Hoe maak ik automatisch met Plan-IT Online een werkorder aan in Autoline?

Er kan een koppeling worden ingesteld tussen Plan-IT Online en Autoline.
Wanneer een klant een afspraak maakt in Plan-IT Online, wordt daarmee automatisch een werkorder aangemaakt in Autoline.

Voorwaarde is wel dat de gegevens die de klant invult bij het maken van de afspraak (kenteken & e-mailadres of telefoonnummer) behoren tot een bestaande klant in Autoline. Wanneer er gegevens worden ingevuld die niet bij een bestaande klant in Autoline horen, kan er geen automatische werkorder worden gemaakt.

Volg onderstaande stappen om dit in te stellen.

Koppeling aanzetten

Vraag eerst bij Keyloop toegang voor de Keyloop API aan.
Van Keyloop ontvang je een EnterpriseId en per vestiging een StoreId.

Neem vervolgens contact op met Plan-IT om de koppeling in Plan-IT Online aan te laten zetten.
Hiervoor heeft Plan-IT de Keyloop EnerpriseId en StoreId’s nodig.

Arbeidscodes en menucodes invullen

Vervolgens vul je in de Plan-IT Online beheer omgeving bij de werkzaamheden de gewenste arbeidscodes of menu codes in, die op de Autoline werkorder gezet moeten worden wanneer een klant deze werkzaamheden selecteert bij het maken van een afspraak in de werkplaatsplanner.

Met een menucode kun je in Autoline een set aan regels definiëren die bij een bepaalde werkzaamheid op de werkorder gezet moeten worden. Door de menucode in Plan-IT Online in te geven zullen ook alle regels worden aangemaakt in de werkorder die bij de menucode in Autoline horen.

Ga naar de werkzaamheid waar een arbeidscode of menucode aan gekoppeld moet worden.
Zet helemaal linksonder in het veld DmsCode de gewenste code uit Autoline:

Zet voor een arbeidscode L_ (Labor) en voor een menucode M_
Er kunnen ook meerdere codes worden ingevuld door deze te scheiden met een puntkomma ;

Vul ten slotte bij elke werkzaamheid waar een DMScode is ingevuld ook in het veld Tijdsduur in hoeveel minuten Plan-IT Online voor die werkzaamheid in de Autoline werkorder moet zetten.

Afspraak gegevens

Wanneer er een online afspraak wordt gemaakt door een klant waarbij werkzaamheden zijn gekozen waar een arbeidscode of menucode zijn ingevuld, probeert Plan-IT Online een Autoline werkorder te maken. In de afspraakbevestiging die naar de dealer wordt gestuurd zal ook bij de extra informatie worden aangegeven om welke DMS-codes het gaat:

In de automatisch aangemaakte werkorder in Autoline komt de Plan-IT Online werkzaamheid te staan

Foutmeldingen

Er wordt een e-mail gestuurd naar het e-mailadres dat in Plan-IT Online is ingesteld bij de Plan-IT Online vestiging, met de informatie of het wel of niet is gelukt om een Autoline werkorder aan te maken.

Wanneer het niet is gelukt om een Autoline werkorder aan te maken, staat in deze e-mail ook de reden waarom het niet is gelukt. Plan-IT Online ontvangt de reden vanuit de API van Keyloop, bijvoorbeeld:

Afspraak aanmaken niet gelukt id [12345678] voor Autoline. Error: Vehicle with registrationnumber [XX-123-X] not found!

 Of

 Afspraak aanmaken niet gelukt id: [12345678] voor Autoline. Error: Customer with e-mail [contact@plan-it.nl] or phonenumber [+31852362500] not found!

 Het kan voorkomen dat een werkorder verder in de toekomst wordt gepland dan 90 dagen, er wordt dan deze melding weergegeven:

“Not possible to update appointment date with a date later than 90 days after today”

In de systeeminstellingen van Autoline kan het aantal dagen worden vergroot tot maximaal 255 dagen. Deze instelling staat standaard op 90:

Urenverantwoording > XX Filiaal > Menu - Systeemfuncties > Systeemparameters > Kort/lang bereik: Lang op 255 zetten (maximale)

Demonstratie

In onderstaande video ziet u een demonstratie hoe dit proces stap voor stap werkt: