserver aan dat Plan-IT toestemming heeft om namens jouw organisatie e-mails naar klanten te mogen sturen. \n \n Om Plan-IT deze toestemming te geven, voeg je het volgende toe aan het SPF-record: include:spf.plan-it-online.com \n \n Bijvoorbeeld: \n v=spf1 include:spf.plan-it-online.com -all \n Het is ook mogelijk om in Plan-IT Online een DKIM-record toe te voegen. Kijk voor de instructies hoe dat moet op deze pagina.

Hoe maak ik een vraag bij een werkzaamheid in Plan-IT Online?

In Plan-IT Online kunnen vragen worden toegevoegd, om klanten bij de gewenste werkzaamheden om extra informatie te vragen. Hiermee kan bijvoorbeeld bij een reparatie werkzaamheid gevraagd worden wat er precies gerepareerd moet worden. \n Er kunnen open vragen of meerkeuze vragen worden toegevoegd Bij open vragen kunnen klanten in een tekstveld extra informatie intypen, en bij meerkeuze vragen kunnen klanten een antwoord selecteren uit meerdere ingegeven vaste antwoorden \n \n Vragen toevoegen \n Volg onderstaande stappen om vragen toe te voegen: \n \n Log in op je Plan-IT Online account en klik links beneden op Vragen \n Klik op Overzicht om bestaande vragen te zien en te wijzigen, of klik op Nieuw om een nieuwe vraag toe te voegen \n \n \n Open vraag toevoegen \n \n \n Selecteer bij een nieuwe vraag toevoegen in het veld Type dat het gaat om een Open vraag \n Vul in het veld Naam een korte omschrijving in voor de vraag \n Vul in het veld Vraag in welke vraag de klant te zien krijgt \n Klik rechts beneden op de knop Opslaan om de nieuwe vraag toe te voegen \n Na het opslaan kan in het veld Volgende vraag een eventuele vervolgvraag worden geselecteerd, die wordt getoond nadat de klant de huidige vraag heeft beantwoord. \n \n \n Meerkeuze vraag toevoegen \n \n \n Selecteer bij een nieuwe vraag toevoegen in het veld Type dat het gaat om een Meerkeuze vraag \n Vul in het veld Naam een korte omschrijving in voor de vraag \n Vul in het veld Vraag in welke vraag de klant te zien krijgt \n Klik rechts beneden op de knop Opslaan om de nieuwe vraag toe te voegen \n Vul na het opslaan in het veld Antwoord een eerste meerkeuze antwoord in en klik op de knop Opslaan \n Er verschijnt een tweede veld Antwoord waar een tweede meerkeuze antwoord kan worden ingevuld. Herhaal dit tot alle gewenste antwoorden zijn toegevoegd. Bij elk meerkeuze antwoord kan indien gewenst in het veld Volgende vraag een vervolgvraag worden ingesteld. \n \n \n Vervolgvragen toevoegen \n Een vervolgvraag aan een antwoord koppelen kan op twee manieren: \n \n Selecteer een bestaande vraag als vervolgvraag in het drop-down menu rechts van het antwoordveld \n Of klik rechts op de knop Toevoegen om een nieuwe vraag als vervolgvraag toe te voegen \n \n Een vervolgvraag mag een ander type vraag zijn dan de eerste vraag. Er kan dus bij een meerkeuze vraag een open vraag als vervolgvraag worden ingesteld, of een meerkeuze vraag als vervolgvraag op een open vraag. Om aan een bestaande vraag een vervolgvraag toe te voegen, ga je eerst naar het Overzicht . Dubbelklik vervolgens op de vraag waarbij je een vervolgvraag wilt toevoegen. Klik rechts beneden op de knop Opslaan om naar de antwoorden te gaan. Selecteer nu een bestaande vraag in het drop-down menu of klik op de knop Toevoegen om een nieuwe vraag als vervolgvraag aan te maken. \n \n Vragen koppelen aan werkzaamheden \n Koppel de toegevoegde vragen nu aan de gewenste werkzaamheden. De vraag komt dan tevoorschijn wanneer de klant de betreffende werkzaamheid heeft geselecteerd. \n \n Klik links in het menu op de optie Werkzaamheden \n Klik op Overzicht om alle werkzaamheden in een lijst onder elkaar te zien \n Dubbelklik op de werkzaamheid waar je een vraag aan wilt koppelen \n Onderaan bij alle opties van de werkzaamheid staat het veld Vraag . Klik herop om in een drop-down veld de gewenste vraag te selecteren om aan deze werkzaamheid te koppelen, en klik op Opslaan \n \n \n Koppel op deze manier vragen aan de gewenste werkzaamheden. Er kunnen op deze manier ook aan meerdere werkzaamheden dezelfde vraag worden gekoppeld. \n \n Hoe dit eruit ziet \n Nadat een klant in de Plan-IT Online werkplaatsplanner een kenteken en kilometer stand heeft ingevoerd, en eventueel een vestiging heeft gekozen als er sprake is van meerdere vestigingen, komt de lijst met werkzaamheden in beeld. Wanneer een klant een werkzaamheid selecteert waar een vraag aan is gekoppeld, verschijnt onder de werkzaamheid de gekoppelde vraag: \n \n \n De klant is verplicht om een antwoord te selecteren voordat er naar de volgende stap kan worden gegaan. Als er een vervolgvraag is gekoppeld aan het antwoord dat de klant kiest, zal die vervolg vraag worden getoond nadat de klant dat antwoord heeft geselecteerd en bevestigd: \n \n \n \n Na het selecteren van een meerkeuze antwoord moet de klant op de knop Volgende klikken om naar de vervolgvraag te gaan. Bij de laatste vervolgvraag staat de knop Klaar waarmee de klant de antwoorden kan bevestigen. Pas wanneer dat gebeurd is kan de klant naar de volgende stap in de werkplaatsplanner.

Hoe stel ik Google Analytics 4 in?

Op 1 juli 2023 is Google gestopt met Google Analytics 3 (Universal Analytics) en is alleen nog de opvolger Google Analytics 4 te gebruiken. Volg onderstaande stappen om dit in Plan-IT Online in te stellen. \n \n Om voor de gehele Plan-IT Online omgeving Google Analytics 4 in te stellen: \n \n Klik in de Plan-IT Online beheeromgeving in het menu links op Globale instellingen \n Helemaal onderaan staat een veld om een Google Analytics 4 code in te kunnen voeren \n \n \n Hiermee kan meteen vanaf de eerste stap van de werkplaatsplanner worden gemeten Het is ook mogelijk om per Plan-IT Online filiaal metingen te doen: \n \n Selecteer in Plan-IT Online linksboven het filiaal waarin je Google Analytics 4 wilt instellen \n Klik vervolgens in het menu links naar Vestigingsinformatie \n Helemaal onderaan staat een veld om voor het huidige Plan-IT Online filiaal een Google Analytics 4 code in te kunnen voeren \n \n \n Belangrijk is dat het Measurement ID gebruikt wordt van Google Analytics, niet het Property ID. Het formaat is G-**********. \n Het Measurement ID is te vinden in je Google Analytics omgeving: \n \n Log in bij Google Analytics via de url https://analytics.google.com/analytics/web \n Klik onderaan links op de optie Admin \n Selecteer de Plan-IT Online Property, of maak hiervoor een nieuwe aan \n Klik op Data Streams en maak een stream voor Plan-IT Online met ons domein: https://www.plan-it-online.com \n \n \n Klik op de Plan-IT Online stream om deze te openen. Het Measurement ID staat bovenaan rechts vermeld: \n \n Het instellen van Enhanced Measurement kan nog invloed hebben op het meten van de gegevens. \n \n We hebben per pagina page_views gedefinieerd, deze zijn te zien door te gaan naar Reports > Engagement > Pages and Screens: \n \n \n \n De page_views die gedefinieerd zijn: \n \n FillCarInformation / FillBicycleInformation \n SelectEstablishment \n SelectJobs \n SelectDateAndTime \n FillContactInformation \n AppointmentConfirmed \n \n \n btn_click events \n Ook hebben we btn_click events toegevoegd om zo het klikken van de knoppen te kunnen monitoren. \n \n De lijst van namen (btn_name) van de buttons zijn: \n \n ButtonNextGoToSelectEstablishment \n ButtonNextGoToSelectJobs \n ButtonNextGoToSelectDateAndTime \n ButtonNextGoToFillContactInformation \n ButtonNextGoToConfirmAppointment \n \n \n “Vorige” buttons hebben de volgende namen (btn_name): \n \n ButtonBackToFillCarInformation / ButtonBackToFillBikeInformation \n ButtonBackToSelectEstablishment \n ButtonBackToSelectJobs \n ButtonBackToSelectDateAndTime \n \n \n Ook de buttons in het menu worden gemeten: \n \n MenuGoToFillCarInformation / MenuGoToFillBikeInformation \n MenuGoToSelectEstablishment \n MenuGoToSelectJobs \n MenuGoToSelectDateAndTime \n MenuGoToFillContactInformation \n \n \n Dit is in Google Analytics te zien door te gaan naar: Reports > Engagement > Events \n Klik vervolgens onder Event name op btn_click \n \n

Hoe stel ik in Plan-IT Werkplaats een vrije dag in met een eigen reden?

Vrije dag toevoegen \n In Plan-IT Werkplaats kun je een vrije dag bij een werknemer inplannen door met de rechtermuisknop te klikken bij een werknemer op een bepaalde dag, en de optie Gedeelte dag Vrij of Hele dag Vrij te selecteren. \n \n \n \n Het verschil tussen deze twee opties is dat bij een Hele dag Vrij als begintijd de Begintijd van het planbord wordt gehanteerd, en bij Gedeelte dag Vrij wordt als begintijd gehanteerd waar de Plan-IT gebruiker met de rechtermuis heeft geklikt. \n \n \n \n Dus wanneer je bij een werknemer op een bepaalde dag om 11:00 met de rechtermuisknop klikt, en de optie Gedeelte dag Vrij kiest, dan opent het Vrij geven pop-up venster met als begintijd 11:00. De Eindtijd van de vrije dag kan dan nog naar voorkeur worden ingevoerd. \n Selecteer ook de Reden van de vrije dag. Deze Reden komt als omschrijving op de vrije dag te staan op het planbord. \n \n Eigen Reden en Reservering kleur toevoegen \n Vrije dagen hebben allemaal dezelfde standaard kleur voor afwezigheid. En de lijst met redenen is een standaard lijst met redenen. Maar het is ook mogelijk om een eigen lijst met redenen samen te stellen, en elke vrije dagen reden een eigen kleur te geven. Bijvoorbeeld als een monteur ziek is, om deze vrije dagen dan een eigen kleur te geven die makkelijk te herkennen is en meteen opvalt. Door een eigen lijst met redenen in te stellen, komt de standaard lijst te vervallen. \n Volg onderstaande stappen om zelf redenen met een eigen kleur in te stellen: \n \n \n Ga in Plan-IT Werkplaats in de menubalk bovenaan naar Systeem , en selecteer de optie Systeem instellingen . \n Ga naar het tabblad Systeem . \n Zet een vinkje bij de optie Zelf vrije dagen teksten kunnen beheren . \n Klik vervolgens op de knop Vrije dagen database . \n Het pop-up venster Vrije dagen tekst Beheer verschijnt. Vul onderaan in het veld Vrije dag de gewenste reden in. \n Klik in het veld Kleur op de knop en selecteer de gewenste kleur voor deze vrije dag. Klik vervolgens op de knop OK . \n Klik vervolgens op de knop Opslaan om deze vrije dag toe te voegen. Voeg op deze manier alle gewenste redenen toe. Klik ten slotte op de knop Sluiten om dit pop-up venster weer te sluiten. \n \n Wanneer nu een nieuwe vrije dag wordt toegevoegd, staan in het veld Reden de eigen ingestelde redenen. Een vrije dag die wordt opgeslagen met een eigen reden, wordt in de gekozen kleur getoond op het planbord. Een vrije dag met een eigen reden zonder een ingestelde kleur, wordt op het planbord getoond in de standaard afwezigheid kleur.

Hoe stel ik de koppeling met Movelo in?

Vanaf Plan-IT Werkplaats versie 7.191.2927 (25-11-2022) is het mogelijk om te koppelen met Movelo voor e-bikes als vervangend vervoer. \n Volg onderstaande stappen om de koppeling te gebruiken: \n \n Koppeling activeren \n \n \n Ga in Plan-IT Werkplaats in de menubalk bovenaan op de optie Systeem en selecteer de optie Systeem instellingen \n Ga naar het tabblad Koppelingen , en klik in de tweede rij tabbladen helemaal rechts op het tabblad Movelo \n Vink de optie Movelo koppeling aan \n Vul in de velden de gegevens in die je van Movelo heeft ontvangen, en klik ten slotte rechtsonder op de knop Opslaan \n \n \n Movelo Vervangend vervoer optie aanmaken \n \n \n Ga bovenaan in de menubalk naar de optie Bestand en selecteer de optie Vervangend vervoer \n Plaats een vinkje in het vakje bij de optie Fiets \n Voer een Type en Kenmerk in voor de Movelo e-bike. Kenmerk wordt gebruikt als de naam van de fiets, Type komt als beschrijving onder het Kenmerk te staan. \n Plaats ook beneden een vinkje bij de optie Movelo \n Klik onderaan op de knop Opslaan \n \n \n Movelo e-bike als vervangend vervoer optie selecteren in een Plan-IT Werkorder \n \n \n Maak een nieuwe werkorder aan of open een bestaande werkorder \n Plaats onderaan in de werkorder een vinkje bij de optie Vervangend vervoer \n Klik op de knop met de drie puntjes om het venster met de beschikbare vervangend vervoer opties te openen, en selecteer de Movelo e-bike optie, en klik op de knop Ok \n Er verschijnt kort een pop-up venster dat Plan-IT Werkplaats gegevens doorstuurt naar Movelo. Wanneer deze weer is verdwenen kan de werkorder worden opgeslagen. \n \n In de logging van de werkorder komt een regel te staan dat de Movelo reservering is aangemaakt. Deze reservering is ook meteen terug te zien in Movelo zelf. Wanneer de werkorder wordt verplaatst naar een andere datum, wordt deze wijziging ook automatisch doorgegeven naar Movelo. Bekijk onderstaande video om te bekijken hoe alle bovenstaande stappen in Plan-IT Werkplaats uitgevoerd moeten worden: \n

Hoe stuur ik in Plan-IT Werkplaats een prijsopgave uit iDas mee met een afspraakbevestiging?

Volvo proforma factuur \n Vanaf Plan-IT Werkplaats versie 7.191.3086 (6 maart 2023) is het mogelijk om met de iDas Webservice koppeling een prijsopgave uit iDas automatisch met de afspraakbevestigingsmail vanuit Plan-IT Werkplaats als bijlage mee te sturen naar een klant. Volg onderstaande instructies om dit te activeren: \n \n \n Maak eerst (of je systeembeheerder) in de Plan-IT map een nieuwe map aan met de naam Plan-IT∖Export . Als deze map Export niet bestaat, werkt het sturen van de prijsopgave niet. \n Ga vervolgens in Plan-IT Werkplaats in de menubalk bovenaan op de optie Systeem en selecteer de optie Systeem instellingen \n \n \n \n Ga naar het tabblad Koppelingen , en in de tweede rij tabbladen naar DMS \n Ga onderaan naar het tabblad iDas API \n Zet een vinkje bij de optie Prijsopgave als bijlage in afspraakbevestiging meesturen als PDF en klik op rechtsonder op de knop Opslaan \n \n \n Wanneer er nu voor een werkorder een afspraakbevestigingsmail wordt gestuurd, toont Plan-IT Werkplaats een pop-up venster met de vraag of ook de prijsopgave moet worden meegestuurd. Klik op de knop Ja om de prijsopgave die bij deze werkorder hoort als PDF bijlage mee te sturen met de afspraakbevestigingsmail vanuit Plan-IT Werkplaats. \n Klik alleen op ja wanneer u zeker weet dat de prijsopgave in iDas 100% correct is.

Welke mogelijkheden heeft het Maintenance programma?

Het maintenance programma is een onderdeel van Plan-IT Werkplaats met een aantal handige opties. In dit document beschrijven we elke optie die dit programma bevat. \n \n Klik op 1 van de volgende links om meteen naar dat onderdeel te gaan: \n \n Delete workorders without related Mechanic \n Initialise capacity online Module \n Import Exceptionlist Mobile number for SMS \n Import Exeptionlist E-mail for appointment confirmation \n Delete Workorderlines without workorder \n Delete e-mail from Plan-IT \n Cleanup all data older than \n Delete Mobile Phone number from Plan-IT \n Check logins for Plan-IT Online \n Recalculate capacity \n \n \n Maintenance openen \n Om het maintenance programma te openen, ga je naar de Plan-IT Werkplaats map. Wanneer je niet weet wat de locatie van deze map is, vraag dit dan aan je systeembeheerder. \n In de Plan-IT∖Programs map staat het bestand Maintenance.exe . Dubbelklik hierop om het programma te openen. Het beginscherm verschijnt met alle beschikbare opties: \n \n \n Let op : Maak een kopie van de Plan-IT Werkplaats map als reserve kopie voordat je iets met het maintenance programma gaat verwijderen. Indien je per ongeluk teveel informatie verwijdert, kan dit later nog in de reserve kopie terug gevonden worden. Neem bij twijfel telefonisch contact met ons op voordat je verder gaat. \n \n Hieronder volgt een beschrijving wat elke optie precies doet. \n Sommige opties kunnen ook in een snelkoppeling met parameters ingesteld worden, en zo direct gestart worden door die snelkoppeling uit te voeren. Of de optie kan met de parameters in de Windows Taakplanner worden ingesteld. \n \n \n Delete workorders without related Mechanic \n \n Wanneer een monteur wordt verwijderd in Plan-IT Werkplaats, dan bestaat deze niet meer in het systeem. Alle werkorders die bij deze monteur gepland stonden zijn niet meer zichtbaar op het planbord, maar staan nog wel in de Plan-IT Werkplaats database. \n Je kunt deze werkorders in Plan-IT Werkplaats opzoeken en bij een andere monteur plaatsen. Maar je kunt met deze optie ook al deze werkorders uit de database verwijderen. Het gaat hierbij om alleen werkorders in het verleden, omdat er in Plan-IT Werkplaats een beveiliging zit dat een monteur met werkorders die in de toekomst staan gepland, niet verwijderd kan worden. \n Met deze functie hou je dus je database opgeschoond. \n Deze optie kun je direct starten met parameter 1 (dus maintenance.exe 1) Wanneer je maar in 1 vestiging de werkorders wilt verwijderen, kun je het externe nummer van die specifieke vestiging als extra parameter ingeven. Dan zou je bijv. als het extern nummer 10 is maintenance.exe 1 10 krijgen. \n \n \n Initialise capacity online Module \n \n Deze optie stuurt de huidige bezetting van alle vestigingen in Plan-IT Werkplaats naar Plan-IT Online. Er wordt altijd het aantal maanden overgestuurd dat bij elk e vestiging staat ingesteld bij het Online Module tabblad in de Systeem instellingen. \n Ook deze optie kun je met een parameter starten. Maintenance.exe 2 (theoretisch zou je dit voor 1 filiaal kunnen doen door ook weer het externe nummer mee te geven Maintence.exe 2 10 maar beter is het om altijd alle filialen over te sturen. \n \n \n Import Exceptionlist Mobile number for SMS \n \n Het is met deze optie mogelijk om mobiele telefoonnummers toe te voegen aan een exceptielijst met telefoonnummers waar geen SMS berichten naartoe gestuurd moeten worden. (omdat de klant bijv. heeft aangegeven dat ze dit niet meer willen). \n Je kunt deze lijst importeren in Plan-IT Werkplaats, en dan zal naar dat telefoonnummer nooit meer een SMS bericht gestuurd worden, ook niet wanneer in de werkorder is ingesteld dat er wel een SMS bericht gestuurd moet worden. \n Een mobiel telefoonnummer op deze exceptielijst zetten is dus een extra beveiliging, zodat er toch niet per ongeluk een SMS bericht gestuurd worden tegen de wens van een klant. \n Om 1 of meerdere mobiele telefoonnummers aan de exceptielijst toe te voegen, maak je een tekstdocument met de naam Mobile.csv . Zet hierin elk mobiel telefoonnummer dat aan de exceptielijst moet worden toegevoegd op een nieuwe regel. Sla het document op in de map Plan-IT∖Import . Wanneer deze Import map nog niet bestaan in de Plan-IT map, maak deze dan handmatig aan. \n Wanneer het tekstdocument met de mobiele telefoonnummers in de map Plan-IT∖Import staat, klik je in het Maintenance.exe programma op de knop om de telefoonnummers te importeren. \n \n \n Import Exceptionlist E-mail for appointment confirmation \n \n Net als met mobiele telefoonnummers op een exceptielijst zetten om te zorgen dat er geen berichten meer naartoe gestuurd worden, kan dit ook met e-mail adressen gedaan worden. \n Zet ook voor deze optie een tekstdocument in de map Plan-IT∖Import maar dan met de naam Email.csv en zet hierin elk e-mail adres dat op de exceptielijst moet worden toegevoegd op een nieuwe regel. \n Wanneer het tekstdocument met de e-mail adressen in de map Plan-IT∖Import staat, klik je in het Maintenance.exe programma op de knop om de e-mail adressen te importeren. \n \n \n Delete Workorderlines without workorder \n \n Werkorders en bewerkingen worden in Plan-IT Werkplaats in aparte database bestanden opgeslagen. Wanneer een werkorder uit Plan-IT Werkplaats wordt verwijderd, worden de gegevens uit beide database bestanden verwijderd. Dit gaat echter niet altijd goed, soms blijven de bewerkingen staan, met een verwijzing naar het oorspronkelijke werkorder nummer. \n Wanneer dat oorspronkelijke werkorder nummer dan ooit opnieuw wordt gebruikt in Plan-IT Werkplaats voor een nieuwe werkorder, en de bewerkingen met een verwijzing naar dat werkorder nummer bestaan nog in de database, dan worden die oude bewerkingen op de nieuwe werkorder erbij gezet, waardoor de werkorder ook een langere tijdsduur krijgt dan bedoeld. \n Mocht je hier ooit last van hebben in Plan-IT Werkplaats, dan kunnen met deze optie die bewerkingen zonder een werkorder alsnog uit de database verwijderd worden. \n \n \n Delete e-mail from Plan-IT \n \n Gebruik deze optie om een e-mail adres uit heel Plan-IT Werkplaats te verwijderen wanneer deze is gekoppeld aan een verkeerd kenteken of verkeerde klantnaam. \n \n \n Cleanup all data older than \n \n Met deze optie verwijder je alle data ouder dan het aantal dagen wat je ingeeft. Deze kun je ook als taak draaien via Maintenance.exe met in de snelkoppeling de parameters 6 0 90 0 \n Parameter 1 = Dat de cleanup taak gestart wordt Parameter 2 = Hier geef je het filiaalnummer in (of 0 om de cleanup voor alle filialen uit te voeren) Parameter 3 = Het aantal dagen in het verleden dat nog wel bewaard moet blijven. Alle data ouder dan het aantal dagen dat hier is ingevoerd wordt verwijderd uit de Plan-IT Werkplaats database. Parameter 4 = 1 of 0, met waarde 0 komt overal alles wat met de klantgegevens te maken heeft GDPR te staan en de rest wordt verwijderd, met waarde 1 worden de records echt verwijderd uit de database. \n \n \n Delete Mobile Phone number from Plan-IT \n \n Gebruik deze optie om een mobiel telefoonnummer uit heel Plan-IT Werkplaats te verwijderen. \n \n \n Check logins for Plan-IT Online \n \n Met deze optie controleert Plan-IT Werkplaats of een Plan-IT Online werkplaatsplanner in meerdere vestigingen is gekoppeld (en dus bezettingsdata van twee vestigingen over elkaar gaan heenzetten, wat niet goed is) Deze check kun je makkelijk zien of het in ieder geval allemaal goed staat in Plan-IT systeeminstellingen. \n \n \n Recalculate capacity \n \n Met deze knop kun je voor alle monteurs in alle filialen de beschikbare resterende tijd opnieuw laten berekenen. Dit zijn de tijden in de gele blokjes die in de rechter benedenhoek bij de monteurs staat. \n Wanneer iemand is vergeten om na een wijziging bij de monteur de herberekening uit te voeren, kloppen deze waardes soms niet meer. Dan kun je hiermee alles opnieuw laten berekenen. \n Dit kan ook in een automatische taak draaien. Let er wel op dat deze functie veel tijd in beslag neemt, dus ons advies is om deze taak buiten kantoortijden in te plannen, zodat Plan-IT Werkplaats gebruikers geen overlast ervaren. \n Dit kan met Maintenance.exe 7

Hoe maak ik een standaard rooster in Plan-IT Werkplaats?

Vanaf Plan-IT Werkplaats versie 7.191.2640 (23 augustus 2022) is het mogelijk om standaard roosters te definiëren. Hiermee is het niet meer nodig om elk jaar handmatig voor elke werknemer het rooster te kopiëren en plakken naar het volgende jaar, maar kan hiervoor een automatische taak worden ingepland. \n Volg onderstaande stappen om dit in te stellen: \n \n Standaard roosters definiëren \n \n \n Klik in Plan-IT Werkplaats bovenaan op de optie Systeem , en selecteer de optie Systeem instellingen \n Klik in de tweede rij tabbladen op Systeem \n Vink de optie Standaard Roosters kunnen ingeven aan, en klik op de knop Roosters beheren \n \n \n \n \n \n Er verschijnt een nieuw venster met een overzicht van de bestaande roosters. Klik onderaan op de knop Toevoegen \n \n \n \n \n \n Vul indien gewenst een Code in (optioneel), geef het rooster een Naam , en een Omschrijving . Selecteer bij de optie Filiaal of het rooster voor alle vestigingen gebruikt kan worden, of alleen in de huidige vestiging. Klik ten slotte op de knop Opslaan om het rooster aan te maken. \n \n \n \n \n \n Het Rooster overzicht venster verschijnt weer, met het nieuw aangemaakte rooster toegevoegd. Klik deze aan om te selecteren, en klik vervolgens onderaan op de knop Rooster , om een rooster te definiëren \n Er verschijnt een Rooster venster. Voeg hier de gewenste werktijden toe. Let ook op of de werktijden online beschikbaar moeten zijn, indien de Plan-IT Werkplaats vestiging is gekoppeld aan een Plan-IT Online Op Tijd module. Klik hier voor meer informatie over het toevoegen van roosters voor een Plan-IT Online OP Tijd module. Wanneer een monteur elke week hetzelfde rooster heeft, hoeft alleen bij Week 1 een rooster toegevoegd te worden. Bij Week 2, 3, en 4 hoeft alleen een rooster te worden toegevoegd wanneer de werknemer wisselende werktijden heeft. \n \n \n Voorbeeld met elke week hetzelfde rooster: \n \n \n \n Voorbeeld afwisselend rooster: \n \n \n \n Wanneer het rooster naar wens is toegevoegd, klik dan rechtsonder op de knop Sluiten . Er verschijnt een pop-up venster met de vraag of het rooster bij de volgende run voor alle gekoppelde monteurs opnieuw moet worden gegenereerd \n \n \n Let op: bij het opnieuw genereren van roosters worden bestaande roosters verwijderd. Eventueel toekomstig gepland overwerk bij de monteurs wordt hiermee verwijderd. Hou hier dus rekening mee wanneer je roosters opnieuw laat genereren! \n \n Klik op de knop Ja om dit rooster in de eerstvolgende run te laten genereren. \n \n \n \n \n Het Rooster overzicht venster verschijnt weer. Door op de knop Logging te klikken wordt een overzicht getoond welke acties er allemaal zijn uitgevoerd in het verleden, met daarbij ook een rundatum en Runtijd. Daarnaast is er ook een overzicht welke acties er nog gepland staan om uitgevoerd te worden de eerstvolgende keer wanneer de roosters.exe wordt gestart. Deze openstaande acties hebben nog geen Rundatum en Runtijd \n \n \n \n \n Klik ten slotte in het Rooster overzicht venster op de knop Sluiten om terug te keren naar het planbord. \n \n Roosters koppelen aan monteurs \n \n \n Klik op een monteur waar je een standaard rooster aan wilt koppelen met de rechter muisknop, en selecteer in het menu dat verschijnt de optie Werknemer \n Klik onderaan in het Werknemer venster op het tabblad Rooster \n Klik op de knop Toevoegen om een standaard rooster te selecteren. \n \n \n \n \n \n Selecteer in het Rooster venster, bij de optie Rooster , het gewenste rooster voor deze werknemer \n Vul een Begindatum in, vanaf wanneer het rooster gegenereerd moet worden. Laat de Einddatum bij werknemers in vaste dienst leeg, tenzij bekend is dat deze werknemer tot een bepaalde vastgestelde datum werkt. Klik vervolgens op de knop Opslaan . \n \n \n \n \n Als er nog een ander rooster actief is, verschijnt er een pop-up met de vraag of dit actieve rooster gestopt moet worden. Klik op de knop Ja om het huidige actieve rooster te stoppen, en om het nieuwe rooster actief te maken. \n \n \n \n Er verschijnt een pop-up venster met de vraag of het rooster voor deze monteur opnieuw gegenereerd moet worden bij de volgende run van de roosters.exe. Klik op de knop Ja om dat voor deze monteur toe te voegen. \n \n \n \n Rooster run uitvoeren \n \n Ga naar de Plan-IT∖Programs map en dubbelklik op het bestand Roosters.exe om de roosters handmatig te laten genereren. Dit proces duurt even, afhankelijk van hoeveel roosters er gepland staan om opnieuw te genereren. \n Dit programma kan ook in de Windows Taakplanner worden ingesteld om regelmatig automatisch uit te laten voeren. Hiervoor zijn dan de volgende parameters beschikbaar: \n Parameter 1: Als deze een 1 is en het is de eerste week van januari, dan wordt de Jaarrun voor het volgende jaar klaargezet. Wanneer de volgende dag het Roosters.exe programma nog een keer met deze parameter wordt uitgevoerd, worden de roosters aangemaakt. Als deze een 0 is, draait hij de normale rooster wijzigingen. \n Parameter 2: Als deze een 1 is, doet Plan-IT geen check of een werkorder zwart wordt als de kalender verwijderd wordt op een dag waar al een werkorder staat (en dus in de afwijkingen lijst komt) Als deze een 0 is, doet Plan-IT wel een check of werkorders die al ingepland zijn nog kunnen na de roosterwijziging. \n Parameter 3: Als deze een 1 is, dan stuurt Plan-IT niet de bezetting over nadat de roosterwijziging is doorgestuurd. (als je bijvoorbeeld gebruik maakt van de maintenance.exe taak) Als deze een 0 is, dan stuurt Plan-IT na de roosterwijziging de bezetting opnieuw over.

Hoe pas ik de huurovereenkomst van het vervangend vervoer aan in Plan-IT Werkplaats?

Algemene toelichting Bij elke afspraak kan een klant ervoor kiezen om te wachten of voor het wel/niet huren van vervangend vervoer. Indien een klant voor vervangend vervoer kiest, dan kan er automatisch een huurovereenkomst gegenereerd worden in Plan-IT Werkplaats. Hiervoor moet de huurovereenkomst eerst ingesteld worden en daarnaast moet een standaard tekst ingevuld worden via de systeeminstellingen. \n \n Heeft de firma meerdere vestigingen, dan kun je een standaard tekst invullen per vestiging. Zo ben je vrij om je eigen voorwaarden en tekst toe te voegen in de overeenkomst. \n Stappenplan 1. Ga bovenaan naar Systeem en klik op Systeeminstellingen . \n \n \n 2. Ga naar tabblad Vervangend Vervoer en dan naar Instellingen . \n 3. Kies het template nummer bij Keuze vervangend vervoer document . Deze staat standaard ingesteld op Vervangend vervoer overeenkomst 3 . \n 4. Pas de voorwaarden aan naar je keuze en vul je eigen tekst en voorwaarden in het tekstvak onder Vrije tekst op Vervangend vervoer overeenkomst . \n 5. Klik vervolgens op Opslaan . \n \n \n \n Voor het testen en/of checken van een overeenkomst volg je de volgende stappen: \n 6. Ga naar het planbord van het vervangend vervoer. \n 7. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op een reservering en klik dan op Afdrukken overeenkomst/reservering . \n \n \n 8. Je krijgt dan een overzicht van het huurovereenkomst te zien. Daarbij kun je de tekst en voorwaarden controleren. Verder kun je de overeenkomst ook afdrukken. \n \n \n Meerdere templates Je kunt meerdere templates maken voor vervangend vervoer overeenkomst. Hiervoor kies je voor een andere model via Keuze vervangend vervoer document en vul je een andere tekst in het tekstvak onder Vrije tekst op Vervangend vervoer overeenkomst . Andere instellingen kun je eventueel nog aanpassen. Zodra je klaar bent klik je op Opslaan . \n \n

Welke opties kan ik bij de werkzaamheden in Plan-IT Online instellen?

In Plan-IT Online kunnen bij de werkzaamheden steeds meer opties worden ingesteld: \n \n \n \n Op deze pagina geven we een uitleg van de vele opties die in Plan-IT Online bij de werkzaamheden kunnen worden ingesteld, en welk effect deze instellingen hebben. \n \n Omschrijving \n Dit is de naam van de werkzaamheid. \n \n Volgorde \n Links van de omschrijving staat het veld Volgorde . Hierin kan een cijfer worden ingevuld. Aan de hand van deze volgorde worden de werkzaamheden gesorteerd. Wanneer meerdere werkzaamheden hetzelfde cijfer hebben, worden deze werkzaamheden op alfabetische volgorde gesorteerd. Het is ook mogelijk om een negatief cijfer in te vullen. Om een werkzaamheid boven de eerste werkzaamheid met volgorde 1 te zetten, kun je dus 0 invullen, of zelfs bijvoorbeeld -3. \n \n Zichtbaar \n Onder de omschrijving staan een aantal vinkjes. De eerste optie is Zichtbaar . Deze optie moet zijn aangevinkt om de werkzaamheid in de werkplaatsplanner zichtbaar te maken. Wanneer deze optie is uitgevinkt, dan wordt de werkzaamheid ook niet getoond aan klanten. Hiermee kan een werkzaamheid bijvoorbeeld tijdelijk worden weggehaald uit de werkplaatsplanner zonder dat deze verwijderd hoeft te worden. Dan kan deze werkzaamheid later weer snel aangevinkt worden om deze weer terug aan de lijst met werkzaamheden toe te voegen. \n \n Wachter \n Vink de Wachter optie aan om een werkzaamheid als wachter optie aan te merken. Deze optie is alleen beschikbaar bij checkbox werkzaamheden. Wij adviseren om 1 werkzaamheid te maken met als naam bijvoorbeeld "Ik wil graag blijven wachten" waarbij deze optie wordt aangevinkt. \n Deze keuze wordt dan in de werkplaatsplanner getoond onder de lijst met werkzaamheden. Wanneer een klant deze optie aanzet, dan worden niet de normale voorkeurstijden getoond, maar apart ingestelde wachttijden. Ook kan per wachttijd het maximaal gewenste wachters worden aangegeven, zodat het aantal klanten in de wachtruimte beperkt blijft. Daarnaast kan met een optie nog worden aangegeven dat voor klanten die kiezen om te blijven wachten, de vervangend vervoer keuze wordt overgeslagen. \n \n \n \n Geen vrijdag / zaterdag \n De opties Geen vrijdag en Geen zaterdag kunnen worden aangevinkt om te zorgen dat een afspraak waarbij deze werkzaamheden door een klant zijn gekozen, niet op een vrijdag of zaterdag kunnen worden gepland. De werkplaatsplanner zal dan alle vrijdagen of zaterdagen automatisch als vol tonen, ook wanneer er op die dagen nog wel beschikbaarheid zou zijn. \n \n Globaal \n Door de optie Globaal aan te vinken wordt een werkzaamheid niet alleen getoond in het filiaal waar de werkzaamheid is aangemaakt, maar ook in alle andere filialen. Dit is vooral erg prettig wanneer je in alle filialen dezelfde werkzaamheden wilt aanhouden. Je hoeft dan de werkzaamheden maar ik 1 filiaal bij te houden, Wanneer er dan een keer iets gewijzigd moet worden aan de werkzaamheid, hoeft dat maar in 1 filiaal gedaan te worden. \n \n Opmerking \n Vink deze optie aan om klanten de mogelijkheid te geven op bij deze werkzaamheid een opmerking in te vullen. Wanneer een klant dan deze werkzaamheid selecteert, wordt er een opmerkingenveld onder de werkzaamheid getoond. Hierin kan een klant dan bijvoorbeeld wat extra toelichting geven. \n \n \n \n \n \n Met opmerking uitgevinkt: \n \n \n \n Met opmerking aangevinkt: \n \n \n \n \n \n \n Groep / Extra groepen \n In het veld Groep kan een specialisatie worden gekozen voor de werkzaamheid. Plan-IT Online kijkt dan voor de beschikbaarheid van de afspraak alleen naar de monteurs in Plan-IT Werkplaats waar deze ingestelde groep ook aan is gekoppeld. Hiermee zorg je dat afspraken met werkzaamheden die maar door een beperkt aantal monteurs kunnen worden uitgevoerd, ook alleen bij die monteurs uitkomen. \n Het veld Extra groepen kan eventueel worden gebruikt om meer dan 1 groep te koppelen aan een werkzaamheid. \n \n Aantal eenheden \n Vul hier in hoeveel tijd voor deze werkzaamheid moet worden gereserveerd in Plan-IT Werkplaats. De tijdsduur van een eenheid wordt bepaald door de grootte van de blokjes in de kalender van de monteur in Plan-IT Werkplaats. Kijk hier voor meer informatie over de grootte van eenheden. \n \n Zichtbaar van / tot \n Stel hier indien gewenste een datumbereik in. De werkzaamheid wordt dan alleen getoond wanneer de huidige dag binnen het ingestelde datumbereik valt. Anders wordt de werkzaamheid verborgen. Het is mogelijk om het jaartal leeg te laten, dan komt de werkzaamheid elk jaar in dezelfde periode terug, voor bijvoorbeeld de zomercheck. Het is ook mogelijk om de begindatum of einddatum leeg te laten, daarmee wordt deze werkzaamheid onbeperkt getoond vanaf de ingevulde begindatum of tot de ingevulde einddatum. \n Dit kan worden gebruikt om bijvoorbeeld seizoenswerkzaamheden automatisch te laten verschijnen en te laten verdwijnen. \n \n \n \n Planbaar van / tot \n Hier kan ook indien gewenst een datumbereik worden ingesteld. Hiermee geef je aan wanneer deze werkzaamheid gepland kan worden. Dagen die buiten dit datumbereik vallen, worden automatisch als niet beschikbaar getoond, ongeacht de daadwerkelijke beschikbaarheid op die dagen. \n \n \n \n Kilometerstand van / tot \n Vul hier een Kilometer stand van en Kilometer stand tot in. Plan-IT Online zal de werkzaamheid dan alleen tonen als de kilometerstand die een klant bij stap 1 in de werkplaatsplanner invult, binnen het hier ingestelde kilometer bereik valt. Anders wordt de werkzaamheid automatisch verborgen. \n Indien 0 als kilometerstand wordt ingevuld, dan wordt deze niet gebruikt om te filteren. Het is mogelijk om alleen een Kilometer stand van of Kilometer stand tot in te vullen. \n \n \n \n Auto leeftijd in jaren van / tot \n Hier kan indien gewenst een minimum en maximum leeftijd van een auto worden ingevuld. Deze werkzaamheid zal dan alleen worden getoond als de auto van de klant binnen het hier ingevulde bereik valt. \n Er kan ook alleen een minimum leeftijd of alleen een maximum leeftijd van de auto worden ingevuld. \n De leeftijd van de auto wordt berekend aan de hand van het bouwjaar van de auto die Plan-IT Online krijgt van het RDW, nadat de klant het kenteken heeft ingevuld. \n \n \n \n Prijs (vanaf) \n Hier kan een bedrag voor de werkzaamheid worden ingevuld. Het ingevulde bedrag wordt dan achter de werkzaamheid getoond. Vink de optie Vanaf aan om het bedrag als een vanaf prijs te tonen. \n \n \n \n \n \n Met prijs ingevuld: \n \n \n \n Met ook de optie Vanaf aangevinkt: \n \n \n \n \n \n \n Actieprijs (vanaf) \n Naast een prijs kan hier indien gewenst ook een actieprijs worden ingevuld. De oorspronkelijke prijs wordt dan doorgestreept weergegeven met de actieprijs daar achter. Ook hier kan weer de optie Vanaf worden aangevinkt. \n \n \n \n \n \n Met actieprijs ingevuld: \n \n \n \n Met ook de optie Vanaf aangevinkt: \n \n \n \n \n \n \n Code / Label \n In het veld Code kan een kenmerk worden ingevuld die een API bouwer kan gebruiken om acties aan deze werkzaamheid te koppelen. De code moet uniek zijn, er kunnen dus niet bij twee verschillende werkzaamheden dezelfde code worden gebruikt. \n In het veld Label kan een kenmerk worden ingevuld die vanuit de API gebruikt kan worden om aan een groep werkzaamheden met hetzelfde label acties te koppelen. Er kunnen dus bij meerdere werkzaamheden hetzelfde label worden gebruikt. \n \n Tijdsduur \n In het veld Tijdsduur kan worden ingevuld hoeveel tijd de werkzaamheid in beslag neemt, in minuten. Deze tijdsduur wordt gebruikt om via de API aan webbouwers te laten weten hoeveel tijd voor deze werkzaamheid moet worden gereserveerd. \n \n ExtraInfo \n In het veld ExtraInfo kan een extra toelichting voor de werkzaamheid worden ingevuld. Er wordt dan bij de werkzaamheid een icoontje met een i getoond. Wanneer een klant hier dan met de muis overheen beweegt verschijnt de ingestelde toelichting in een pop-up venster. \n \n \n \n Dag onbeschikbaar \n Stel hier in hoeveel werkdagen standaard moeten worden dichtgezet voor een afspraak waarbij deze werkzaamheid wordt geselecteerd. De planner zal dan bij het kiezen van een datum het aantal werkdagen dat hier in ingesteld als Vol worden getoond, ongeacht of er nog beschikbaarheid is. \n \n Merk \n Hier kan één of meerdere merken worden geselecteerd. De werkzaamheid zal dan alleen getoond worden als het merk van de auto waarvan de klant het kenteken heeft ingevoerd, overeenkomt met het hier ingestelde merk. Wanneer de klant het kenteken van een ander merk auto heeft ingevoerd, dan wordt deze werkzaamheid verborgen. (Hiervoor moet wel bij de Globale instellingen de optie Filter op merk (auto klant) op Ja staan). \n \n Categorie \n Hier kan een categorie worden gekozen bij checkbox werkzaamheden. Werkzaamheden met dezelfde ingestelde categorieën worden met elkaar in een submenu getoond. \n Ook API bouwers kunnen het CategoryId gebruiken of bepaalde werkzaamheden in categorieën in te delen. \n \n \n \n \n \n Met categorie gesloten: \n \n \n \n Met categorie geopend: \n \n \n \n \n \n \n Eerste/ Laatste plantijd \n Hier kan worden ingesteld wanneer de werkzaamheid voor het eerst of laatst ingeroosterd kan worden. Wanneer een klant deze werkzaamheid selecteert, kan bij het kiezen van een tijdstip voor de afspraak geen eerdere/ latere tijd dan deze ingestelde plantijd worden gekozen, ongeacht of er nog beschikbaarheid is na deze tijd. \n \n Icoon \n Wanneer Style5 of 6 als opmaak wordt gebruikt voor Plan-IT Online, wordt er naast de hoofdwerkzaamheden een pictogram getoond. Selecteer hier welk pictogram er bij de werkzaamheid getoond moet worden. \n \n Brandstoftype \n Selecteer hier één of meerdere type brandstof. De werkzaamheid wordt dan alleen getoond wanneer de auto, waarvan het kenteken is ingevuld door de klant, dit brandstoftype heeft. Anders wordt de werkzaamheid niet getoond. Wanneer hier niets wordt geselecteerd, wordt hier niet op gefilterd. \n \n Type \n Hier kan een automodel, of een deel daarvan, worden ingevuld. De werkzaamheid wordt dan alleen getoond wanneer het model van de auto hieraan voldoet. \n Er kunnen meerdere modellen worden opgegeven. Zet tussen de verschillende automodellen alleen een puntkomma. Tussen de verschillende modellen mag geen spatie staan. \n Voorbeeld Als de volgende types zijn geven: \n \n \n \n Type \n CO;C30 \n \n \n \n De werkzaamheid zal dan zichtbaar zijn bij een OPEL CO RSA, TOYOTA CO ROLLA, Volvo C30 , Chevrolet C30 Silverado, enzovoort. \n \n Maximaal aantal per dag \n Hier kan indien gewenst een maximaal aantal afspraken per dag worden opgegeven waarbij deze werkzaamheid mag worden geselecteerd. Wanneer dit maximum aantal voor een bepaalde dag is bereikt, zal die dag bij de volgende klant die deze werkzaamheid selecteert als vol worden getoond, ongeacht de beschikbaarheid voor die dag. \n Het gaat hierbij alleen om de online afspraken waarbij werkzaamheden met een maximum aantal per dag zijn gekozen. Afspraken die buiten de online werkplaatsplanner zijn gemaakt, worden hierin niet meegeteld. \n \n DmsCode \n Vul hier de arbeidscodes (L_) of menucodes(M_) van Autoline in. Meer informatie over de koppeling met Autoline is op onze website te vinden. \n \n Vraag \n Selecteer de vraag die getoond moet worden wanneer een klant de werkzaamheid kiest. De klant moet de vraag beantwoorden om een afspraak te kunnen maken. Wanneer er geen vragen zichtbaar zijn, staat op onze website een handleiding om de vragen aan te maken. \n \n Lease \n Selecteer of de werkzaamheid getoond of verborgen moet worden voor leaserijders. \n \n Er zijn vijf mogelijkheden: \n \n Geen keuze De werkzaamheid wordt getoond, ongeacht het antwoord op de lease vraag. Dit is de standaard optie. \n \n \n Zakelijke lease De werkzaamheid wordt alleen getoond bij zakelijke leaserijders \n \n \n Privé lease De werkzaamheid wordt alleen getoond als voor privé lease is gekozen \n \n \n Alle lease De werkzaamheid wordt getoond bij beide lease opties \n \n \n Geen lease De werkzaamheid wordt verborgen voor bij lease opties \n

Hoe stel ik de Op Tijd module van Plan-IT Online in?

Volg onderstaande stappen om Plan-IT Online op tijd correct in te stellen: \n \n \n Ga naar de website https://www.plan-it-online.com en log in met je gegevens. \n Selecteer linksboven de vestiging die je wilt instellen: \n \n \n Na het kiezen van de vestiging maak je groepen aan. Plan-IT Werkplaats gebruikt deze groepen om specifieke werknemers te koppelen aan de werkzaamheden van Plan-IT Online op tijd. \n \n Ga in het hoofdmenu naar de optie Werkzaamheden → Groepen \n \n \n \n Maak de gewenste groepen aan. \n \n \n Om meer groepen toe te voegen wanneer alle velden gevuld zijn, klik je op de knop Opslaan . Nadat de pagina is ververst komt er bij de groepen onderaan een nieuw leeg veld bij. Herhaal dit tot je alle gewenste groepen heeft toegevoegd. \n \n Na het aanmaken van de groepen ga je op de pagina naar boven om de werkzaamheden aan te maken. Er zijn twee soorten werkzaamheden: hoofdwerkzaamheden (Radiobutton) en extra werkzaamheden (Checkbox) . \n \n Stel bij elke werkzaamheid in aan welke Groep deze moet worden gekoppeld, of laat het veld staan op alle bewerkingen wanneer alle monteurs de werkzaamheid kunnen uitvoeren. \n \n Vul het aantal AE (arbeidseenheden) in om aan te geven hoeveel tijd een werkzaamheid in beslag neemt. Aan de hand van de ingestelde AE's kijkt Plan-IT Werkplaats waar er in de planning ruimte is om de werkzaamheden te kunnen plannen. \n \n \n Instellen Plan-IT Werkplaats \n \n Ga naar Plan-IT Werkplaats om de koppeling met de online module instellen, zodat de online module de beschikbaarheid van het planbord kan uitlezen. \n \n \n Klik bovenaan in de menubalk op de optie Systeem . \n Selecteer de optie Instellingen . \n Ga in de bovenste rij tabbladen naar het tabblad Koppelingen . \n Ga in de tweede rij tabbladen naar het tabblad Online module . \n Selecteer in het veld Online module de optie Plan-IT Online . \n Vul bij de velden Login en Wachtwoord de gegevens in van de vestiging waarmee je wilt koppelen. \n Vink de optie Op tijd plannen aan. \n \n \n Klik rechtsonder op de knop Opslaan wanneer alle gegevens zijn ingevuld. Na het opslaan stelt Plan-IT de vraag of de bezetting moet worden overgestuurd. Op dit moment klik je op de knop Nee . Dit zal pas na het aanmaken van de kalender moeten worden overgestuurd. \n \n Koppelen medewerkers \n \n \n Klik bovenaan in de menubalk op de optie Bestand . \n Selecteer de optie Werknemer . \n Klik in het veld Naam op de knop om een werknemer te selecteren, en klik op de knop OK . \n Aan de werknemer kan een groep worden gekoppeld zoals in de afbeelding hieronder wordt getoond: \n \n \n \n Klik op de knop Opslaan om de wijzigingen bij de werknemer op te slaan. \n Klik op de knop Annuleren wanneer je bij alle werknemers de groepen heeft gekoppeld, om het werknemer venster te sluiten. \n \n Bij het sluiten van het venster zal de vraag worden gesteld om de bezetting opnieuw over te sturen. Op dit moment klik je op de knop Nee . \n \n \n Bewerkingen aanmaken \n \n Wanneer een klant online een afspraak maakt, plaatst Plan-IT Online een reservering op het planbord. Je kunt deze reserveringen een specifieke kleur geven door bewerkingen aan te maken met exact dezelfde naam als de hoofdwerkzaamheid in Plan-IT Online op tijd. \n \n \n Klik bovenaan in de menubalk op de optie Bestand . \n Selecteer de optie Bewerking . \n Het Bewerking venster opent. Vul in het veld Naam de naam in die ook bij Plan-IT Online op tijd is ingevuld. \n Selecteer in het veld Kleur een kleur die je reserveringen voor deze afspraak wilt geven. \n \n \n \n Kalender aanmaken \n \n Ten slotte maak je de kalender aan. \n Kies een bepaalde tijdsduur voor de AE (arbeidseenheid) waarmee je wilt gaan werken, bijvoorbeeld 30 minuten. Er zullen dan blokken van 30 minuten aangemaakt moeten worden (rekening houdend met de pauzes). \n \n \n Klik bovenaan in de menubalk op de optie Bestand . \n Selecteer de optie Kalender . \n Het Kalender venster verschijnt. Selecteer linksonder de gewenste werknemer. \n \n \n Maak nu voor de eerste dag de gewenste dagindeling, in blokken van een AE (arbeidseenheid). In dit voorbeeld stellen we de dagindeling in van 8:00 tot 17:00 met een pauze tussen 12:30 en 13:00. \n \n \n \n Klik met de rechtermuisknop op een dag en selecteer de optie Dag Wizard . \n \n \n \n Vul in de velden de juiste tijden in. Bijvoorbeeld zoals het onderstaande voorbeeld \n Klik ten slotte op de knop OK . \n \n De eerste dag van de kalender wordt gevuld en zal er als volgt uitzien: \n \n Kopieer nu de gevulde dag naar de rest van de week. Klik met de rechtermuisknop op de gevulde dag en selecteer de optie Kopiëren : \n \n Klik daarna met de rechtermuisknop op de lege dagen in dezelfde week en selecteer steeds de optie Plakken tot de hele week gevuld is. \n \n De gevulde week ziet er nu zo uit: \n \n Kopieer nu de volledige week door met de rechtermuisknop op het weeknummer te klikken, en selecteer de optie Kopiëren : \n \n Klik nu met de rechtermuisknop op het weeknummer van een lege week, en selecteer de optie Plakken speciaal: \n \n Voor de rest van het jaar zal uw kalender als volgt uitzien: \n \n Indien je ook de kalenders van andere werknemers wilt vullen, selecteer je linksonder in het veld Werknemer de andere werknemer. Je kunt meteen de optie Plakken speciaal gebruiken om dezelfde gekopieerde gevulde week ook bij andere werknemers tot het einde van het jaar te vullen. \n \n Andere groep op een specifieke dag \n \n De monteurs zijn op alle dagen in de kalender beschikbaar voor de groepen die eerder zijn ingesteld bij de monteurs in het werknemer venster. Het kan echter wenselijk zijn om monteurs op specifieke dagen voor een andere groep beschikbaar te maken. Wanneer er bijvoorbeeld bandenwissel dagen zijn, of een speciale actiedag voor 1 specifieke werkzaamheid. Deze tijdelijke andere groep stel je in via de kalender. \n Klik daarvoor met de rechtermuisknop op de dag waar je een andere groep op wilt instellen, en selecteer de optie Online module . \n \n Er verschijnt een klein venster met daarin de datum, en een dropdown menu waarin je de gewenste alternatieve groep kunt selecteren. Wanneer er ook een tweede online module is gekoppeld, staat er ook een mogelijkheid om de monteur op deze dag beschikbaar te maken voor een groep uit de tweede module. Zet dan een vinkje bij die optie. Klik op de knop Opslaan wanneer de gewenste groep is geselecteerd. \n \n Het pop-up venster verdwijnt, en de andere ingestelde groep komt nu op de geselecteerde dag te staan. \n \n De monteur is op deze dag niet meer beschikbaar voor de standaard groepen die staan ingesteld in het Werknemer venster, maar alleen voor de groep die op deze manier in de kalender staat ingesteld. Je kunt deze dag met de anders ingestelde groep ook kopiëren en plakken naar andere dagen, of naar de kalender van een andere monteur. \n \n Wanneer de kalenders van alle werknemers zijn gevuld klik je rechtsonder op de knop Sluiten . Er verschijnt een pop-up venster met de vraag of je de online module wilt bijwerken. Druk nu op de knop Ja . \n \n Wanneer het bijwerken voltooid is zijn de werknemers met online werktijdblokken beschikbaar voor online tijdsafspraken. Deze zullen nu in het planbord terecht komen als reserveringen.

Wat moet ik doen als de bezetting van Plan-IT Online en Werkplaats niet overeenkomen?

Als u de online module gekoppeld heeft aan Plan-IT Werkplaats is het van belang dat deze synchroon blijven lopen. Er kunnen verschillende redenen zijn waardoor deze een afwijkende bezetting toont. \n De instellingen voor de Plan-IT Online op datum module zijn anders dan de op tijd module. \n \n Op datum \n \n Heeft u een op datum module? Controleer dan de volgende stappen: \n \n Stap 1: Initialiseer bezetting online \n \n De eerste stap die wij adviseren is om altijd eerst de bezetting in Plan-IT Werkplaats opnieuw over te sturen: \n \n Klik bovenaan in de menubalk op de optie Systeem . \n Selecteer de optie Systeem instellingen . \n Ga naar het tabblad Koppelingen en in de tweede rij tabbladen naar Online module . \n Klik rechtsboven in het venster waar u nu bent u op de knop Initialiseer bezetting online . \n \n \n Het kan even duren om alle data over te sturen. Controleer daarna of de online bezetting nu wel synchroon loopt. \n \n Stap 2: Bezetting controleren \n \n Controleer wat de online module doorkrijgt als bezetting door onderaan op de knop Bezetting te klikken. \n \n Er verschijnt een venster met de beschikbaarheid van alle werknemers. Aan de kolommen bij de dagen is te zien hoeveel procent van de dag bezet is. \n \n Als de online module een dag als vol laat zien zou diezelfde dag ook in dit venster vol moeten zijn. \n \n Info : De op datum module beschouwt een reservering niet als een bezette plek in de planning. Er is immers nog geen sprake van een definitieve werkorder. Wanneer u een bepaalde plek op het planbord als bezet wilt plannen terwijl er geen werkorder staat, klik dan met de rechtermuisknop op het planbord en selecteer in het contextmenu de optie Gedeelte dag vrij . \n \n Stap 3: Werknemer gegevens \n \n Wanneer u een nieuwe werknemer toevoegt en u vult niets in bij Percentage actief in telling , komt deze standaard op 0% te staan. Controleer het percentage van een werknemer: \n \n Klik bovenaan in de menubalk op de optie Bestand . \n Selecteer de optie Werknemer . \n \n \n \n Klik op de knop om een werknemer te selecteren. \n Klik in het veld Percentage actief in telling of daar het juiste percentage is ingevuld. \n Controleer ook of de optie Niet meetellen in bezetting is aangevinkt. Hiermee wordt de werknemer namelijk niet meegeteld door de online module. \n Klik op de knop Opslaan als u instellingen heeft gewijzigd. \n \n Wanneer u hier zojuist gegevens heeft gecorrigeerd, stuur dan opnieuw de bezetting door om de wijzigingen ook bij de online module door te voeren. Controleer daarna of de online bezetting nu wel synchroon loopt. \n \n Stap 4: Instellingen online module \n \n Controleer op de Plan-IT Online beheerpagina of het percentage vol correct is ingesteld: \n \n Ga naar de website https://www.plan-it-online.com en log in met uw account gegevens. \n Selecteer linksboven de juiste vestiging. \n Klik in het linker menu op de optie Instellingen . \n Controleer het percentage dat is ingevuld bij de optie Percentage vol . \n Controleer ook de instelling bij de optie Aantal dagen onbeschikbaar . \n Klik rechtsonder op de knop Opslaan als u instellingen heeft gewijzigd. \n \n \n \n Stap 5: Controleer de online bezetting \n \n \n Kies in het hoofdmenu Bezetting \n Selecteer de gewenste vestiging \n Selecteer de gewenste begindatum. De gegevens van deze dag en 9 dagen verder worden opgehaald \n Controleer wanneer de bezetting voor het laatst is aangepast \n Controleer de tijd bij Totaal minuten beschikbaar en Minuten gebruikt \n \n \n \n \n \n \n \n Op tijd \n \n Heeft u een op tijd module? Controleer dan de volgende stappen: \n \n Stap 1: Initialiseer bezetting online \n \n De eerste stap die wij adviseren is om altijd eerst de bezetting in Plan-IT Werkplaats opnieuw over te sturen: \n \n Klik bovenaan in de menubalk op de optie Systeem . \n Selecteer de optie Systeem instellingen . \n Ga naar het tabblad Koppelingen en in de tweede rij tabbladen naar Online module . \n Klik rechtsboven in het venster waar u nu bent u op de knop Initialiseer bezetting online . \n \n \n Het kan even duren om alle data over te sturen. Controleer daarna of de online bezetting nu wel synchroon loopt. \n \n Stap 2: Kalender controleren \n \n Staan alle werknemers beschikbaar voor de online module? In de kalender van een werknemer zijn witte blokken werktijd zijn voor de online module niet zichtbaar, alleen geelgekleurde blokken worden doorgestuurd. \n \n Volg de volgende stappen om een blok werktijd online beschikbaar te maken: \n \n Klik bovenaan in de menubalk op de optie Bestand . \n Selecteer de optie Kalender . \n Selecteer onderaan in het venster dat verschijnt de gewenste werknemer. \n Klik met de rechtermuisknop op een blok werktijd. \n Selecteer de optie Bewerken . \n Vink de optie Blok online weergeven aan. \n Klik op de knop Opslaan . \n \n \n \n Stap 3: Werknemer gegevens \n \n Wanneer u een nieuwe werknemer toevoegt en u vult niets in bij Percentage actief in telling , komt deze standaard op 0% te staan. Controleer het percentage van een werknemer: \n \n Klik bovenaan in de menubalk op de optie Bestand . \n Selecteer de optie Werknemer . \n \n \n \n Klik op de knop om een werknemer te selecteren. \n Controleer of de groepen goed staan ingesteld. Staat er Niet online plannen ? Dan wordt de bezetting van deze werknemer niet doorgestuurd naar de online module! \n Klik op de knop Opslaan als u instellingen heeft gewijzigd. \n \n Wanneer u hier zojuist gegevens heeft gecorrigeerd, stuur dan opnieuw de bezetting door om de wijzigingen ook bij de online module door te voeren. Controleer daarna of de online bezetting nu wel synchroon loopt. \n \n Stap 4: Instellingen online module \n \n Controleer op de Plan-IT Online beheerpagina of het percentage vol correct is ingesteld. \n \n \n Ga naar de website http://www.plan-it-online.com en log in met uw account gegevens. \n Selecteer linksboven de juiste vestiging. \n Klik in het linker menu op de optie Instellingen . \n Zet om te testen de optie Voorkeurstijden op Nee en kijk of er nu wel tijden beschikbaar zijn. \n Controleer of de optie Percentage vol aanzetten op ja staat. \n Controleer het percentage dat is ingevuld bij de optie Percentage vol . \n Controleer ook de instelling bij de optie Aantal dagen onbeschikbaar . \n Klik rechtsonder op de knop Opslaan als u instellingen heeft gewijzigd. \n \n

Hoe stel ik de e-mail koppeling met Rentwise in?

In Plan-IT Werkplaats kan een e-mail adres worden ingesteld om berichten naartoe te laten sturen, waar Rentwise deze mails oppakt en automatisch verwerkt. Dit geeft de mogelijkheid om op een simpele manier een koppeling te activeren tussen Plan-IT Werkplaats en Rentwise \n Deze pagina beschrijft hoe deze koppeling met Rentwise in Plan-IT Werkplaats ingericht moet worden \n \n Licentie controleren \n Controleer om te beginnen of in uw Plan-IT Werkplaats licentie de Rentwise koppeling al is toegevoegd. \n \n Klik in Plan-IT Werkplaats bovenaan in de menubalk op Help en selecteer de optie Licentie informatie . Het Licentie informatie venster verschijnt. De Rentwise koppeling staat genoemd bij de Extra modules : \n \n \n Als Rentwise er in uw Plan-IT Werkplaats installatie nog niet bij staat, neem dan contact op met onze helpdesk om deze toe te laten voegen. De koppeling met Rentwise is vanuit Plan-IT gratis. \n \n Koppeling aanzetten \n Wanneer de Rentwise koppeling in het licentie informatie venster staat, kan de Rentwise koppeling in Plan-IT Werkplaats worden aangezet. \n \n \n Klik in Plan-IT Werkplaats bovenaan in de menubalk op Systeem en selecteer de optie Systeem instellingen. \n Klik op het tabblad Koppelingen , en vervolgens in de tweede rij tabbladen op Mail . \n Controleer of de mailserver gegevens zijn ingevuld. Wanneer deze velden leeg zijn, neem dan contact op met uw systeembeheerder om jullie mailserver gegevens in Plan-IT Werkplaats te laten invullen. \n Klik vervolgens in de derde rij tabbladen op Vervangend vervoer mail . \n Vul in het bovenste veld E-mail een e-mailadres in waar berichten naartoe gestuurd moeten worden wanneer er een Plan-IT Werkplaats (eigen) vervangend vervoer auto is gekozen in een Plan-IT Werkplaats werkorder. Dit is normaal gesproken een eigen vervangend vervoer/verhuur afdeling, indien nodig op te vragen bij uw systeembeheer afdeling. \n Vul in het veld Rentwise E-mail het e-mailadres in waar berichten naartoe gestuurd moeten worden wanneer er een Rentwise auto als vervangend vervoer is gekozen in een Plan-IT Werkplaats werkorder. Dit is het e-mailadres van uw vervangend vervoer/verhuur afdeling, indien nodig op te vragen bij uw systeembeheer afdeling. \n Vul bij de optie Rentwise verhuursoort waarde 1 of 2 in. Wat dit voor u moet zijn kunt u opvragen bij Rentwise. Standaard is dit 1. \n \n \n In beide velden moet een e-mailadres ingevuld staan om de Rentwise XML mail koppeling correct te laten functioneren. \n Indien gewenst kunt u onder het Rentwise E-mail veld de optie Ook de normale verhuurmail sturen aanvinken, als extra controle. Plan-IT Werkplaats zal dan voor elke Rentwise e-mail ook een kopie naar de eigen verhuur afdeling (het e-mailadres in het bovenste veld) sturen. \n \n Rentwise vervangend vervoer aanmaken \n Vervolgens moeten er in Plan-IT Werkplaats de Rentwise vervangend vervoer auto's worden aangemaakt. Wanneer u dan in een Plan-IT werkorder een Rentwise vervangende auto kiest, stuurt Plan-IT Werkplaats een XML bestand naar Rentwise, waarmee Rentwise de juiste Klasse auto voor de klant in de Plan-IT werkorder reserveert. \n U kunt bij Rentwise de verschillende verhuurtypes opvragen. \n Volg onderstaande stappen om in Plan-IT Werkplaats een Rentwise vervangende auto toe te voegen: \n \n \n Klik in Plan-IT Werkplaats bovenaan in de menubalk op Bestand en selecteer de optie Vervangend vervoer . \n Vul in het Vervangend vervoer venster dat verschijnt, alle normale gegevens in, zoals Type , Kenteken , en eventuele overige gewenste opties. \n Vul in het veld Klasse een Rentwise klasse in. Deze wordt door Plan-IT Werkplaats in het XML bestand meegestuurd naar Rentwise, zodat Rentwise de juiste klasse auto reserveert. \n Vink de optie Rent verhuurtype aan. Hiermee is voor Plan-IT Werkplaats duidelijk dat deze vervangende auto een Rentwise auto is in plaats van een Plan-IT Werkplaats vervangende auto. \n \n \n \n Klik ten slotte onderaan op de knop Opslaan om de vervangende auto in Plan-IT Werkplaats toe te voegen. \n \n Wanneer nu in een Plan-IT werkorder bij vervangend vervoer een Rentwise vervangende auto wordt gekozen, zal Plan-IT Werkplaats automatisch een e-mail sturen naar Rentwise, met daarin een XML bestand met de gegevens van de gekozen Rentwise vervangende auto. \n Plan-IT Werkplaats slaat het gekozen Rentwise vervangend vervoer ook op in de werkorder. Zo kunt u later in de Plan-IT werkorder terugzien welk Rentwise vervangend vervoer is aangevraagd voor deze afspraak. \n \n Ook op het planbord in Plan-IT Werkplaats staat bij de werkorder vermeld welk vervangend vervoer is geselecteerd. \n

Hoe laat ik Plan-IT Online rekening houden met het Percentage Actief van de monteurs?

Het is mogelijk om de Plan-IT Online op Tijd module rekening te laten houden met het percentage actief in de telling dat in Plan-IT Werkplaats (vanaf versie 6.171.1928) bij de werknemers is ingesteld. \n \n Instellen \n \n Volg deze stappen om dit aan te zetten: \n \n \n \n Ga naar https://www.plan-it-online.com en log in met uw gegevens \n Selecteer linksboven de gewenste online vestiging waarin u dit wilt aanzetten \n Klik in het linkermenu op de optie Instellingen \n Zet de optie Percentage capaciteit monteur gebruiken op Ja en klik rechtsonder op de knop Opslaan \n \n \n De online werkplaatsplanner voor deze online vestiging zal nu rekening houden met het percentage actief in de telling dat in Plan-IT Werkplaats bij elke monteur staat ingesteld. Plan-IT Online berekent de bezetting over het totaal aantal blokken in de kalender van de monteur. Dus als een monteur bijvoorbeeld 8 blokken van 1 uur heeft, met een percentage van 50%, dan zal de online module deze monteur als vol beschouwen wanneer daarvan 4 or meer AE blokken zijn gevuld. \n \n Plan-IT Werkplaats instellingen \n \n Volg deze stappen om bij een monteur in Plan-IT Werkplaats het percentage actief in de telling te wijzigen: \n \n \n Klik met de rechtermuisknop op de monteur waarvan je het percentage actief in de telling wilt bekijken of wijzigen, en selecteer de optie Werknemer \n \n \n De optie Werknemer is alleen zichtbaar wanneer uw Plan-IT Werkplaats gebruikersaccount Administrator of Master rechten heeft. Neem contact op met uw Plan-IT Werkplaats beheerder wanneer u de optie Werknemer niet in dit menu ziet staan. \n \n \n Wijzig in het Werknemer venster het cijfer dat staat in het veld bij de optie Percentage actief in de telling (0 - 100) \n \n \n \n Controleer ook of de geselecteerde werknemer rechtsonder bij de optie Groep niet staat ingesteld op Niet online plannen \n Klik helemaal rechtsonder op de knop Opslaan wanneer alle instellingen zijn gecontroleerd en correct staan ingesteld \n Klik rechtsboven achter het veld Naam op de knop om een andere werknemer te selecteren, indien u het percentage van andere monteurs wilt bekijken of wijzigen \n Klik tenslotte, wanneer u alle monteurs heeft gecontroleerd, rechtsonder op de knop Annuleren om het werknemer venster te sluiten \n \n \n Plan-IT Werkplaats vraagt nu in een pop-up venster of de online module moet worden bijgewerkt. Klik op de knop Ja wanneer u iets aan de instellingen heeft gewijzigd, om de nieuwe instellingen aan de online module door te geven. \n \n

Kan ik het Planbord automatisch laten verversen?

U kunt het planbord automatisch laten verversen zonder dat u op een bepaalde datum hoeft te klikken. Dit is vooral handig wanneer u het planbord wilt laten zien op een (groot) scherm op de werkplaats en daarop wilt sturen. \n \n Sinds versie 7.191.4187 is dit voor iedere gebruiker in te stellen. Bij oudere versies van Plan-IT Werkplaats kan alleen een gebruiker met bekijken -rechten het planbord automatisch laten verversen. \n \n \n Selecteer de gebruiker in Plan-IT Werkplaats waarbij het planbord automatisch ververst moet worden \n \n \n Ga naar Systeem en klik op Beheer \n \n \n \n \n \n \n \n Open het gebruikersoverzicht door rechtsonder in het scherm voor Gebruiker te kiezen \n Selecteer de gebruiker en klik vervolgens met de rechtermuisknop op de gebruiker \n Kies voor Gebruiker bewerken \n \n \n \n \n \n \n \n Selecteer de optie Auto refresh planbord \n \n \n \n \n \n \n \n Sla de verandering op \n \n \n \n \n \n Aanvinken Auto Refresh op het planbord \n \n \n Sluit Plan-IT Werkplaats af en log vervolgens in met de gebruiker \n Selecteer op het planbord helemaal onderaan het vinkje Auto Refresh \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n Na het afronden van de bovenstaande stappen wordt het planbord automatisch iedere minuut ververst voor deze gebruiker. \n \n

Hoe kan ik een Cleanup automatisch laten uitvoeren?

Vanaf Plan-IT Werkplaats versie 7.191.2253 (01-02-2022) is het mogelijk om een cleanup via de Maintenance tool uit te voeren. Er kan worden ingesteld vanaf hoeveel dagen in het verleden alle data uit Plan-IT Werkplaats moet worden verwijderd. Het gaat daarbij om de werkorders, reserveringen, vrije dagen, roosters van werknemers, logging, en klantgegevens. \n Deze actie is als een automatische taak in te stellen in de Windows taakplanner. Volg onderstaande stappen om dit te doen. \n \n \n Log in op de server waar Plan-IT Werkplaats is geïnstalleerd en open de Windows taakplanner: Druk op de Windows toets + S om het Windows zoekvenster te openen. Vul in het zoekveld het woord Taakplanner in. Klik op de Taakplanner om deze te openen. \n \n \n \n Klik in de Windows Taakplanner op de optie Basistaak maken... \n \n \n \n Vul een naam in voor de taak en klik rechts beneden op de knop Volgende . \n Selecteer bij de stap Trigger hoe vaak de taak uitgevoerd moet worden, en klik rechts beneden weer op de knop Volgende . \n Specificeer het gewenste moment wanneer de taak uitgevoerd moet worden, en klik weer op de knop Volgende . \n Bij de stap Actie staat de optie Een programma starten al standaard geselecteerd. Klik op de knop Volgende . \n Klik bij de stap Programnma starten achter het veld Programma/script op de knop Bladeren... \n Navigeer naar de Plan-IT Werkplaats map en selecteer het bestand Maintenance.exe dat in de Programs map staat. Klik vervolgens rechts beneden op de knop Openen . \n \n \n \n In het veld Parameter toevoegen kunnen de volgende parameters worden ingevuld: Parameter 1 : de functie die uitgevoerd moet worden. Voor de cleanup is dit altijd parameter 6 Parameter 2 : het filiaalnummer waarop de cleanup moet worden gedaan als bijvoorbeeld maar voor 1 filiaal data verwijderd moet worden. Gebruik een 0 wanneer de cleanup op alle Plan-IT Werkplaats filialen moet worden uitgevoerd. Parameter 3 : het aantal dagen in het verleden waarvan de data bewaard moeten blijven. Bijvoorbeeld 120: dan wordt alle data ouder dan 120 dagen verwijderd. Wanneer deze parameter wordt leeg gelaten, gebruikt de cleanup het minimaal aantal dagen van 90 Parameter 4: dit is een 0 of een 1 . Met waarde 0 komt over alles wat met de klantgegevens te maken heeft GDPR te staan. De rest wordt verwijderd. Met een 1 worden de records echt verwijderd uit de database. Zet tussen de verschillende parameters een spatie. \n Kopieer in het veld Programma/script de map waar Plan-IT Werkplaats is geïnstalleerd, en plak deze locatie in het veld Beginnen in . \n \n \n \n Klik ten slotte wanneer de parameters naar wens zijn ingevuld rechts beneden op de knop Volgende . Er verschijnt een samenvatting van de gekozen instellingen van de nieuwe taak. \n Zet onderaan een vinkje bij de optie Eigenschappenvenster van deze taak openen als ik op Voltooien klik . \n Klik daarna op de knop Voltooien . Er verschijnt een venster met de eigenschappen van de nieuwe taak. \n Klik bij Beveiligingsopties op de optie Uitvoeren ongeacht of gebruiker wel of niet is aangemeld . Klik vervolgens rechts beneden op de knop OK \n \n \n Er verschijnt een pop-up venster waarin wordt gevraagd om een gebruikersnaam en wachtwoord. Vul hier de gegevens van een gebruiker in die op de Plan-IT server administrator rechten heeft, en klik vervolgens op de knop OK . \n \n De taak is nu ingesteld en zal automatisch op de ingestelde momenten de cleanup uitvoeren. \n

Hoe richt ik Plan-IT Online in met externe werkzaamheden?

Om te zorgen dat de online afspraken, die gemaakt worden met werkzaamheden die niet van Plan-IT Online komen, in Plan-IT Werkplaats bij de juiste monteurs komen te staan, moeten er codes voor die werkzaamheden in Plan-IT Online aan groepen worden gekoppeld. \n \n Volg onderstaande stappen om dit goed in te stellen: \n \n Instellingen Plan-IT Online \n \n \n Ga naar de website https://www.plan-it-online.com en log in met uw gegevens. \n Selecteer linksboven de vestiging die u wilt instellen: \n \n \n \n Ga in het linkermenu naar de optie Werkzaamheden en selecteer vervolgens de optie Groepen . \n \n \n \n Gebruik de velden Code achter de groepen om codes te koppelen aan de gewenste groepen. \n \n \n De volgende standaard codes kunnen worden gebruikt: \n \n AIRCO \n APK \n BANDEN \n DIAGNOSE \n MONTEUR \n RECALL \n WIELEN \n \n \n Zorg ervoor dat elke code maar één keer gebruikt wordt. Maak indien gewenst nieuwe groepen aan voor de codes. De groepen die worden aangemaakt voor de codes hoeven niet in Plan-IT Online aan werkzaamheden te worden gekoppeld. \n \n Instellingen Plan-IT Werkplaats \n \n \n Ga vervolgens naar Plan-IT Werkplaats om de groepen waar een code aan is gekoppeld, bij de juiste werknemers toe te voegen. \n Klik met de rechtermuisknop op een werknemer en selecteer de optie Werknemer . \n Selecteer rechtsonder de groep waar een code aan is gekoppeld, waar deze werknemer beschikbaar voor mag zijn. \n \n \n \n Klik daarna op de knop Opslaan . \n Klik in het veld Naam op de knop om een andere werknemer te selecteren, en klik op de knop OK . \n \n \n Stel op deze manier bij alle werknemers in voor welke externe werkzaamheden ze beschikbaar mogen zijn. \n Klik ten slotte rechts beneden op de knop Annuleren om het Werknemer venster te sluiten. Klik bij de vraag om de online module bij te werken op de knop Ja . \n \n \n \n

Hoe deel ik de werkzaamheden in categorieen in?

Je kunt in de Plan-IT Online beheeromgeving per werkzaamheid een categorie kiezen. \n Hiermee worden de extra werkzaamheden gegroepeerd in de Online planner weergegeven. \n \n Deze onderverdeling wordt ook door de Mercedes OAB omgeving gebruikt. \n \n Log daarvoor in op de Plan-IT Online beheer omgeving. Ga vervolgens naar het Werkzaamheden venster, en per werkzaamheid staat er onderaan een veld om de categorie te kunnen selecteren: \n

Hoe stel ik FireDaemon in om de Autoline taken automatisch uit te laten voeren?

Op deze pagina staan de FireDaemon instellingen die wij adviseren om in te stellen bij de Autoline taken. \n Wanneer taken regelmatig uit zichzelf stoppen en handmatig herstart moeten worden, is het verstandig om de instellingen te wijzigen naar de geadviseerde instellingen op deze pagina. \n Dit stoppen van de taken gebeurt bijvoorbeeld wanneer er een slechte netwerkverbinding met de Autoline server is, waardoor de Autoline server niet altijd bereikt kan worden. Dan sluiten de taken niet op de juiste manier. \n Met deze instellingen kun je dat dan voorkomen. \n \n \n Tabblad Program Zorg dat de optie Startup Type is ingesteld op Automatic (Delayed Start) Selecteer bij de optie Program de Autoline taak die je wilt instellen Stel bij de optie Working Directory de map in waar Plan-IT is geïnstalleerd Stel de juiste parameters in Zorg dat de optie Type staat op Always Running Program \n \n \n \n Tabblad Settings Vul bij Logon de gebruikersnaam en wachtwoord in van een Windows account met administrator rechten \n \n \n \n Tabblad Lifecycle Selecteer bij Upon Program Exit de optie Restart Program \n \n \n \n Tabblad Scheduling Stel hier in wat de gewenste frequentie en tijd is waarop deze taak opniuew gestart moet worden \n \n

Hoe update ik Plan-IT Werkplaats in combinatie met een SQL Database?

Wanneer u in Plan-IT Werkplaats werkt met een SQL database, moeten onderstaande stappen worden uitgevoerd na een update van Plan-IT Werkplaats, om ook de SQL database te updaten. \n \n \n \n Ga naar de Plan-IT∖Programs map en start het programma SQL_Connection_Manager.exe \n Klik vervolgens onderaan op de knop Update All Hiermee wordt een update uitgevoerd op de databases van alle filialen \n Wanneer dit proces is voltooid, verschijnt er een pop-up ter bevestiging \n \n \n \n Klik op de knop OK en sluit de SQL_Connection_Manager.exe \n \n Ga nu door met de normale update procedure.

Hoe registreer ik de binnenkomst en het vertrek van de auto's?

Vanaf Plan-IT Werkplaats versie 7.191.2150 (10-12-2021) is het mogelijk om een registratie bij te houden wanneer auto's van klanten zijn ontvangen en weer opgehaald. Volg onderstaande stappen om dit aan te zetten: \n \n Klik in Plan-IT Werkplaats bovenaan op Systeem , en selecteer de optie Systeem instellingen \n Ga bovenaan naar het tabblad Instellingen \n Vink de optie Registratie binnenkomst en vertrek auto's aan, en klik vervolgens rechtsonder op de knop Opslaan \n Wanneer een klant hun auto komt brengen, klik dan met de rechtermuisknop op de werkorder voor dit voertuig, en selecteer de status Aanwezig \n Het venster Registratie binnenkomst en vertrek verschijnt in beeld Het werkordernummer, kenteken, en de datum en tijd van binnenkomst zijn automatisch ingevuld Vul zelf de extra informatie in, en klik op de knop Opslaan \n Wanneer een klant hun auto weer komt ophalen, klik dan met de rechtermuisknop op de werkorder voor dit voertuig, en selecteer de status Opgehaald \n Het venster Registratie binnenkomst en vertrek verschijnt weer, met ook de datum en tijd van vertrek automatisch ingevuld Vul de overige velden in en klik op de knop Opslaan \n \n Hiermee is de registratie definitief, en ook niet meer aan te passen. Zodra de Datum Vertrek is ingevuld en u klikt op de knop Opslaan , wordt de hele regel gelocked. Het is wel mogelijk om de registratie opnieuw te bekijken, door met de rechtermuisknop op de werkorder te klikken en opnieuw de status Opgehaald te selecteren. Het venster Registratie binnenkomst en vertrek verschijnt dan weer, maar is niet meer te wijzigen. \n Het is ook mogelijk om het register van alle afspraken op een bepaalde dag te bekijken. Klik daarvoor in Plan-IT Werkplaats bovenaan op Bestand , en selecteer de optie Registratie Auto's \n Er verschijnt dan een venster met een overzicht van de registratie van alle aankomst- en vertrektijden van alle auto's op een bepaalde dag. Onderaan links in dit venster kan naar een andere dag genavigeerd worden. \n Registraties van binnenkomst en vertrek auto's blijft altijd bestaan in Plan-IT Werkplaats. Deze worden nooit verwijderd.

Hoe maak ik een nieuw filiaal In Plan-IT Werkplaats in combinatie met een SQL Database?

Klik in Plan-IT Werkplaats in de menubalk bovenaan op de optie Systeem en selecteer de optie Beheer \n Klik met de rechtermuisknop op de groene Plan-IT balk bovenaan en selecteer de optie Toevoegen Filiaal \n Als er in uw licentie nog ruimte is voor een extra filiaal, verschijnt het venster Filiaal toevoegen . \n \n Vul in het veld Filiaal de naam in van het nieuwe filiaal, en eventueel het DMS filiaalnummer in het veld Extern nr , en klik op de knop Opslaan \n Klik bovenaan op het nieuwe filiaal om het te selecteren, en geef de gebruikers de gewenste rechten door met de rechtermuisknop op een gebruiker te klikken, en het gewenste rechten niveau voor die gebruiker te selecteren \n \n Volg onderstaande stappen om de SQL database voor het nieuwe filiaal aan te maken zodat Plan-IT Werkplaats de data kan benaderen \n Ga in de Windows Verkenner naar de map Plan-IT∖DataSQL . De data van het nieuwe filiaal staat in de map met het hoogste nummer: \n \n Open deze map en klik met de rechtermuisknop op het bestand Connection.ini en selecteer de optie Bewerken \n Wijzig de tekst achter de ConnectionId naar de naam van de nieuwe vestiging (dit mag elke naam zijn zolang deze maar herkenbaar is en uniek) \n \n Ga vervolgens naar de SQL server en start SQL Server Management Studio en maak een nieuwe database aan \n \n Geef deze nieuwe database de naam van de nieuwe vestiging (kijk goed naar de namen van de andere bestaande databases zodat je dezelfde structuur kunt behouden) \n Ga vervolgens naar de Plan-IT∖Programs map en start de SQL_Migration_Tool.exe \n \n Voer het adres van de SQL server in en selecteer vervolgens in het veld Database Name de nieuw aangemaakte vestiging. Klik op de knop Test om te controleren of de migration tool kan verbinden met de database. Klik ten slotte op de knop OK \n \n Klik op de knop Create Establishment Database (de tabellen worden nu aangemaakt op de SQL server van deze nieuwe vestiging) \n \n Start vervolgens in de Plan-IT∖Programs map de SQL_Connection_Manager.exe \n \n Klik linksonder op de knop Add \n Vul in het veld Connection Id de naam van de vestiging in die ook is ingegeven bij de Connetion.ini \n \n Vul de SQL server in en kies de nieuw aangemaakte SQL database van deze nieuwe vestiging. \n Maak verbinding met de SQL Server met een gebruikersnaam en wachtwoord, zodat de connectie door iedere gebruiker van Plan-IT Werkplaats gebruikt kan worden. \n Controleer de verbinding met de knop Test en als deze succesvol is, sluit het scherm met OK . \n Sla de instellingen op met Save en sluit de SQL_Connection_Manager.exe \n Start de SQL_Connection_Manager.exe opnieuw. De nieuwe vestiging staat nu in de lijst met vestigingen. Selecteer het nieuwe filiaal uit de lijst en klik op de knop Update Database . \n \n De database wordt nu bijgewerkt tot de huidige versie van uw Plan-IT Werkplaats versie. \n De nieuwe vestiging kan nu in Plan-IT Werkplaats gebruikt worden. \n

Hoe stel ik in Plan-IT Online Volvo Personal Service (VPS) in?

Volg onderstaande stappen om in Plan-IT Online en in Plan-IT Werkplaats een vestiging naar VPS om te zetten. \n \n \n Plan-IT Online \n \n \n De online planner moet eerst omgezet worden naar op Tijd. Vraag Plan-IT om dit te doen. \n Maak voor elke VPS werknemer een groep aan. \n Voeg de VPS werknemers toe als hoofdwerkzaamheden (radiobutton) en selecteer bij elke werknemer ook de juiste groep met de naam van de werknemer. Laat hier het aantal eenheden leeg. \n Voeg vervolgens de gewenste werkzaamheden toe als extra werkzaamheden (checkbox). Laat de groep staan op alle bewerkingen. Stel hierbij wel het juiste aantal eenheden in voor de tijdsduur. \n \n \n \n Plan-IT Werkplaats \n \n \n Zet in Plan-IT Werkplaats, in de systeeminstellingen bij het tabblad Online module, een vinkje bij de optie op Tijd plannen. \n Open het werknemer venster en stel bij de VPS monteurs de groep met hun eigen naam in. \n Zet de werknemers die niet online beschikbaar moeten zijn de groep op Niet online plannen. \n Open het Kalender venster en geef de VPS monteurs gele blokjes waar de online planner reserveringen op kan plaatsen. \n \n \n Stuur nu de bezetting over naar de online planner.

Hoe moet ik Plan-IT Werkplaats updaten?

In al onze Plan-IT producten zit een update procedure. Om deze te kunnen gebruiken heeft u Administrator rechten nodig in Plan-IT en op uw netwerk. \n \n Let op: sommige antivirusscanners of firewalls blokkeren de toegang tot de Plan-IT update server. Wanneer het update programma aangeeft dat er geen nieuwe versie kan worden gevonden, terwijl op onze website wel een nieuwere versie staat bij het nieuws, neem dan contact op met uw systeembeheerder om te laten controleren of de firewall of de antivirusscanner iets tegenhoudt. \n \n Voorbereidingen \n \n Voordat u met de update kunt beginnen moeten alle gebruikers in alle vestigingen Plan-IT afsluiten . Ook moet u alle achtergrond taken stoppen die met Plan-IT gekoppeld zitten. Denk hierbij aan de Autoline ODBC koppeling, Incadea statussen programma, Plan-IT Export programma, Plan-IT Welkom, Plan-IT Import programma of externe applicaties die via ODBC gekoppeld zitten aan Plan-IT. \n \n Daarnaast raden wij aan om een back-up te maken van uw Plan-IT programma voordat u met het updaten begint. Dit doet u door een kopie te maken van de Plan-IT map op de server. U kunt dan altijd snel terug naar de vorige versie mocht er ergens iets fout gaan. Hiermee kunt u ook meteen controleren of er nog iemand in Plan-IT zit, want u kunt alleen een kopie maken als er niemand meer inzit. \n \n De update uitvoeren \n \n \n Start u Plan-IT op 1 werkplek op en log in met een account dat Administrator rechten heeft. \n Klik bovenaan in de menubalk op de optie Systeem . \n Selecteer de optie Controleren op nieuwe versie . \n \n \n Plan-IT wordt nu afgesloten en er wordt een update programma gestart. \n \n \n Klik op de knop Start om het update programma te laten zoeken naar updates. Als er een nieuwe versie klaar staat zal het programma dit aangeven. Indien het update programma aangeeft dat er geen nieuwe versie kan worden gevonden, terwijl op onze website wel een nieuwere versie staat bij het nieuws, wordt de Plan-IT update mogelijk door iets geblokkeerd. Neem contact op met uw systeembeheerder om te laten controleren of de firewall, of de antivirusscanner, iets tegenhoudt. \n \n \n \n Klik op de knop Ja om de update te downloaden. \n \n \n \n Klik op de knop OK om het update venster te sluiten. \n \n \n Indien u werkt met een SQL database, voer dan eerst de stappen op deze pagina uit voordat u verder gaat \n \n \n Start Plan-IT Werkplaats nu opnieuw op met de optie Als administrator uitvoeren/Run as Administrator . \n \n \n De update kan even duren. De snelheid waarmee de update wordt uitgevoerd is afhankelijk van de snelheid van uw netwerk en het aantal vestigingen. Sluit dit niet af (ook wanneer het lijkt alsof Plan-IT niets aan het doen is, het kan een tijdje duren voordat Plan-IT de update heeft voltooid). \n \n Als u met terminal servers werkt start u op elke terminal server Plan-IT een keer met de optie Als administrator uitvoeren/Run as Administrator . \n \n Als de update klaar kunnen alle gebruikers Plan-IT weer opstarten. \n \n Versie \n \n Op deze website kunt op de nieuwspagina zien wanneer de laatste release van Plan-IT is geweest en wat het laatste versienummer is. \n \n Als het update programma aangeeft dat er geen nieuwe versie beschikbaar is en de website geeft aan van wel, dan zou het kunnen dat u de cache van Internet Explorer moet leegmaken (browsergeschiedenis leegmaken). \n \n Als u nog een versie van Plan-IT heeft die ouder is dan 2015 (v4.100.xxx) neem dan even contact met ons op (contact@plan-it.nl) zodat we u kunnen assisteren met het installeren van de meest recente versie. \n

Hoe werk ik een oude versie van Plan-IT Werkplaats bij naar de nieuwe runtime?

Neem contact op met Plan-IT zodat wij uw licentie kunnen aanpassen, zodat de nieuwe versie kan worden gedownload. \n \n Omdat deze nieuwe versie een volledig nieuwe runtime heeft, is het belangrijk dat u eerst deze nieuwe update procedure helemaal goed doorneemt voordat u met de update begint. Daarom hebben we deze update achter een licentie gezet. Voer de update niet uit via een netwerkschijf of UNC pad, dat zal een foutmelding veroorzaken. Mocht u vragen hebben over deze update procedure, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. We helpen u graag met het uitvoeren van deze update. \n \n \n Alle gebruikers moeten Plan-IT Werkplaats sluiten. \n Alle taken die gekoppeld zitten aan Plan-IT Werkplaats moeten worden gestopt (Wincar koppeling, Autoline koppeling, Maintenace.exe, enz.) \n Maak een kopie van de hele Plan-IT Werkplaats map (als back-up voor wanneer er iets fout gaat, maar ook als extra controle om te zien of er nog iemand Plan-IT Werkplaats open heeft staan. Je kunt namelijk geen kopie maken als er nog gebruikers in Plan-IT Werkplaats zitten) \n Log in op de server waar Plan-IT Werkplaats geïnstalleerd staat (dus waar de data staat). Klik de rechtermuisknop op de Plan-IT Werkplaats snelkoppeling (of op de planbord.exe in de Plan-IT-Programs map) en selecteer de optie Als administrator uitvoeren \n \n \n \n Log in met een gebruikersaccount met Master rechten, klik vervolgens in de menubalk op Systeem en selecteer de optie Controleren op nieuwe versie . \n \n \n \n Haal de nieuwe versie binnen. Dit kan even duren omdat het een grote update is, wees geduldig en sluit de update niet af. \n Wanneer het downloaden klaar is komt er in het updatevenster te staan dat de update correct is geïnstalleerd. \n \n \n \n Wacht nog 10 seconden en klik vervolgens op de knop OK . Plan-IT Werkplaats gaat nu een script starten, die de nieuwe runtime uitpakt, en de oude runtime opruimt. Laat deze dus voltooien. \n \n \n \n Wanneer dat ook voltooid is, en het venster heeft zichzelf gesloten, moet Plan-IT Werkplaats nog een keer als administrator gestart worden. Plan-IT Werkplaats gaat nu de database update uitvoeren. \n Wanneer dat klaar is verschijnt het inlogvenster en is de update zelf klaar. Controleer nu of alles goed werkt. \n Vervolgens moet u op elke Terminal Server of Werkstation Plan-IT Werkplaats 1 keer als administrator starten (Plan-IT krijgt daarmee tijdelijk de rechten om de nieuwe dll’s te installeren op de werkplekken waar hij opgestart wordt. Als u met Terminal Servers werkt, moet dit op elke TS waar met Plan-IT Werkplaats wordt gewerkt 1 keer gedaan worden.) \n Als u ergens taken heeft draaien voor b.v. de Autoline koppeling (firedeamon services) dan moet op deze server ook Plan-IT Werkplaats 1 keer als administrator worden opgestart. \n U kunt hierna de taken weer starten. \n \n De update is hiermee voltooid.

Hoe importeer ik de vrije dagen uit Wincar naar Plan-IT Werkplaats?

Neem contact op met Wincar om het importeren van vrije dagen naar Plan-IT Werkplaats aan te laten zetten aan de Wincar kant. Wincar zet dan per vestiging een bestand klaar met daarin alle vrije dagen van alle medewerkers. Dit bestand wordt in dezelfde locatie gezet als waar de werkorder bestanden worden neergezet. Het Wincar vrije dagen bestand heeft de volgende opbouw: vestigingcode_AFW.csv De vestigingscode in de bestandsnaam is dezelfde code als die je in Plan-IT Werkplaats ingeeft bij de vestiging, dus b.v. V001_AFW.csv \n \n Elke ochtend zal Plan-IT Werkplaats het bestand automatisch 1 keer inlezen (bij de eerste persoon die Plan-IT Werkplaats start) en de codes uit het .csv bestand koppelen aan de monteurcode in Plan-IT Werkplaats. \n \n \n Wanneer je niet wilt wachten tot de volgende ochtend om nieuwe vrije dagen door te krijgen, dan kun je die ook handmatig importeren. Ga daarvoor in de menubalk van Plan-IT Werkplaats naar Bestand > Vrije Dagen , en klik onderaan in het Vrije Dagen Overzicht op de knop Synchroniseer . \n \n Standaard worden vrije dagen die niet vanuit het DMS zijn geïmporteerd maar handmatig zijn aangemaakt in Plan-IT Werkplaats, verwijderd uit Plan-IT Werkplaats. Als u dit niet wilt, zet dan deze verwijder optie uit. Ga daarvoor in de menubalk van Plan-IT Werkplaats naar Systeem > Systeem instellingen , en klik bovenaan op het tabblad Koppelingen . Zet een vinkje bij de optie Geen vrije dagen verwijderen uit Plan-IT vanuit DMS koppeling en klik tenslotte rechtsonder op de knop Opslaan. Plan-IT zal dan alleen vrije dagen toevoegen vanuit Wincar maar niet verwijderen. \n \n

Hoe geef ik partners toegang tot de API van Plan-IT Online?

Volg onderstaande stappen om een partner toegang te geven tot uw Plan-IT gegevens: \n \n \n Ga naar https://www.plan-it-online.com en log in met uw gegevens. \n Klik in het menu aan de linkerkant op de optie API-inloggegevens , en selecteer de optie Website API of CRM API \n \n \n Selecteer Website API om de partner toegang te geven tot de functionaliteiten van Plan-IT Online om een eigen planner/lay-out te ontwerpen. Selecteer CRM API om Plan-IT Werkplaats data beschikbaar te stellen aan de partner. \n \n \n Selecteer in het rechtergedeelte van het venster, bij het veld Partner , de gewenste partner die u toegang wilt geven tot uw gegevens. \n Vul, indien gewenst, bij het veld Omschrijving iets in voor uzelf, om deze partner extra aan te herkennen \n Klik ten slotte rechtsonder op de knop Opslaan . \n \n \n \n De partner wordt toegevoegd, en er wordt een gebruikersnaam en wachtwoord gegenereerd. \n Geef deze gegevens door aan de partner. \n \n Wanneer u deze partner niet langer toegang wilt geven tot de Plan-IT Online gegevens, omdat bijvoorbeeld de samenwerking is gestopt, zet dan een vinkje bij de optie Inactief . \n

Hoe stel ik per merk een eigen afspraakbevestiging in?

Vanaf Plan-IT Werkplaats versie 7.191.1676 is het mogelijk om per merk een eigen afspraakbevestiging template in te stellen. Dit kan per Plan-IT Werkplaats filiaal worden geconfigureerd. \n Volg hiervoor onderstaande stappen: \n \n \n Klik bovenaan in de menubalk op Systeem en selecteer Systeem instellingen \n \n \n \n Ga in het venster dat verschijnt naar het tabblad Koppelingen \n Ga vervolgens in de tweede rij tabbladen naar Mail \n Vul de mailserver gegevens in, als deze nog niet zijn ingevuld. Neem indien nodig contact op met uw systeembeheerder voor de juiste gegevens. \n Ga daarna in de derde rij tabbladen naar Afspraakbevestiging \n Controleer of de optie Afspraakbevestiging kunnen mailen is aangevinkt, en ook de optie Gebruik maken van een eigen HTML Sjabloon voor de afspraakbevestiging \n \n \n Wanneer deze laatste optie wordt aangevinkt, komt er een veld met extra opties tevoorschijn om sjablonen toe te voegen. Als u hier niets toevoegt, maakt Plan-IT Werkplaats standaard gebruik van het bestand met de naam appointment_confirmation.html in de Plan-IT∖Data map. Het appointment_confirmation.html bestand kunt u naar eigen wens aanpassen. Hiervoor zijn verschillende kenmerken ( tags ) beschikbaar. Deze tags zullen door Plan-IT werkplaats vervangen worden door de informatie uit de werkorder. \n \n Er zijn verschillende opties voor de DMS systemen waar Plan-IT Werkplaats een koppeling mee heeft. Bij sommige DMS systemen krijgt Plan-IT Werkplaats het merk goed door, dan kan er gewoon het merk ingegeven worden in het veld Merk, en het gewenste sjabloon erbij gekozen worden. Wanneer in Plan-IT Werkplaats een werkorder wordt geïmporteerd waarin dit merk wordt meegegeven door het DMS, dan gebruikt Plan-IT Werkplaats het sjabloon dat voor dit merk is ingesteld. \n \n Het merk zoals Plan-IT Werkplaats dit van het DMS doorgestuurd krijgt staat in de werkorder achter het kenteken: \n \n Klik in de systeem instellingen bij het tabblad Afspraakbevestiging op de knop Toevoegen . Vul in het veld Merk het gewenste automerk in zoals dat in de werkorder komt te staan. Vul vervolgens in het veld Pad de locatie van het te gebruiken sjabloon in: \n \n Hou er rekening mee dat de Windows gebruikers die met Plan-IT Werkplaats werken, toegang moeten hebben tot de locatie waar het sjabloon staat. Daarom adviseren wij om een UNC-pad in te vullen, en geen stationsletter (tenzij dit voor alle gebruikers hetzelfde is). \n \n Sommige DMS systemen sturen in plaats van het merk een merkcode naar Plan-IT Werkplaats (bijvoorbeeld de Autoline koppeling). \n Door deze Code toe te voegen in de sjabloon instellingen weet Plan-IT dat de Autoline code A b.v. Audi is. Plan-IT zal dan bij het inlezen automatisch van de code A het merk Audi maken. Dan heeft u ook meteen mooi het juiste merk in de Plan-IT werkorder staan. Vervolgens gaat bij het versturen van de afspraakbevestiging Plan-IT kijken naar het merk, en vind dan de juiste sjabloon om te versturen.

Wat zijn de systeemvereisten voor Plan-IT Werkplaats?

Op deze pagina vindt u de systeemeisen voor het gebruik van Plan-IT Werkplaats. \n \n Platform: \n \n Op de server ondersteunen wij Windows Server 2016, en Windows server 2019. \n Windows server 2019 wordt met de huidige database van Plan-IT Werkplaats niet ondersteund. Als u Windows server 2019 wilt gebruiken, zult u naar een SQL database toe moeten. \n \n Op werkstations ondersteunen wij Windows 10 en Windows 11. \n \n Opslagruimte: \n \n Plan-IT Werkplaats heeft 1 GB schijfruimte nodig, en daarnaast 500 MB per filiaal. \n \n RDS Server: \n \n Plan-IT Werkplaats heeft een RDS Server nodig bij meerdere filalen (of wanneer de Plan-IT Werkplaats data niet op dezelfde server staat als waar de werkstations staan). Wij houden de Microsoft richtlijnen aan voor het maximaal aantal gebruikers op een RDS Server en het geheugen dat daarbij hoort. Plan-IT Werkplaats werkt ook op Citrix. \n \n Een client-server opstelling wordt alleen ondersteund wanneer de server op dezelfde locatie staat als de clients.

Hoe gebruik ik het prikbord?

Plan-IT Werkplaats heeft een prikbord dat kan worden ingeschakeld in de systeeminstellingen. Er verschijnt dan een gele kolom aan de rechterkant van het planbord venster, waar werkorders naartoe verplaatst kunnen worden, om ze tijdelijk van de planning af te halen. \n \n Dit kan nuttig zijn om bijvoorbeeld tijdelijk wat ruimte vrij te maken op het planbord, om werkorders heen en weer te kunnen verplaatsen. Doordat de werkorders die van het planbord af zijn gehaald wel rechts in beeld blijven staan, worden ze minder snel vergeten of over het hoofd gezien. \n \n Of wanneer een werkorder naar een datum moet worden verplaatst die niet in beeld staat, waardoor slepen niet gaat, kun je de werkorder tijdelijk naar het prikbord slepen, dan naar de nieuwe datum navigeren, om daarna de werkorder bij de juiste werknemer en het gewenste tijdstip te plaatsen. \n Vanaf versie 7.191.4399 van Plan-IT Werkplaats is het mogelijk om het prikbord te veranderen in het actiebord. Hierop komen automatisch toekomstige werkorders te staan die al de status aanwezig hebben. Hierdoor kan leegloop snel opgevuld worden met ander werk. \n \n Prikbord inschakelen \n \n Volg onderstaande stappen om het prikbord in te schakelen. \n \n \n Klik in de menubalk op de optie Systeem \n Selecteer de optie Systeem instellingen \n Kies achtereenvolgens de tabbladen Instellingen → Vinkjes \n Vink de optie Prikbord aanzetten aan \n Selecteer vervolgens rechts hoeveel uren er op het prikbord getoond moeten worden en hoeveel werkorders er op het prikbord getoond kunnen worden. Wanneer er meer werkorders op het prikbord worden gezet, worden deze in tabbladen verdeeld. \n Klik ten slotte op de knop Opslaan om de wijzigingen toe te passen. \n \n \n Wanneer je nu het planbord ververst, staat er een kolom rechts in beeld: \n \n Hier kunnen werkorders naartoe verplaatst worden door ze te slepen, of door ze te knippen en te plakken. \n \n Werkorders op het prikbord staan buiten de planning. Wanneer je naar een andere datum navigeert, blijft het prikbord ongewijzigd. \n \n Actiebord inschakelen \n Onderaan op het planbord staat het selectievakje om het Actiebord in te schakelen. Wanneer het actiebord wordt ingeschakeld, veranderd het prikbord in het actiebord. Op het actiebord staan alle toekomstige werkorders die de status aanwezig hebben. Het actiebord kijkt hiervoor 30 dagen in de toekomst. \n Werkorders die op het actiebord staan kunnen met de muis op de gewenste plek worden gesleept. \n

Hoe importeer ik de roosters van Autoline in Plan-IT Werkplaats?

Volg onderstaande stappen om de jaarroosters van werknemers vanuit Autoline te importeren in Plan-IT Werkplaats: \n \n Autoline filiaalnummer noteren \n \n \n Klik bovenaan in de menubalk op de optie Systeem . \n Selecteer de optie Beheer . \n Selecteer het filiaal waarin u de de roosters wilt importeren, door hier met de linkermuisknop op te klikken. \n Klik vervolgens met de rechtermuisknop op het filiaal. \n Selecteer in het contextmenu dat verschijnt de optie Bewerken . \n Noteer het nummer dat helemaal rechtsboven in het veld Extern staat. Dit is het autoline filiaalnummer. \n \n \n \n Extern nummer controleren \n \n Controleer eerst bij welke monteurs een extern nummer is ingevuld. Alleen monteurs met een extern nummer krijgen een rooster bij het importeren vanuit Autoline. Bij monteurs zonder extern nummer moet de kalender dus niet worden gewist, want die wordt bij het importeren niet opnieuw gevuld. \n \n \n Klik in de linkerkolom waar alle werknemers onder elkaar staan met de rechtermuisknop op een werknemer. \n Selecteer in het contextmenu dat verschijnt de optie Werknemer . \n Controleer of er in het veld Extern nr een code staat ingevuld. \n \n \n \n Klik bovenaan in het veld Naam helemaal rechts op de knop om de volgende monteur te selecteren. \n \n Controleer op deze manier alle werknemers en noteer bij welke werknemers een extern nr staat. \n Sluit het Werknemer venster door op de knop Annuleren te klikken. \n Wanneer Plan-IT Werkplaats bij het sluiten van het Werknemer venster vraagt of de online module moet worden bijgewerkt, klik dan op de knop Nee . \n \n \n Kalender leegmaken \n \n Er kan alleen een jaarkalender vanuit Autoline worden geimporteerd als de kalender voor dat jaar leeg is in Plan-IT Werkplaats. Volg onderstaande stappen om te controleren of de kalender leeg is: \n \n \n Klik met de rechtermuisknop op een werknemer waarbij een extern nr is ingevuld. \n Selecteer de optie Kalender van deze werknemer . \n Navigeer met de knoppen rechtsonder in het Kalender venster naar de eerste maand van het jaar dat moet worden geimporteerd. \n \n \n Als de eerste maand van het jaar dat moet worden geimporteerd leeg is, ga dan verder met de stappen in het volgende gedeelte. \n \n Als er wel een rooster in staat, volg dan onderstaande stappen om de kalender leeg te maken: \n \n \n Klik met de rechtermuisknop op het jaar, helemaal linksboven in het Kalender venster. \n Selecteer de optie Verwijderen . \n Er verschijnt een pop-up venster om te bevestigen dat het gehele jaar verwijdert moet worden. Klik op de knop Ja . \n \n \n \n Selecteer linksonder in het Kalender venster de volgende werknemer waarbij een extern nr is ingevuld. \n \n \n Herhaal de bovenstaande stappen voor alle werknemers waarbij een extern nr is ingevuld. \n \n Kalender importeren \n \n Nu zeker is dat de kalender leeg is voor alle werknemers met een extern nr, kan de kalender van Autoline worden geimporteerd: \n \n \n Open de Windows Verkenner en navigeer naar de Plan-IT Werkplaats map. \n Start het programma Autoline_JaarKalender.exe . \n \n \n \n Laat de bovenste twee opties uitgevinkt. \n Vul in het veld Jaar in welk jaar moet worden geimporteerd. \n Vul in het veld Autoline filiaalnummer het nummer is dat je in het Beheer venster hebt opgezocht. \n Selecteer in het veld Tijdsblokken bij op tijd module in minuten hoe groot de AE blokken in de kalender moeten worden. \n Klik ten slotte op de knop Importeren om het importeren te beginnen. \n \n \n Het venster Inlezen kalender verschijnt met een teller die oploopt. \n \n Wacht tot het venster Import geslaagd verschijnt, en klik op de knop OK . \n \n Herhaal de stappen bij alle filialen waar de kalender van Autoline moet worden geimporteerd.

Hoe stel ik de koppeling tussen Plan-IT Werkplaats en Autoline in?

Op deze pagina leggen we uit hoe de Autoline koppeling moet worden ingesteld, en hoe deze functioneert. \n \n Koppeling instellen \n \n Controleer eerst of de koppeling in uw licentie staat. Klik bovenaan in de menubalk op de optie Help , en selecteer de optie Licentie informatie . Het Licentie informatie venster verschijnt. In het veld Extra modules moet de optie CDK staan. \n \n Neem contact op met Plan-IT wanneer deze CDK koppeling optie er bij u niet bij staat, wij zullen deze dan toevoegen aan uw licentie. \n \n \n Klik bovenaan in de menubalk op de optie Systeem . \n Selecteer de optie Beheer . \n Klik eerst met de linkermuisknop op het filiaal waarvoor u de koppeling wilt instellen, om het filiaal te selecteren. \n Klik vervolgens met de rechtermuisknop op het filiaal. \n Selecteer in het contextmenu dat verschijnt de optie Bewerken . \n Vul in het veld Extern het nummer van het filiaal in Autoline in. \n Selecteer in het veld DMS Koppeling de optie CDK . \n Vul in het veld Import de maplocatie in waar Autoline de werkorder bestanden voor Plan-IT Werkplaats neerzet. Neem contact op met CDK of uw systeembeheerder om te achterhalen welke locatie dit moet zijn. \n Vul in het veld Export de maplocatie in waar Plan-IT Werkplaats de bestanden voor Autoline moet neerzetten. Als dit dezelfde locatie is als Import kunt u het veld Export leeg laten. Plan-IT Werkplaats zal dan namelijk de locatie aanhouden die is ingevuld in het veld Import. \n Klik ten slotte op de knop Opslaan om deze instellingen te toe te passen. \n Sluit het beheer venster door rechtsonder op de knop Sluiten te klikken. \n \n \n Selecteer nu onder het planbord het juiste filiaal waarvoor u zojuist de Autoline koppeling in het beheer venster hebt ingesteld. \n \n \n Klik vervolgens bovenaan in de menubalk weer op de optie Systeem . \n Selecteer nu de optie Systeem instellingen . \n Ga vervolgens naar het tabblad Koppelingen . \n ?? \n Klik rechtsonder op de knop Opslaan om de instellingen toe te passen. \n \n \n \n Klik nu bovenaan in de menubalk op de optie Bestand . \n Selecteer de optie Werknemer . \n Klik in het veld Naam op de knop en selecteer de eerste werknemer in de lijst. \n Klik op de knop OK om de gegevens van de eerste werknemer te openen. \n Vul in het veld Extern nr in wat de code is van deze werknemer in Autoline. Deze zijn nodig om werktijden en vrije dagen vanuit Autoline bij de juiste werknemer in Plan-IT Werkplaats plaatsen. \n Klik vervolgens op de knop Opslaan om deze code bij de werknemer op te slaan. \n Klik weer in het veld Naam op de knop om de volgende werknemer te selecteren. Vul op deze manier bij elke werknemer de juiste code vanuit Autoline in. \n Klik ten slotte, wanneer de externe nummers bij alle werknemers zijn ingevuld, op de knop Annuleren om het Werknemer venster af te sluiten. \n \n \n De koppeling is nu ingesteld en gereed voor gebruik. \n \n Autoline achtergrondtaken instellen \n \n Om de gegevens van Autoline over te sturen naar Plan-IT Werkplaats, zijn er een aantal achtergrondtaken die door een systeembeheerder op de server moeten worden ingesteld. Deze taken kunnen handmatig worden uitgevoerd, maar wij adviseren om deze taken in te stellen in een services beheer programma als FireDaemon Pro. Hiermee kunnen de taken automatisch worden herstart, om te voorkomen dat ze niet meer actief zijn nadat de server bijvoorbeeld uitvalt of herstart wordt. \n Autoline_Werkorders \n Deze taak zorgt ervoor dat wanneer een werkorder in Autoline wordt opgeslagen, dat er voor deze werkorder een XML bestand wordt geplaatst in de ingestelde map. Gebruikers kunnen vervolgens met de gegevens die in dit bestand staan de werkorder importeren in Plan-IT Werkplaats. Klik hier voor een uitgebreide beschrijving van deze taak. \n \n Autoline_Statussen \n De Autoline_Statussen taak zorgt ervoor dat werkorders in Plan-IT Werkplaats dezelfde status krijgen als de werkorders in Autoline. Ook controleert deze taak of de plandatum in Plan-IT Werkplaats overeenkomt met de plandatum in Autoline. Ook wordt nog een keer belangrijke informatie uit Autoline gehaald en aangepast in de werkorders in Plan-IT Werkplaats (wachter, tijdsafspraak, receptionist gewijzigd). Klik hier voor een uitgebreide beschrijving van deze taak. \n \n Autoline_VrijeDagen \n De Autoline_VrijeDagen taak wordt gebruikt om vrije dagen uit Autoline te halen en in Plan-IT Werkplaats toe te voegen. Klik hier voor een uitgebreide beschrijving van deze taak. \n \n Autoline_JaarKalenderRun \n De Autoline_JaarKalenderRun taak zorgt ervoor dat het rooster van de monteurs uit Autoline in Plan-IT Werkplaats overgenomen wordt. Deze taak overschrijft de kalender van Plan-IT Werkplaats met de kalender uit Autoline. Klik hier voor een uitgebreide beschrijving van deze taak. \n Koppeling gebruiken \n \n Maak eerst de nieuwe werkorder aan in Autoline en sla deze op. Schakel daarna over naar Plan-IT Werkplaats en klik op het planbord met de rechtermuisknop op de gewenste datum en tijd. Selecteer in het contextmenu dat verschijnt de optie Nieuwe werkorder . \n \n Het werkorder venster verschijnt, Klik hierin nu onderaan op de knop Import . \n \n De eerste keer dat je op de Import knop klikt verschijnt er een klein pop-up venstertje. Vul hier de gebruikersnaam uit Autoline in om alleen eigen werkorders te zien, of druk op de Enter toets zonder iets in te vullen om de werkorders van alle gebruikers te zien. \n \n \n \n Op deze manier kunt u alle werkorders naar wens inplannen. \n \n Wat communiceren Plan-IT Werkplaats en Autoline \n \n Autoline geeft de volgende gegevens door aan Plan-IT Werkplaats: \n \n \n Wanneer er een werkorder wordt gemaakt in Autoline, plaatst de Autoline_werkorders taak een bestand in de Import map, waar Plan-IT Werkplaats deze kan ophalen. \n \n \n Plan-IT Werkplaats koppelt de volgende dingen terug naar Autoline: \n \n \n Zodra u een werkorder verplaatst van het prikbord naar het planbord, wordt de plandatum terug gekoppeld naar Autoline. Plan-IT plaatst hiervoor een bestand in de Export map, waar de Autoline taak deze vervolgens kan ophalen. \n Zodra een vervangend vervoer reservering op de status Gefactureerd wordt gezet, plaatst Plan-IT Werkplaats hiervoor een bestand in de Export map, waar Autoline deze vervolgens kan ophalen. \n

Hoelang duurt een werkorder? Het verschil tussen de tijdsduur van een AE (arbeidseenheid) in Plan-IT

De tijdsduur van werkzaamheden in Plan-IT wordt berekend aan de hand van AE's: arbeidseenheden. Plan-IT Werkplaats gaat echter op een andere manier om met AE's dan Plan-IT Online op tijd. Op deze pagina leggen we de verschillen uit.

AE's in Plan-IT Werkplaats

In Plan-IT Werkplaats is de tijdsduur van een AE stadaard 15 minuten. Deze AE's worden gebruikt om de tijdsduur van werkorders te bepalen. Wanneer u bij elke bewerking (en extra bewerking) in Plan-IT Werkplaats een bewerkingstijd instelt, telt Plan-IT Werkplaats bij het selecteren van een bewerking en eventuele extra bewerkingen in een werkorder de tijd van alle bewerkingen bij elkaar op en vult aan de hand daarvan de eindtijd in.

Volg onderstaande stappen om de bewerkingstijd van bewerkingen in te stellen:

Klik bovenaan in de menubalk op de optie Bestand.
Selecteer de optie Bewerking.
Maak een nieuwe bewerking aan of klik op de knop om een bestaande bewerking te selecteren.
Vul in het veld Bewerkingstijd een getal in hoeveel kwartier de geselecteerde bewerking in beslag moet nemen.
Klik op de knop Opslaan om de ingevulde bewerkingstijd toe te passen.

Wanneer u nu een nieuwe werkorder maakt en u selecteert een bewerking waarbij een bewerkingstijd is ingesteld, telt Plan-IT Werkplaats de bewerkingstijd op bij de Starttijd en vult de berekende tijd in bij het veld Eindtijd.

DMS

Bij importeren van werkorders uit een DMS neemt Plan-IT Werkplaats de tijdsduur van werkorders over dat in het DMS is ingesteld, en rekent de tijdsduur om naar tijdseenheden van 15 minuten. Zet de bewerkingstijd van de bewerkingen in Plan-IT Werkplaats op 0 wanneer u gebruik maakt van een DMS, anders wordt met het selecteren van een bewerking de ingestelde bewerkingstijd opgeteld bij de tijdsduur die uit het DMS is overgenomen.

Beschikbare AE's

De AE's die bij een werknemer nog beschikbaar zijn toont Plan-IT Werkplaats per werknemer in een geel blokje in de rechter benedenhoek, in eenheden van 15 minuten.

U kunt een optie aanzetten om de AE's in uren weer te geven, als u dat overzichtelijker vindt:

Klik bovenaan in de menubalk op de optie Systeem.
Selecteer de optie Systeem instellingen.
Vink de optie AE in uren weergeven aan.

De AE's worden dan als volgt getoond:

Plan-IT blijft dan echter nog steeds met AE's van 15 minuten rekenen. Deze instelling heeft alleen invloed op de weergave van de beschikbare tijd van werknemers.

AE's in Plan-IT Online op tijd

Plan-IT Online op tijd maakt ook gebruik van AE's, maar op een andere manier dan Plan-IT Werkplaats. Aan elke werkzaamheid in Plan-IT Online op tijd koppelt u een groep, en stelt u in hoeveel AE de werkzaamheid in beslag moet nemen.

Hoeveel tijd een AE in Plan-IT Online op tijd is, bepaalt u door de grootte van de blokken in de kalender bij de werknemers in Plan-IT Werkplaats waarbij u dezelfde groep heeft ingesteld.

Wanneer u ook in Plan-IT Online op tijd wilt gaan werken met AE's van 15 minuten, maakt u in Plan-IT Werkplaats in de kalender bij alle werknemers die online beschikbaar moeten zijn blokken werktijd aan van 15 minuten. We raden echter aan om de blokken werktijd zo groot mogelijk te maken. Hoe meer blokken er namelijk per dag staan ingesteld, hoe langer het duurt om de kalender over te sturen wanneer u iets wijzigt aan de werktijden in de kalender of het bezettingspercentage van werknemers.

AE's van 15 minuten:	AE's van 30 minuten:	AE's van 1 uur:	AE's van 2 uur:

32 blokken werktijd	16 blokken werktijd	8 blokken werktijd	4 blokken werktijd

Door de blokken werktijd 30 minuten te maken in plaats van 15 minuten wordt het oversturen van de bezetting al dubbel zo snel, omdat er per dag maar de helft van de blokken overgestuurd hoeven te worden.

Houd echter wel de blokken werktijd overal even groot, want Plan-IT kijkt niet hoe lang de blokken werktijd in Plan-IT Werkplaats duren, maar maakt een reservering aan voor het totaal aantal AE's van de werkzaamheden die klanten selecteren.

Terug naar de FAQ

snel naar

Contact informatie

Adresgegevens:

Keizersveld 25
5803 AM Venray

Postbus 5053
5800 GB Venray

Contactgegevens:

Over

Meld je aan voor de nieuwsbrief