Meer dan alleen plannen

Wat begon als een digitale planner voor de werkplaats groeide in de jaren die volgden uit tot een compleet systeem voor automotive sales- en aftersales.

Wat begon als een digitale planner voor de werkplaats groeide in de jaren die volgden uit tot een compleet systeem voor automotive sales- en aftersales. Plan-IT, inmiddels een gevestigde naam in de branche, beperkte zich niet tot het vervangen van het planbord aan de muur. Het bedrijf bleef doorontwikkelen, steeds met de vraag van de gebruiker als uitgangspunt. Die gebruiker vroeg niet alleen om overzicht in de werkplaats, maar ook om efficiëntie aan de voordeur, in de showroom én online. Die behoefte leidde tot een reeks slimme uitbreidingen. Plan-IT Online, Plan-IT Welkom, Plan-IT Proefrit en het nieuwste product Plan-IT Werkplaats Web.

De online revolutie

De introductie van Plan-IT Online betekende een keerpunt. Waar gebruikers voorheen moesten bellen of langskomen om een werkplaatsafspraak te maken, konden ze dat nu eenvoudig zelf regelen via de website van het autobedrijf. Plan-IT Online hield automatisch rekening met de beschikbaarheid van monteurs, benodigde onderdelen en specialismen. Voor klanten betekende dit gemak en controle, voor dealers betekende het minder telefoontjes, minder administratief werk en een betere bezettingsgraad. Dat Plan-IT Online voorzag in een behoefte blijkt duidelijk uit de groeicijfers. In het eerste jaar (2012) werden er nog maar 82 afspraken via het systeem geboekt. Een jaar later waren dat er al ruim 5.000, en in 2014 schoot het gebruik omhoog naar meer dan 32.000 afspraken. De groeicurve bleef stijgen met jaarlijks honderdduizenden nieuwe boekingen. In 2019 passeerde Plan-IT Online de grens van een half miljoen afspraken per jaar. In 2024 zijn dat er inmiddels meer dan 1 miljoen per jaar. Een mijlpaal die aantoont hoe stevig het product verankerd is geraakt in de dagelijkse praktijk van dealers en klanten.

Een warm welkom

De uitbreiding met Plan-IT Welkom sloot naadloos aan op de ambitie om het klantproces te verbeteren. Niet alleen vóór, maar ook tijdens het bezoek. Met een digitale zuil of scherm ontvangen klanten een persoonlijke begroeting bij binnenkomst in de werkplaats. Ze kunnen hier hun afspraakgegevens bekijken en de voortgang van het onderhoud volgen. Plan-IT Welkom is volledig aanpasbaar in stijl en boodschap, waardoor het autobedrijf zijn klantgerichtheid kan onderstrepen vanaf het allereerste contactmoment op locatie.

Proefritplanning zonder stress

Ook aan de verkoopkant werd een veelgehoord probleem opgelost: het inplannen van proefritten. De kans dat een klant een voertuig koopt zonder testrit is klein, maar juist deze fase werd vaak rommelig geregeld. Verkeerde boekingen, dubbele afspraken of onduidelijkheid over beschikbaarheid leidden tot gemiste kansen. Met Plan-IT Proefrit, gelanceerd in 2019, kwam daar verandering in. Klanten kunnen eenvoudig een voertuig en tijdslot kiezen via de website. Verkopers zien in één oogopslag welke auto’s wanneer beschikbaar zijn. Geen telefoontjes meer heen en weer, geen papieren overzichten, alleen duidelijkheid. Voor de klant zorgt dit voor een vlotte beleving, voor het team betekent het efficiëntie en meer grip op de showroomplanning.

De toekomst

Na jaren van optimalisatie op de desktop, zette Plan-IT een nieuwe stap: de volledige herbouw van het planningssysteem in de cloud. Plan-IT Werkplaats Web is de opvolger van de bestaande desktopvariant en is gebouwd met moderne technologieën als .NET en Kubernetes. Dit zorgt voor maximale schaalbaarheid, betrouwbaarheid en toekomstbestendigheid. Plan-IT Werkplaats Web is méér dan een technische upgrade. Het brengt een nieuwe gebruikerservaring met zich mee, met een intuïtieve interface, realtime synchronisatie, betere integratiemogelijkheden en geen lokale installatieproblemen. Bovendien biedt het een uniforme inrichting, waardoor nieuwe klanten sneller van start kunnen en complexe implementaties eenvoudiger worden. Deze webversie stelt Plan-IT in staat om nog beter in te spelen op de wensen van grote dealerorganisaties, die vaak werken met meerdere vestigingen, merken en systemen. De overstap naar Plan-IT Werkplaats Web is inmiddels in volle gang, en vormt de basis voor de komende jaren van innovatie.

Alles draait om verbinding

Wat al deze producten met elkaar verbindt, is de filosofie waarmee ze zijn ontwikkeld. Niet zomaar functionaliteiten toevoegen, maar bouwen aan oplossingen die écht waarde toevoegen op de werkvloer. Door goed te luisteren naar gebruikers, door in gesprek te blijven met dealers en importeurs, en door telkens opnieuw te vragen: “Waar loop je tegenaan?” Plan-IT heeft met zijn productuitbreiding het verschil gemaakt tussen een planningssysteem en een totaaloplossing. Van het moment dat een klant een afspraak maakt, tot het moment dat hij zijn auto weer ophaalt, en zelfs wanneer hij een testrit plant, Plan-IT ondersteunt elk contactmoment tussen klant en bedrijf. Daarmee is het uitgegroeid tot een strategisch onderdeel van de aftersales én de showroom.