Hoe kan ik afspraakbevestigingen versturen via de e-mail?

Plan-IT heeft de mogelijkheid om afspraakbevestigingen per e-mail naar klanten te kunnen sturen. Volg onderstaande stappen om dit aan te zetten:

1. Klik bovenaan in de menubalk op Systeem
2. Selecteer de optie Systeem instellingen
3. Klik bovenaan op het tabblad Koppelingen
4. Ga in de tweede rij tabbladen naar Mail
5. Vul eerst bij het tabblad Mailserver de gegevens in van de mailserver voor de mogelijkheid om vanuit Plan-IT e-mails te kunnen sturen

6. Ga vervolgens naar het tabblad Afspraakbevestiging en zet een vinkje bij de optie Afspraakbevestiging kunnen mailen.
7. Klik ten slotte op de knop Opslaan.

Plan-IT is nu ingesteld om afspraakbevestigingen naar klanten te kunnen sturen. Er zijn echter 4 verschillende soorten bevestigingen, die variëren in complexiteit. Hieronder volgt per variant een beschrijving:

1 – eenvoudige afspraakbevestiging

Met de bovenstaande instellingen is Plan-IT ingesteld om de meest eenvoudige afspraakbevestiging te kunnen sturen. Om dit te doen klikt u met de rechtermuisknop op de werkorder, en selecteer de optie Afspraakbevestiging.

Er wordt een e-mail gestuurd naar het e-mailadres wat in de werkorder is ingevuld, met in het onderwerp de bedrijfsnaam, het kenteken van de auto van de klant, en de datum waarop de werkorder is ingepland. In de tekst van de e-mail wordt nogmaals vermeld op welke datum de auto staat ingepland, en of de klant wel of geen gebruik wil maken van vervangend vervoer.

2 – eenvoudige afspraakbevestiging met aangepaste teksten

Volg onderstaande stappen om de standaardteksten uit de e-mail aan te passen:

1. Klik bovenaan in de menubalk op de optie Systeem.
2. Selecteer de optie Afspraakbevestiging tekst.
3. Vink bovenaan in dit venster de optie Gebruik maken van deze tekst op de afspraakbevestigingen aan.
4. In de velden kan de tekst van de afspraakbevestiging worden aangepast.
   Om de tekst op een nieuwe regel te laten beginnen (een [ENTER]) kan de code <br> gebruikt worden.

3 – e-mail met opmaak

Afspraakbevestigingen die u op bovenstaande manier verstuurt bevatten geen opmaak. Het is echter mogelijk om een e-mailsjabloon te gebruiken voor de afspraakbevestigingen die vanuit Plan-IT worden verstuurd. Een voorbeeld van zo'n sjabloon kunt u vinden in de map Plan-IT∖Data∖Sjabloon.html.

Om een eigen Sjabloon te gaan gebruiken maakt u een nieuw bestand met de naam Afspraakbevestiging.html in de map Plan-IT∖Data. Om de tekst vanuit Plan-IT in het sjabloon te krijgen plaatst u de tag <%body%> in het sjabloon. Plan-IT vervangt deze tag automatisch met de tekst die in Plan-IT is ingegeven of de standaard tekst voor de afspraakbevestiging.

Om plaatjes toe te voegen in het e-mailsjabloon van de afspraakbevestiging kunnen er links naar uw website worden toegevoegd. Het is aan te raden om dit html sjabloon aan uw webdesigner voor te leggen zodat deze een mooie opmaak kan realiseren.

4 – meest uitgebreide afspraakbevestiging

Vanaf versie 5.171.8700 van Plan-IT kunt u een volledig zelf samengestelde afspraakbevestiging maken.

Geef via onderstaande stappen in Plan-IT aan dat u gebruik wilt maken van deze functionaliteit:

1. Klik bovenaan in de menubalk op de optie Systeem.
2. Selecteer de optie Systeem instellingen.
3. Klik bovenaan op het tabblad Koppelingen.
4. Ga in de tweede rij tabbladen naar Mail.
5. Ga in de derde rij tabbladen naar Afspraakbevestiging.
6. Vink de optie Gebruik maken van een eigen HTML Sjabloon voor de afspraakbevestiging aan.

Daarna maakt u een bestand met de naam Appointment_confirmation.html, en zet u deze in de map Plan-IT∖Data. Dit sjabloon kan dan door elke vestiging gebruikt worden.

Zorg ervoor dat het bestand Appointment_confirmation.html exact de juiste naam heeft en op de juiste locatie staat als u de optie Gebruik maken van een eigen HTML Sjabloon aanvinkt.
Wanneer de optie is aangevinkt en Plan-IT kan geen bestand Appointment_confirmation.html vinden, dan wordt er een lege e-mail zonder inhoud naar de klant gestuurd!

Meerdere vestigingen

U kunt per vestiging een eigen sjabloon maken. Het HTML bestand zet u dan niet in de Plan-IT∖Data map, maar in de map van de vestiging. Dus bijvoorbeeld Plan-IT∖Data∖1.

Volg onderstaande stappen om te ontdekken welke map voor welke vestiging is:

1. Klik bovenaan in de menubalk op de optie Systeem.
2. Selecteer de optie Beheer.
3. Klik met de linkermuisknop op een filiaal om het te selecteren.
4. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op het filiaal en selecteer de optie Bewerken.
5. Het venster Filiaal bewerken wordt geopend met linksonder het veld Data directory waarin het cijfer staat van de map die bij deze vestiging hoort.

Tags

Er zijn bepaalde kenmerken (tags) die u toe kunt voegen in de Appointment_confirmation.html die door Plan-IT zullen worden vervangen voor de juiste informatie uit de werkorder. Ook zijn er bepaalde tags waarmee zinnen onder bepaalde omstandigheden wel of niet in de afspraakbevestiging worden getoond.

Onderstaand overzicht toont alle mogelijke tags en hoe ze door Plan-IT worden gevuld:

[establishment]	Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door de bedrijfsnaam die ingegeven staat in de systeeminstellingen bij de mail module.
[establishment_address]	Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door de straatnaam van het bedrijf dat ingegeven staat in de systeeminstellingen bij de mail module.
[establishment_postalcode]	Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door de postcode van het bedrijf dat ingegeven staat in de systeeminstellingen bij de mail module.
[establishment_city]	Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door de woonplaats van het bedrijf dat ingegeven staat in de systeeminstellingen bij de mail module.
[establishment_phone]	Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door het telefoonnummer van het bedrijf dat ingegeven staat in de systeeminstellingen bij de mail module.
[establishment_email]	Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door het e-mail adres van het bedrijf dat ingegeven staat in de systeeminstellingen bij de mail module.
[salutation]	Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door de aanhef van de klant. Gebruik deze tag alleen als u zeker weet dat de aanhef ook goed in Plan-IT is gevuld.
[name]	Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door de klantnaam.
[make]	Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door het merk van de auto van de klant.
[licenseplate]	Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door het kenteken van de auto van de klant.
[date]	Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door de datum waarop de werkorder begint, tenzij het een tijdsafspraak is, dan wordt de datum van de brengdatum van de tijdsafspraak gebruikt.
[enddate]	Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door de datum waarop de werkorder eindigt, tenzij het een tijdsafspraak is, dan is het de haaldatum van de tijdsafspraak.
[starttime]	Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door de starttijd die is ingevuld bij de systeem instellingen van het vervangend vervoer (de openingstijd van de vestiging). Als de wachter optie is aangevinkt dan komt hier de wachttijd te staan. Als de tijdsafspraak optie is aangevinkt, dan komt hier de brengtijd te staan.
[endtime]	Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door de sluitingstijd die is ingevuld bij de Bedrijfsgegevens in de systeem instellingen van de mail (de sluittijd van de vestiging). Als de deadline optie is aangevinkt dan komt hier de deadline tijd te staan. Als de tijdsafspraak optie is aangevinkt, dan komt hier de haaltijd te staan.
[planned_time]	Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door de tijd waarop de werkorder staat gepland op het planbord.
[openingtime]	Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door de openingstijd werkdag die is ingesteld bij de bedrijfsgegevens in het Mail tabblad in de Systeem instellingen.
[closingtime]	Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door de sluittijd werkdag die is ingesteld bij de bedrijfsgegevens in het Mail tabblad in de Systeem instellingen.
[cust_return_date]	Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door de datum in de werkorder waarop de klant wordt teruggebracht.
[cust_return_time]	Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door de tijd in de werkorder waarop de klant wordt teruggebracht.
[cust_collect_date]	Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door de datum in de werkorder waarop de klant wordt opgehaald.
[cust_collect_time]	Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door de tijd in de werkorder waarop de klant wordt opgehaald.
[car_collect_date]	Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door de datum in de werkorder waarop de auto van de klant wordt opgehaald.
[car_collect_time]	Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door de tijd in de werkorder waarop de auto van de klant wordt opgehaald.
[car_return_date]	Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door de datum in de werkorder waarop de auto van de klant wordt teruggebracht.
[car_return_time]	Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door de tijd in de werkorder waarop de auto van de klant wordt teruggebracht.
[rc_yes/no]	Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door Ja of Nee, afhankelijk van of er in de werkorder vervangend vervoer is geselecteerd.
[rc_type]	Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door het type vervangend vervoer wat is gekozen in Plan-IT.
[waits_yes/no]	Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door deze tag wordt door Plan-IT vervangen door Ja of Nee, afhankelijk van of er in de werkorder is geselecteerd dat de klant wil wachten.
[price]	Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door het bedrag van de prijsafspraak als deze gevuld is in de werkorder.
[reception_name]	Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door de volledige naam van de receptionist die de werkorder heeft aangemaakt.
[reception_function]	Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door de functie van de receptionist die de werkorder heeft aangemaakt.
[reception_telephone]	Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door het telefoonnummer van de receptionist die de werkorder heeft aangemaakt.
[reception_email]	Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door het email adres van de receptionist die de werkorder heeft aangemaakt.
[job]	Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door de hoofd-bewerking in de werkorder.
[added_text]	Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door de vrije tekst.
[sharebox]	Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door de link naar de Sharebox website

Alle tags zijn optioneel. U kunt dus zelf kiezen welke tags u wel of niet gebruikt.

Daarnaast is er ook nog de mogelijkheid om met tags een zin wel of niet in de e-mail op te nemen.

Zet deze tags voor een zin, op dezelfde regel, om deze onder bepaalde voorwaarden zichtbaar te maken of juist te verbergen.

U kunt hiervoor onderstaande tags gebruiken:

{not_return_collect}	De regel achter deze tag wordt in de afspraakbevestiging weggelaten wanneer in de werkorder de optie halen / brengen is aangevinkt.
{not_return_collect_waits}	De regel achter deze tag wordt in de afspraakbevestiging weggelaten wanneer in de werkorder de optie halen / brengen of wachter is aangevinkt.
{not_car_collect}	De regel achter deze tag wordt in de afspraakbevestiging weggelaten wanneer in de werkorder is aangegeven dat de auto van de klant moet worden opgehaald.
{not_return_collect_waits_timeappointment}	De regel achter deze tag wordt in de afspraakbevestiging weggelaten wanneer in de werkorder de optie tijdsafspraak, halen / brengen of wachter is aangevinkt.
{timeappointment}	De regel achter deze tag wordt in de afspraakbevestiging toegevoegd wanneer in de werkorder de optie tijdsafspraak is aangevinkt.
{waits}	De regel achter deze tag wordt in de afspraakbevestiging toegevoegd wanneer in de werkorder de optie wachter is aangevinkt.
{not_waits}	De regel achter deze tag wordt in de afspraakbevestiging weggelaten wanneer in de werkorder de optie wachter is aangevinkt.
{cust_return}	De regel achter deze tag wordt in de afspraakbevestiging toegevoegd wanneer in de werkorder is aangegeven dat de klant moet worden teruggebracht naar huis.
{cust_collect}	De regel achter deze tag wordt in de afspraakbevestiging toegevoegd wanneer in de werkorder is aangegeven dat de klant thuis moet worden opgehaald.
{car_collect}	De regel achter deze tag wordt in de afspraakbevestiging toegevoegd wanneer in de werkorder is aangegeven dat de auto van de klant thuis moet worden opgehaald.
{car_return}	De regel achter deze tag wordt in de afspraakbevestiging toegevoegd wanneer in de werkorder is aangegeven dat de auto van de klant moet worden teruggebracht naar huis.
{price}	De regel achter deze tag wordt in de afspraakbevestiging toegevoegd wanneer in de werkorder bij de optie prijsafspraak een bedrag is ingevuld (prijs groter dan 0).
{mot}	De regel achter deze tag wordt in de afspraakbevestiging toegevoegd wanneer in de werkorder de optie APK is aangevinkt.
{tyrechange}	De regel achter deze tag wordt in de afspraakbevestiging toegevoegd wanneer in de werkorder de optie Banden wisselen is aangevinkt.
{rc_yes}	De regel achter deze tag wordt in de afspraakbevestiging toegevoegd wanneer in de werkorder de optie Vervangend vervoer is aangevinkt.
{rc_no}	De regel achter deze tag wordt in de afspraakbevestiging toegevoegd wanneer in de werkorder de optie Vervangend vervoer is uitgevinkt.
{rc_no_notwaits}	De regel achter deze tag wordt in de afspraakbevestiging toegevoegd wanneer in de werkorder de opties Vervangend vervoer en wachter allebei zijn uitgevinkt.
{rc_car}	De regel achter deze tag wordt in de afspraakbevestiging toegevoegd wanneer in de werkorder het geselecteerde type Vervangend vervoer een auto is.
{rc_bike}	De regel achter deze tag wordt in de afspraakbevestiging toegevoegd wanneer in de werkorder het geselecteerde type Vervangend vervoer een fiets is.
{fastlane}	De regel achter deze tag wordt in de afspraakbevestiging toegevoegd wanneer in de werkorder de optie Fastlane is aangevinkt.
{diagnostics}	De regel achter deze tag wordt in de afspraakbevestiging toegevoegd wanneer in de werkorder de optie Diagnose is aangevinkt.
{quote_attached}	iDas gebruikers kunnen deze tag gebruiken om een regel in de afspraakbevestiging toe te voegen wanneer gebruikers een prijsopgave als bijlage toegevoegd willen hebben aan de afspraakbevestiging.
{sharebox}	De regel achter deze tag wordt in de afspraakbevestiging toegevoegd wanneer in de werkorder de optie Sharebox is aangevinkt.

Alle tags zijn optioneel. U kunt dus zelf kiezen welke tags u wel of niet gebruikt.

Onderstaand voorbeeld toont hoe een afspraakbevestiging zou kunnen worden opgemaakt:

Geachte [salutation] [name],

Bij deze bevestigen wij de door u gemaakte werkplaatsafspraak voor een [job] voor uw auto met kenteken: [licenseplate].
{not_car_collect}U kunt uw auto op [date] bij onze vestiging [establishment] brengen.

{waits}Uw afspraak staat gepland om [starttime]. U heeft aangegeven te willen wachten tot uw auto klaar is.
{not_waits}Uw afspraak staat gepland om [starttime]. Wij stellen het op prijs wanneer u de auto minimaal 15 minuten eerder kunt brengen, dan kan de monteur op de geplande tijd beginnen met de werkzaamheden aan uw auto.
{not_waits}Uiterlijk om [endtime] is uw auto gereed in onze werkplaats. Indien uw auto eerder gereed is, zullen wij u hier tijdig over informeren.
{rc_yes}U heeft aangegeven gebruik te willen maken van een vervangende auto, wij zullen zorgen dat deze klaar staat.

{cust_return}Nadat u de auto bij ons heeft afgeleverd brengen we u weer terug.
{cust_collect}Op het einde van de dag halen we u weer op.
{car_collect}We halen uw auto 's morgens op. Onze chauffeur neemt nog contact met u op om een tijdstip af te spreken.
{car_return}Op het einde van de dag brengen we de auto weer terug.

{price}We hebben een prijsafspraak voor de opdracht van € [price].

[added_text]

Indien u vragen of opmerkingen heeft over uw werkplaatsafspraak, dan kunt u contact opnemen met ons via contact@plan-it.nl of 085 2362500.

Met vriendelijke groet,

[reception_name]
[reception_function]
[reception_telephone]
[reception_email]

U kunt uw eigen afspraakbevestiging natuurlijk geheel naar eigen wens instellen of door een webdesigner laten ontwerpen.